Algunas de las características nuevas de Microsoft Office SharePoint Server 2007 permiten compartir, controlar y volver a utilizar información empresarial. En este artículo se proporciona información general sobre las características nuevas, se describe cómo se relacionan entre sí y se facilita la búsqueda de recursos para encontrar más información.

• Información general sobre las características de Business Intelligence

• El Centro de informes

• Excel Services

• Conexiones a orígenes de datos externos

• Indicadores clave de rendimiento (KPI)

• Filtrar elementos Web

• Paneles

Información general sobre las características de Business Intelligence

Tradicionalmente, las herramientas para el acceso y análisis de grandes cantidades de datos sin estructurar sólo estaba a disposición de profesionales con años de experiencia en almacenamiento de datos o extracción de datos. Publicar en Web utilizando datos procedentes de varias fuentes ha estado restringido a programadores y consultores. Mediante el uso de las nuevas características de Office SharePoint Server 2007, los trabajadores de la información pueden ensamblar datos de varios orígenes y publicarlos en Web.

Office SharePoint Server 2007 puede crear vínculos con aplicaciones empresariales como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server 2005, que permiten publicar informes, listas e indicadores clave de rendimiento de forma fácil.

Cuando publica informes a partir de los datos de uno de estos sistemas, proporciona datos estratégicos u operativos a las personas encargadas de tomar decisiones. Algunos ejemplos de informes son los libros de Microsoft Office Excel y los informes de SQL Server Reporting Services y de Microsoft Office Access. Los ejecutivos y los administradores de línea se basan en informes oportunos y precisos para tomar decisiones fundadas.

En el corazón de las nuevas características de Office SharePoint Server 2007 Business Intelligence se encuentra el Centro de informes. Este centro es un lugar que proporciona una ubicación central para almacenar informes que son comunes para un grupo, independientemente de que se trate de un grupo tan pequeño como un equipo o tan grande como una organización entera.

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El Centro de informes

Se trata de un sitio que proporciona una ubicación central para la información relacionada con la inteligencia empresarial. Contiene bibliotecas de documentos especiales para almacenar informes, listas y conexiones a orígenes de datos externos. Además, ofrece acceso a plantillas de páginas y a elementos Web para facilitar la creación de páginas y listas que contengan información empresarial. Con el Centro de informes los usuarios pueden buscar elementos mediante el uso de categorías, ver un calendario de futuros informes, así como suscribirse a los informes que sean pertinentes.

El Centro de informes se crea de manera predeterminada en el sitio de portal de nivel superior. Sin embargo, siempre que disponga de los permisos adecuados, cualquiera puede crear un sitio de centro de informes dentro del sitio de un equipo, departamento u organización.

Todas las características descritas en este artículo están disponibles en el sitio de centro de informes. No obstante, se puede obtener acceso a las características y usarlas en cualquier sitio y desde cualquier página de Office SharePoint Server 2007. Esto permite decidir el modo en que desea aprovechar las características de inteligencia empresarial en el entorno de Office SharePoint Server 2007.

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Excel Services

Excel Services le permite almacenar un libro de Excel en un servidor y después publicar cualquier parte del libro en una página Web. Los usuarios sólo necesitarán un explorador para ver e interactuar con los datos. El libro se publica en la página Web mediante el elemento Web de Excel Web Access (EWA).

Una de las ventajas de publicar libros en un elemento Web es que todo el cálculo tiene lugar en el servidor. Por tanto, la lógica empresarial del libro no se ve nunca expuesta. Otra ventaja es que sólo existe una copia del libro, que se guarda en un lugar central y seguro.

Desde la página Web puede conceder a los usuarios derechos de "sólo vista" para limitar el acceso al libro. Por ejemplo, puede impedir que los usuarios abran un libro utilizando Excel, o controlar el contenido que les está permitido ver.

También puede crear una instantánea de un libro en vez de publicarlo de modo interactivo.

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Conexiones a orígenes de datos externos

Además de poder usar orígenes de datos externos en los libros de Excel, puede utilizar datos de otras aplicaciones empresariales como SAP y Siebel en las listas de SharePoint, en páginas y en elementos Web.

Normalmente, los administradores crean las conexiones de sistema y pueden almacenarlas en una biblioteca de conexiones de datos en el Centro de informes. Sin embargo, puede crear y almacenar conexiones de datos en cualquier lugar del sistema de Office SharePoint Server 2007.

Al utilizar conexiones a orígenes de datos externos puede generar páginas Web y listas de SharePoint que permitan a los usuarios interactuar con los datos en el origen externo sin tener que abandonar la página de SharePoint.

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Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es una indicación visual que da a conocer el progreso hecho para lograr un objetivo. Estos indicadores resultan muy valiosos para que equipos, administradores y empresas evalúen rápidamente el progreso realizado en objetivos mensurables. Mediante el uso de los indicadores clave de rendimiento de SharePoint puede visualizar fácilmente respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿En qué se está adelantado o retrasado?
• ¿Qué adelanto o retraso se tiene?
• ¿Cuál es el mínimo que se ha completado?

Cada una de las áreas de una empresa puede elegir realizar un seguimiento de distintos tipos de KPI según los objetivos empresariales que tenga. Por ejemplo, para mejorar la satisfacción de los clientes, un centro de llamadas podría establecer como objetivo responder a un número determinado de llamadas en un período de tiempo menor. O puede ser que el departamento de ventas utilice los KPI para establecer objetivos de rendimiento, como el número de llamadas de ventas nuevas realizadas por mes.

Los KPI se crean utilizando listas de KPI y después se muestran mediante elementos Web KPI. Puede almacenar las listas de KPI en el Centro de informes o en cualquier otro sitio de Office SharePoint Server 2007, donde las pueda reutilizar cualquiera que disponga de permiso de acceso.

Para obtener más información acerca de los KPI, vea Crear y publicar indicadores clave de rendimiento (KPI).

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Filtrar elementos Web

Los filtros le permiten mostrar únicamente los subconjuntos de datos que le interese ver. Por ejemplo, un conjunto de datos contiene el historial de cinco años de varios productos de todo el país o región. Con los filtros puede mostrar algo más significativo, como sólo una región de ventas, un único producto o el año en curso.

Office SharePoint Server 2007 dispone de 10 elementos Web de filtro que permiten especificar o elegir uno o más valores para cambiar el contenido de uno o más elementos Web de una página con el fin de mostrar exactamente la información que se necesite.

Por ejemplo, el elemento Web Filtro del usuario actual filtra automáticamente la información en función del usuario que inició sesión en el equipo. Esto le resultará útil cuando desee mostrar únicamente la información que esté asignada actualmente a dicho usuario, como cuentas de cliente o tareas.

Otra manera de utilizar los filtros es mostrar un libro en un elemento Web de Excel Web Access y vincularlo a un filtro que permita a los usuarios elegir un producto sobre el que desean ver información. Además, puede vincular el elemento Web de filtro con más de un elemento Web de la página. Como resultado, cuando se seleccione un producto diferente en el elemento Web de filtro, los demás elementos Web de la página se actualizan para reflejar el producto seleccionado.

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Paneles

Los paneles son herramientas que se utilizan para comunicar estados y llevar a cabo una acción. Un panel de Office SharePoint Server 2007 es una plantilla de página Web que permite ensamblar y mostrar información de diferentes orígenes, como informes, gráficos, medidas e indicadores clave de rendimiento.

Puede crear una página de panel mediante el uso de varios elementos Web o puede agregar elementos Web a páginas que ya existan en el sitio. Sin embargo, tal vez sea más rápido empezar con la plantilla si está creando un panel en una página nueva. Se trata sólo de un punto de partida; a partir de ahí puede agregar o eliminar elementos, así como cambiar el aspecto de la página después de crearla. 

Los siguientes elementos Web se incluyen en la plantilla de página del panel.

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