Imagine que tiene que trabajar en un documento que exige un número concreto de palabras, por ejemplo el texto para un anuncio en el periódico. Además, imagine que, en ese texto, tiene que colaborar con otras personas. Microsoft Word 2002 contiene una serie de funciones que harán que esta tarea sea muy fácil.
Cuando haya creado el primer borrador, puede enviar rápidamente el documento a uno o varios revisores. Según van revisando y actualizando el texto sus colaboradores, es muy fácil realizar un seguimiento de los cambios y puede utilizar la función Contar palabras para garantizar que el número de palabras no sobrepasa el límite requerido.
Crear el primer borrador
- En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Nuevo documento en blanco.
- Escriba el primer borrador del documento.
- Para comprobar cuál es el número de palabras inicial, haga clic en Contar palabras en el menú Herramientas.
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar y, a continuación, especifique un nombre y una ubicación para el documento.
Enviar el documento para su revisión
- En el menú Archivo, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo (para revisión).
- En el cuadro Para, escriba los nombres de los revisores y, a continuación, haga clic en Enviar.
Word crea automáticamente un mensaje de correo con el documento adjunto (o incluye un vínculo al archivo si el documento está almacenado en una ubicación compartida, como un servidor de red).
Cuando los revisores reciben el documento, se muestra la barra de herramientas Revisión y la función Control de cambios está activada. Los revisores le pueden devolver el documento al hacer clic en el botón Responder con cambios de la barra de herramientas Revisión.
Combinar los cambios sugeridos en un único documento
Cuando reciba el documento revisado por correo electrónico, se le pedirá automáticamente que incluya los cambios en el documento original. Haga clic en Sí para cumplir esta petición.
Según vaya recibiendo las copias revisadas del documento, Word hará un seguimiento de los cambios y aplicará un código de colores por revisor.
Los cambios con el código de colores se anotan en los globos del margen del documento.
Si no ve los cambios, pase a la vista de diseño de impresión.
Contar el número de palabras según se revisa el texto
Para mostrar rápidamente el número de palabras del documento, utilice la barra de herramientas Contar palabras. Para ello, en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Contar palabras.
Revisar los cambios y finalizar el texto
- Si no está visible, muestre la barra de herramientas Revisión. Para ello, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Revisión.
- Para revisar los cambios y obtener una vista previa del texto, cambie el modo de presentación mediante el cuadro Mostrar para revisión.
Los modos de Cambios realizados se describen en la siguiente tabla.
| Utilice este modo |
Si desea mostrar |
| Marcas mostradas finales |
Marcas que muestran el texto eliminado en globos y el texto insertado marcado entre líneas. |
| Final |
Apariencia final del documento si se aceptan todos los cambios. |
| Marcas mostradas originales |
Marcas que muestran el texto insertado en globos y el texto eliminado marcado entre líneas. |
| Original |
Apariencia final del documento si se rechazan todos los cambios. |
- Con las marcas visibles, utilice los botones Siguiente y Anterior para buscar cada uno de los cambios sugeridos.
- Para aceptar un cambio, haga clic en Aceptar cambio.
- Para rechazar un cambio, haga clic en Rechazar cambio.
- Según vaya cambiando de modos y aceptando cambios, haga clic en Volver a contar en la barra de herramientas Contar palabras para ver el número de palabras que tendrá el documento.
