Microsoft Office Document Imaging

¿Qué son las imágenes de documentos?

Las imágenes de documentos son el resultado del proceso de digitalización de documentos impresos y su conversión a imágenes digitales que posteriormente se almacenan en CD, DVD u otro dispositivo de almacenamiento magnético. Con Microsoft Office Document Imaging se pueden digitalizar documentos impresos y convertirlos a imágenes digitales que se pueden guardar en formato TIFF (Tagged Image File Format) (Tagged Image File Format (TIFF): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas. El formato TIFF se utiliza para el intercambio universal de gráficos digitales.) o MDI (Microsoft Document Imaging Format) (Formato Microsoft Office Document Imaging (MDI): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas que se basa en el formato TIFF (Tagged Image File Format) utilizado en los gráficos digitales.) en el disco duro del equipo, en un servidor de red, o en CD o DVD. También es posible realizar un reconocimiento óptico de caracteres (OCR) (OCR: convierte imágenes de texto, como documentos digitalizados, en caracteres de texto real. También se le denomina reconocimiento de texto.) como parte de la digitalización del documento, o bien, al trabajar con un archivo TIFF o MDI. Con el proceso de OCR se puede copiar el texto reconocido de una imagen digitalizada o un fax a un documento de Microsoft Word u otro archivo de programa de Office.

¿Por qué y cuándo se utilizan las imágenes de documentos?

A través de este proceso es posible unir los ámbitos impreso y en línea de forma que se pueda aumentar el grado de productividad. Con Microsoft Office Document Imaging, no sólo se puede digitalizar un documento (eliminando la necesidad de la copia impresa), sino que también se puede trabajar con un documento digitalizado o un fax de forma tan sencilla como con cualquier otro documento de Microsoft Office en el equipo.

Utilice Microsoft Office Document Imaging cuando desee hacer lo siguiente:

  • Digitalizar documentos de una o varias páginas. Por ejemplo, se pueden digitalizar documentos impresos para archivar y reciclar las copias impresas.
  • Leer fácil y rápidamente un fax o documento digitalizado en la pantalla del equipo. Por ejemplo, puede leer en pantalla un fax de varias páginas.
  • Rellenar en pantalla formularios sencillos que se han digitalizado o enviado por fax. Por ejemplo, digitalizar un formulario impreso o abrir formularios enviados por fax, completar la información necesaria incluyendo casillas de verificación y devolver el formulario por correo electrónico.
  • Realizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en un documento digitalizado o un fax. Por ejemplo, tras el reconocimiento del texto, se puede buscar un texto específico o copiar el texto en otro programa.
  • Copiar texto e imágenes de un documento digitalizado o un fax y pegarlas en cualquier programa de Office. O bien, exportar el texto y las imágenes a Microsoft Word. O, por ejemplo, copiar los datos importantes a una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
  • Buscar texto en un documento digitalizado o un fax.
  • Reorganizar el orden de las páginas de un documento digitalizado de varias páginas de forma tan sencilla como volver a organizar los papeles en una carpeta. Por ejemplo, eliminar una portada de un fax o agregar páginas adicionales antes de enviarlo a otro usuario.
  • Enviar documentos digitalizados por correo electrónico o como fax a través de Internet.
  • Realizar anotaciones en un documento digitalizado o fax y compartirlo con otra persona. Por ejemplo, agregar comentarios a un fax y devolverlo al remitente.

Digitalización e imágenes de documentos

Microsoft Office Document Imaging en realidad incluye dos componentes: el componente para digitalización, Scanning, y el componente para imágenes de documentos, Imaging, que aparecen separados en el menú Inicio como Microsoft Office Document Scanning y Microsoft Office Document Imaging.

Imagen de escáner Inicio del componente de digitalización

  • En el menú Inicio de Windows, seleccione Todos los programas (Programas en Windows 2000), Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Microsoft Office Document Scanning.

El componente de digitalización permite digitalizar documentos para que estén disponibles en el equipo utilizando el escáner que tenga instalado. Este componente proporciona valores predeterminados de digitalización, que controlan el escáner a través de la configuración optimizada para finalidades específicas. Por ejemplo, con el valor predeterminado Blanco y negro obtendrá los mejores resultados de OCR al digitalizar las páginas de texto, mientras que la opción Color resulta más adecuada para digitalizar gráficos o imágenes a todo color. El proceso de OCR se realiza automáticamente en documentos de texto inmediatamente después de la digitalización y es posible digitalizar fácilmente varias páginas en un solo archivo.

Escáner con pila de papel Inicio del componente para imágenes de documentos

  • En el menú Inicio de Windows, seleccione Todos los programas (Programas en Windows 2000), Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Microsoft Office Document Imaging.

El componente permite ver con facilidad en pantalla los documentos digitalizados, reorganizar documentos de varias páginas, seleccionar y manipular el texto reconocido, realizar anotaciones en los documentos digitalizados y faxes en línea, así como enviar documentos por correo electrónico o fax.

MostrarControlador de impresora de Microsoft Office Document Image Writer

Con el controlador de impresora de Microsoft Office Document Image Writer que se incluye con Microsoft Office Document Imaging puede guardar cualquier documento de Office (los archivos que se puedan imprimir desde el programa en el que se crearon) en formato TIFF (Tagged Image File Format (TIFF): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas. El formato TIFF se utiliza para el intercambio universal de gráficos digitales.) o MDI (Formato Microsoft Office Document Imaging (MDI): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas que se basa en el formato TIFF (Tagged Image File Format) utilizando en los gráficos digitales.). Puede abrir los archivos TIFF o MDI en Office Document Imaging para realizar cambios, agregar anotaciones, realizar OCR o enviarlos a otra persona mediante un programa de correo electrónico.

 
 
Corresponde a:
Access 2003, Excel 2003, OneNote 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, Publisher 2003, Word 2003