Quitar las marcas de revisión definitivamente

En este artículo


Se ven los cambios

Recibe un documento en un mensaje de correo electrónico enviado por un compañero. Éste sería un buen punto de partida para un documento en el que desea trabajar; por tanto, lo guarda con un nuevo nombre y lo adapta a sus necesidades. Nunca se le pasa por la imaginación que su compañero dejara comentarios en el documento original porque no los ve en su copia.

Ahora ya está listo para distribuir el documento a sus clientes, pero desea enviarles su versión del documento, no una acumulación del documento original, los comentarios de su compañero y las actualizaciones.

O bien, utilizó la característica Control de cambios de Microsoft Office Word 2007 para realizar el seguimiento de los cambios efectuados en la carta de presentación para solicitar un trabajo. Ahora desea enviar la carta al empresario, que debería ver sólo el resultado de las modificaciones, no todo el proceso por el que pasó para obtener el documento final.

En cualquier caso, se queda atónito cuando los destinatarios del documento al recibirlo le indican que resulta difícil leerlo, con tanto texto tachado, subrayado y los comentarios al margen. Fíjese: hay un párrafo de la carta que incluye tres puntos distintos con formato de tachado y la aptitud que desea resaltar en este caso aparece con formato de texto subrayado. Es muy posible que no consiga ese trabajo. 

Documento con marcas de revisión

Ese texto no estaba en el documento cuando lo envió. ¿Cómo encontró y mostró Word ese contenido? ¿Qué puede hacer para que Word se comporte como debe?

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Descripción de la característica Control de cambios

Puede que no se dé cuenta, pero está trabajando con las características Control de cambios o Comentarios de Word. Normalmente, cuando Word controla los cambios, muestra los elementos eliminados en globos situados en los márgenes, mientras que los elementos agregados tienen formato de subrayado. Los elementos eliminados, así como los comentarios (o "anotaciones"), también se pueden mostrar entre líneas.  

Existen varias maneras de ocultar las marcas de revisión o los comentarios, pero todos los cambios realizados mientras estaba activada la característica Control de cambios y todos los comentarios insertados siguen formando parte del documento hasta que se acepten o rechacen. O bien, en el caso de los comentarios, hasta que se eliminen. 

 Nota   Ocultar las marcas de revisión no las elimina del documento y tampoco elimina los comentarios. En su lugar, si oculta las marcas de revisión, puede ver el documento sin necesidad de leer el texto tachado, subrayado ni el de los globos.

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¿Cómo se puede comprobar si un documento tiene marcas de revisión y comentarios?

Office Word 2007 proporciona una característica denominada Inspector de documento que permite comprobar si cualquier documento incluye marcas de revisión, comentarios, texto oculto o información personal. Para comprobar un documento:

  1. Abra el documento que desee inspeccionar para buscar marcas de revisión y comentarios.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón, haga clic en Preparar y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento.
  1. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, haga clic en Inspeccionar.
  2. Revise los resultados de la inspección. Si el Inspector de documento encuentra comentarios y marcas de revisión, se le indica que haga clic en Quitar todo junto a Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones.
  3. Haga clic en Volver a inspeccionar o en Cerrar.

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¿Cómo se pueden quitar las marcas de revisión y los comentarios?

Para quitar las marcas de revisión y los comentarios, debe aceptar o rechazar los cambios y eliminar los comentarios. A continuación se explica cómo:

  1. En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Asegúrese de que junto a cada uno de los siguientes elementos aparece una marca de verificación:
    • Comentarios
    • Anotaciones manuscritas
    • Inserciones y eliminaciones
    • Formato
    • Revisores (elija Revisores y asegúrese de que está activada la opción Todos los revisores).

Si no aparece ninguna marca de verificación junto a un elemento, haga clic en él para seleccionarlo.

  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Siguiente o en Anterior.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • En el grupo Cambios, haga clic en Aceptar.
  • En el grupo Cambios, haga clic en Rechazar.
  • En el grupo Comentarios, haga clic en Eliminar.
  1. Repita los pasos 3 y 4 hasta haber aceptado o rechazado todas las marcas de revisión del documento y haber eliminado todos los comentarios.

 Notas 

  • Si desea aceptar todos los cambios, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar todos los cambios del documento.
  • Si desea rechazar todos los cambios, haga clic en Rechazar y, a continuación, haga clic en Rechazar todos los cambios del documento.
  • Para quitar todos los comentarios, debe eliminarlos. En el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y después en Eliminar todos los comentarios del documento.

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¿Cómo aparecieron esas marcas de revisión y esos comentarios?

Puede que crea que quitó los comentarios o las marcas de revisión. O bien, puede que haya recibido el documento de otra persona sin darse cuenta de que contenía comentarios o marcas de revisión. ¿Cómo almacena Word estos elementos sin que el usuario se dé cuenta?

Usted o la persona que le envió el documento pueden haber ocultado las marcas de revisión o los comentarios para facilitar la lectura del mismo. Sin embargo, si oculta las marcas de revisión, éstas no se quitan, sino que permanecen en el documento hasta que decida qué hacer con ellas. En función de la versión de Word y de la configuración usadas, las marcas de revisión o los comentarios pueden volver a aparecer cuando usted u otra persona abra el documento.

Si no desea que otras personas vean las marcas de revisión ni los comentarios, acéptelas o rechácelas y elimine los comentarios antes de compartir el documento con ellas.

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Cómo buscar marcas de revisión y comentarios ocultos

Hay varias maneras de ocultar las marcas de revisión y los comentarios, lo que le puede inducir a pensar que no están en el documento. Por ejemplo:

  • Cuadro Mostrar para revisión    En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, el cuadro Mostrar para revisión indica en qué modo de vista se encuentra. Asimismo, proporciona opciones adicionales de presentación del documento. Si hace clic en Final o en Original, se ocultan las marcas de revisión y los comentarios. Para mostrar estos elementos, seleccione Marcas mostradas finales o Marcas mostradas originales.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  • Mostrar marcas    En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, puede usar la lista Mostrar marcas para ocultar los comentarios y las marcas de revisión. Se muestran los elementos marcados con una marca de verificación en la lista Mostrar marcas; se ocultan los elementos que no tengan dicha marca de verificación. Para mostrar un elemento, como Inserciones y eliminaciones, haga clic en el menú Mostrar marcas.

Imagen de la cinta de opciones de Word

Por qué Microsoft Office Word muestra las marcas de revisión de forma predeterminada

Para evitar que pueda distribuir inadvertidamente documentos que contengan marcas de revisión y comentarios, Word muestra de forma predeterminada las marcas de revisión y los comentarios. Marcas mostradas finales es la opción predeterminada del cuadro Mostrar para revisión.

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¿Se pueden tener ambas cosas?

Si desea conservar las marcas de revisión o los comentarios de un documento y desea compartirlo con otras personas sin que los vean, la mejor solución es tener copias independientes del documento. Cree una copia pública para distribuirla y conserve una copia privada para su uso personal. En la versión pública del documento, acepte o rechace todas las marcas de revisión y elimine todos los comentarios como se explica en este artículo. En la versión privada del mismo, puede dejar las marcas de revisión y los comentarios donde estén.

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Corresponde a:
Word 2007