En los últimos años, las organizaciones han creado una enorme cantidad de contenido desestructurado que se compone de documentos, mensajes de correo electrónico, vídeos, mensajes instantáneos, páginas Web, etc. A menudo este contenido se encuentra en un estado de caos no administrado que impide a las organizaciones usar estos valiosos activos para mejorar el intercambio de conocimientos, las comunicaciones con los clientes y la eficiencia de los procesos. El Administrador de contenido empresarial (ECM) de Microsoft es un componente clave de la infraestructura de la organización que puede ayudar a las empresas a superar estos retos.

ECM de Microsoft ha sido creado en una plataforma bien integrada y permite extender fácilmente la administración de contenido a todos los trabajadores de la información de una organización a través de su integración con herramientas de uso común como las del sistema Microsoft Office. La solución ECM de Microsoft puede ayudar a la empresa a alcanzar los siguientes objetivos:

Administrar contenido diverso

Las capacidades de administración de documentos de la solución ECM integrada de Microsoft pueden ayudar a las organizaciones a consolidar diversos tipos de contenido procedente de distintos recursos compartidos de archivos y unidades personales en un repositorio de administración central con categorización coherente. Las capacidades de búsqueda integrada pueden ayudar a los usuarios a encontrar y compartir esta información. Las organizaciones de tecnología de la información pueden, además, utilizar este repositorio de administración central para proteger el contenido contra el acceso no autorizado.

Las capacidades de colaboración integradas, por ejemplo, el flujo de trabajo automatizado, ayudan a los usuarios a trabajar en equipo para crear, revisar y aprobar documentos de un modo más estructurado. De este modo, desaparece la necesidad de depender exclusivamente del correo electrónico para compartir documentos. Los trabajadores que se desplazan también pueden usar estos documentos sin conexión cuando no están conectados a la red.

Cumplir la normativa y satisfacer los requisitos legales

La solución ECM de Microsoft también incluye funciones integradas de administración de registros para proporcionar a las organizaciones la capacidad de almacenar y proteger registros empresariales en su estado final. Al aplicar directivas de vencimiento a estos registros se garantiza su conservación durante el período que determinen las regulaciones o directivas empresariales, con lo que se asegura el cumplimiento de las obligaciones legales de la organización. El seguimiento de auditoría ofrece a los auditores internos y externos una prueba de que los registros se han conservado durante el período correspondiente. Algunos registros concretos pueden retenerse durante más tiempo para impedir su destrucción si son necesarios para la exhibición de pruebas legales.

Administrar eficazmente varios sitios Web

Las funciones integradas de administración de contenido Web permiten a los usuarios publicar contenido Web con una herramienta de creación de fácil utilización y un proceso de aprobación integrado. Esto contribuye a garantizar que el contenido se cargue en los sitios Web de un modo puntual sin tener que asignar un gran volumen de trabajo al personal de TI. Las plantillas en forma de páginas principales y diseños de página permiten aplicar una imagen de marca coherente a todas las páginas, contribuyendo a garantizar una utilización correcta de los activos de la marca. El uso de una única implementación y administración para la intranet, la extranet y los sitios de Internet reduce el costo y la complejidad de los departamentos de TI.  

Optimizar procesos empresariales

La solución ECM de Microsoft ECM permite a las empresas simplificar los procesos de colaboración basados en el contenido proporcionándoles la plataforma y las herramientas para automatizar las tareas de dichos procesos. Las soluciones de formularios electrónicos proporcionan un mecanismo para recopilar y validar la entrada de información para estos procesos empresariales en todos los sitios Web, dispositivos móviles y programas del sistema Microsoft Office. Sólo hay que crear los formularios una vez, ya que las herramientas de administración permiten al departamento de TI implementarlos fácilmente en distintos canales y mantener un seguimiento de su uso.

Microsoft proporciona estas capacidades en una única infraestructura integrada de productividad empresarial. Ello reduce considerablemente la carga administrativa de la organización de TI, ya que ahora ésta dispone de un conjunto de herramientas y metodologías comunes para administrar la solución. La estrecha integración con herramientas de uso común como los programas del sistema Microsoft Office permite a la solución ECM de Microsoft extender fácilmente estas capacidades a todos los trabajadores de información de la organización. Con ello se reduce la carga para los usuarios, ya que éstos no necesitan aprender a utilizar nuevas herramientas ni cambiar sus métodos de trabajo para participar en la estrategia de administración de contenido de la organización.

Las funcionalidades del flujo de trabajo ayudan a reducir las barreras para una mejor adaptación del usuario. Ver imagen ampliada.

Funcionalidad de ECM desde Microsoft

La solución ECM de Microsoft proporciona funcionalidad para administrar todo el ciclo vital del contenido desestructurado desde su creación hasta su caducidad momento en una plataforma única unificada. Esta funcionalidad incluye la administración de documentos, administración de registros, administración de contenido Web y soluciones de formularios.

Administración de documentos

• Ahorre tiempo y reutilice la información de una manera sencilla  Organice y clasifique el contenido en un repositorio de documentos centralizado para ofrecer un método coherente de organizar, categorizar, explorar y buscar con rapidez la información adecuada.
• Ayude a proteger la información confidencial.  Ayude a salvaguardar los documentos con la administración de derechos integrada que viaja con los documentos allá donde vayan. Los derechos de acceso de los usuarios se pueden especificar para elementos individuales y los metadatos se pueden quitar de los documentos antes de la publicación final.
• Simplifique la creación de documentos de colaboración.  Con los flujos de trabajo de documentos incorporados, puede iniciar, realizar un seguimiento y colaborar en procesos orientados a documentos directamente desde los programas de escritorio de Microsoft Office System. En el documento se pueden mostrar alertas importantes e información de tareas, lo que ayuda a garantizar que los pasos del flujo de trabajo se siguen correctamente.

Administración de registros

• Mejore el cumplimiento de las normativas legales y existentes.  Aplique las directivas de retención de la información, protección y auditoría a los registros empresariales para ayudar a garantizar que dichos registros estén adecuadamente conservados.
• Ayude a asegurar los datos profesionales y esenciales.  Un repositorio con seguridad mejorada le ayuda a garantizar que los registros estén bloqueados en el estado final.
• Obtención de pruebas para litigios sencilla.  Ayude a garantizar que la información requerida para la exhibición de pruebas legales se pueda recuperar de una manera económica y esté o no disponible según los requisitos de las técnicas de obtención de pruebas.

Repositorio de registros para la conservación a largo plazo. Ver imagen ampliada.

Administración de contenido Web

• Cree y publique contenido de forma rápida y fácil.  Los grupos empresariales pueden crear y publicar contenido Web de forma puntual con las sencillas herramientas de creación y los flujos de trabajo integrados, con una implicación mínima de TI.
• Mantenga un aspecto y un estilo coherentes en todos los sitios Web.  Mantenga la coherencia proporcionando páginas principales aprobadas y diseños de página que permitan que la creación de imagen de marca (branding) y la exploración del sitio se especifiquen una vez y los creadores de contenido puedan reutilizarlas.
• Costos de implementación y administración de los sitios Web más bajos.   Implemente una única infraestructura de varios niveles para publicar contenido en intranet, extranet y sitios de Internet.

Soluciones de formularios

• Automatizar procesos empresariales.  Utilice Windows Workflow Foundation para automatizar diversas tareas manuales. Cree nuevos flujos de trabajo con herramientas como Microsoft Visual Studio 2005 y Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Recopilar información mediante formularios electrónicos.  Con Microsoft Office InfoPath 2007, las empresas pueden crear formularios electrónicos para implementarlos después en distintos canales, por ejemplo, sitios Web, dispositivos móviles y aplicaciones cliente avanzadas.
• Implemente y administre soluciones de formularios rápidamente.  Implemente rápidamente actualizaciones de formularios en paralelo para minimizar el tiempo de inactividad. Vea el estado de todos los formularios implementados en una única vista.

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