Visio 2003 está abierto y muestra distintas plantillas de organigrama.

La creación de organigramas normalmente es un proceso lento, pero gracias a Microsoft Office Visio 2003 esta tarea es sencilla.

El puntero hace clic en la plantilla Asistente para organigramas y se abre el Asistente para organigramas. En la primera página del asistente hay botones de opción para elegir si desea usar datos existentes o datos nuevos como origen de datos.

Puedo extraer datos de mi base de datos y crear automáticamente organigramas basados en la información más reciente de la compañía.

Sólo tengo que seguir los pasos del Asistente para organigramas.

Está seleccionado el botón Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos.

Primero indico dónde se almacena la información…

El puntero hace clic en Siguiente y la página del asistente ahora muestra un campo que contiene información sobre la ubicación del archivo. El puntero hace clic en el botón Examinar y se abre la carpeta Mis documentos. El puntero selecciona el archivo ORGDATA (un archivo de Microsoft Office Excel), se cierra la carpeta Mis documentos y la página del asistente muestra la información actualizada sobre la ubicación del archivo. El puntero hace clic en Siguiente y la página del asistente cambia para mostrar opciones para elegir columnas en un archivo de datos que contiene la información que define la organización. El puntero hace clic en Siguiente y la página del asistente cambia para mostrar columnas adicionales tomadas de un archivo de datos que el usuario desea incluir en el organigrama.

… después, hago clic en una serie de pantallas para elegir la información que deseo mostrar en mi organigrama.

El puntero selecciona la columna Número_Oficina del archivo de datos y hace clic en Agregar. La página del asistente cambia para incluir Número_Oficina en la ventana Campos mostrados. El puntero hace clic en Siguiente y la página del asistente cambia para permitir la creación de campos de propiedades personalizados.

Por ejemplo, puedo agregar números de empleado al organigrama.

El puntero hace clic en Siguiente y en la página del asistente aparece información para elegir el diseño del gráfico. El puntero hace clic en Finalizar y se abre un cuadro de mensaje indicando el avance de la actualización de cada archivo.

Y ya está. Hecho. Así de fácil.

En la pantalla aparece el organigrama terminado, a un tamaño demasiado reducido para poder leerlo.

El puntero hace clic en la lista desplegable Zoom y selecciona 75%, que permite que el organigrama sea legible en la pantalla.

Se cierra Visio 2003 y aparece el texto animado Vive tus propios grandes momentos y, debajo, se muestra la dirección URL http://www.microsoft.com/office.

Visio ha creado automáticamente un organigrama actualizado utilizando la base de datos de la compañía. ¡Una gran solución!