Usar la combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico personalizados a la lista de direcciones de correo electrónico

Cuando desee enviar un mensaje de correo electrónico a los destinatarios de la lista de direcciones, puede usar la combinación de correspondencia para crear mensajes de correo electrónico. Cada mensaje contiene el mismo tipo de información; sin embargo, el contenido de cada mensaje es único. Por ejemplo, en el mensaje de correo para los clientes, se puede personalizar cada mensaje para dirigirse a cada cliente por su nombre. La información exclusiva de cada mensaje viene de las entradas de un archivo de datos.

Además, con la combinación de correspondencia, cada mensaje de correo electrónico es un correo independiente en el que cada destinatario es el único destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el caso de los mensajes de correo electrónico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la línea de la copia oculta (CCO) del mensaje.

 Notas 

  • Debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI. Las funcionalidades de la interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI, Messaging Application Program Interface) de Outlook permite que Microsoft Office Word y Microsoft Office Outlook compartan información al enviar el mensaje de correo electrónico combinados.
  • Debe usar la misma versión de Outlook y Word. Si usa Microsoft Office Word 2007, también debe utilizar Microsoft Office Outlook 2007.
  • No puede agregar destinatarios a la línea CC (con copia). La combinación de correspondencia no proporciona ninguna forma de designar destinatarios secundarios. Cada destinatario recibe una copia del mensaje si está en la línea Para del mensaje.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

  1. Configurar el mensaje de correo electrónico. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales en todos los mensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje.
  2. Conectar el documento del mensaje de correo electrónico con la lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinación de correspondencia; se trata de un archivo que contiene las direcciones de correo electrónico desde donde se envían los mensajes.
  3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada dirección de correo electrónico de la lista. Si desea generar mensajes sólo para algunas direcciones de la lista de direcciones, puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.
  4. Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrónico. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con la información contenida en la lista de direcciones.
  5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada mensaje antes de enviar todo el conjunto.

Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

 Sugerencia   También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso por el proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En el paso 1 del proceso, en Seleccione el tipo de documento, haga clic en Mensajes de correo electrónico.

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Configurar el documento principal del mensaje de corro electrónico

  1. Inicie Word.

De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

  1. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.
  1. Haga clic en Mensajes de correo electrónico.

Reanudar una combinación de correspondencia

Si debe dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, puede guardar el documento principal del mensaje de correo electrónico y reanudar la combinación más adelante. Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en este panel cuando reanude la combinación.

  1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.

Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.

  1. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en . Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.

Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.

  1. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

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Conectar el documento del mensaje de correo electrónico a la lista de direcciones

Para combinar la información del documento principal del mensaje de correo electrónico, debe conectarlo a la lista de direcciones, que también se denomina origen de datos o archivo de datos. Si aún no dispone de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

 Nota   Asegúrese de que el archivo de datos incluye una columna para las direcciones de correo electrónico. Más avanzado el proceso la necesitará.

Elegir un archivo de datos

  1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

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  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

MostrarSugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook

Establecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algún problema. A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:

No encuentro la carpeta Contactos de Outlook

Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico en Outlook; o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.

Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico

  1. En Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
  2. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades.
    Propiedades de un contacto en Outlook
  3. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.

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Cambiar el perfil de usuario de Outlook

El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones. Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para usos diferentes, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible. 

Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.

Si no se le pide que elija ningún perfil y sabe que tiene varios, quizás desee configurar Outlook de forma que sí se le pida. A continuación se explica cómo:

  1. Cierre Outlook.
  2. En el Panel de control, cambie a Vista clásica y después haga clic en Correo.
  3. Haga clic en Mostrar perfiles.
  4. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.


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Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas

Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice:

"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Office Outlook y establézcalo como el cliente predeterminado".

Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga este procedimiento:

  1. Salga de Word.
  2. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas.
  3. En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar.

Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.

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No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas

Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje de error que dice lo siguiente:

"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde".

Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje de error.

Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia de Outlook.

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Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos

No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinación de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo de texto .csv y después conecte con dicho archivo.

Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express:

  1. Inicie Outlook Express.
  2. En el menú Archivo, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.
  3. En el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar.
  4. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuación, haga clic en Examinar.
  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación.
  6. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desee exportar y haga clic en Finalizar.

 Nota   Cuando decida qué campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o etiquetas que desee crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en los documentos combinados, no exporte esos campos.

  1. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación, haga clic en Aceptar.
  2. Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express.

Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y llegue al paso de conexión con un archivo de datos, elija la opción Utilizar una lista existente y desplácese para buscar el archivo .csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carácter separador usado para separar unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y, a continuación, en Aceptar.


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  • Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en la lista Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:

MostrarSugerencias para aplicar formato a los datos en Excel

Si el archivo de datos es una hoja de cálculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o códigos postales, puede conservar el formato numérico de los datos mediante la opción Intercambio dinámico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un código postal de cinco dígitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre como el número 7865 (sin el cero a la izquierda).

Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
  1. Haga clic en Avanzadas.
  2. Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Con el documento principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.
  5. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
  6. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.

 Nota   Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar todo.

  1. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clic en Aceptar.

 Nota   Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opción Confirmar conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja de cálculo.

  • Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.

 Nota   Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Word de forma independiente), también puede utilizar Microsoft Query para crear una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).

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Acotar la lista de destinatarios o de elementos

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar, en el documento principal, la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Si el archivo de datos incluye registros sin direcciones de correo electrónico, omítalas de la combinación de correo electrónico. De lo contrario, Word no podrá terminar el proceso de combinación.

Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

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  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
    • Seleccionar registros individuales    Este método resulta muy útil si la lista es corta. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.

  • Ordenar registros    Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).

Si desea ordenar los datos de forma más compleja, haga clic en la opción Ordenar de Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

  • Filtrar registros    Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir registros.

Para filtrar los registros, siga este procedimiento:

  1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
  2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro.

Por ejemplo, para generar un mensaje de correo electrónico únicamente para las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.

  1. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y, a continuación, elija más criterios.

Por ejemplo, para generar mensajes de correo electrónico sólo para las empresas de Munich, debería filtrar los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.

 Nota   Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

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Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrónico.

Después de conectar el documento principal del mensaje de correo electrónico a la lista de direcciones, está listo para escribir el texto del mensaje y agregar marcadores de posición para saber dónde aparecerá la información única en cada mensaje.

Los marcadores de posición, como direcciones y saludos, se denominan campos de "combinación de correspondencia". Los campos de Word corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.


Archivo de datos con columnas (categorías) y filas (registros)

Llamada 1 Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al documento principal del mensaje de correo son los marcadores de posición de estas categorías.
Llamada 2 Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera un mensaje de correo electrónico por cada registro.

Si coloca un campo en el documento principal del mensaje de correo electrónico, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

Campos insertados en un documento de Word

 Nota   Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal del mensaje de correo electrónico, el nombre del campo siempre va comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los mensajes de correo electrónico finales. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal del mensaje de correo electrónico.

Qué ocurre al realizar la combinación

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal del mensaje de correo electrónico para crear el primer mensaje de correo electrónico. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo mensaje de correo electrónico, etc.

Combinar la información del archivo de datos en el documento

Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna del archivo de datos al documento principal del mensaje de correo electrónico como campo. De esta forma, tiene flexibilidad al diseñar los mensajes de correo electrónico. Por ejemplo:

  • Suponga que envía un mensaje de correo electrónico para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna Organización con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo Organización, en lugar de escribir el nombre de cada organización individual.
  • Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus clientes informándoles de nuevos productos y ofertas especiales. Con el fin de personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal al archivo de datos, en la que escribirá notas como, por ejemplo "Sra. García, este nuevo artículo es exactamente lo que estaba buscando". Si coloca un campo NotaPersonal en el documento principal, puede incluir esas notas al final de algunos mensajes.

Los campos se pueden combinar y separar por signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal del mensaje de correo electrónico de esta manera:

«Nombre» «Apellidos»

Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo:

  • El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.

Elementos de un campo Bloque de direcciones

  • El campo Línea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesía elegido.

Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra). En el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".

Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos

Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Imagen de la cinta de opciones de Word

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincide con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. Es correcto que no coincidan los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre. No es necesario que el mensaje de la combinación de correo electrónico utilice todos los campos. Si agrega un campo sin datos desde el archivo de datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en blanco o un campo oculto. 

Cuadro de diálogo Asignar campos

Escribir el contenido y agregar campos

  1. En el documento principal del mensaje de correo electrónico, haga clic donde desee insertar el campo.
  2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia:

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  1. Agregue una de estas opciones:

MostrarLínea de saludo

  1. Haga clic en Línea de saludo.
  2. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.
  3. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
  4. Haga clic en Aceptar.
  5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

MostrarCampos individuales

Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde el archivo de datos al documento principal del mensaje de correo electrónico, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y después en el nombre del campo.

Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar campo de combinación.
  1. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
    • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
    • Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
  2. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
  3. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
  4. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

 Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

MostrarCampos personalizados de los contactos de Outlook

La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia de Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desee utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abrirá Word automáticamente y podrá terminar la combinación.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados

  1. En los Contactos de Outlook, en el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
  2. Haga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos.
  3. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta.
  4. Arrastre el campo que desee agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.
    Arrastrar un campo personalizado desde el Selector de campos hasta una vista de la carpeta Contactos

 Nota   Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.

  1. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos.
  2. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna de la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna.

Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook

  1. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
  3. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
  4. Si ha configurado la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos que desee utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estén disponibles en la combinación.
  5. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.
  6. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma.
  7. Seleccione correo electrónico.
  8. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento principal del mensaje de correo electrónico.
  9. Cuando esté listo para completar la combinación en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Enviar mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de diálogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook.

 Notas 

Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como Access y Excel, almacenan la información escrita en las celdas como datos sin formato. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tengan aplicado.

Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y, a continuación, aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro tipo de texto. Asegúrese de que la selección incluya las comillas de combinación (« ») a ambos extremos del campo.

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Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla

Una vez agregados los campos al documento principal del mensaje de correo electrónico, estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede finalizar la combinación de correspondencia.

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los mensajes de correo electrónico y realizar los cambios antes de finalizar la combinación.

Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

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  • Haga clic en Vista previa de resultados.
  • Pase por cada mensaje de correo electrónico mediante los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
  • Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.

 Nota   Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

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Finalizar la combinación

Si piensa en que va a volver a usar el documento principal del mensaje de coreo electrónico, puede guardarlo antes de enviar los mensajes finales de correo electrónico.

Guardar el documento principal del mensaje de correo electrónico

Recuerde que los mensajes de correo electrónico que envíe son independientes del documento principal del mensaje de correo electrónico. Es conveniente guardar el propio documento principal del mensaje de correo electrónico si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.

Al guardar el documento principal del mensaje de correo electrónico, también guarda la conexión al archivo de datos. La próxima vez que abra el documento principal del mensaje de correo electrónico, se le pide que elija si desea que se vuelva a combinar la información del archivo de datos en el documento principal del mensaje de correo electrónico.

  • Si hace clic en , se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.
  • Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal del mensaje de correo electrónico y el archivo de datos. El documento principal del mensaje de correo electrónico se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

Enviar los mensajes de correo electrónico

  1. En la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Enviar mensajes de correo electrónico.

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  1. En el cuadro Para, seleccione el nombre del campo que almacena la dirección de correo electrónico de los destinatarios.
  2. En el cuadro Línea Asunto, escriba una línea de asunto para el mensaje.
  3. En el cuadro Formato de correo, haga clic en HTML o Texto sin formato para enviar el documento como el cuerpo del mensaje de correo electrónico o en Datos adjuntos para enviar el documento como archivo de datos adjuntos.

 Nota   Si envía el documento como mensaje de correo electrónico de texto sin formato, el mensaje no incluirá ningún tipo de formato ni gráficos.

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Corresponde a:
Word 2007