Usar la mejor herramienta de diagrama de flujo para el trabajo

Se aplica a
Microsoft Office Visio® 2003
Microsoft Office PowerPoint® 2003

Puede crear diagramas de flujo tanto en Visio como en PowerPoint. Ambos productos disponen de excelentes funciones para estos diagramas, pero cada uno de ellos está diseñado para usos concretos. En este artículo se ofrecen algunos datos para ayudarle a decidir qué producto utilizar.

Diagrama de flujo que describe un proceso empresarial complejo

Para empezar, tenga en cuenta los siguientes factores sobre el diagrama de flujo que pretende crear:

  • Tamaño y complejidad: ¿Se trata de un proceso corto que cabe en una página, o cubre muchas tareas y grupos?
  • Ciclo de vida previsto: ¿Se usará una sola vez o se revisará y actualizará a lo largo del tiempo?
  • Uso: ¿Desea una instantánea única del proceso o una representación que se pueda usar para evaluar la eficacia del proceso?

En la siguiente tabla se resume qué producto es más adecuado en cada ocasión:

Tamaño y propósito del diagrama de flujo Usar Visio Usar PowerPoint
Crear un diagrama de flujo pequeño para utilizarlo en una presentación con diapositivas   X
Crear un diagrama de flujo grande o complejo X  
Crear un diagrama de flujo que se pueda revisar a lo largo del tiempo X  
Comparar y evaluar procesos usando información agregada a formas del diagrama de flujo X  

Crear un diagrama de flujo pequeño para utilizarlo en una presentación con diapositivas

Si prepara una presentación con diapositivas y desea incluir un diagrama de flujo pequeño en una de las diapositivas, es más eficaz crear el diagrama en PowerPoint, precisamente en la diapositiva en la que se desea incluir.

Diagrama de flujo en diapositiva de PowerPoint creada con las funciones de diagramas de flujo y de conectores de autoformas

Los diagramas de flujo y las autoformas de conector de PowerPoint facilitan la formación de diagramas de flujo sencillos. Las formas de diagrama de flujo toman automáticamente la combinación de colores de la diapositiva.

 Nota   Si el diagrama de flujo que necesita ya se ha creado en Visio, no tendrá que volver a crearlo en PowerPoint; bastará con copiarlo y pegarlo en la diapositiva de PowerPoint.

Crear un diagrama de flujo grande o complejo

Si va a crear un diagrama de flujo grande o complejo, el espacio ilimitado de los dibujos de Visio y la flexibilidad de este programan suponen una gran ventaja.

Tres maneras de manipular diagramas de flujo grandes en Visio

En Visio, si un diagrama de flujo se extiende más allá de los límites de una página de tamaño carta, dispone de varias opciones. Puede:

  • Cambiar el tamaño de página del dibujo o su orientación para que el diagrama de flujo quepa en la página.
  • Dibujar la parte del diagrama que queda en una página y, a continuación, utilizar una referencia a otra página para crear un vínculo a una página en la que se continúe el diagrama.
  • Cambiar el tamaño del diagrama de flujo para que quepa en un página de tamaño carta.

Crear un diagrama de flujo que se pueda revisar a lo largo del tiempo

Es posible guardar los diagramas de flujo creados en PowerPoint (o en Visio) en gran variedad de formatos gráficos. No obstante, estos formatos no admiten las funciones que facilitan su revisión (por ejemplo, conectar líneas que se peguen a formas o el método de hacer clic y escribir para agregar texto).

Si crea y mantiene el diagrama en Visio, tendrá un archivo independiente que podrá:

  • Mantener actualizado fácilmente durante toda la vida del proyecto.
  • Vincular a un documento o a una presentación con diapositivas, de forma que las actualizaciones que se hagan al diagrama original aparezcan siempre en el documento o la presentación.

Comparar y evaluar procesos

Si desea una instantánea de un proceso básico, ambos productos ofrecen herramientas magníficas. Pero, si desea que el diagrama de flujo funcione como una herramienta para comprobar la eficacia del proceso, es preferible elegir Visio.

Las formas de los diagramas de flujo de Visio están diseñadas para almacenar información, como datos numéricos relacionados con el costo, la duración y los recursos requeridos por cada paso del proceso.

Al agregar información a las formas del diagrama de flujo, éste se convierte en una herramienta dinámica con la que se pueden realizar tareas de evaluación como:

  • Comparar dos maneras de manipular un proceso para comprobar cuál cuesta más o lleva más tiempo
  • Obtener una vista detallada o comprobar exactamente cuántos recursos se dedican a la realización de una tarea
  • Recabar datos sobre la gestión de calidad y la reingeniería del proceso
 
 
Corresponde a:
Visio 2003