Ilustrar procesos de negocios con los diagramas de flujo de Visio

Se aplica a
Microsoft Office Visio® 2003

Con los diagramas de flujo de Visio podrá ver los procesos empresariales completos de un vistazo. Podrá obtener una visión clara de qué funciona y qué no funciona en el flujo de tareas e información de su equipo e identificar áreas de posibles mejoras. También puede documentar sus soluciones a esos problemas, explicando los pasos de sus procesos con el nivel de detalle necesario.

Este artículo describe cómo:

 Nota   Puede ver una breve demostración sobre cómo se utiliza un diagrama de flujo de Visio para analizar y mejorar el procesamiento de pedidos, titulada Ahora puedo ver con claridad: el proceso empresarial en Visio.

Elegir el diagrama de flujo adecuado para su proceso

La tabla siguiente muestra qué tipos de diagramas de flujo de Visio son más adecuados para los distintos tipos de datos. Elija el diagrama de flujo que mejor se adapte al proceso empresarial que desea documentar y presentar.

 Nota   Los diagramas de flujo marcados con un asterisco (*) también están disponibles como plantillas descargables desde el sitio Plantillas de Microsoft Office Online. Las plantillas descargables requieren Visio 2003.

Tipo de diagrama de flujo de proceso empresarial Ejemplo (haga clic para ampliar) Finalidad
Diagrama de auditoría Ejemplo de diagrama de auditoría Documentar y analizar procesos que incluyen transacciones financieras y administración del inventario.
Diagrama de flujo básico* Ejemplo de diagrama de flujo básico Describir y analizar procesos, documentar procedimientos, indicar el flujo de trabajo o información, realizar un seguimiento de costos y eficiencia. Se utiliza para documentar mejoras de procesos y gestión de procesos en proyectos Six Sigma.
Diagrama de causa y efecto* (también denominado diagramas de espina o Ishikawa) Ejemplo de diagrama de causa y efecto Documentar los factores que intervienen en un resultado determinado. Se utiliza para revisar los factores que contribuyen a una situación concreta. Documenta procesos Six Sigma e ISO 9000.
Diagrama de flujo de referencias cruzadas* Ejemplo de diagrama de flujo de funciones cruzadas Mostrar la relación entre un proceso empresarial y las unidades organizativas o funcionales responsables del mismo.
Diagrama de flujo de datos Ejemplo de diagrama de flujo de datos Documentar el flujo lógico de datos a través de un conjunto de procesos o procedimientos, incluidos orígenes y destinos externos de las actividades de datos que transforman los datos y los almacenes o recopilaciones en los cuales éstos se conservan. (Sólo disponible en Visio Professional.)
Diagrama EPC Ejemplo de diagrama EPC Crear diagramas EPC (cadena de procesos basada en eventos) para ilustrar procesos empresariales de SAP/R3.
Diagrama de análisis de árbol de errores Ejemplo de diagrama de análisis de árbol de errores Muestra los eventos que podrían provocar errores, con el fin de impedir que se produzcan. Se suele utilizar en procesos Six Sigma.
Diagrama CCT Ejemplo de diagrama CCT Crear diagramas de flujo de Control de Calidad Total (CCT) para modificar procesos empresariales, controlar la calidad de forma global, realizar mejoras continuas y proporcionar soluciones a problemas relacionados con la calidad.
Diagrama de flujo de trabajo Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo Describir, analizar y documentar el flujo de información y las tareas de automatización de los procesos, contabilidad, administración y recursos humanos.

Crear su diagrama de flujo

Visio incluye una herramienta Conector que puede utilizar para conectar automáticamente las formas a medida que las agrega al diagrama de flujo y mantenerlas conectadas cuando las cambia de posición. La herramienta Conector ahorra tiempo cuando se trabaja en la creación y revisión de diagramas de flujo.

 Nota   El siguiente método de creación de flujos de trabajo no es aplicable a los diagramas de causa y efecto ni a los de flujo de datos. Para obtener más información sobre esos diagramas, consulte la Ayuda de Visio.

Para crear un diagrama de proceso empresarial

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo, elija Proceso empresarial y, a continuación, haga clic en Diagrama de flujo básico.
  2. Arrastre una forma Proceso desde la galería de símbolos Formas para diagramas de flujo básico hasta la página de dibujo.
  3. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en la herramienta Conector.

Si no ve la herramienta Conector, en el menú Ver elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Estándar.

  1. Arrastre una segunda forma Proceso hasta la página de dibujo. Las formas se conectarán automáticamente.
  2. Continúe agregando formas Proceso, Decisión, Documento y otras formas hasta que todas las formas que desee estén en la página.

Cada una de las formas nuevas que agregue a la página de dibujo se conectará a la forma que esté seleccionada cuando la agregue.

  1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en la herramienta Puntero.
  2. Para agregar texto a un paso del proceso, haga clic en la forma que representa el proceso y, a continuación, escriba el texto.
  3. Para cambiar la dirección del flujo entre dos pasos de un proceso, haga clic en el conector que une ambos pasos. A continuación, en el menú Forma, elija Operaciones y haga clic en Invertir extremos.
  4. Para revisar su diseño de diagrama de flujo, haga clic en la forma que desea mover y arrástrela hasta su nueva ubicación.

 Sugerencia   Para conectar una serie de formas simultáneamente, haga clic en la flecha que aparece junto a la herramienta Puntero y haga clic en Selección múltiple Herramienta Selección múltiple ; a continuación, seleccione las formas que desea conectar en el orden en que desea que se conecten. Después, en el menú Forma, haga clic en Conectar formas.

 Nota   Aunque utilizar el método de conexión explicado anteriormente es normalmente la mejor manera de crear diagramas de flujo en Visio, no es la única. Para obtener más información sobre los tipos de conexión y cómo controlar el comportamiento de las formas conectadas, consulte Conectar los pasos de su proceso.

Agregar textos, vínculos y números

Los diagramas de flujo de procesos empresariales presentan una visión general, pero puede ofrecer fácilmente más detalles sobre cada paso del proceso agregando texto y vínculos. También puede dar formato al texto y a los conectores para que su diagrama de flujo resulte más útil y atractivo. Por ejemplo, puede cambiar el tamaño y el estilo de las fuentes, crear listas numeradas o con viñetas en los pasos del proceso y numerar los pasos. Incluso puede crear vínculos a documentos auxiliares desde los vínculos para mostrar la complejidad real de los pasos del proceso.

Hacer que los pasos del proceso sean más explicativos con texto, vínculos y números

Utilice este método Cuando Detalles
Agregar texto a las formas del diagrama de flujo y darle formato Desea agregar más detalles a los pasos del diagrama de flujo y realzar el aspecto del diagrama.

Puede agregar texto y darle formato a los siguientes elementos:

  • Formas de diagramas de flujo.
  • Conectores.
Agregar uno o varios vínculos de exploración a una forma del diagrama de flujo Desee obtener acceso directo desde una forma a un diagrama, documento o página Web que presente información detallada sobre el paso del proceso que representa la forma.

Puede agregar vínculos desde formas a:

  • Otra página del mismo diagrama.
  • Otro diagrama.
  • Documentos creados en otros programas, como Microsoft Office Word® y Microsoft Office Excel®.
  • Páginas Web.
Numerar formas de diagrama de flujo Desee localizar rápidamente referencias a los pasos de un proceso en un documento numerado.

Puede agregar números:

  • Manual o automáticamente, agregándolos a formas de diagramas de flujo ya creados.
  • Definiendo previamente las opciones de numeración y numerando las formas automáticamente a medida que las arrastra a la página.

Agregar texto y aplicarle formato

Para agregar texto a una forma de diagrama de flujo o conector de línea

  • Seleccione la forma o conector en el diagrama de flujo y escriba el texto.

Para dar formato al texto

  1. Haga doble clic en la forma y seleccione el texto al que desea dar formato.
  2. En el menú Formato, haga clic en Texto.
  3. En el cuadro de diálogo Texto, seleccione las opciones de formato que desee aplicar. Haga clic en Aplicar para ver los cambios efectuados antes de salir del cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Agregar vínculos de exploración

Para agregar vínculos de exploración a una forma de un diagrama de flujo

  1. Haga clic en la forma a la que desea agregar el vínculo.
  2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculos.
  3. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para establecer un vínculo a un sitio Web, en Dirección, escriba la dirección URL del sitio Web o haga clic en Examinar. Haga clic en Dirección de Internet y desplácese al sitio en el explorador Web.
    • Para establecer un vínculo a un documento, en Dirección, haga clic en Examinar y, a continuación, haga clic en Archivo local. Desplácese al archivo que se encuentra en el equipo o en un servidor y haga clic en Abrir.
    • Para establecer un vínculo a otra página del mismo diagrama, deje Dirección en blanco. En Subdirección, haga clic en Examinar y elija la página con la que desea establecer el vínculo.
  4. En el cuadro Descripción, escriba el nombre que desea utilizar para el vínculo. Este texto aparece cuando se deja el puntero sobre el vínculo.
  5. Para agregar otro vínculo a la misma forma, haga clic en Nuevo y repita los pasos 1 a 3.
  6. Cuando haya terminado de agregar vínculos a la forma, haga clic en Aceptar.

Para seguir el vínculo hasta su destino

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la forma del diagrama de flujo a la que se han agregado los vínculos.
  2. Haga clic en el nombre del vínculo que desee.

Sugerencia     Cuando se visualiza un diagrama de flujo en la vista de presentación o a pantalla completa (en el menú Ver, haga clic en Pantalla completa), los vínculos de las formas se comportan igual que los hipervínculos de las páginas Web.

Numerar formas de diagrama de flujo

Para agregar números a un diagrama de flujo existente

  1. Muestre la página de dibujo que contiene las formas de diagrama de flujo a las que desea agregar números.
  2. Si desea agregar números sólo a formas concretas, seleccione dichas formas.
  3. En el menú Herramientas, elija Complementos, seleccione Extras de Visio y, por último, haga clic en Numerar formas.
  4. En la ficha General, en Operación, haga clic en:
    • Numerar automáticamente, para numerar formas automáticamente de izquierda a derecha y de arriba a abajo en la página de dibujo.
    • Manualmente mediante clic, para controlar la secuencia en la que se numeran las formas haciendo clic manualmente en las formas en el orden que desee.
  5. En Número asignado, escriba el número por el que desea empezar y el intervalo entre los números; a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota    En diagramas de varias páginas deberá agregar números a las formas de cada página individualmente. Para mostrar una página de dibujo, haga clic en una ficha en la parte inferior izquierda de la ventana de dibujo.

Para agregar números a medida que se crea un diagrama de flujo

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo, elija Proceso empresarial y, a continuación, haga clic en el tipo de diagrama que desea crear.
  2. En el menú Herramientas, elija Complementos, seleccione Extras de Visio y, por último, haga clic en Numerar formas.
  3. En la ficha General, en Número asignado, escriba el número por el que desea empezar a numerar y el intervalo entre los números.
  4. En Operación, haga clic en:
    • Numerar automáticamente, para numerar formas automáticamente de izquierda a derecha y de arriba a abajo en la página de dibujo.
    • Manualmente mediante clic, para controlar la secuencia en la que se numeran las formas haciendo clic manualmente en las formas en el orden que desee.
  5. Active la casilla de verificación Continuar numerando formas a medida que se colocan en la página y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  6. Cuando haya terminado de agregar números, en el menú Herramientas haga clic en Numerar formas. Desactive la casilla de verificación Continuar numerando formas a medida que se colocan en la página y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia     Para cambiar la secuencia en que se numeran las formas automáticamente, haga clic en la ficha Avanzadas del cuadro de diálogo Numerar formas.

Conectar los pasos de su proceso

Es difícil equivocarse al utilizar la herramienta Conector describa en Crear su diagrama de flujo. Sin embargo, no está de más aprender un poco más sobre los conectores, ya que Visio utiliza más de un tipo de conector de formas. Es posible que obtenga resultados inesperados si mezcla tipos de conexiones sin darse cuenta y después mueve las formas.

El método de conexión descrito en el apartado Crear su diagrama de flujo es una conexión de forma a forma. Cuando mueva las formas que están conectadas entre sí de esta manera, los conectores se colocan automáticamente para mantener la conexión lo más directa posible. Si desea ejercer un control más preciso sobre el punto en el que los conectores se unen a formas concretas, utilice conexiones de tipo de punto a punto.

Conexiones de forma a forma

Cuando una conexión es del tipo de forma a forma, los extremos del conector están unidos, o pegados, a formas completas en lugar de a puntos concretos de cada forma. Si mueve las formas, el conector se ajusta automáticamente para que la conexión sea lo más directa posible.

Conexión de forma a forma

Conexiones de punto a punto

En las conexiones de punto a punto, los extremos del conector van pegados a puntos específicos de cada forma. Si mueve las formas, el conector sigue unido a esos puntos originales.

Conexión de punto a punto

Cómo identificar el tipo de conexión

Para saber si una conexión es de tipo de forma a forma o de punto a punto, haga clic en el conector para seleccionarlo.

Conexiones de forma a forma y de punto a punto

Imagen del botón Si los extremos del conector se convierten en grandes cuadrados rojos, la conexión es de forma a forma.Imagen del botón Si los extremos se transforman en pequeños cuadrados rojos con símbolos en su interior (x o +), la conexión es del tipo de punto a punto.

Cómo cambiar de un tipo de conexión a otro

Para cambiar una conexión de forma a forma al tipo de punto a punto, arrastre uno de los extremos del conector para separarlo de la forma y vuelva a arrastrarlo hasta el punto de conexión, marcado con una x de color azul, al que desea conectarlo a la forma. Para cambiar una conexión de tipo punto a punto a otra del tipo forma a forma, arrastre uno de los extremos del conector sobre la forma del paso de proceso hasta que aparezca un cuadrado rojo rodeando a toda la forma.

Cambiar el tipo de conexión

Trabajar con diagramas de flujo grandes

Muchos procesos son largos y complejos, por lo que los diagramas de flujo a menudo se extienden más allá de los límites de impresión de una página de tamaño A4. Hay varios métodos de hacer que trabajar y compartir diagramas de flujo grandes sea más fácil.

Método Descripción
Método de obtención de detalles Cree un diagrama de flujo de alto nivel en una página. Desde cada paso de alto nivel, "profundice" a un diagrama más detallado en una página nueva.
Referencias a otra página Dibuje todo lo que pueda del diagrama de flujo en una página. A continuación, utilice la referencia a otra página para crear un vínculo a la página en la que continúa el diagrama de flujo.
Referencias en página Dibuje todo lo que pueda del diagrama de flujo desplazándose hacia abajo o hacia la derecha en la página. A continuación, utilice una referencia en página para indicar que el diagrama de flujo continua en la parte superior o izquierda de la página.
Cambiar el tamaño de la página de dibujo e imprimirla Cambie el tamaño de la página de dibujo para que quepa el diagrama de flujo e imprima el diagrama.

Para crear un diagrama de flujo de detalle

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo, elija Proceso empresarial y, a continuación, haga clic en el tipo de diagrama de flujo que desee crear.
  2. Cree un diagrama de flujo de alto nivel arrastrando formas a la página de dibujo.
  3. En el menú Insertar, haga clic en Nueva página. Escriba una nombre para la página nueva si lo desea y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en la ficha de página en la parte inferior de la ventana de la página de dibujo para volver a la página del diagrama de flujo de alto nivel.
  5. En la forma que representa el paso del proceso que desea definir con más detalle en la nueva página de dibujo, cree un vínculo de exploración que conduzca a la nueva página de dibujo.
  6. Repita los pasos 3 a 5 con cada uno de los pasos del proceso de alto nivel que desee detallar.
  7. Arrastre formas a las nuevas páginas de dibujo para crear los diagramas de flujo que contendrán los detalles a los que desea obtener acceso.

Para crear un diagrama de flujo utilizando referencias a otras páginas

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo, elija Diagrama de flujo y, a continuación, haga clic en el tipo de diagrama de flujo que desee crear.
  2. Cree un diagrama de flujo arrastrando formas a la página de dibujo. Continúe agregando formas hasta llegar a la parte inferior o el borde derecho de la página de dibujo.
  3. Arrastre la forma Ref. a otra página a la página y colóquela cerca del borde, como la forma anterior.
  4. Haga clic en Aceptar para agregar la forma Ref. a otra página a la página actual y para crear una nueva página de dibujo que tenga su propia forma Ref. a otra página.
  5. Con la forma Ref. a otra página seleccionada en la nueva página de dibujo, haga clic en la herramienta Conector de la barra de herramientas Estándar.
  6. Continúe agregando formas de diagrama de flujo hasta completarlo o llegar al final de la nueva página de dibujo.
  7. Si es necesario, repita los pasos 3 a 6 para agregar una nueva referencia a otra página.

 Nota   Las formas de referencias a otras páginas no se incluyen en las galerías de símbolos que se abren con los diagramas de flujo de datos, causa y efecto, EPC y análisis de árbol de errores en Visio. Para usar formas de referencias a otras páginas en cualquiera de estos diagramas, puede encontrarlas en la galería de símbolos Formas para diagramas de flujo básicos. En el menú Archivo, elija Formas, elija Proceso empresarial y, a continuación, haga clic en Formas para diagramas de flujo básicos.

Para desplazarse por las páginas utilizando las referencias a otras páginas

  • Haga doble clic en una forma Ref. a otra página para desplazarse a la página a la que hace referencia la forma.

Para crear un diagrama de flujo utilizando referencias en página

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo, después Proceso empresarial y, a continuación, haga clic en el tipo de diagrama de flujo que desee crear.
  2. Cree un diagrama de flujo arrastrando formas a la página de dibujo. Continúe agregando formas hasta llegar a la parte inferior o el borde derecho de la página de dibujo.
  3. Arrastre la forma Referencia en página a la página y colóquela cerca del borde, como la forma anterior.
  4. Con la forma seleccionada, escriba una etiqueta identificativa, como un número o una letra.
  5. En el menú Edición, haga clic en Duplicar y, a continuación, arrastre la forma duplicada a la parte superior o izquierda de la página de dibujo.
  6. Con la forma Referencia en página seleccionada en la nueva página de dibujo, haga clic en la herramienta Conector de la barra de herramientas Estándar.
  7. Continúe agregando formas de diagrama de flujo hasta completarlo o hasta que llegue al final de la página.
  8. Si es necesario, repita los pasos 3 a 7 para agregar una nueva referencia en página.

 Nota   Las formas de referencia en página no se incluyen en las galerías de símbolos que se abren con los diagramas de flujo de datos, causa y efecto, EPC y análisis de árbol de errores en Visio. Para usar formas de referencias a otras páginas en cualquiera de estos diagramas, puede encontrarlas en la galería de símbolos Formas para diagramas de flujo básicos. En el menú Archivo, elija Formas, elija Proceso empresarial y, a continuación, haga clic en Formas para diagramas de flujo básicos.

Para cambiar el tamaño de página de dibujo e imprimir el diagrama

  1. Con el diagrama de flujo abierto, haga clic en la herramienta Puntero.
  2. Coloque el puntero sobre uno de los bordes de la página y presione la tecla CTRL. Cuando el puntero se transforme en una flecha de dos puntas, arrastre el borde de la página.
  3. Para imprimir el diagrama después de cambiar el tamaño de la página, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página. En la ficha Configurar impresión, haga clic en Ajustar a 1 hoja(s) a lo ancho por 1 hoja(s) a lo largo y, a continuación haga clic en Aceptar.

 Sugerencia    Puede obtener una vista previa de los saltos de página y cambiarlos antes de imprimir.

 
 
Corresponde a:
Visio 2003