Crear e imprimir sobres para una distribución masiva

  1. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia.
  2. En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Sobres.

El documento activo se convierte en el documento principal (documento principal: en una operación de combinación de correspondencia en Word, el documento que contiene el texto y los gráficos que sean iguales en cada versión del documento combinado; por ejemplo, el remite o el saludo en una carta modelo.).

  1. Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento.

MostrarSugerencia

Si está familiarizado con la función de combinación de correspondencia o prefiere no utilizar el panel de tareas Combinar correspondencia, utilice la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Combinar correspondencia. Los botones están organizados secuencialmente de izquierda a derecha.

Más información paso a paso 

El panel de tareas le guía a lo largo del resto del proceso de combinación de correspondencia. A continuación figura información más detallada, descrita paso a paso.

MostrarConfigurar y mostrar los sobres

  1. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarCrear un sobre

  1. Haga clic en Cambiar diseño del documento.
  2. Haga clic en Opciones para sobres.
  3. En el cuadro de diálogo Opciones para sobres, seleccione las opciones que desee como, por ejemplo, el tamaño de sobre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

MostrarComenzar con un sobre existente

  1. Haga clic en Empezar a partir de un documento existente.
  2. En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento con el sobre que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

Microsoft Word muestra el documento en la ventana. Si decide utilizar otro documento de sobre, haga clic en Empezar a partir de un documento existente y, a continuación, seleccione otro documento. Si desea cambiar el diseño, haga clic en Cambiar diseño del documento y, a continuación, haga clic en Opciones para sobres.

  1. Haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

MostrarBuscar o crear un origen de datos y, a continuación, seleccionar los destinatarios

  1. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarConectar a una lista de contactos de Microsoft Outlook

  1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
  2. Haga clic en Elegir la carpeta de contactos.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta Lista de contactos, haga clic en la lista de contactos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Todos los contactos de la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

MostrarConectar a otro tipo de lista como, por ejemplo, una base de datos o una lista de direcciones de Office

  1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente.
  2. Haga clic en Examinar.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, busque y haga clic en el origen de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.) que desee.

De manera predeterminada, Microsoft Word abre la carpeta Mis archivos de origen de datos.

  1. Haga clic en Abrir.

Según el tipo de origen de datos seleccionado, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo solicitando información específica.

Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Excel con información sobre varias hojas de cálculo, deberá seleccionar la hoja de cálculo con la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar

Todas las entradas del origen de datos aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

MostrarCrear una nueva y sencilla lista de direcciones

  1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en Escribir una lista nueva.F
  2. Haga clic en Crear.
  3. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información que desee incluir en la primera entrada en Incluir información de la dirección; por ejemplo, el puesto, nombres y direcciones. No es preciso rellenar todos los campos.
  4. Para finalizar la primera entrada y pasar a la siguiente, haga clic en Nueva entrada.
  5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya agregado todas las entradas de dirección que desee y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  6. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo y seleccione la carpeta en la que desee guardar la lista.

De manera predeterminada, la lista se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Se recomienda mantener la lista de direcciones en esta carpeta ya que también es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Word busca los orígenes de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.). De modo que si desea utilizar esta lista de direcciones en una combinación de correspondencia posterior, no deberá desplazarse por varios archivos y carpetas para buscarla.

  1. Haga clic en Guardar.

Todos los elementos de la nueva lista aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, seleccione los destinatarios que desee incluir.

Mostrar¿Cómo?

  1. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarUtilizar las casillas de verificación para designar los destinatarios

Este método resulta muy útil si la lista es breve.

  • Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

MostrarSugerencia

Si desea incluir la mayor parte de la lista en la combinación, haga clic primero en Seleccionar todo para poder borrar después determinados registros. De manera similar, si desea incluir sólo algunos registros de la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

MostrarOrdenar los elementos de la lista

Esta función resulta útil si desea ver los elementos en orden alfabético o numérico.

  • Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el título de columna Apellido.

MostrarFiltrar los elementos de la lista

Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir o excluir los registros tal como se describe en la sección anterior.

  1. Haga clic en la flecha junto al título de columna del elemento por el que desee filtrar.
  2. Haga clic en uno de estos elementos:
    • (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente esté vacío.
    • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente tenga información.
    • Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y la columna contiene diez o menos valores únicos, podrá filtrar por información específica. Por ejemplo, si varias listas de direcciones contienen Australia como país o región, podrá filtrar por Australia.

El cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia muestra sólo los registros designados. Para mostrar de nuevo todos los registros, haga clic en (Todos).

  1. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinar correspondencia. Microsoft Word utilizará los destinatarios que haya designado para la combinación.

MostrarSugerencias

  • Para realizar operaciones de filtrado y ordenación más avanzadas, haga clic en la flecha junto a cualquier nombre de columna y, a continuación, haga clic en (Avanzado). Utilice las fichas Filtrar registros y Ordenar registros para configurar la consulta de ordenación o filtrado que desee.
  • Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar del cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.
  1. Haga clic en Siguiente: Diseñar el sobre.

MostrarOrganizar el contenido de los sobres

  1. Si no está en la vista Diseño de impresión (vista Diseño de impresión: vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Los elementos como encabezados, pies de página, columnas y cuadros de texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales.), cambie a dicha vista.
  2. Si desea incluir un remite en el sobre, escríbalo en la esquina superior izquierda.
  3. Haga clic en el centro del sobre para insertar un cuadro de texto.
  4. Inserte campos de combinación (campo de combinación: marcador de posición que se inserta en el documento principal. Por ejemplo, puede insertarse el campo de combinación <Ciudad> para que Word inserte un nombre de ciudad, como "París", que se almacena en el campo de datos Ciudad.) en el lugar donde desee combinar nombres, direcciones u otro tipo de información como, por ejemplo, un código de barras postal.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el documento principal (el sobre), haga clic en el lugar donde desee insertar el campo (campo: conjunto de códigos que indican a Microsoft Word que inserte texto, gráficos, números de página y otro material en un documento automáticamente. Por ejemplo, el campo DATE inserta la fecha actual.).
  2. Inserte uno de estos elementos:

MostrarBloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

  1. Haga clic en Bloque de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de dirección. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.) correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

MostrarOtros campos de información

  1. Haga clic en Más elementos.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
  3. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
  4. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
  5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

 Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

MostrarFranqueo electrónico

Para agregar franqueo electrónico, deberá instalar primero un programa de franqueo electrónico, que puede adquirir de un servicio en el World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.).

  1. Haga clic en Franqueo electrónico.

Si no tiene instalado ningún programa de franqueo electrónico, Microsoft Word le indicará que instale uno y ofrecerá la posibilidad de conectarse al sitio Web Microsoft Office Online. En este sitio, podrá obtener más información así como vínculos a otros sitios que ofrecen franqueo electrónico.

  1. Inserte el franqueo de acuerdo con las instrucciones del programa.

MostrarCódigo de barras postal

Seleccione una etiqueta o un sobre que admita el código de barras POSTNET.

  1. Haga clic en Código de barras postal.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar código de barras postal, seleccione los campos de dirección adecuados.

 Nota   La opción Código de barras postal aparecerá únicamente si utiliza la versión de EE.UU. de Microsoft Word.

  1. Repita los pasos 1 y 2 para todos los campos que desee insertar.

Notas

  1. Si lo desea, puede cambiar el formato de los datos combinados.

Mostrar¿Cómo?

Para dar formato a los datos combinados, debe dar formato a los campos de combinación (campo de combinación: marcador de posición que se inserta en el documento principal. Por ejemplo, puede insertarse el campo de combinación <Ciudad> para que Word inserte un nombre de ciudad, como "París", que se almacena en el campo de datos Ciudad.) del documento principal. No aplique formato a los datos del origen de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.), ya que este formato se perderá cuando combine los datos en el documento.

  1. En el documento principal, seleccione el campo que contenga la información a la que desee aplicar formato, incluyendo los caracteres de campo de combinación («« »»).
  2. En el menú Formato, haga clic en Fuente y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

 Nota   Puede seleccionar también la fuente de las direcciones mientras configura las opciones de la ficha Opciones para sobres durante la combinación de correspondencia.

MostrarDar formato mediante los campos de código

Si desea controlar otros aspectos del formato, presione ALT+F9 para mostrar los códigos de los campos (código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá la información especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) y, a continuación, agregue modificadores (modificador: cuando se trabaja con campos, una instrucción especial que provoca una acción específica. Generalmente, se agrega un modificador a un campo para modificar un resultado.) a los campos de combinación.

Por ejemplo:

  • Para mostrar el número "34987,89" como "34.987,89 Pts", agregue un modificador de imagen numérica (\# $#.###,00).
  • Para imprimir nombres de clientes en mayúsculas, agregue el modificador de formato de mayúsculas (\* Mayús).
  • Para asegurarse de que la información combinada tiene la misma fuente y el mismo tamaño en puntos que los aplicados al campo de combinación, agregue el modificador \* COMFORMATO.
  1. Tras terminar el documento principal e insertar todos los campos de combinación, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al documento y haga clic en Guardar.
  2. Haga clic en Siguiente: Obtenga vista previa de los sobres.

MostrarVer los sobres y perfeccionar la lista de destinatarios

  1. Vea los elementos. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para ver los elementos en el orden en que se encuentran, haga clic en los botones de dirección Botón Atrás   Botón Adelante.
    • Para buscar y ver un elemento específico, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.
  2. Si es necesario, perfeccione la lista de destinatarios. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para excluir un destinatario específico de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario.
    • Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia
  3. Haga clic en Siguiente: Complete la combinación.

MostrarTerminar la combinación

Siga uno de estos procedimientos:

MostrarPersonalizar sobres individuales

Para personalizar documentos individuales, termine la combinación y, a continuación, modifique la información que desee en el documento combinado resultante.

  1. Haga clic en Editar sobres individuales.
  2. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, seleccione los registros que desee combinar.
  3. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Word crea y abre un nuevo documento combinado. El documento principal también permanece abierto y puede volver a él si desea introducir un cambio en todos los documentos.

  1. Desplácese a la información que desee modificar e introduzca los cambios.
  2. Guarde o imprima el documento tal como imprimiría un documento normal.

MostrarImprimir los sobres

Siga uno de estos procedimientos:

MostrarSi ha personalizado los elementos y el documento combinado está activo

  1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
  2. Seleccione las opciones que desee.

MostrarSi desea imprimir directamente desde el panel de tareas Combinar correspondencia

  1. En el paso 6 del panel de tareas Combinar correspondencia (Terminar la combinación), haga clic en Imprimir.
  2. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, siga uno de estos procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    • Para imprimir todos los documentos, haga clic en Todos.
    • Para imprimir sólo el documento mostrado en la ventana del documento, haga clic en Registro actual.
    • Para imprimir un intervalo de documentos, haga clic en Desde y, a continuación, escriba los números de los registros en los cuadros Desde y Hasta.
  3. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione las opciones que desee.

MostrarGuardar los sobres para su posterior utilización

Si desea modificar los sobres combinados o guardarlos para su posterior utilización, podrá recopilarlos en un solo documento.

  1. Haga clic en Editar sobres individuales.
  2. En el cuadro de diálogo Combinar en documento nuevo, siga uno de estos procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    • Para combinar todos los documentos, haga clic en Todos.
    • Para combinar sólo el documento mostrado en la ventana del documento, haga clic en Registro actual.
    • Para combinar un intervalo de documentos, haga clic en Desde y, a continuación, escriba los números de los registros en los cuadros Desde y Hasta.

Microsoft Word abre un solo documento nuevo que contiene todos los documentos individuales. A continuación, puede guardar el documento para su posterior utilización, de la misma manera que cualquier otro documento normal.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003, Word 2003