Crear e imprimir etiquetas para una distribución masiva

Si desea utilizar etiquetas de dirección para enviar envíos masivos de correo a su lista de direcciones, puede utilizar la combinación de correspondencia para crear una hoja de etiquetas de dirección. Cada una de las etiquetas contiene una dirección de su lista.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

  1. Configurar las etiquetas. El diseño de las etiquetas se configura una sola vez para todas las etiquetas de la combinación de correspondencia. En una combinación de correspondencia, el documento utilizado para hacer esta operación se denomina documento principal. En el documento principal de etiquetas también puede configurar cualquier contenido que desee repetir en cada una de ellas, como un logotipo de organización o su remite.
  2. Conectar las etiquetas con su lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que utiliza Microsoft Office Word en la combinación de correspondencia. Se trata de un archivo que contiene las direcciones que se deben imprimir en las etiquetas.
  3. Acotar la lista de destinatarios. Word genera una etiqueta para cada dirección contenida en la lista de correo. Si desea generar etiquetas sólo para determinadas direcciones de la lista de correo, puede elegir qué direcciones o registros se deben incluir.
  4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a las etiquetas. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en la lista de direcciones.
  5. Obtener una vista previa de la combinación y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada etiqueta antes de imprimir todo el conjunto de etiquetas.

Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

 Sugerencia   También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En el paso 1 del proceso, bajo Seleccione el tipo de documento, haga clic en Etiquetas.

Imagen de la cinta de opciones de Word

Configurar las etiquetas

Es posible que ya disponga de un paquete de hojas de etiquetas de uno de los fabricantes de estos productos, como Avery, AOne o Formtec. Cada hoja tiene un determinado tamaño y contiene un número concreto de etiquetas con dimensiones específicas.

Para configurar el documento principal de etiquetas, debe hacer coincidir las dimensiones de ese documento con las dimensiones de las etiquetas de las hojas que desea utilizar.

  1. Inicie Word.

De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

  1. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

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  1. Haga clic en Etiquetas.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas encontrará varias opciones que puede elegir.

Cuadro de diálogo Opciones para etiquetas

Llamada 1 Tipo de impresora que va a utilizar para imprimir las etiquetas
Llamada 2 Fabricante de las hojas de etiquetas
Llamada 3 Número que corresponde al número de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas

MostrarEl número de producto de sus hojas de etiquetas no coincide con ninguna de las opciones incluidas en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas

Puede imprimir las etiquetas de todas formas. Simplemente será necesario personalizar algunos aspectos.

  1. Mida las etiquetas de la hoja que tiene y anote las medidas, así como la cantidad de etiquetas que caben en una sola hoja.

 Nota   Mida las etiquetas con exactitud. El tamaño real de las etiquetas puede ser ligeramente inferior al indicado por el fabricante. Por ejemplo, una etiqueta de 2,5 x 5 centímetros puede medir en realidad 2,4 centímetros de alto y 4,9 centímetros de ancho.

  1. En la lista Número de producto, seleccione un tipo de etiqueta que tenga un tamaño similar al de las que desee utilizar.

Si no ve el tipo de etiqueta deseado en el cuadro Número de producto, podrá utilizar otra de las etiquetas que se muestran en la lista o crear un nuevo tamaño de etiqueta.

  1. Haga clic en Detalles y, a continuación, compare las dimensiones de la etiqueta y el número de etiquetas por hoja, en el caso de etiquetas impresas en impresoras láser o de chorro de tinta, o el número de columnas de los pliegos de etiquetas, en el caso de etiquetas para impresoras matriciales.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si las dimensiones y el diseño coinciden con los de sus etiquetas, utilice la etiqueta seleccionada.
    • Si las dimensiones y el diseño no coinciden con los suyos, haga clic en Cancelar y continúe con el paso 5.
  3. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, haga clic en el tipo de impresora (Impresoras de alimentación continua o Impresoras de páginas) y, a continuación, haga clic en Nueva etiqueta.
  4. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de etiqueta, seleccione el alto, el ancho, los márgenes y otras opciones correspondientes a la etiqueta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La nueva etiqueta aparecerá en el cuadro Número de producto como Nombre de etiqueta - Personalizada. La etiqueta aparecerá también en la categoría Otras/Personalizadas, por lo que, la próxima vez que utilice las etiquetas personalizadas, debe asegurarse de seleccionar Otras/Personalizadas en la lista Marcas de etiquetas.

  1. Una vez seleccionadas las opciones de etiqueta que desea usar, haga clic en Aceptar.

Word creará un documento que contiene la hoja de etiquetas. Word utiliza una tabla para disponer las etiquetas. Si no ve líneas separando las distintas etiquetas, haga clic en la ficha Presentación bajo Herramientas de tabla y, a continuación, en el grupo Tabla, haga clic en Ver líneas de la cuadrícula.

Reanudar una combinación de correspondencia

Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal de las etiquetas y reanudar la combinación más adelante. Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.

  1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.

Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.

  1. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en . Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.

Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.

  1. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

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Conectar las etiquetas con su lista de direcciones

Para combinar información en las etiquetas, debe conectar las etiquetas a la lista de direcciones, que también se denomina origen de datos o archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

Elegir un archivo de datos

  1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

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  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si desea utilizar su lista Contactos de Microsoft Office Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

MostrarSugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Office Outlook

Establecer conexión con la carpeta de contactos de Office Outlook normalmente es un proceso sencillo, pero en ocasiones puede encontrar algún problema. A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:

No encuentro la carpeta Contactos de Outlook

Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.

Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico

  1. En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades en el menú contextual.
    Propiedades de un contacto en Outlook
  3. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.

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Cambiar el perfil de usuario de Outlook

El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones. Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para diferentes usos, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible.

Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.

Si no se le pide que elija un perfil y sabe que tiene más de uno, quizás desee configurar Outlook de manera que sí se le pida. A continuación se explica cómo:

  1. Salga de Outlook.
  2. En el Panel de control, cambie a Vista clásica y después haga clic en Correo.
  3. Haga clic en Mostrar perfiles.
  4. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.


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Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas

Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice:

"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Office Outlook y establézcalo como el cliente predeterminado".

Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga este procedimiento:

  1. Salga de Word.
  2. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas.
  3. En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar.

Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.

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No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas

Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje que dice lo siguiente:

"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde".

Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje.

Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia desde dentro de Microsoft Office Outlook.

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Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos

No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinación de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Microsoft Outlook Express a un archivo de texto .csv y después conecte con dicho archivo.

Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express

  1. Inicie Outlook Express.
  2. En el menú Archivo, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.
  3. En el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar.
  4. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuación, haga clic en Examinar.
  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación de correspondencia.
  6. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desea exportar y haga clic en Finalizar.

 Nota   Cuando decida qué campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o etiquetas que desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte esos campos.

  1. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación, haga clic en Aceptar.
  2. Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express.

Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y llegue al paso de conexión con un archivo de datos, elija la opción Utilizar una lista existente y desplácese para buscar el archivo .csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carácter usado para separar unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y, a continuación, en Aceptar.


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  • Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En el caso de Office Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Office Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:

MostrarSugerencias para aplicar formato a los datos en Office Excel

Si su archivo de datos es una hoja de cálculo de Office Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o códigos postales, puede conservar el formato numérico de los datos utilizando Intercambio dinámico de datos (DDE) para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un código postal de cinco dígitos de 07865 contenido en el archivo de datos no se muestra como el número 7865 (sin el cero a la izquierda).

Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
  1. Haga clic en Avanzadas.
  2. Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Con el documento principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.
  5. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
  6. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.

 Nota   Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar todo.

  1. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clic en Aceptar.

 Nota   Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la casilla de verificación Confirmar conversiones al abrir después de establecer la conexión con la hoja de cálculo.

  • Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.

 Nota   Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Office Word 2007 de forma independiente), también puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).

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Acotar la lista de destinatarios

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en las etiquetas la información contenida en todos los registros (filas) de ese archivo de datos.

Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
    • Seleccionar registros individuales    Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.

  • Ordenar registros    Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).

Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por orden numérico.

  • Filtrar registros    Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir o excluir registros.

Para filtrar los registros, siga este procedimiento:

  1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
  2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro.

Por ejemplo, para generar etiquetas únicamente para las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.

  1. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y, a continuación, elija más criterios.

Por ejemplo, para generar etiquetas sólo para las empresas de Munich, puede filtrar los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.

 Nota   Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

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Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a las etiquetas.

Después de conectar las etiquetas con la lista de direcciones, estará en condiciones de agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerán las direcciones en cada etiqueta. También puede escribir el texto que desea que se repita en todas las etiquetas, como el logotipo de la organización o el remite en una etiqueta para envíos.

Los marcadores de posición de las direcciones se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que elija.


Archivo de datos con columnas (categorías) y filas (registros)

Llamada 1 Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados a las etiquetas son marcadores de posición para estas categorías.
Llamada 2 Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una etiqueta por cada registro.

Colocando un campo en la etiqueta inicial que haya configurado (documento principal de la etiqueta), indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

Campos insertados en un documento de Word

 Nota   Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal de la etiqueta, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en las etiquetas finales. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal de la etiqueta.

Qué ocurre al realizar la combinación

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear la primera etiqueta. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear una segunda etiqueta, y así sucesivamente.

Combinar en la etiqueta la información del archivo de datos

Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos a la etiqueta como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar las etiquetas.

Por ejemplo, suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales.

Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de la etiqueta de esta manera:

«Nombre» «Apellidos»

«Dirección»

«Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia»

Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.

Elementos del campo Bloque de direcciones

Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra). En el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".

Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos

Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Imagen de la cinta de opciones de Word

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Los elementos de la dirección se enumeran a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos se indican en el lado derecho.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que la etiqueta de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Escribir el contenido y agregar los campos

  1. En la etiqueta inicial configurada (el documento principal de la etiqueta), haga clic donde desee insertar el campo.
  2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Agregue una de estas opciones:

MostrarBloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

  1. Haga clic en Bloque de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

MostrarCampos individuales

Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal de la etiqueta, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo.

Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar campo de combinación.
  1. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
    • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
    • Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
  2. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
  3. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
  4. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha que aparece junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

 Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

MostrarCampos personalizados de los contactos de Office Outlook

La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se inicia Word automáticamente y puede completar la combinación.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados

  1. En los Contactos de Outlook, en el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos en el menú contextual.
  3. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta.
  4. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.
    Arrastrar un campo personalizado desde el Selector de campos hasta una vista de la carpeta Contactos

 Nota   Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.

  1. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos.
  2. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna.

Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook

  1. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
  3. Si seleccionó contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
  4. Si configuró la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estén disponibles en la combinación de correspondencia.
  5. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.
  6. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma.
  7. Haga clic en Etiquetas postales.
  8. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento principal de la etiqueta.
  1. Cuando termine de configurar la primera etiqueta como desea que quede, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Actualizar etiquetas.

El contenido de la primera etiqueta se reproduce en todas las demás etiquetas.

 Notas 

Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado.

Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.

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Obtener una vista previa de la combinación y finalizarla.

Una vez agregados los campos a la etiqueta inicial que haya configurado (el documento principal de la etiqueta), estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación de correspondencia. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia.

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de las etiquetas y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación de correspondencia.

Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

Imagen de la cinta de opciones de Word

  • Haga clic en Vista previa de resultados.
  • Hojee cada etiqueta haciendo clic en los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia.
  • Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.

 Nota   Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

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 Nota   Word utiliza una tabla para disponer una hoja de etiquetas en la página. A medida que hojea las etiquetas, el registro activo se muestra en la primera celda de la tabla, mostrando los registros siguientes en las celdas subsiguientes. Este método de presentación puede darle la impresión de que Word generará una hoja de etiquetas por cada registro contenido en el archivo de datos, pero ocurrirá así.

Finalizar la combinación

Puede imprimir las etiquetas o modificarlas individualmente, así como imprimir o cambiar todas las etiquetas o sólo un subconjunto de ellas.

Imprimir las etiquetas

  1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Imprimir documentos.

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  1. Decida si desea imprimir todo el conjunto de etiquetas, sólo la etiqueta que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de las etiquetas, que se especifica mediante los números de registro.

Cambiar etiquetas individuales

  1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Editar documentos individuales.

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  1. Decida si desea editar todo el conjunto de etiquetas, sólo la etiqueta que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de las etiquetas, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las etiquetas que desea editar en un solo archivo.

Guardar el documento principal de la etiqueta

Recuerde que las etiquetas combinadas que guarde son independientes de la etiqueta inicial que configuró (el documento principal de la etiqueta). Es conveniente guardar el propio documento principal de la etiqueta si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal de la etiqueta, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal de la etiqueta, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal de la etiqueta.

  • Si hace clic en , se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.
  • Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal de la etiqueta y el archivo de datos. El documento principal de la etiqueta se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

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Word 2007