Ver o cambiar las propiedades de un documento de Office

En este artículo se explica qué son las propiedades del documento, cómo puede ver o cambiar las propiedades de un documento de Microsoft Office y cómo puede crear propiedades personalizadas para un documento.

¿Qué desea hacer?


Aprender más acerca de las propiedades del documento

Las propiedades de documento, conocidas también como metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), son detalles acerca de un archivo que lo describen o identifican. Las propiedades de documento incluyen información detallada como el título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento.

Si especifica los valores pertinentes de los campos de propiedades de los documentos, más tarde puede organizarlos e identificarlos fácilmente. También puede buscar documentos en función de sus propiedades. En Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007, puede ver o modificar fácilmente las propiedades de los documentos mientras trabaja en su contenido mediante el Panel de información del documento, que se muestra en la parte superior del documento del programa de Office.

Tipos de propiedades de documentos

Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:

  • Propiedades estándar     De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office están asociados con un conjunto de propiedades estándar, tales como el autor, el título y el asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades, para facilitar la tarea de organizar e identificar los documentos. Por ejemplo, en Word, puede utilizar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a los archivos de ventas. Con esa palabra clave, puede buscar todos los archivos de ventas.
  • Propiedades de actualización automática     Estas propiedades incluyen tanto propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas cuando se creó o se modificó por última vez) como estadísticas que los programas de Office mantienen para usted (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de un documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización automática.

Puede utilizar las propiedades de actualización automática para identificar o buscar documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados después del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez.

  • Propiedades personalizadas     Puede definir propiedades personalizadas adicionales para los documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numéricos a las propiedades personalizadas y también asignarles los valores o no. Puede elegir en una lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios.
  • Propiedades para la organización     Si la organización personalizó el Panel de información del documento, las propiedades del documento asociadas al documento pueden ser específicas de la organización.
  • Propiedades de biblioteca de documentos     Se trata de las propiedades asociadas con los documentos de una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) de un sitio Web o de una carpeta pública. Cuando cree una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o varias propiedades de la biblioteca y establecer reglas sobre sus valores. Cuando los usuarios agregan documentos a la biblioteca de documentos, se les pide que rellenen un formulario en el que asignan valores a cada una de estas propiedades. Por ejemplo, una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos podría pedir al usuario propiedades como Enviado por, Fecha, Categoría y Descripción. Cuando abra un documento de una biblioteca de documentos en Office Word 2007, Office Excel 2007 u Office PowerPoint 2007, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de documentos en el Panel de información del documento.

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Ver las propiedades del documento actual

¿Qué programa de está usando?


Access

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Administrar y, a continuación, haga clic en Propiedades de la base de datos.
  2. En el cuadro de diálogo Propiedades de Nombre de archivo, haga clic en las fichas para seleccionar las propiedades que desea ver.

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Excel

Use el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee ver; por ejemplo, Propiedades avanzadas.

 Notas 

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PowerPoint

Use el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee ver; por ejemplo, Propiedades avanzadas.

 Notas 

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Publisher

  1. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.
  2. En el cuadro de diálogo Propiedades de publicación, haga clic en las fichas para seleccionar las propiedades que desea ver.

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Word

Use el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee ver; por ejemplo, Propiedades avanzadas.

 Notas 

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Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo

Puede ver las propiedades de documento de un archivo en el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione el documento cuyas propiedades desee ver.
  2. Haga clic en la flecha junto a Vistas y, a continuación, siga el procedimiento siguiente:
    • Para ver propiedades tales como el tamaño del archivo y la fecha de la última modificación, haga clic en Detalles.
    • Para ver todas las propiedades del documento, haga clic en Propiedades.

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Cambiar las propiedades del documento actual

¿Qué programa de está usando?


Access

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Administrar y, a continuación, haga clic en Propiedades de la base de datos.
  2. En el cuadro de diálogo Propiedades de Nombre de archivo, en la ficha Resumen, escriba los valores para las propiedades estándar, como Título y Autor.

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Excel

Use el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee cambiar; por ejemplo, Propiedades avanzadas.

 Nota   Si la organización personalizó el Panel de información del documento o si el documento cuyas propiedades desea cambiar está guardado en una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) o en un servidor de administración de documentos, es posible que estén disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.

  1. En el Panel de información del documento, escriba la información que desee en cada uno de los cuadros de los campos de propiedad.

 Nota   Los campos de propiedades marcados con un asterisco rojo son campos obligatorios; quizá deba completarlos antes de poder guardar el documento.

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PowerPoint

Use el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee cambiar; por ejemplo, Propiedades avanzadas.

 Nota   Si la organización personalizó el Panel de información del documento o si el documento cuyas propiedades desea cambiar está guardado en una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) o en un servidor de administración de documentos, es posible que estén disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.

  1. En el Panel de información del documento, escriba la información que desee en cada uno de los cuadros de los campos de propiedad.

 Nota   Los campos de propiedades marcados con un asterisco rojo son campos obligatorios; quizá deba completarlos antes de poder guardar el documento.

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Publisher

  1. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.
  2. En el cuadro de diálogo Propiedades de publicación, en la ficha Resumen, escriba los valores para propiedades estándar tales como Título y Autor.

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Word

Use el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee cambiar; por ejemplo, Propiedades avanzadas.

 Nota   Si la organización personalizó el Panel de información del documento o si el documento cuyas propiedades desea cambiar está guardado en una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) o en un servidor de administración de documentos, es posible que estén disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.

  1. En el Panel de información del documento, escriba la información que desee en cada uno de los cuadros de los campos de propiedad.

 Nota   Los campos de propiedades marcados con un asterisco rojo son campos obligatorios; quizá deba completarlos antes de poder guardar el documento.

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Crear propiedades personalizadas para un documento

Las propiedades personalizadas son propiedades que el usuario define para un documento de Office. Puede asignar un texto, una hora o un valor numérico a las propiedades personalizadas y también les puede asignar los valores o no. Puede elegir de una lista de nombres sugeridos o definir los propios.

¿Qué programa de está usando?


Access

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Administrar y, a continuación, haga clic en Propiedades de la base de datos.
  2. Haga clic en la ficha Personalizar.
  3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
  4. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
  5. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  6. Haga clic en Agregar.

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Excel

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas.
  3. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, haga clic en la ficha Personalizar.
  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
  5. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
  6. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  7. Haga clic en Agregar.

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PowerPoint

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas.
  3. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, haga clic en la ficha Personalizar.
  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
  5. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
  6. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  7. Haga clic en Agregar.

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Publisher

  1. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.
  2. Haga clic en la ficha Personalizar.
  3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
  4. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
  5. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  6. Haga clic en Agregar.

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Word

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades.
  2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas.
  3. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, haga clic en la ficha Personalizar.
  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
  5. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
  6. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  7. Haga clic en Agregar.

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Corresponde a:
Access 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Word 2007