Microsoft Office Outlook® 2003 está abierto y también un mensaje de correo electrónico con el asunto "Agrega tus secciones al Manual del empleado". En el menú Insertar, el puntero se dirige a Archivo. Se abre el cuadro de diálogo Insertar archivo. El puntero hace clic en el archivo Manual del empleado.doc y, a continuación, se desplaza hasta el botón Insertar. Se cierra el cuadro de diálogo.

Ya conoce el proceso: le han pedido que cree un gran documento con las contribuciones de ciertas personas. Podría enviar el documento en un mensaje de correo electrónico. Pero hay una manera más fácil: un área de documentos en Microsoft Office 2003.

El Manual del empleado.doc aparece como datos adjuntos en el mensaje de correo electrónico. El panel de tareas Opciones de datos adjuntos está abierto a la derecha. El puntero selecciona la opción Datos adjuntos compartidos en el panel de tareas. Se agrega texto enmarcado en un cuadro azul al cuerpo del mensaje. El texto invita a los destinatarios del mensaje a que se unan al área de documentos. El puntero permanece sobre la opción Crear área de documentos en del panel de tareas Opciones de datos adjuntos, donde puede elegir o escribir la dirección URL de un sitio Web de Microsoft Windows SharePoint Services. El cursor se desplaza al botón Enviar para enviar el mensaje de correo electrónico.

Funciona de la siguiente manera: igual que antes, se inserta el documento compartido como datos adjuntos. Con un sólo clic, tiene la opción de crear un área de documentos. El texto invitando a los destinatarios se agrega de forma automática. Todo lo que necesita es un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services y ya está preparado para compartir el documento.

Outlook 2003 desaparece. Aparece Word 2003. En el menú Archivo, el puntero se dirige a Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, el puntero selecciona Manual del empleado.doc y, a continuación, se mueve al botón Abrir. Se abre el documento Manual del empleado. También se abre un cuadro de diálogo que explica que hay una copia del documento almacenada en un área de documentos y que puede recibir actualizaciones de dicha copia mientras trabaja. El puntero hace clic en Obtener actualizaciones. A la derecha, se abre un panel de tareas Área de trabajo compartida.

Su copia local del documento ya está conectada a la copia del área de trabajo. Para ver los cambios que los demás han hecho, sólo tiene que abrir la copia local del documento y obtener las actualizaciones de la copia del área de trabajo.

El puntero hace clic en la ficha Tareas del panel de tareas y, a continuación, hace clic en Agregar nueva tarea. Se abre el cuadro de diálogo Tarea. Se escribe el texto "Agregar sección de introducción" en el campo Título. En el campo Asignada a se selecciona a Pilar Pinilla. El puntero hace clic en Aceptar y se cierra el cuadro de diálogo. La nueva tarea aparece en la ficha Tareas del panel de tareas Área de trabajo compartida.

El puntero se desplaza a la parte superior del panel de tareas Área de trabajo compartida y hace clic en el vínculo Abrir sitio en el explorador. Word desaparece y aparece Microsoft Internet Explorer con el sitio Web Área de documentos abierto. El sitio incluye las secciones Anuncios, Documentos compartidos y Tareas. También incluye una lista de miembros del área de documentos.

Desde el panel de tareas Área de trabajo compartida, también puede ir al sitio Área de documentos en el explorador Web, donde podrá ver la lista de miembros, las tareas asignadas y otros detalles.

Aparece una barra de tareas mostrando una lista de iconos de aplicaciones abiertas, indicando que se ha presionado ALT+Tab. Se selecciona Word en la barra de tareas. Internet Explorer desaparece y aparece Word con el documento Manual del empleado abierto. El puntero se desplaza hasta la sección Seguridad, protección y salud del documento y reemplaza "octubre" por "septiembre". El puntero hace clic en el botón Guardar en la barra de herramientas Estándar. La ficha Estado se activa en el panel de tareas Área de trabajo compartida. El puntero se desplaza a la ficha Estado y hace clic en Actualizar copia de área de trabajo.

¿Acaba de recordar una importante revisión que no aplicó al documento? No hace falta volver a mandarlo. Simplemente, abra la copia local del documento, agregue los cambios, guarde el documento y actualice la copia del área de trabajo. Los demás miembros verán los cambios cuando abran sus copias locales del documento.

En el menú Archivo, el puntero se desplaza a la opción Cerrar. Word se cierra y aparece el sitio Web Área de documentos en Internet Explorer.

Internet Explorer desaparece. Aparece el texto animado Vive tus propios grandes momentos. Debajo aparece el texto estático Para más información seguido de una dirección URL: http://www.microsoft.com/office.

Utilice un área de documentos para simplificar el proceso de colaboración y revisión de documentos. Utilice hoy una y observe cómo disminuye la carga de trabajo y aumenta el ahorro de tiempo.