Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos

Si planea compartir una copia electrónica de un documento de Microsoft Word con clientes y compañeros, se recomienda revisar el documento para buscar datos ocultos o información personal que puedan estar almacenados en el propio documento o en las propiedades del mismo (metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.)). Puesto que esta información confidencial puede revelar detalles sobre la organización o sobre el propio documento que quizá no desee compartir públicamente, puede que prefiera quitarla antes de compartirlo con otras personas.

En este artículo se describe cómo puede ayudarle la característica Inspector de documento de Word a buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los documentos.

En este artículo


Buscar y quitar datos ocultos e información personal

Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los documentos de Word. Le recomendamos usar el Inspector de documento antes de compartir una copia electrónica del documento de Word, como, por ejemplo, los datos adjuntos de un mensaje de correo.

  1. Abra el documento de Word en el que desee buscar datos ocultos o información personal.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo, luego en Guardar como y a continuación escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del documento original.

 Importante   Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia del documento original, puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector.

  1. En la copia del documento original, haga clic en la pestaña Archivo y a continuación haga clic en Información.
  2. En Preparar para compartir, haga clic en Comprobar si hay problemas y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento.
  3. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para más información sobre inspectores individuales, consulte Información que busca y quita el inspector de documento.
  4. Haga clic en Inspeccionar.
  5. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.
  6. Haga clic en la opción Quitar todo situada junto a los resultados de la inspección de los tipos de contenido oculto que desee quitar del documento.

 Importante   

  • Si quita el contenido oculto del documento, quizá no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer.
  • Si desea eliminar datos ocultos e información personal de los documentos que guardó con el formato Texto de OpenDocument (.odt), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde el documento en este formato. formato.

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Tipos de datos ocultos e información personal

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un documento de Word. Puede que esta información no se vea inmediatamente al ver el documento en Word pero es posible que otras personas la vean o recuperen.

La información oculta puede incluir los datos que Word agrega a un documento para que pueda colaborar en su creación y edición con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta.

Los documentos de Word pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

  • Comentarios, marcas de revisión de los cambios realizados, versiones y anotaciones con lápiz     Si colabora con otras personas al crear el documento, este puede que contenga elementos como marcas de revisión de los cambios realizados, comentarios, anotaciones con lápiz o versiones. Este tipo de información puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en el mismo.
  • Propiedades del documento e información personal     Las propiedades del documento, también denominadas metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), incluyen detalles sobre el documento como el autor, el tema y el título. Además, incluyen información que mantienen automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó por última vez el documento y la fecha de creación del mismo. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII) (información de identificación personal (PII): cualquier información que se pueda utilizar para identificar a una persona, por ejemplo, su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de documento de identidad, dirección IP o un identificador único asociado con PII en otro programa.), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución y nombres de plantillas.
  • Encabezados, pies de página y marcas de agua     Los documentos de Word pueden contener información en los encabezados y los pies de página. Además, puede que haya agregado una marca de agua al documento de Word.
  • Texto oculto     Los documentos de Word pueden contener texto al que se le ha aplicado formato de texto oculto. Si no sabe si el documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar el Inspector de documento para buscarlo.
  • Propiedades del servidor de documentos     Si el documento se guardó en una ubicación del servidor de administración de documentos, como un sitio del área de documentos o una biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services, puede que la presentación contenga propiedades adicionales o información relacionada con esta ubicación del servidor.
  • Datos XML personalizados     Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

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Información que busca y quita el Inspector de documento

En Word, el Inspector de documento muestra varios inspectores distintos que le permiten buscar y quitar datos ocultos e información personal específicos de los documentos de Word. Para obtener una lista de los distintos tipos de datos ocultos e información personal que puede buscar y quitar el Inspector de documento de los documentos de Word, consulte la siguiente tabla.


 Notas 

  • Si su organización personalizó el Inspector de documento mediante la agregación de módulos del Inspector de documento, quizá pueda buscar tipos adicionales de información.
  • Si usa Microsoft Word Starter 2010, no todas las características enumeradas para Word se admiten en Word Starter. Para obtener más información acerca de las características disponibles en Word Starter, vea Compatibilidad de características de Word Starter.
Nombre del Inspector Busca y quita

Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones

 Nota   En Word Starter 2010, el Inspector de documento solo quita versiones y anotaciones

  • Comentarios
  • Marcas de revisión de los cambios realizados
  • Información de versión del documento
  • Anotaciones con lápiz
Propiedades del documento e información personal
  • Propiedades del documento, incluida la información de las pestañas Resumen, Estadísticas y Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento
  • Encabezados de correo electrónico
  • Listas de distribución
  • Información de envío para revisión
  • Propiedades del servidor de documentos
  • Información de directiva de administración de documentos
  • Información de tipo de contenido
  • Información de vínculos de enlace a datos de los campos enlazados a datos (el último valor se convertirá en texto)
  • Nombre de usuario
  • Nombre de plantilla
Encabezados, pies de página y marcas de agua
  • Información de los encabezados de los documentos
  • Información de los pies de página de los documentos
  • Marcas de agua
Texto oculto
  • Texto cuyo formato es de texto oculto (un efecto de fuente que está disponible en el cuadro de diálogo Fuente)

 Nota   Este Inspector no puede detectar el texto que se ha ocultado mediante otros métodos; por ejemplo, texto blanco sobre fondo blanco.

Datos XML personalizados
  • Datos XML personalizados que se podrían almacenar en un documento
Contenido invisible
  • Objetos que no se ven, puesto que se les ha aplicado un formato invisible

 Nota   Este Inspector no puede detectar los objetos que otros objetos ocultan.

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Corresponde a:
Office Shared 2013, Word 2013, Word 2010