Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y a administrar tareas de proyecto al implementar procesos empresariales en documentos y elementos de un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a ajustarse a procesos empresariales coherentes y mejoran su eficiencia organizativa y productividad al administrar las tareas y los pasos necesarios para los procesos empresariales. Esto permite a las personas que realizan estas tareas concentrarse en la realización del trabajo en lugar de administrar el flujo de trabajo.

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• ¿Qué son los flujos de trabajo?

• Flujos de trabajo incluidos en Office SharePoint Server 2007

• Compatibilidad con los flujos de trabajo personalizados

• Pasos necesarios para utilizar flujos de trabajo

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¿Qué son los flujos de trabajo?

A veces, un flujo de trabajo se describe como una serie de tareas que producen un resultado. En el contexto de Productos y Tecnologías de Microsoft SharePoint, un flujo de trabajo se define más concretamente como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas que están relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo pueden utilizarse para administrar coherentemente los procesos comunes de una organización y permiten a ésta adjuntar la lógica empresarial a los documentos o elementos de una lista o biblioteca de SharePoint. La lógica empresarial es básicamente un conjunto de instrucciones que especifica y controla las acciones que tienen lugar en un documento o elemento.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el costo y el tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, en un sitio de Office SharePoint Server 2007, puede agregar a una biblioteca de documentos un flujo de trabajo que distribuya un documento a un grupo de personas para su aprobación. Cuando el autor del documento inicia este flujo de trabajo en un documento de la biblioteca, el flujo de trabajo crea las tareas de aprobación de documentos, se las asigna a los participantes del flujo de trabajo y, a continuación, envía alertas de correo electrónico a los participantes con instrucciones para la tarea y un vínculo al documento que deben aprobar. Mientras el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del mismo (en este caso, el autor del documento) o los participantes pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica automáticamente al propietario que se ha completado.

Las acciones del flujo de trabajo de aprobación del ejemplo siguen el proceso mostrado en la siguiente ilustración.

Los flujos de trabajo no sólo admiten procesos de trabajo humano existentes, sino que también amplían la forma en que las personas pueden colaborar y trabajar con documentos, listas y bibliotecas. Los usuarios del sitio pueden iniciar flujos de trabajo y participar en ellos mediante formularios personalizables a los que se tiene acceso desde el documento o elemento en una lista o biblioteca de SharePoint. Además, la funcionalidad de flujo de trabajo de Office SharePoint Server 2007 está estrechamente integrada con 2007 Microsoft Office system. Las siguientes tareas de flujo de trabajo pueden realizarse en un sitio de Office SharePoint Server 2007 o directamente en ciertos programas cliente que forman parte de versión Office 2007:

• Ver la lista de flujos de trabajo disponibles para un documento o elemento.
• Iniciar un flujo de trabajo en un documento o elemento.
• Ver, modificar o reasignar una tarea de flujo de trabajo.
• Completar una tarea de flujo de trabajo.

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Flujos de trabajo que se incluyen en Office SharePoint Server 2007

Un sitio de Office SharePoint Server 2007 incluye varios flujos de trabajo que tratan situaciones empresariales comunes:

• Aprobación   Este flujo de trabajo distribuye un documento o elemento a un grupo de personas para su aprobación. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación está asociado al tipo de contenido de documento y, por tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos. Una versión del flujo de trabajo de aprobación también está asociada de forma predeterminada a la biblioteca Páginas en un sitio de publicación y puede utilizarse para administrar el proceso de aprobación para la publicación de páginas Web.
• Recopilar comentarios   Este flujo de trabajo distribuye un documento o elemento a un grupo de personas para obtener sus comentarios. Los revisores pueden proporcionar comentarios que a continuación se compilan y se envían a la persona que inició el flujo de trabajo. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de recopilar comentarios está asociado al tipo de contenido de documento y, por tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos.
• Recopilar firmas  Este flujo de trabajo distribuye un documento de Microsoft Office a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales. Este flujo de trabajo debe iniciarse en un programa cliente que forma parte de versión Office 2007. Los participantes deben completar las tareas de firma agregando su firma digital al documento en el programa pertinente de Microsoft Office. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de recopilar firmas está asociado al tipo de contenido de documento y, por tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos. Sin embargo, el flujo de trabajo de recopilar firmas aparece para un documento de la biblioteca de documentos únicamente si el documento contiene una o varias líneas de firma de Microsoft Office.
• Aprobación de disposición   Este flujo de trabajo, que admite procesos de administración de registros, administra la caducidad y retención de documentos al permitir que los participantes decidan si retener o eliminar los documentos caducados. El flujo de trabajo de aprobación de disposición está diseñado para utilizarlo principalmente en el sitio del centro de registros.
• Tres estados   Este flujo de trabajo puede utilizarse para administrar procesos empresariales que las organizaciones requieren para realizar el seguimiento de gran cantidad de problemas o elementos, por ejemplo problemas de asistencia a clientes, tendencias de ventas o tareas de proyecto.
• eApproval   Este flujo de trabajo es similar al flujo de trabajo de aprobación, pero utiliza una biblioteca de documentos designada y ofrece una vista personalizada de los procesos de aprobación en los que participa un usuario. Este flujo de trabajo proporciona un diagrama de organización jerárquica en el que pueden seleccionarse aprobadores y permite a éstos utilizar un control de sello en lugar de una firma. Esta solución únicamente está disponible para las versiones de Asia oriental de Office SharePoint Server 2007.
• Administración de traducción  Este flujo de trabajo administra el proceso manual de traducción de documentos al crear las copias del documento que van a traducirse y asignar las tareas de traducción a los traductores. Este flujo de trabajo únicamente está disponible para las bibliotecas de administración de traducciones.

Cada uno de los flujos de trabajo anteriores pueden personalizarse en una organización de varias formas. Por ejemplo, cuando se agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido para que esté disponible para su uso en documentos o elementos, pueden personalizarse las listas de tareas y de historial donde está almacenada la información acerca del flujo de trabajo.

Cuando un usuario del sitio inicia un flujo de trabajo en un documento o elemento, puede tener la opción de personalizar más el flujo de trabajo especificando la lista de participantes, una fecha de vencimiento e instrucciones de tareas. Busque los vínculos a más información acerca de cómo trabajar con los flujos de trabajo predefinidos descritos anteriormente en la sección Vea también.

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Compatibilidad con los flujos de trabajo personalizados

Aunque los flujos de trabajo predefinidos disponibles en Office SharePoint Server 2007 pueden personalizarse de algún modo para satisfacer diferentes necesidades, una organización puede optar por diseñar y desarrollar flujos de trabajo que son únicos en los procesos empresariales de la organización. Los flujos de trabajo pueden ser tan sencillos o tan complejos como lo requieran los procesos empresariales. Los programadores pueden crear flujos de trabajo que sean iniciados por las personas que utilicen un sitio o que se inicien automáticamente si se produce un evento, por ejemplo cuando se crea o modifica un elemento de lista. Si la organización ha desarrollado e implementado flujos de trabajo personalizados, éstos pueden estar disponibles además de, o en lugar de, los flujos de trabajo predefinidos ya descritos.

Hay dos maneras de crear flujos de trabajo personalizados creados para Office SharePoint Server 2007:

• Los programadores de software profesionales pueden crear flujos de trabajo utilizando las extensiones de Visual Studio 2005 para Windows Workflow Foundation   Estos flujos de trabajo contienen código personalizado y actividades de flujo de trabajo. Después de que un desarrollador profesional cree flujos de trabajo personalizados, un administrador de servidor puede implementarlos en varios sitios.
• Los diseñadores Web pueden diseñar flujos de trabajo sin código para utilizarlos en una lista o biblioteca específica utilizando un programa de diseño Web, como Microsoft Office SharePoint Designer 2007   Estos flujos de trabajo se crean a partir de una lista de actividades de flujos de trabajo disponibles y el diseñador Web que crea el flujo de trabajo puede desplegar los flujos de trabajo directamente a la lista o biblioteca donde se utilizarán.

Si desea que se desarrolle un flujo de trabajo personalizado, póngase en contacto con el administrador del sitio para obtener información acerca de qué recursos pueden estar disponibles en la organización. Para obtener más información acerca del desarrollo de flujos de trabajo personalizados para Office SharePoint Server 2007, vea el SDK de Microsoft Office SharePoint Server 2007, que está disponible en SharePoint Server 2007 Developer Portal en MSDN.

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Pasos necesarios para utilizar flujos de trabajo

El uso de un flujo de trabajo en un documento o elemento de lista incluye varios pasos, cada uno de los cuales puede ser completado por personas con funciones diferentes. Por ejemplo, un administrador de sitio puede hacer disponible un flujo de trabajo para su uso en una biblioteca de documentos, un creador de contenido puede iniciar un flujo de trabajo o modificar un flujo de trabajo en progreso y una tercera persona (por ejemplo un revisor de documentos o un aprobador) puede completar la tarea del flujo de trabajo.

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Agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido

Para poder utilizar un flujo de trabajo, debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido para ponerlo a disposición de los documentos o elementos en una ubicación específica. Para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, debe tener el permiso (permisos: ajustes concretos de seguridad que permiten o restringen el acceso a un elemento, lista, biblioteca o sitio dado.) Administrar listas. En la mayoría de los casos, esta tarea la realizan los administradores de sitio o las personas que administran listas o bibliotecas específicas.

La disponibilidad de un flujo de trabajo en un sitio varía en función de dónde se agregue:

• Si agrega un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca, estará disponible únicamente para los elementos en dicha lista o biblioteca.
• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se ha agregado a una lista o biblioteca específica), está disponible únicamente para los elementos de dicho tipo de contenido en la lista o biblioteca específica con la que está asociada dicho tipo de contenido.
• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, dicho flujo de trabajo está disponible para cualquier elemento de dicho tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a la que una instancia de dicho tipo de contenido de sitio se ha agregado. Si desea que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en las listas o bibliotecas en una colección de sitios para elementos de un tipo de contenido específico, la forma más eficaz de obtener este resultado es agregar dicho flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio.

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede personalizar el flujo de trabajo para su ubicación específica si define varias opciones:

• Nombre de la instancia del flujo de trabajo
• Lista de tareas donde están almacenadas las tareas relacionadas con el flujo de trabajo
• Lista de historial que registra todos los eventos relacionados con el flujo de trabajo
• Forma en que desea que se inicie el flujo de trabajo
• Opciones adicionales específicas de un flujo de trabajo individual, por ejemplo, cómo se distribuyen las tareas a los participantes, en qué circunstancias se considera completado el flujo de trabajo y qué acciones tienen lugar una vez completado el flujo de trabajo

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, lo pone a disposición de documentos o elementos en una ubicación específica; no inicia el flujo de trabajo real. Busque vínculos a más información acerca de cómo agregar flujos de trabajo a listas, bibliotecas o tipos de contenido en la sección Vea también.

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Iniciar un flujo de trabajo en un documento o elemento

Una vez que se ha agregado un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido y, por tanto, está disponible para su uso, puede iniciarlo en un documento o elemento (si el flujo de trabajo está configurado para permitir que se inicie manualmente). Para iniciar un flujo de trabajo, seleccione el que desee en la lista de flujos de trabajo disponibles para el documento o elemento. Si es necesario, también debe rellenar un formulario con la información que requiera el flujo de trabajo. Según el diseño y configuración del flujo de trabajo, puede tener la opción de personalizar más el flujo de trabajo cuando lo inicie en un documento o elemento si personaliza opciones tales como los participantes, la fecha de vencimiento y las instrucciones de la tarea.

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Modificar un flujo de trabajo en progreso

Después de iniciar un flujo de trabajo en un elemento, puede ser necesario realizar cambios en su comportamiento. Por ejemplo, después de que se inicia el flujo de trabajo, puede que la persona que lo ha iniciado necesite agregar participantes adicionales. O bien, es posible que un participante del flujo de trabajo necesite reasignar su tarea a otra persona o solicitar un cambio en el documento o elemento que es el enfoque del flujo de trabajo. Puede modificar algunos de los flujos de trabajo predefinidos que se incluyen en Office SharePoint Server 2007 mientras el flujo de trabajo está en progreso. Si la organización ha desarrollado e implementado flujos de trabajo personalizados, es posible que se permita realizar cambios en los flujos de trabajo que están en progreso.

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Completar las tareas del flujo de trabajo

Cualquier evento de flujo de trabajo que requiera la intervención humana se representa mediante una tarea de flujo de trabajo. Cuando un flujo de trabajo asigna una tarea a un participante, el receptor de la tarea puede completarla o solicitar cambios en el propio flujo de trabajo si modifica el formulario de tarea del flujo de trabajo. En Office SharePoint Server 2007, los participantes del flujo de trabajo pueden completar sus tareas en el sitio de SharePoint o directamente en un programa cliente que forme parte de versión Office 2007. Cuando un participante del flujo de trabajo completa una tarea o solicita un cambio en el flujo de trabajo, éste solicita al servidor que mueva el flujo de trabajo al siguiente paso pertinente.

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Seguimiento del estado de los flujos de trabajo

Los propietarios y participantes del flujo de trabajo pueden seguir el progreso de un flujo de trabajo en la página de estado asociada al mismo. La página de estado incluye información de estado acerca de las tareas pendientes del flujo de trabajo. También incluye información de historial que es importante para el flujo de trabajo.

Office SharePoint Server 2007 incluye además herramientas de informes que proporcionan un análisis adicional del historial del flujo de trabajo. Las organizaciones pueden utilizar este análisis para localizar cuellos de botella en los procesos o determinar si un grupo cumple los objetivos de rendimiento de un proceso empresarial dado. Office SharePoint Server 2007 incluye varios informes predefinidos en formato de Microsoft Office Excel que pueden utilizarse con cualquier flujo de trabajo. Asimismo, la información de historial del flujo de trabajo está disponible como origen de datos de lista de SharePoint, que se puede utilizar y analizar en otros programas como Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007 o soluciones personalizadas de supervisión de procesos empresariales.

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