Vídeo: Introducción a la interfaz de usuario de Access 2010

Access 2010 introduce una nueva interfaz de usuario que organiza comandos relacionados con los archivos y, además, proporciona más continuidad con otros programas de Office. Mire este vídeo para obtener un recorrido rápido por la vista Backstage de Microsoft Office.

En el vídeo


Descripción de la vista Backstage

La mayoría de los comandos de la cinta de opciones de Access sirven para trabajar con los registros y objetos de una base de datos. Por contraste, la vista Backstage contiene principalmente comandos para trabajar con el archivo de base de datos en sí. La vista Backstage aparece cuando abre por primera vez Access 2010. Si ya tiene una base de datos abierta, la vista Backstage está disponible al hacer clic en la pestaña Archivo. En cualquier momento, puede hacer clic en Archivo o presionar ESC para volver al área de trabajo de la base de datos.

Panel de navegación

El borde izquierdo de la vista Backstage contiene los comandos de archivo de uso más frecuente, como se muestra en la siguiente tabla:

Comando Descripción

Guardar

Se guarda la base de datos actualmente abierta.

Guardar objeto como

Se guarda el objeto actualmente seleccionado como otro objeto o tipo de objeto.

Guardar base de datos como

Se guarda la base de datos actual como una base de datos de Access 2010 con un nombre diferente.

 Nota    Para guardar una base de datos en un formato de archivo anterior a Access 2010, use los comandos de la página Guardar y publicar, dentro de Guardar base de datos como.

Abrir

Permite buscar una base de datos y abrirla.

Cerrar base de datos/Cerrar aplicación web

Se cierra la base de datos o la aplicación web actualmente abierta.


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Información

 Nota    Esta página está disponible solo cuando hay una base de datos abierta.

Cuando hace clic en la pestaña Archivo con una base de datos abierta, Access muestra de forma predeterminada la página Información. Según el tipo de base de datos que esté abierta actualmente, puede que vea los siguientes comandos en esta página:

Comando Descripción

Habilitar contenido

Si la base de datos es de un origen de confianza, haga clic en este botón para habilitar todo el contenido activo, como el código VBA, que contenga la base de datos.

Publicar en Servicios de Access

Este botón está visible únicamente si la base de datos contiene uno o más objetos compatibles con Web. Si está disponible, haga clic para comenzar el proceso de publicación de la base de datos en un servidor de SharePoint.

Compactar y reparar

Realiza tareas de limpieza y mantenimiento de la base de datos para reducir el tamaño de archivo y detectar problemas.

Cifrar con contraseña

Permite restringir el acceso a la base de datos al solicitar una contraseña antes de que pueda utilizarse. Si el formato de archivo es de Access 2007 o posterior, el archivo de base de datos también se cifra.
Volver al documento (imagen en miniatura) Se cierra la vista Backstage y se vuelve al área de trabajo de la base de datos.

Ver y editar las propiedades de base de datos

Se abre el cuadro de diálogo de propiedades de la base de datos, donde puede ver y especificar más información acerca del archivo de base de datos.

Sincronizar todo

Si la base de datos es una aplicación web que se ha publicado en un servidor de SharePoint, la página Información contendrá un botón Sincronizar todo, que permite enviar y recibir cambios con el servidor.

Ver la tabla de registro de aplicación

Si la base de datos es una aplicación web que se ha publicado en un servidor de SharePoint, la página Información contendrá un botón Ver la tabla de registro de aplicación, que abrirá una tabla que contiene información acerca de los errores que hayan ocurrido durante las operaciones de publicación o sincronización.


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Reciente

La página Reciente muestra una lista de bases de datos recientes que ha utilizado. Esta lista cambia con el tiempo a medida que abre diferentes bases de datos.

Anclar una base de datos a la parte superior de la lista Bases de datos recientes

Para “anclar” una base de datos a la parte superior de esta lista para que siempre esté disponible:

  • Haga clic en el icono de chincheta que aparece junto al nombre de la base de datos.

Establecer el número de bases de datos que se muestran en la lista Bases de datos recientes

Puede controlar cuántas bases de datos recientes se muestran en la lista Bases de datos recientes.

  1. En la ficha Archivo, en Ayuda, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en Configuración de cliente y, a continuación, en Mostrar, especifique un valor en el cuadro Mostrar este número de documentos recientes. El número máximo que se permite es 50.
  3. Mostrar una lista de bases de datos recientes en el panel de navegación de Backstage (debajo del comando Cerrar base de datos)

Mostrar una lista de bases de datos recientes en el panel de navegación de Backstage

Para obtener acceso más rápido a las bases de datos de uso más reciente, puede mostrar una lista de bases de datos recientes en el panel de navegación de Backstage (debajo del comando Cerrar base de datos).

  1. Active la casilla de verificación Tener acceso rápidamente a este número de bases de datos recientes en la parte inferior de la página Reciente.
  2. Especifique el número de bases de datos recientes que desee mostrar en el panel de navegación. Este número no puede superar el número de bases de datos recientes que se muestran en la página Reciente en sí (vea el procedimiento anterior para obtener información acerca de cómo configurar ese valor).

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Nuevo

La página Nuevo se concentra en la tarea de crear una nueva base de datos (desde cero o a partir de una plantilla). O bien, en la parte superior del panel de navegación, puede hacer clic en Abrir para abrir una base de datos existente.

Crear una base de datos en blanco

Al crear una nueva base de datos en blanco con Access 2010, tiene la opción de crear una base de datos cliente o una base de datos web. Una base de datos cliente es el tipo estándar de base de datos que los usuarios de versiones anteriores de Access conocen, mientras que una base de datos web está diseñada para ser compatible con la nueva característica Publicar en Servicios de Access. Si tiene acceso a un servidor de SharePoint que ejecute los Servicios de Access, puede usar esta característica para crear e implementar una base de datos web de Access que otras personas usarán en un explorador web estándar, aunque no tengan Access instalado en el equipo.

Para crear una nueva base de datos en blanco, use el siguiente procedimiento:

  1. En la página Nuevo, haga clic en Base de datos en blanco para crear una base de datos cliente o en Base de datos web en blanco para crear una nueva base de datos web.
  2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.
  3. Opcionalmente, haga clic en el botón Examinar que aparece junto al cuadro Nombre de archivo y busque una ubicación diferente para guardar la base de datos.
  4. Haga clic en Crear.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access 2010 incluye varias bases de datos de plantillas instaladas con el programa. Entre ellas se incluyen bases de datos cliente y web. Para seleccionar una de estas plantillas:

  1. En la página Nuevo, haga clic en Plantillas de ejemplo.

    Se mostrarán las plantillas que se incluyen con el programa Access. Todas las plantillas con las palabras “Base de datos web” en el título están diseñadas para ser compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access.
  2. Seleccione la plantilla que desee usar.
  3. Opcionalmente, escriba un nombre nuevo en el cuadro Nombre de archivo o haga clic en el botón Examinar que aparece junto al cuadro Nombre de archivo y busque una ubicación diferente para guardar la base de datos.
  4. Haga clic en Crear.

    Se creará la nueva base de datos y se abrirá. Puede comenzar a usar la base de datos como está o modificarla para que se ajuste a sus necesidades.

Hay muchas más opciones disponibles en el sitio web de Office. Para buscar una plantilla, escriba una palabra clave en el cuadro Buscar en Plantillas en Office.com y, a continuación, haga clic en el botón Buscar. Cuando encuentre una plantilla que desee usar, siga los pasos del 2 al 4 del procedimiento anterior para crear una nueva base de datos a partir de esa plantilla.

 Sugerencia    Use los botones de navegación que aparecen en la parte superior de la página Nuevo para avanzar, retroceder o ir directamente a la pantalla principal.

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Imprimir

 Nota    Esta página está disponible solo cuando hay una base de datos abierta. Además, debe haber un objeto abierto o seleccionado para que los comandos estén disponibles.

La página Imprimir contiene tres comandos para imprimir el objeto actualmente seleccionado.

Comando Descripción

Impresión rápida

Envía el objeto directamente a la impresora predeterminada sin abrir primero el cuadro de diálogo Imprimir.

Imprimir

Abre el cuadro de diálogo Imprimir para que pueda seleccionar una impresora, el número de copias y otras opciones antes de imprimir.

Vista preliminar

Muestra el objeto actual en un panel o ventana de vista previa. En la vista preliminar, puede ajustar los márgenes, el diseño de página y otras opciones antes de imprimir. También puede exportar los datos del objeto a otros formatos de archivo, como Microsoft Excel, o crear un documento PDF o XPS.


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Guardar y publicar

 Nota    Esta página está disponible solo cuando hay una base de datos abierta.

La página Guardar y publicar contiene comandos para guardar la base de datos u objeto actual, y también para implementar y realizar una copia de seguridad de la base de datos actual.

Guardar base de datos como

Esta sección de la página Guardar y publicar contiene comandos para guardar la base de datos actual en diferentes formatos de archivo de Access diferentes, incluso formatos de versiones anteriores (.mdb) y como plantilla (.accdt).

La subsección Avanzadas contiene comandos para implementar y realizar una copia de seguridad de la base de datos actual. Para obtener más información, vea los artículos sobre formas de compartir una base de datos de Access y sobre cómo proteger los datos con copias de seguridad y restauración.

Guardar objeto como

Si tiene un objeto seleccionado o abierto, puede usar los comandos de esta sección para guardarlo como un objeto nuevo o para publicar el objeto como archivo PDF o XPS.

Publicar en Servicios de Access

Esta sección contiene una introducción y los comandos para publicar y sincronizar la base de datos actual como una aplicación web en un servidor de SharePoint.

Para obtener más información sobre la característica Publicar en Servicios de Access, vea el artículo Crear una base de datos de Access para compartir en Web.

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Ayuda

La página Ayuda contiene botones para obtener ayuda y soporte técnico, para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Access o para comprobar si hay actualizaciones de Office. Esta página también contiene información de licencias y versiones de su copia de Access.

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