Una vez ubicado y abierto (o creado) el archivo de datos que desea utilizar en la combinación, se abrirá el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. En este cuadro de diálogo, puede realizar las siguientes operaciones:
Ordenar la lista (por ejemplo, en orden alfabético) haciendo clic en un encabezado de categoría (columna).
Filtrar la lista haciendo clic en la flecha que aparece junto al encabezado y, a continuación, hacer clic en el valor que desea utilizar como filtro (por ejemplo, un código postal concreto). También puede hacer clic en
(Vacías) o en
(No vacías) para mostrar todos los registros de una categoría que no contienen información. Siempre puede volver a mostrar todos los registros haciendo clic en la flecha y en
(Todas).
Desactivar una de las casillas de verificación que aparece junto a un registro para excluir ese registro de la combinación.
Utilizar los botones para seleccionar o excluir todos los registros o buscar registros específicos.
Una vez establecida la conexión al archivo de datos, puede seleccionar los registros (filas) del archivo que realmente desea utilizar en la combinación.
Por ejemplo, puede enviar una carta modelo sólo a los clientes del archivo que tengan un código postal determinado o crear un directorio que incluya sólo una línea de productos.
Todo esto se lleva a cabo seleccionando, ordenando y filtrando los registros del archivo de datos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia que se abre automáticamente después de crear un archivo de datos o establecer una conexión a un archivo de datos existente.
