Seguimiento de personas y equipos con un plano de espacio de Visio

Se aplica a
Microsoft Office Visio® 2003 (sólo Professional)

Realizar un seguimiento de las personas, los equipos, las impresoras o el mobiliario al reorganizar o cambiar oficinas puede resultar tan fácil como mover formas de Visio en una página de dibujo. Mediante un plano de espacio que refleje los espacios físicos que controla, puede:

  • Poblar oficinas con personas y equipo (activos) importando información de una hoja de cálculo o una base de datos.
  • Reasignar activos a oficinas nuevas arrastrando formas de un espacio a otro.
  • Asignar activos libres a espacios.
  • Actualizar automáticamente el plano de espacio cuando la información de la hoja de cálculo o de la base de datos cambie.

Realizar un seguimiento de activos con un plano de espacio de Visio implica las siguientes tareas:

Preparar la información

Es posible importar información a un plano de espacio de Visio existente a partir de distintas fuentes, por ejemplo:

  • Hojas de cálculo de Microsoft Office Excel®.
  • Servicios de directorio de Microsoft Active Directory®.
  • Microsoft Exchange.
  • Cualquier fuente de datos ODBC (por ejemplo, una base de datos de Microsoft Office Access®).

Origen de datos con información sobre activos

Recuerde lo siguiente cuando prepare los datos para importar:

  • La fuente de datos debe incluir un campo (una columna) que identifique los activos que pretende agregar al plano de espacio.
  • Para los activos asignados a espacios concretos, incluya un campo de sala en la fuente de datos que contenga los números de las salas. Los números de salas de este campo deben coincidir con los números de salas del plano de espacio. Para los activos que aún no se han asignado a espacios, deje el campo de salas en blanco.
  • Si se asignan dos o más activos al mismo espacio, use el mismo número de sala para todos ellos.
  • Si la fuente de datos incluye información de más de un edificio, deberá identificar el campo que contiene el nombre o el número del edificio cuando importe la información.
  • Puede importar información adicional sobre los activos, como números de etiquetas de los activos, números de serie o fecha de compra, y almacenarla en campos de propiedades personalizados asociados con las formas.
  • Para poder actualizar automáticamente el plano de espacio si cambia la información de la fuente de datos, asegúrese de que la fuente incluye un campo clave. Los campos claves identifican cada activo de forma exclusiva. Por ejemplo, puede contener un número de empleado o un número de etiqueta de un activo.

 Nota   Si identifica un campo clave, también podrá volver a importar los datos sin duplicar los activos ni la información ya presente en el plano. Por ejemplo, tras importar los datos de activos iniciales, puede decidir almacenar información adicional, como la fecha de compra o el número de serie, en campos de propiedades de la forma.

Importar información a un plano de espacio

Tras preparar la información, estará dispuesto para importarla al plano de espacio.

Para importar información a un plano de espacio

  1. En el menú Plano, haga clic en Importar datos.
  2. Siga las páginas del asistente para importar datos en el plano de espacio.

 Nota   Parte de la información que va a importar aparece en iconos en la ventana Explorador. Para ver la ventana Explorador, en el menú Plano, haga clic en Explorador.

Localizar personas y equipos en el plano de espacio

Visio traduce la información sobre los activos en formas, creando una forma para cada activo listado en la fuente de datos. Si estas formas aparecen en el dibujo o no, dependerá de si los activos están ya asignados a un espacio.

Personas y equipos asignados a espacios

  • Por cada persona o equipo asignado a un número de sala presente en la fuente de datos, Visio coloca una forma dentro de la forma de espacio correspondiente del dibujo.

Formas para equipos informáticos situadas en formas de espacio a las que están asignadas

En este plano de espacio, hemos elegido la categoría PC al importar información sobre activos, de tal modo que las formas aparezcan en los espacios de oficinas y cubículos.

 Nota   Si hubiéramos elegido una categoría distinta (por ejemplo, Activo o Persona), en los espacios de oficina y cubículo habría aparecido una forma distinta para esa categoría. Todas las formas de activos aparecen en la galería de símbolos Recursos, que se abre automáticamente al iniciar un plano de espacio nuevo.

  • Los activos asignados en la fuente de datos a números de salas que no existan en el plano de espacio serán tratados como si no tuvieran espacios asignados.
  • Si se asignan dos o más activos al mismo espacio, Visio superpondrá sus formas en la misma forma de espacio.

Dos activos asignados al mismo espacio

Para ver todas las formas, arrastre la forma situada encima en un lugar distinto a la inferior.

  • También puede usar la ventana Explorador para ver y ordenar las formas asignadas a espacios. Si no ve la ventana Explorador, en el menú Plano, haga clic en Explorador.

En la ventana Explorador, los equipos asignados a espacios se muestran en una lista jerárquica dentro de la página de dibujo en la que se encuentran las formas que los representan y, a continuación:

  • En la ficha Categorías, en la categoría (como Activo o PC) a la que pertenecen.

Explorador de categorías

  • En la ficha Espacios, en el número de sala del espacio al que están asignados.

Explorador de espacios

 Sugerencia   Las formas de activos de la página de dibujo se asignan a una capa con el mismo nombre que la categoría de activos (por ejemplo, si elige la categoría PC al importar, las formas se encontrarán en la capa PC). Es posible ocultar o bloquear algunas de las formas restantes de la página, o todas ellas, para ver o trabajar con las formas de activos de manera independiente. Para ver o bloquear capas, en el menú Ver, haga clic en Propiedades de las capas.

Personas o equipos no asignados a espacios

Por cada persona o equipo no asignado a un número de sala presente en la fuente de datos, Visio coloca una forma en la categoría Datos sin colocar de la ventana Explorador.

 Notas 

Las personas y equipos asignados a números de salas de la fuente de datos que no existan en el dibujo también aparecerán en la categoría Datos sin colocar.

Si no ve la ventana Explorador, en el menú Plano, haga clic en Explorador.

Mover personas y equipos de un lado a otro

Tras importar la información al plano de espacio, puede trasladar de oficina rápidamente a las personas y equipos arrastrando las formas de una forma de espacio a otra. Los activos se pueden mover de dos maneras:

  • En la ventana Explorador
  • En la página de dibujo

Para mover activos en la ventana Explorador

  1. Si la ventana Explorador no está ya abierta, en el menú Plano, haga clic en Explorador.
  2. Haga clic en la ficha Espacios.
  3. Para expandir el icono de la Página-1 (o de otra página, si el dibujo dispone de varias), haga clic en el signo más (+).
  4. Haga clic en el signo más (+) situado junto al icono de forma de espacio que contenga el icono de activo que desea mover.
  5. Arrastre el icono hasta un icono de forma de espacio distinto.

Los cambios que realice en la ventana Explorador se reflejarán en el dibujo.

Para mover activos en la página de dibujo

  1. Seleccione la forma que represente a la persona o al equipo que desea mover.
  2. Arrastre la forma a una forma de espacio distinta.

Los cambios que realice en el dibujo se reflejarán en la ventana Explorador.

 Sugerencia   También puede mover un activo arrastrando su icono desde la ventana Explorador a una forma de espacio nueva del dibujo.

Asignar personas o equipos libres a espacios

Tras importar la información al plano de espacio, puede asignar rápidamente personas y equipos que aún estén libres a espacios de oficinas. Para hacerlo, se arrastran sus formas desde la categoría Datos sin colocar de la ventana Explorador a los espacios de esta ventana o de la página de dibujo.

Para asignar un activo libre a un espacio en la ventana Explorador

  1. Si la ventana Explorador no está ya abierta, en el menú Plano, haga clic en Explorador.
  2. En la ficha Espacios, para ver los iconos que representan activos sin asignar, haga clic en el signo más (+) situado junto a Datos sin colocar.
  3. Para ver los iconos que representan espacios en los que desea colocar los activos sin asignar, haga clic en el signo más (+) situado junto al icono de la Página-1 (o de otra página, si el dibujo cuenta con varias).
  4. Arrastre un icono de activo sin asignar a un icono que represente el espacio al que desea asignarlo.

Los cambios que realice en la ventana Explorador se reflejarán en el dibujo.

Para asignar un activo libre a un espacio en la página de dibujo

  1. Si la ventana Explorador no está ya abierta, en el menú Plano, haga clic en Explorador.
  2. En la ficha Espacios, o bien en la ficha Categorías, para ver los iconos de activos sin asignar, haga clic en el signo más (+) situado junto a Datos sin colocar.
  3. Arrastre un icono sin asignar desde la ventana Explorador hasta la forma de espacio de la página de dibujo.

Los cambios que realice en la ventana Explorador se reflejarán en el dibujo.

Ver números de serie, números de activos y otros datos en el plano de espacio

Al importar información a un plano de espacio, puede almacenar parte de ella (como los números de serie o de activos) como propiedades de las formas que representan personas y equipos en el dibujo.

Para ver las propiedades almacenadas, seleccione la forma que represente a una persona o elemento de equipo y, a continuación, en el menú Ver, haga clic en Ventana Propiedades personalizadas.

Actualizar el plano de espacio si cambia la información

Al importar información a un plano de espacio, puede establecer una conexión entre la fuente de datos que contiene la información y el plano de espacio. Con esta conexión establecida, podrá reflejar en el dibujo los cambios que se produzcan en la fuente de datos.

Por ejemplo, si algunos empleados se trasladan a oficinas nuevas y la fuente de datos contiene los nuevos números de oficinas, podrá actualizar el dibujo para que refleje los traslados. O, si se recicla equipamiento informático y se borran sus datos en la fuente, podrá eliminarlos también del dibujo. Si agrega un campo nuevo (una columna) a la fuente de datos (como la fecha de compra o un número de serie), podrá agregar los datos de ese campo a las formas del dibujo.

Para actualizar el dibujo si cambian los datos originales

  1. En el menú Plano, haga clic en Actualizar datos.
  2. Para ver un registro de los cambios realizados, haga clic en Informe de importación de datos.
  3. Haga clic en Aceptar.

Más información

Para obtener más información sobre la creación de un plano de espacio, consulte Crear un plano de espacio.

 
 
Corresponde a:
Visio 2003