Usar Excel 2013 para crear un nuevo informe de Project Online

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Puede usar Microsoft Excel 2013 para conectar con los datos de Project Online y crear informes. Una vez que los informes se guardan en una biblioteca en Project Online, puede verlos en una ventana de explorador con Excel Online.

 Importante    Antes de seguir los pasos de este artículo, es importante que primero conceda acceso a informes en Project Online . Se trata de un paso de configuración que solo tendrá que realizar una vez y que permitirá la correcta actualización de los informes en Excel Online .

En este artículo se trata la creación de una conexión de datos entre Excel 2013 y los datos de Project Online para mostrar una lista de proyectos en un informe de tabla dinámica. Puede hacer mucho más con Excel 2013 y una conexión de OData a los datos de Project Online pero, ya que esto es solo el principio, el ejemplo es simple y directo.

En este artículo se tratan los siguientes pasos:

Paso 1: Crear una conexión a los datos de Project Online en Excel 2013

El primer paso es crear una conexión en Excel 2013 que lleve a los datos de Project Online.

Para crear la conexión:

  1. En Excel 2013, elija Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
  2. En la pestaña Datos, en el grupo Obtener datos externos, elija De otros orígenes > De la fuente de datos OData.
  3. En 1.Ubicación de la fuente de datos, en el cuadro Vínculo o archivo, escriba la dirección del sitio web (URL) de la instancia de Project Web App, seguida de: /_api/ProjectData/.

Por ejemplo, si tiene acceso a Project Web App en https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa, debe escribir https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa/_api/ProjectData/ en el cuadro Vínculo o archivo.

  1. Inicie sesión con sus credenciales de Microsoft Office 365.
  2. En el cuadro de diálogo Asistente para la conexión de datos, active la casilla de Proyectos y haga clic en Siguiente.
  3. En el paso Guardar archivo de conexión de datos y finalizar, haga clic en Finalizar.
  4. En el cuadro de diálogo Importar datos, seleccione Informe de tabla dinámica y haga clic en Aceptar.

¡Esto es todo! Ya está conectado a sus datos de Project Online.

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Paso 2: Seleccionar datos para incluirlos en el informe

Lo siguiente es elegir las partes de datos de Proyectos que desea incluir en el informe y diseñar el propio informe. En este sencillo ejemplo, elegirá dos puntos de datos: nombres de proyectos y nombres de los propietarios de los proyectos.

Para crear un informe de tabla dinámica sencillo:

  1. En el panel Campos de tabla dinámica que hay en el lado derecho de la ventana de Excel 2013, active las casillas de Nombre de proyecto y Nombre de propietario de proyecto.
  2. Use las opciones de las pestañas Analizar y Diseñar, en Herramientas de tabla dinámica de la cinta, para personalizar el informe de tabla dinámica.

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Paso 3: Guardar el informe en Project Online

Una vez creado el informe, el último paso es guardarlo en Project Online para poder abrirlo fácilmente más adelante con Excel Online.

Para guardar un informe de tabla dinámica en Project Online:

  1. En Excel 2013, haga clic en Archivo.
  2. Haga clic en Guardar como, en Microsoft y, a continuación, en Examinar.
  3. En la barra de arriba, donde aparece su ubicación actual, haga clic con el botón secundario en la dirección URL y luego haga clic en Editar dirección.
  4. Escriba la dirección URL del sitio de Project Web App en el cuadro de ubicación y presione Entrar.

Por ejemplo, escriba https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa y presione Entrar.

  1. Desplácese hacia abajo en la lista y haga doble clic en Centro de inteligencia empresarial, en Sitios y áreas de trabajo.
  2. Haga doble clic en la biblioteca Informes.
  3. Haga doble clic en la carpeta Inglés (Estados Unidos).
  4. Escriba un nombre para el nuevo informe en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Después de guardar el informe en el Centro de inteligencia empresarial de Project Online, cierre el informe en Excel 2013. Ahora podrá desplazarse hasta él en el explorador y abrirlo con Project Online.

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Paso 4: Abrir el informe en Project Online

Una vez guardado el informe en Project Online, puede desplazarse hasta el Centro de inteligencia empresarial y abrir el informe mediante Excel Online. Esto le permite ver el informe con los datos de proyecto más recientes, desde cualquier lugar en el que tenga acceso a Project Online.

Para abrir el informe en Excel Online:

  1. En Project Web App, haga clic en Informes en Inicio rápido.
  2. En el Centro de inteligencia empresarial, haga clic en Informes en el Inicio rápido.
  3. Haga clic en Inglés (Estados Unidos).
  4. Haga clic en el nombre del informe para abrirlo en Excel Online.

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