Microsoft Office SharePoint Server 2007 dispone de plantillas de flujo de trabajo incorporadas para automatizar los procesos de aprobación, revisión y archivado. Con Office SharePoint Server 2007, también puede crear, conservar y analizar flujos de trabajo personalizados, lo que le permitirá simplificar los procesos de colaboración. Los formularios electrónicos que se ofrecen a través de InfoPath Forms Services son una parte integral de dichos flujos de trabajo. Estos formularios electrónicos diseñados en InfoPath facilitan la tarea de recopilar y validar la información que acciona sus procesos empresariales. Además, podrá recopilar y validar esta información directamente desde las aplicaciones cliente de Microsoft Office que utiliza a diario.

Formularios basados en el explorador con InfoPath Forms Services

InfoPath Forms Services, que es una parte de Office SharePoint Server 2007, amplía su alcance a organizaciones que no utilizan Microsoft Office InfoPath 2007 permitiéndole rellenar formularios en un explorador Web común o incluso en un dispositivo móvil habilitado para HTML.

Rellene los formularios de los procesos empresariales en un explorador normal o en un dispositivo móvil. Ver imagen ampliada.

Con Office SharePoint Server 2007, puede:

• Proporcionar formularios con una experiencia de usuario uniforme independientemente de donde se utilicen. Office InfoPath 2007 utiliza controles integrados para proporcionar formularios fáciles de utilizar con comportamiento predecible, sugerencias que aparecen al mover el mouse (ratón) por encima de zonas del formulario y validación de datos integrada.
• Simplificar las aplicaciones de sus procesos empresariales mediante los formularios de InfoPath, que recopilan y validan los datos que impulsan los flujos de trabajo.
• Utilizar las plantillas de flujo de trabajo de colaboración integradas para simplificar los procesos de aprobación, revisión y archivado. También puede crear sus propios flujos de trabajo personalizados con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 para crear aplicaciones de colaboración interactivas. Estas aplicaciones distribuirán los documentos automáticamente para revisiones o aprobación, enviarán notificaciones de correo electrónico a los participantes y archivarán documentos para satisfacer los requisitos de la directiva de retención.

Formulario de proceso empresarial de solicitud de préstamos y configuración de la biblioteca de documentos y la plantilla de flujo de trabajo relacionadas.. Ver imagen ampliada.

Flujo de trabajo integrado y panel de información del documento desde las aplicaciones cliente de Microsoft Office

Con Office SharePoint Server 2007, puede iniciar flujos de trabajo e interactuar con ellos directamente desde su aplicación de Microsoft Office. También puede recopilar y validar metadatos de documentos importantes a través del panel de información del documento. Office SharePoint Server 2007 le ayuda a:

• Recopilar los metadatos importantes definidos por la biblioteca de Windows SharePoint Services a través del panel de información del documento. Los metadatos pueden incluir información como el estado del flujo de trabajo, la fecha límite del contenido, la información de distribución y otras propiedades relacionadas con el ciclo de vida de los documentos.
• Crear un panel de información del documento personalizado que contenga la funcionalidad avanzada de un formulario de InfoPath, incluyendo conexiones a datos externos, validación de datos, formato condicional, lógica empresarial y otros controles.
• Implementar plantillas de documentos con la funcionalidad de administración de documentos avanzada incorporada directamente en un documento de una forma que resulta sencilla y clara para los creadores de documentos.
• Iniciar un flujo de trabajo o establezca el estado de un flujo de trabajo directamente desde cualquiera de las conocidas aplicaciones de Microsoft Office como Microsoft Office Word 2007.

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Diseño de flujo de trabajo personalizado con Office SharePoint Designer 2007

Office SharePoint Designer 2007 facilita la tarea de agregar lógica empresarial a complejas aplicaciones compuestas sin código con el Diseñador de flujo de trabajo basado en reglas. Con la herramienta Diseñador de flujo de trabajo de Office SharePoint Designer 2007, puede utilizar listas desplegables y casillas de verificación para identificar los eventos que desencadenan un flujo de trabajo. A continuación puede identificar las acciones y las respuestas resultantes e incluso identificar las condiciones bajo las que se producirán otros eventos de flujo de trabajo.

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