Hacer etiquetas para envíos masivos de correo

Si desea utilizar etiquetas de dirección para enviar envíos masivos de correo a su lista de direcciones, puede utilizar la combinación de correspondencia para crear una hoja de etiquetas de dirección. Cada una de las etiquetas contiene una dirección de su lista.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

  1. Configurar las etiquetas. El diseño de las etiquetas se configura una sola vez para todas las etiquetas de la combinación de correspondencia. En una combinación de correspondencia, el documento usado para hacer esta operación se denomina documento principal. En el documento principal de etiquetas también puede configurar cualquier contenido que desee repetir en cada una de ellas, como un logotipo de organización o la dirección del remitente.
  2. Conectar las etiquetas con su lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que usa Microsoft Word en la combinación de correspondencia. Se trata de un archivo que contiene las direcciones que se van a imprimir en las etiquetas.
  3. Acotar la lista de destinatarios. Word genera una etiqueta para cada dirección de la lista de distribución de correo. Si desea generar etiquetas solo para determinadas direcciones de esta lista, puede elegir qué direcciones o registros se deben incluir.
  4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a las etiquetas. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en la lista de direcciones.
  5. Obtener una vista previa, finalizar la combinación e imprimir las etiquetas. Puede obtener una vista previa de cada etiqueta antes de imprimir todo el conjunto de etiquetas.

Use los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

 Importante   Si planea usar campos de contacto personalizados con la lista de contactos de Microsoft Outlook o si planea usar una carpeta de contactos de carpetas públicas, debe comenzar el proceso de combinación de correspondencia en Outlook.

Configurar las etiquetas

Es posible que ya disponga de un paquete de hojas de etiquetas de uno de los fabricantes de estos productos, como Avery, AOne o Formtec. Cada hoja tiene un determinado tamaño y contiene un número concreto de etiquetas con dimensiones específicas.

Para configurar el documento principal de etiquetas, debe hacer coincidir las dimensiones de ese documento con las dimensiones de las etiquetas de las hojas que desea utilizar.

  1. Inicie Word.

De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

  1. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

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  1. Haga clic en Etiquetas.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas hay varias opciones para elegir.

Cuadro de diálogo Opciones para etiquetas

Llamada 1 Tipo de impresora que va a usar para imprimir las etiquetas
Llamada 2 Fabricante de las hojas de etiquetas
Llamada 3 Número que corresponde al número de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas

  1. En Información de impresora, haga clic en el tipo de impresora que usará para imprimir las etiquetas.
  2. En la lista Marcas de etiquetas, haga clic en el nombre de la compañía que fabrica las hojas de etiquetas que está usando.
  3. En la lista Número de producto, haga clic en el número de producto que aparece en el cuadro de hojas de etiquetas.

MostrarEl número de producto de sus hojas de etiquetas no coincide con ninguna de las opciones incluidas en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas

Puede imprimir las etiquetas de todas formas. Simplemente será necesario personalizar algunos aspectos.

  1. Mida las etiquetas de la hoja que tiene y anote las medidas, así como la cantidad de etiquetas que caben en una sola hoja.

 Nota   Mida las etiquetas cuidadosamente. El tamaño real de las etiquetas puede ser menor que el que indica el fabricante. Por ejemplo, una etiqueta de 2,5 x 5 puede medir en realidad 2,4 cm de alto y 4,9 cm de ancho.

  1. En la lista Número de producto, seleccione un tipo de etiqueta que tenga un tamaño similar al de sus etiquetas.

Si no ve el tipo de etiqueta deseado en el cuadro Número de producto, podrá utilizar otra de las etiquetas que se muestran en la lista o crear un nuevo tamaño de etiqueta.

  1. Haga clic en Detalles y, a continuación, compare las dimensiones de la etiqueta y el número de etiquetas por hoja, en el caso de etiquetas impresas en impresoras láser o de chorro de tinta, o el número de columnas de los pliegos de etiquetas, en el caso de etiquetas para impresoras matriciales.
  2. Realice alguna de las siguientes acciones:
    • Si las dimensiones y el diseño de la etiqueta coinciden con los de sus etiquetas, use la etiqueta seleccionada.
    • Si las dimensiones y el diseño no coinciden con los suyos, haga clic en Cancelar y continúe con el paso 5.
  3. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, haga clic en el tipo de impresora (Impresoras de alimentación continua o Impresoras de páginas) y, a continuación, haga clic en Nueva etiqueta.
  4. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de etiqueta; seleccione el alto, el ancho, los márgenes y otras opciones para la etiqueta y, después, haga clic en Aceptar.

La nueva etiqueta aparece en la categoría Otras/Personalizadas. La próxima vez que use las etiquetas personalizadas, asegúrese de seleccionar Otras/Personalizadas en la lista Marcas de etiquetas.

  1. Después de seleccionar las opciones de etiquetas que desee, haga clic en Aceptar.

Word creará un documento que contiene la hoja de etiquetas. Word utiliza una tabla para disponer las etiquetas. Si no ve líneas separando las distintas etiquetas, haga clic en la ficha Diseño bajo Herramientas de tabla y, a continuación, en el grupo Tabla, haga clic en Ver líneas de la cuadrícula.

Reanudar una combinación de correspondencia

Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal de las etiquetas y reanudar la combinación más adelante. Word conserva la información del origen de datos y de los campos.

  1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.

Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.

  1. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en . Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.

Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.

  1. Haga clic en la pestaña Correspondencia y reanude el trabajo.

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Conectar las etiquetas con su lista de direcciones

Para combinar información en las etiquetas, debe conectar las etiquetas a la lista de direcciones, que también se denomina origen de datos o archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

 Importante   Si usa una lista existente, asegúrese de que contiene la información que desee usar, incluidas todas las columnas y las filas. Puede hacer algunos cambios durante la combinación, pero no puede abrir el origen de datos por separado. El proceso de combinación es más sencillo si el origen de datos está listo antes de conectarse a él.

Elegir un archivo de datos

  1. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.
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  2. Realice alguna de las siguientes acciones:

 Nota   Si ha instalado Microsoft Office 2010 (en vez de instalar Word 2010 de forma independiente), también puede usar Microsoft Query para crear una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).

Si está listo para continuar, vaya al siguiente paso.

Si necesita más información, siga leyendo.

Sugerencias para trabajar con la lista de contactos de Microsoft Outlook

Establecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algún problema. A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:

No encuentro la carpeta de contactos de Outlook

Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.

Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico

  1. En Microsoft Outlook, haga clic en Contactos.
  2. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Contactos que contiene la información que desee usar para la combinación de correspondencia y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.
  3. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.

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Cambiar el perfil de usuario de Outlook

El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones. Normalmente solo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para diferentes usos, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta de contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible.

Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta de contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.

Si no se le pide que elija un perfil y sabe que tiene más de uno, quizás desee configurar Outlook de manera que sí se le pida. A continuación se explica cómo:

  1. Salga de Outlook.
  2. En el Panel de control de Windows, haga clic en Cuentas de usuario y después en Correo.
  3. Haga clic en Mostrar perfiles.
  4. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.


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Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas

Si intenta conectar con su carpeta de contactos durante una combinación de correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice:

"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente de correo actual no puede llevar a cabo la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Outlook y establézcalo como el cliente de correo predeterminado".

Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Opciones.
  3. En Opciones de inicio, seleccione Hacer que Outlook sea el programa predeterminado para el correo electrónico, los contactos y el calendario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpeta de contactos de Outlook.

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No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las carpetas públicas

Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje que dice lo siguiente:

"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde".

Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje.

Para usar una carpeta de contactos de las carpetas públicas como archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia en Microsoft Outlook.

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Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel

Si el archivo de datos es una hoja de cálculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o códigos postales, puede conservar el formato numérico de los datos mediante la opción Intercambio dinámico de datos (DDE) para conectarse a la hoja de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un código postal de cinco dígitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre como el número 7865 (sin el cero a la izquierda).

Antes de conectarse a la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Opciones.
  3. Haga clic en Avanzadas.
  4. Desplácese a la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Con el documento principal de combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Usar lista existente.
  7. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
  8. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de Excel con DDE (*.xls) y después en Aceptar.

 Nota   Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar todo.

  1. En el cuadro de diálogo Microsoft Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la casilla de verificación Confirmar conversiones al abrir después de establecer la conexión con la hoja de cálculo.

Escribir una nueva lista

  1. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información correspondiente a la primera dirección o registro que desee incluir en la combinación de etiquetas.

Si desea agregar o quitar columnas, haga clic en Personalizar columnas y, a continuación, haga los cambios que desee.

  1. Después de escribir toda la información para el primer registro, haga clic en Nueva entrada y, a continuación, escriba la información para el siguiente registro. Continúe hasta que haya escrito la información de todos los registros que desee incluir.
  2. Cuando la nueva lista esté completa, haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista nueva y haga clic en Guardar.

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Acotar la lista de destinatarios

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en las etiquetas la información contenida en todos los registros (filas) de ese archivo de datos.

Si planea usar la lista completa, puede ir directamente al paso siguiente.

Para acotar la lista de destinatarios o usar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

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  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
    • Seleccionar registros individuales    Este método es muy útil si la lista es breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

      Si sabe que solo va a incluir unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar solo los registros que desee. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.
    • Ordenar registros    Haga clic en el encabezado de columna del elemento que desee usar para ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Vuelva a hacer clic en el encabezado de columna para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).

      Si desea usar criterios de ordenación más complejos, haga clic en Ordenar en Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de ordenación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los destinatarios de cada código postal se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales aparezcan por orden numérico.
    • Filtrar registros    Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir o excluir registros.

Para filtrar los registros, siga este procedimiento:

  1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
  2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desee usar para el filtro.

Por ejemplo, para generar etiquetas únicamente para las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, haga clic en Igual a en la lista Comparación y , a continuación, escriba o seleccione Australia en la lista Comparado con.

  1. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y, a continuación, elija más criterios.

Por ejemplo, para generar etiquetas solo para las empresas de Munich, puede filtrar los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.

  • Agregar destinatarios    Para agregar destinatarios a la lista, siga este procedimiento:
    1. En Origen de datos, haga clic en el nombre de su archivo de datos.
    2. Haga clic en Editar.
    3. En el cuadro de diálogo Modificar origen de datos, haga clic en Nueva entrada y, a continuación, escriba la información correspondiente a dicho destinatario.

 Sugerencia   Según el tipo de origen de datos que use, es posible que algunos procesos no estén disponibles. Si es posible, asegúrese de que el archivo de datos esté completo antes de conectarlo al documento principal de etiquetas.

 Nota   Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

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Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a las etiquetas

Una vez asociadas las etiquetas a la lista de direcciones, puede agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerán las direcciones en cada etiqueta. También puede escribir el texto que se vaya a repetir en cada etiqueta, como un logotipo de la empresa o el remite en una etiqueta de envío.

Si está familiarizado con la forma en que funciona la combinación de correspondencia, puede pasar directamente a asignar y combinar.

Si desea obtener más información acerca de cómo funcionan los campos de combinación de correspondencia, siga leyendo.

Acerca de los campos de combinación de correspondencia

Los marcadores de posición de las direcciones se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que elija.


Archivo de datos con columnas (categorías) y filas (registros)

Llamada 1 Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados a las etiquetas son marcadores de posición para estas categorías.
Llamada 2 Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una etiqueta por cada registro.

Colocando un campo en la etiqueta inicial que haya configurado (documento principal de la etiqueta), indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

Campos insertados en un documento de Word

 Nota   Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal de la etiqueta, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en las etiquetas finales. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal de la etiqueta.

Qué ocurre al combinar

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear la primera etiqueta. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear una segunda etiqueta, y así sucesivamente.

Combinar información procedente de un archivo de datos en una etiqueta

Trabajar con campos: Ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos a la etiqueta como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar las etiquetas.

Por ejemplo, suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales.

Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de la etiqueta de esta manera:

«Nombre» «Apellidos»

«Dirección»

«Ciudad», «Provincia» «Código Postal»

Para elementos que se usan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan una serie de campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos, que incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.

Elementos en un campo Bloque de direcciones

Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra).

Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos

Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

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Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Los elementos de la dirección se muestran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos, a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Tratamiento del archivo de datos con Tratamiento de cortesía. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Segundo nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincide con el elemento de la izquierda. Está bien que no haya coincidencias para Tratamiento de cortesía, Identificador único. No es necesario que la etiqueta de la combinación de correspondencia use todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, este campo aparecerá en el documento combinado como marcador de posición vacío, normalmente como una línea en blanco o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar los marcadores de posición o campos

  1. En la etiqueta inicial que configure (el documento principal de etiquetas), escriba cualquier contenido que desee que aparezca en cada etiqueta.

Para agregar una imagen, como un logotipo, haga clic en Imagen en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.

  1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el campo.
  2. Use el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

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  1. Agregue alguno de los elementos siguientes:

MostrarBloque de direcciones con el nombre, la dirección y otra información

  1. Haga clic en Bloque de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

MostrarCampos individuales

Puede insertar información de campos individuales, como el nombre, el número de teléfono o el importe de la aportación de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo del archivo de datos al documento principal de etiquetas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, haga clic en el nombre del campo.

Para obtener más opciones a la hora de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, haga clic en Insertar campo de combinación.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
    • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
    • Para seleccionar campos que siempre obtienen datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
  3. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
  4. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
  5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha que aparece junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

 Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

MostrarCampos personalizados de los contactos de Outlook

La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se inicia Word automáticamente y puede completar la combinación.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados

  1. En Contactos de Outlook, en la ficha Vista, haga clic en Cambiar de vista y, a continuación, en Lista.
  2. Haga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Selector de campos en el menú contextual.
  3. En la lista desplegable situada en la parte superior del cuadro de diálogo Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta.
  4. Arrastre el campo que desee agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.Arrastrar el campo personalizado desde el Selector de campos a la vista de carpeta de Contactos

 Nota   Puede agregar un nuevo campo en el cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.

  1. Después de agregar todos los campos personalizados a la vista, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos.
  2. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de columna en la vista Lista y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna.

Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook

  1. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
  2. En la ficha Inicio, haga clic en Combinar correspondencia.
  3. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos que aparecen en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
  4. Si configuró la vista Lista para que muestre exactamente los campos que desea usar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contactos estén disponibles en la combinación de correspondencia.
  5. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.
  6. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma.
  7. En Tipo de documento, haga clic en Etiquetas postales.
  8. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, haga clic en los campos que desee agregar al documento principal de etiquetas.
  1. Cuando termine de configurar la primera etiqueta como desea que quede, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Actualizar etiquetas.

El contenido de la primera etiqueta se reproduce en todas las demás etiquetas.

 Notas 

Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como Microsoft Access y Microsoft Excel, almacenan la información escrita en las celdas como datos sin formato. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tengan aplicado.

Agregar formato

  1. Seleccione el campo de combinación de correspondencia. Asegúrese de que la selección incluye las comillas angulares (« ») que rodean el campo.
  2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, aplique el formato que desee. O bien, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Fuente para ver más opciones.

 Importante   Para reducir al mínimo el espacio adicional entre líneas en las direcciones de las etiquetas, debe seleccionar las líneas, hacer clic en el selector de cuadro de diálogo Párrafo en la ficha Inicio y, a continuación, escribir 0 en los cuadros de espaciado antes y después. Si usa el campo de combinación Bloque de direcciones, seleccione todo el campo, incluidas las comillas angulares (« ») y, a continuación, ajuste el espaciado.

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Obtener una vista previa, finalizar la combinación e imprimir las etiquetas

Una vez agregados los campos a la etiqueta inicial que haya configurado (el documento principal de la etiqueta), estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación de correspondencia. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia.

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de las etiquetas y efectuar cambios antes de realizar la combinación de correspondencia propiamente dicha.

Para obtener una vista previa, siga alguno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

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  • Haga clic en Vista previa de resultados.
  • Avance por cada etiqueta haciendo clic en los botones Registro siguiente y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia.
  • Para obtener una vista previa de un documento específico, haga clic en Buscar destinatario.

 Nota   Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

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 Nota   Word utiliza una tabla para disponer una hoja de etiquetas en la página. A medida que hojea las etiquetas, el registro activo se muestra en la primera celda de la tabla, mostrando los registros siguientes en las celdas subsiguientes. Este método de presentación puede darle la impresión de que Word generará una hoja de etiquetas por cada registro contenido en el archivo de datos, pero ocurrirá así.

Completar la combinación

Puede imprimir las etiquetas o modificarlas individualmente, así como imprimir o cambiar todas las etiquetas o solo un subconjunto de ellas.

Si desea imprimir un subconjunto de las etiquetas, puede especificar el conjunto mediante un rango de números de registro. Si desea imprimir páginas en vez de especificar números de registro, siga las instrucciones de la sección Cambiar etiquetas individuales.

Imprimir etiquetas

  1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Imprimir documentos.
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  2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de las etiquetas, que se especifica mediante los números de registro.

Cambiar etiquetas individuales

  1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Editar documentos individuales.
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  2. Decida si desea editar todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de las etiquetas, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las etiquetas que desea editar en un solo archivo.

Una vez que termine de editar el nuevo archivo de etiquetas, puede imprimir las etiquetas haciendo clic en la pestaña Archivo, en Imprimir y, a continuación, en el botón Imprimir.

Guardar el documento principal de etiquetas

Recuerde que las etiquetas combinadas que guarde son independientes de la etiqueta inicial que configuró (el documento principal de la etiqueta). Es conveniente guardar el propio documento principal de la etiqueta si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal de la etiqueta, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal de la etiqueta, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal de la etiqueta.

  • Si hace clic en , se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.
  • Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal de la etiqueta y el archivo de datos. El documento principal de la etiqueta se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

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