Cofre de las respuestas: Imprimir etiquetas postales en Word

Mostrar todo

Ocultar todo

Connie Miller

Tiene todas las direcciones de sus clientes en un archivo de datos. Ahora lo que desea es colocar esas direcciones en un juego de etiquetas postales. En este artículo explicaremos la mejor forma de hacerlo, con algunas sugerencias útiles aquí y allá.

Una pregunta de sus comentarios

Sólo deseo imprimir un juego de etiquetas postales para poder enviar información a mis clientes por correo. Pero no hago más que encontrar problemas. ¿Por qué es tan difícil?

Consejos del Cofre de las respuestas

Puede ver mis demostraciones primero o empezar a leer los detalles más sutiles de este proceso.

El número de etiquetas que desee crear influye en la complicación que pueda tener crearlas.

Es bastante fácil:

• Imprimir una etiqueta o un juego de etiquetas todas con las mismas direcciones. Para obtener información sobre cómo hacerlo, haga clic en uno de los vínculos del cuadro Vea también.
• Escribir unas cuantas etiquetas diferentes en una hoja de etiquetas e imprimirlas. Para ello, tiene a su disposición dos opciones distintas:
• Piense en descargar una de las plantillas de etiquetas desde el sitio Web de Plantillas de Microsoft Office Online.
• Usar el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas para crear una página de etiquetas.
1. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Sobres y etiquetas.
2. Haga clic en la ficha Etiquetas y, a continuación, haga clic en Opciones.
3. Elija el tipo de impresora y el proveedor de las hojas de etiquetas que usará para imprimir. En Número de producto, seleccione el número que corresponda con el número indicado en el paquete de hojas de etiquetas y haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas, haga clic en Nuevo documento.

Se abre un nuevo documento de etiquetas.

5. Escriba la información en las etiquetas que desee utilizar.
6. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir para imprimir las etiquetas directamente.

Si desea crear e imprimir más de una hoja de etiquetas, las cosas se vuelven algo más complicadas. Crear más de una hoja de etiquetas implica usar un proceso de combinación de correspondencia. Una vez que comprenda el proceso, no es tan difícil, pero es un proceso. Y en cada paso del proceso, se enfrenta a posibles dificultades.

En esta columna explicaremos detalladamente el proceso de combinación de correspondencia de etiquetas y describiremos los pasos pormenorizadamente. Como parte de cada paso, veremos las posibles dificultades y explicaremos cómo evitarlas o recuperarnos de los errores.

Proceso de combinación de correspondencia de etiquetas

Crear un juego de etiquetas es un proceso de cinco pasos principales:

1. En primer lugar, configure el documento principal de etiquetas. Este documento es la página de las etiquetas a partir de la que se empieza el trabajo. Se trata del modelo de tamaño y forma de todas las etiquetas que finalmente imprimirá.
2. Después, conecte el documento principal de etiquetas que acaba de configurar con un archivo de datos que contiene los nombres y direcciones que desea agregar a las etiquetas. Más adelante nos ocuparemos más específicamente los archivos de datos.
3. Luego agregue marcadores de posición (denominados oficialmente campos) al documento principal de etiquetas para la información (por ejemplo, nombres y direcciones) que será distinta en cada etiqueta. En este paso, también agregará cualquier información, como un remite o un logotipo u otra imagen, que será idéntico en todas las etiquetas.
4. A continuación, obtenga una vista previa de las etiquetas para asegurarse de que la información del archivo de datos se ha combinado correctamente. Cuando esté satisfecho con el resultado, podrá terminar la combinación.
5. Finalmente, imprima las etiquetas.

Paso 1: Configurar el documento principal de etiquetas

Como sabía que iba a crear etiquetas, posiblemente habrá ido a la tienda de suministros de oficina. Habrá comprado un paquete de hojas de etiquetas de uno de los proveedores de etiquetas, como por ejemplo Avery, AOne o Formtec. Cada hoja tiene un tamaño determinado y contiene un número concreto de etiquetas de dimensiones específicas.

Para configurar el documento principal de etiquetas, debe hacer coincidir las dimensiones de ese documento con las de las etiquetas de las hojas que adquirió en la tienda de suministros de oficina.

Procedimiento para configurar el documento principal de etiquetas:

1. Inicie Word.
2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia para abrir el panel de tareas Combinar correspondencia.
3. En el panel de tareas, bajo Seleccione el tipo de documento, haga clic en Etiquetas. Bajo Paso 1 de 6 en la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Seleccione el documento inicial.
4. Para configurar un nuevo documento de etiquetas, haga clic en Cambiar el diseño del documento.

¿Por qué Cambiar el diseño del documento? Cuando abre Word, de forma predeterminada se abre un documento en blanco. Ese documento predeterminado no tiene diseño de etiquetas. Si va a crear etiquetas, es necesario que cambie el diseño de ese documento predeterminado a un diseño de etiquetas.

5. En el apartado Cambiar el diseño del documento del panel de tareas, haga clic en Opciones de etiqueta.
6. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas hay varias opciones para elegir:

 El tipo de impresora que va a usar para imprimir las etiquetas.

 El proveedor fabricante de las etiquetas.

 El número que corresponde al número de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas.

 Nota   ¿Y si el número de producto de las hojas de etiquetas que compró no coincide con ninguna de las opciones del cuadro de diálogo Opciones para etiquetas? También podrá imprimir las etiquetas; sólo deberá hacer algunos ajustes personalizados. En primer lugar, mida cuidadosamente las etiquetas de la hoja que tiene y anote las medidas y cuántas etiquetas hay en una sola hoja. A continuación, siga el proceso descrito en Crear etiquetas de tamaños personalizados, comenzando por el paso 4.

7. Cuando haya elegido todas las opciones de etiquetas, haga clic en Aceptar.

Se abre un documento de etiquetas con el punto de inserción parpadeando en la primera etiqueta; ya está listo para el siguiente paso.

 Nota   Si lo que ve en la pantalla sólo parece un documento normal en lugar de un documento de etiquetas, puede que esté activada la opción de ocultar las líneas de división. En el menú Tabla, haga clic en Mostrar líneas de división para que estén visibles las líneas que corresponden a los límites de las etiquetas.

8. Bajo Paso 2 de 6 en la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

Paso 2: Conectar con el archivo de datos

Si va a crear etiquetas postales, seguramente tenga intención de realizar un envío de correo masivo. Si es así, probablemente tenga una lista de direcciones en algún lugar que contenga los nombres y direcciones de clientes, empleados u otros destinatarios. Esta lista de direcciones es lo que denominamos "archivo de datos". El propósito de este paso del proceso es el de establecer conexión con ese archivo de datos de lista de direcciones, para que pueda incorporar los nombres y direcciones de la lista en las etiquetas.

 Nota   Si no dispone ya de un archivo de datos de lista de direcciones, siga leyendo. Puede configurar una lista desde Word como se explica más adelante.

Word puede establecer conexión con un montón de distintos tipos de archivos de datos (para ver una lista completa, haga clic en un vínculo del cuadro Vea también), así que la lista de direcciones de que ya dispone probablemente funcione bien. Por ejemplo, podría tener los nombres y direcciones de los destinatarios en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, en una tabla de base de datos de Microsoft Access o una tabla configurada en Word. O bien, puede que mantenga actualizado el archivo Contactos de Microsoft Outlook® precisamente con este objetivo. Cualquiera de esas opciones (y muchas otras) funcionará correctamente.

Para obtener mucha más información sobre los archivos de datos y sobre como usarlos en una combinación de correspondencia, haga clic en uno de los vínculos del cuadro Vea también.

 Notas 

• Revise cómo están configurados los nombres de los destinatarios en el archivo de datos de la lista de combinación. Conseguirá los mejores resultados al combinar los nombres del archivo de datos en las etiquetas si los nombres y los apellidos están guardados en dos columnas distintas.
• Los códigos postales que empiezan por cero no se combinarán correctamente desde una hoja de cálculo de Excel a menos que escriba un apóstrofo delante del cero inicial. El apóstrofo no aparecerá en la celda de la hoja de cálculo de su etiqueta; sólo hace que los ceros estén visibles.

Para establecer una conexión entre su documento de etiquetas postales y el archivo de datos

En el panel de tareas Combinar correspondencia, bajo Seleccione los destinatarios, tiene tres opciones:

• Utilizar una lista existente    Haga clic en esta opción si ya dispone de un archivo de datos, como una hoja de cálculo de Excel, una tabla de base de datos de Access o una tabla de Word, que contiene los nombres y direcciones de los destinatarios.
• Seleccionar de los Contactos de Outlook    Haga clic en esta opción si desea usar nombres y direcciones de su lista de Contactos de Outlook.
• Escribir una lista nueva    Haga clic en esta opción si todavía no dispone de un archivo de datos que contenga los nombres y direcciones de los destinatarios.

Haga clic en una de las opciones siguientes para saber qué hacer a continuación.

Usar una lista existente

Seleccionar de los Contactos de Outlook

Escribir una lista nueva

El cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia le ofrece la posibilidad de filtrar u ordenar las entradas del archivo de datos. Por ejemplo, puede que desee enviar correo sólo a los clientes de un determinado código postal o ciudad. O bien, podría tener la intención de crear etiquetas para realizar un envío de correo a los empleados que entraron en la empresa a lo largo del año pasado.

Si desea crear etiquetas para todos los destinatarios de su archivo de datos y no necesita realizar ninguna ordenación ni filtrado, haga clic en Aceptar para continuar.

Si no desea imprimir etiquetas para todos los destinatarios de su archivo de datos, puede hacer algunas o todas las actividades siguientes antes de hacer clic en Aceptar:

• Para no incluir un destinatario, desactive la casilla de verificación del principio de fila.
• Para ordenar las filas en orden ascendente o descendente de la información de una columna concreta (por ejemplo, si desea crear las etiquetas por orden alfabético de los apellidos), haga clic en el título de esa columna.
• Para filtrar la lista en función de criterios específicos (por ejemplo, todas las personas que viven en un determinado código postal), haga clic en la flecha que aparece junto a un título de columna. Cuando haga clic en ella, verá una lista que tiene un aspecto parecido a éste:

 Haga clic en (Todos) si ya filtró anteriormente la lista y ahora desea incluir de nuevo todas las entradas.

 Haga clic en el valor por el que desea filtrar la lista. En este ejemplo, la columna Código postal sólo contiene dos códigos distintos. En el caso de su archivo de datos, es muy posible que la lista de entradas distintas sea mucho más larga.

 Haga clic en (Espacios) para filtrar la lista y que sólo se usen las entradas de esa columna estén en blanco.

 Haga clic en (Sin espacios) para que al filtrar la lista sólo se utilicen las entradas de esta columna que no estén vacías.

 Haga clic en (Avanzado) para abrir el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, donde puede acotar la combinación en función de criterios más complejos. Por ejemplo, puede acotar la lista a tres códigos postales o dos ciudades.

 Nota   Los cambios de filtrado y ordenación que realice en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia no afectan al archivo de datos original.

Después de cerrar el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, verá campos de tipo «Próximo registro» en todas las etiquetas de su documento inicial. No los elimine. No estarán visibles en las etiquetas impresas y son importantes en el siguiente paso del proceso. En Paso 3 de 6, en la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: Diseñe las etiquetas para continuar con el paso siguiente.

Paso 3: Agregar marcadores de posición e información que no varía

En este paso del proceso puede agregar contenido al documento principal de etiquetas. Este contenido incluye:

• Información que será siempre la misma en todas las etiquetas    Por ejemplo, puede que desee que aparezca el logotipo de una empresa en cada etiqueta. Sencillamente, puede escribir o incluir esta información en el documento principal de etiquetas.
• Información, como la dirección de los destinatarios, que es única en cada etiqueta     No puede escribir información exclusiva de cada etiqueta en un documento principal de etiquetas. En su lugar, debe agregar marcadores de posición, o campos, al documento principal de etiquetas. Estos campos corresponden a categorías (columnas) de su archivo de datos de direcciones de correo. Cuando complete la combinación de correspondencia en el siguiente paso del proceso, la información contenida en cada fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un juego de etiquetas exclusivas.

Éste es el aspecto que podría tener un documento principal de etiquetas con una imagen y un campo en ellas:

Haga clic en una de las opciones siguientes para saber qué hacer a continuación.

Agregar una imagen

Agregar campos de marcador de posición

Paso 4: Obtener una vista previa de las etiquetas combinadas y completar la combinación

(Esta información se incluye en la demostración siguiente.)

Cuando haga clic en Siguiente: Vista previa de las etiquetas en la parte inferior del panel de tareas Combinar correspondencia, la información obtenida del archivo de datos reemplaza los campos de marcador de posición de las etiquetas. Puede comprobar directamente si las direcciones aparecen correctamente. También puede hacer clic en los botones de flecha doble del panel de tareas para hojear las páginas de etiquetas, o bien, puede hacer clic en Buscar un destinatario para localizar una etiqueta concreta.

 Nota   Cuando examine las páginas para obtener una vista previa de las etiquetas, lo que se muestra en la pantalla puede ser algo desorientador. Supongamos que comienza por la primera etiqueta de la esquina superior izquierda de la página. Cuando haga clic en el botón de doble flecha de la derecha, se desplazará por la página en sentido horizontal hasta llegar al borde derecho de la página. Luego continuará en la siguiente fila hacia abajo hasta la etiqueta del borde izquierdo de la página, y así sucesivamente. Sin embargo, en la pantalla, la etiqueta cuya vista previa siempre parece estar en la esquina superior izquierda de la página. Esto es simplemente una comodidad para examinar la vista previa. Las etiquetas no han cambiado de posición en la página ni nada extraño así.

Algunos aspectos que puede ser necesario corregir

• Faltan elementos de dirección    Si no ve todos los elementos de una dirección, puede ser necesario hacer coincidir un título de columna de su archivo de datos con un elemento del bloque de direcciones. Haga clic en el vínculo Anterior de la parte inferior del panel de tareas Combinar correspondencia. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y después haga clic en el comando Editar bloque de direcciones del menú contextual. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en Asignar campos. En el cuadro de diálogo Asignar campos, asegúrese de que todos los elementos que va a utilizar de la lista de la izquierda tienen un título de columna coincidente en la parte derecha. Si frente a alguno de los elementos importantes aparece la indicación (no coincide), haga clic en la flecha del cuadro que dice (no coincide) y haga clic en el nombre de columna adecuado de la lista que aparece. Haga clic en Aceptar y, después, de nuevo en Aceptar.
• Destinatarios no deseados    Si se han creado etiquetas para destinatarios que no desea incluir en el envío de correo, haga clic en Editar lista de destinatarios en el panel de tareas Combinar correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia y, a continuación, filtre la lista de destinatarios.
• Faltan destinatarios    Si sólo se combinó en las etiquetas una parte de los registros (filas) de su archivo de datos, haga clic en Editar lista de destinatarios en el panel de tareas Combinación de correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia. Asegúrese de no haber filtrado inadvertidamente la lista de destinatarios. Haga clic en la flecha del título de columna para cada una de las categorías que no desea filtrar y, en la lista, haga clic en (Todos) . Si no ha filtrado la lista de destinatarios de ninguna manera, revise su archivo de datos para asegurarse de que está correctamente organizado.
• La mayoría de las etiquetas están en blanco    Si sólo ve una etiqueta con dirección y el resto de las etiquetas están en blanco, posiblemente olvidó un pequeño paso mientras diseñaba el contenido de su documento principal de etiquetas. En la parte inferior del panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Anterior: Diseñe las etiquetas. En el panel de tareas, bajo Replique las etiquetas, haga clic en Actualizar todas las etiquetas para copiar los campos que agregó a la primera etiqueta a todas las demás etiquetas de la hoja. A continuación, haga clic en Siguiente: Vista previa de las etiquetas para volver al paso anterior.

Cuando esté satisfecho con el aspecto de las etiquetas, haga clic en Siguiente: Complete la combinación en la parte inferior del panel de tareas Combinar correspondencia.

Paso 5: Imprimir las etiquetas

En el paso Complete la combinación del proceso, estará listo para imprimir las etiquetas. Tiene dos opciones. Puede:

• Hacer clic en Imprimir en el panel de tareas Combinar correspondencia para imprimir las etiquetas.

Haga lo siguiente si está satisfecho con las vistas previas y está listo para imprimir las etiquetas finales.

• Hacer clic en la opción Editar etiquetas individuales del panel de tareas Combinar correspondencia para crear un nuevo documento que contenga todas las etiquetas combinadas.

Realice lo siguiente si desea revisar las etiquetas más atentamente antes de imprimir las etiquetas finales o si desea hacer cambios personalizados en etiquetas específicas. Cuando esté satisfecho con las etiquetas, puede imprimirlas directamente desde este documento.

Imprimir las etiquetas

Crear un nuevo documento de etiquetas e imprimir las etiquetas

Algunos problemas que podrían aparecer al imprimir

• Se imprimen campos en lugar de información    Si en las etiquetas impresas aparecen campos (como «Bloque de direcciones») en lugar de los valores que deben incluirse en esos campos, puede que sea necesario cambiar un ajuste. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Imprimir, asegúrese de que la casilla de verificación Códigos de campo de la sección Incluir con el documento está desactivada.
• Los resultados impresos no coinciden con la vista previa    Si el resultado impreso no coincide con lo que aparecía en la vista previa, es muy posible que esté usando un controlador de impresora antiguo o estropeado. Puede descargar los controladores de impresora más recientes desde el sitio Web del fabricante de la impresora.

Antes de cerrar el documento principal de etiquetas

Ya ha pasado por todas las dificultades de configurar un documento principal de etiquetas y conectarlo con un archivo de datos de lista de direcciones. Guardando el documento principal de etiquetas, puede conservar el esfuerzo realizado para facilitar y agilizar la creación de un juego de etiquetas la próxima vez que necesite otro. Al guardar un documento principal de etiquetas, también se guarda la conexión del documento con el archivo de datos.

La siguiente vez que abra el documento, verá un mensaje que le indica que se colocará en el documento la información contenida en un archivo de datos. Haga clic en Sí para continuar. Si utilizó una lista Contactos de Outlook como archivo de datos, también aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta Lista de contactos. Seleccione la carpeta de lista de contactos con la que estableció la conexión originalmente y haga clic en Aceptar. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia. Se abrirá el panel de tareas Combinar correspondencia en el paso Seleccione los destinatarios, donde puede elegir el archivo de datos con el que desea conectar el documento.

• Si desea utilizar el mismo archivo de datos sin filtrar ni ordenar la información que contiene, haga clic en Siguiente: Diseñe las etiquetas y continúe con el proceso de combinación de correspondencia.
• Si desea filtrar u ordenar la lista de destinatarios del archivo de datos para crear un nuevo juego de etiquetas, haga clic en Editar lista de destinatarios.
• Si desea combinar la información de los destinatarios contenida en otro archivo de datos distinto, haga clic en Seleccionar una lista diferente.

Le deseamos muy felices etiquetas,

Connie, monitora del Cofre de las respuestas

Acerca de la autora

Connie Miller, redactora del equipo de asistencia al usuario de Microsoft Office, recopila y responde a los problemas y preguntas recibidos en el Cofre de las respuestas de Word. Para enviarnos sus propias preguntas detalladas con el fin de que las podamos responder, envíe comentarios.