Visio 2003 está abierto con la ventana Elegir un tipo de dibujo abierta, al igual que lo está la carpeta de categoría Diagrama de bloque. El puntero se desplaza hacia abajo por la lista Categoría y hace clic en la carpeta Proceso empresarial para abrirla. El puntero se coloca sobre las plantillas Diagrama de auditoría, Diagrama de causa y efecto, Diagrama de flujo de datos y Diagrama de flujo básico contenidas en el área Plantilla; bajo la lista Categoría aparece una descripción de cada plantilla. El puntero hace clic en la plantilla Diagrama de flujo básico.

Tengo un negocio de compra por correo. Recientemente, he recibido algunas quejas sobre pedidos incompletos. He decidido documentar el proceso que utilizamos en nuestro almacén para ver si puedo encontrar alguna forma de mejorar nuestros pedidos.

He oído que Visio 2003 incluye formas y plantillas para diagramas de procesos empresariales. Voy a empezar con un diagrama de flujo básico.

La escena cambia para mostrar un dibujo llamado Proceso de pedido abierto por la página Tareas de pedido, que posee varias formas de proceso: Recibir pedidos de venta, Inventario de pedidos, Rellenar pedidos, Factura y Estanterías de stock.

El puntero hace clic en la forma principal Proceso de la galería de símbolos Formas para diagrama de flujo básico de la ventana Formas y la arrastra al dibujo. En el dibujo aparecen líneas guía y la forma se coloca alineada con las demás formas del dibujo. El puntero hace clic en la nueva forma, donde aparece el texto Enviar pedidos y luego hace clic en una zona en blanco del dibujo para desactivar la selección de formas.

Primero, me he reunido con el personal del almacén para conocer las principales tareas para procesar pedidos. Después, he creado este documento de Visio para registrar todas las tareas en un diagrama de flujo.

La escena cambia para mostrar el mismo dibujo con conectores con flechas para indicar la relación existente entre las formas. Las líneas de conexión se cruzan unas sobre otras.

He conectado las diferentes tareas para mostrar cómo se relacionan entre sí. Pero aún no tengo claro el proceso.

La escena cambia para mostrar el cuadro de diálogo Disponer formas. El puntero hace clic en la flecha de la lista desplegable Estilo situada en la sección Conectores, hace clic en Ángulo recto y, después, en Aceptar.

Las formas del diagrama de flujo se redistribuyen automáticamente para mostrar las formas en dos filas: Inventario de pedidos y Estanterías de stock en la primera fila y Recibir pedidos de venta, Rellenar pedidos, Factura y Enviar pedidos en la segunda fila. Las formas de cada una de ellas se conectan mediante una línea que termina en una flecha que apunta a la forma situada a su derecha.

El puntero selecciona la forma Enviar pedidos y la arrastra desde el extremo del lado derecho de la página hasta el principio de una nueva fila situada bajo la forma Recibir pedidos de venta de la segunda fila. El conector procedente de la forma Factura se vuelve a dibujar para mantenerse unido a ella).

La función de diseño automático de Visio me ayuda a entender mejor las conexiones entre las tareas. Ahora puedo ver claramente las relaciones entre las tareas.

Llego a la conclusión de que disponemos de dos procesos independientes.

El puntero hace clic en la forma Estanterías de stock de la primera fila y la arrastra hacia la derecha; aparecen líneas guía para ayudar a colocar la forma bien alineada con la forma Factura de la segunda fila. El conector procedente de la forma Inventario de pedidos se dibuja de nuevo para mantenerse unido a ella.

El puntero arrastra la forma principal Decisión desde la galería de símbolos Formas para diagrama de flujo básico hasta la página de dibujo. Aparecen líneas guía para indicar en qué punto debería colocarse entre las formas Inventario de pedidos y Estanterías de stock de la primera fila, bien alineada con la forma Rellenar pedidos de la segunda fila. Los conectores se trazan de nuevo automáticamente para señalar una conexión entre la forma Inventario de pedidos y la nueva forma, así como entre la nueva forma y la forma Estanterías de stock.

El puntero hace clic en la nueva forma de decisión del dibujo y se escribe ¿Stock o Envío?. Aparecen nuevas formas de conexión entre la forma ¿Stock o Envío? y la forma Rellenar pedidos, además de entre las formas Estanterías de stock y Rellenar pedidos.

Nuestro director de almacén observa que falta un paso entre el pedido del inventario y el almacenamiento en las estanterías. He agregado una forma al diagrama de flujo para mostrar cómo se relaciona el pedido del inventario con el almacenamiento y la cumplimentación de pedidos.

El puntero arrastra la forma principal Decisióndesde la galería de símbolos Formas para diagrama de flujo básico hasta la página de dibujo. Aparecen líneas guía para indicar dónde debería colocarse la forma en la tercera fila del diagrama, entre las formasFactura y Enviar pedidos y alineada debajo de la forma Rellenar pedidos.

El puntero hace clic en la nueva forma de decisión y se escribe el texto Comprobar pedido. El puntero dibuja una forma de conexión entre las formas Comprobar pedido y Rellenar pedidos.

Ahora que veo claramente nuestro proceso actual para controlar pedidos, me doy cuenta de que falta un paso fundamental.

Evitaríamos los pedidos incompletos si comprobásemos los pedidos antes de enviarlos.

La documentación y visualización de nuestros procesos en Visio me ha ayudado a encontrar la respuesta que buscaba.

Visio se cierra. A continuación aparece el texto animado Vive tus propios grandes momentos y, debajo de él, se muestra el texto estático Para obtener más informaciónseguido de una dirección URL: http://www.microsoft.com/office.

Descubra cómo Visio 2003 puede ayudarle a visualizar sus procesos empresariales.