Tareas básicas en SharePoint Workspace 2010

Introducción a Office 2010 Aquí se muestran algunas tareas básicas que puede realizar para aprender a usar Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Nota   SharePoint Workspace se denominaba anteriormente Office Groove.

En este artí­culo:


¿Qué es SharePoint Workspace?

Microsoft SharePoint Workspace 2010 permite tener acceso al contenido de SharePoint tanto si está conectado al servidor de SharePoint como si no, o si trabaja sin conexión. Cuando está conectado al servidor de SharePoint, se sincronizan automáticamente todas las actualizaciones de contenido en el servidor y en el área de trabajo. Cuando no está conectado, los cambios que realice en el área de trabajo se almacenan en la memoria caché localmente. La próxima vez que se conecte al servidor de SharePoint, todos los cambios se sincronizarán automáticamente.

Las áreas de trabajo de SharePoint permiten navegar fácilmente para tener acceso y trabajar con su contenido de SharePoint. Si está familiarizado con el uso de un sitio de SharePoint, sabrá inmediatamente cómo usar un área de trabajo de SharePoint.

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Tipos de áreas de trabajo en SharePoint Workspace

SharePoint Workspace ofrece tres tipos de área de trabajo: áreas de trabajo de SharePoint, áreas de trabajo de Groove y carpetas compartidas.

Las áreas de trabajo de SharePoint   , novedad de esta versión, permiten crear una copia de un sitio de SharePoint en el equipo que se sincroniza automáticamente con el servidor. Este tipo de área de trabajo sólo puede incluir un miembro, el autor del área de trabajo.

Las áreas de trabajo de Groove    le resultarán familiares a cualquier usuario que haya usado una versión anterior de este software, como Office Groove 2007. Este tipo de área de trabajo normalmente contiene una serie de herramientas de productividad, agregadas según sean necesarias, y suele contener dos o más miembros que se unen a través de invitación.

Una carpeta compartida es un tipo especial de área de trabajo de Groove que permite compartir el contenido de una carpeta en el sistema de archivos de Windows. Para obtener más información acerca de este tipo de área de trabajo, vea el tema acerca de las carpetas compartidas.

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Partes de un área de trabajo de SharePoint

Un área de trabajo de SharePoint

Llamada 1 Bibliotecas de documentos de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo.
Llamada 2 Listas de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo.
Llamada 3 Listas o bibliotecas no admitidas en un área de trabajo de SharePoint. Se proporciona un vínculo web para desplazarse a este contenido en el sitio de SharePoint.
Llamada 4 Contenido de la biblioteca de documentos seleccionada.

En este documento se describe cómo crear un área de trabajo de SharePoint a partir de un sitio de SharePoint.

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Partes de un área de trabajo de Groove

Con las áreas de trabajo de Groove, los grupos u organizaciones con objetivos y metas comunes pueden compartir ideas y colaborar. El área de trabajo de Groove suele contener dos o más "miembros", es decir, personas que se unen al área de trabajo mediante una invitación. El contenido del área de trabajo es muy dinámico. Todos los miembros que están en línea pueden ver instantáneamente las actualizaciones realizadas por ellos mismos o por otros miembros. Usted y los demás miembros pueden enviar y recibir actualizaciones cada vez que se conecten.

Las áreas de trabajo de Groove permiten que los miembros trabajen con varias herramientas de aplicaciones especializadas. Por ejemplo, suponga que debe realizar una reunión semanal para analizar diferentes materiales de marketing. Las actividades pueden ser establecer plazos, asignar tareas y revisar el trabajo completado. Para simplificar esta reunión, los miembros del área de trabajo pueden publicar archivos en una herramienta de documentos, debatir los problemas en una herramienta de discusión y colaborar en las agendas de reuniones con la herramienta Calendario. Todos los miembros que se encuentren en línea al mismo tiempo en el área de trabajo podrán interactuar mediante chat en tiempo real.

Llamada 1 Herramientas de esta área de trabajo.
Llamada 2 Miembros de esta área de trabajo.
Llamada 3 Contenido de la herramienta del área de trabajo seleccionada actualmente.
Llamada 4 Elemento que contiene contenido nuevo o no leído.
Llamada 5 Invite a nuevos miembros a esta área de trabajo en el cuadro Invitar al área de trabajo.
Llamada 6 Transcripción del chat del área de trabajo.

Crear un área de trabajo de SharePoint

Puede crear áreas de trabajo de SharePoint a partir de un sitio de SharePoint en un explorador web, o bien, desde la barra de inicio de SharePoint Workspace.

Crear un área de trabajo de SharePoint que descargue elementos en todas las listas y bibliotecas

La forma más sencilla de crear un área de trabajo de SharePoint es ir al sitio de SharePoint y sincronizarlo con su equipo. Todos los elementos de las listas y bibliotecas admitidas se descargarán en el área de trabajo de SharePoint. Tenga en cuenta que el contenido de los elementos de las bibliotecas de documentos sólo se descargará a petición, al abrir documentos en el área de trabajo de SharePoint.

Las listas y bibliotecas que aún no se admiten aparecen en el panel de contenido del área de trabajo y proporcionan vínculos al sitio de SharePoint.

 Nota   SharePoint Workspace le avisará si el sitio de SharePoint que seleccionó es muy grande y, por tanto, se tardaría mucho tiempo en descargar todos los elementos.

  1. En un explorador web, vaya al sitio de SharePoint que desea sincronizar en un área de trabajo de SharePoint.
  2. Haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, en Sincronizar con área de trabajo de SharePoint.

Seleccione esta opción para sincronizar un sitio de SharePoint con su equipo

  1. En el cuadro de diálogo Sincronizar con SharePoint Workspace, haga clic en Aceptar.

Cuadro de diálogo Sincronizar con PC

Se abrirá el cuadro de diálogo "Progreso de la sincronización" para mantenerle informado del progreso de la descarga del sitio de SharePoint al área de trabajo de SharePoint.

Ventana de progreso de Sincronizar con PC

  1. Cuando se complete la descarga, haga clic en Abrir área de trabajo o en Cerrar.

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Crear un área de trabajo de SharePoint que sincronice una lista o biblioteca seleccionada

Es posible que a veces desee sincronizar con su equipo sólo una lista o biblioteca específica de un área de trabajo de SharePoint. Podrá hacerlo y no tendrá que invertir tiempo en descargar los elementos de otras listas y bibliotecas.

 Nota   También puede personalizar la creación del área de trabajo de SharePoint para descargar una colección de bibliotecas y listas específicas. Para obtener más información, vea la sección sobre cómo crear el área de trabajo de SharePoint con la descarga de los elementos de las listas y bibliotecas seleccionadas en el tema sobre cómo crear una nueva área de trabajo.

  1. En un explorador web, vaya al sitio de SharePoint que desea sincronizar en un área de trabajo de SharePoint.
  2. Seleccione la lista o biblioteca que desee sincronizar con su equipo.
  3. Siga uno de estos pasos:
  • Si ha seleccionado una lista, haga clic en Lista en Herramientas de listas.

Ficha Lista en Herramientas de listas en un sitio de SharePoint

  • Si ha seleccionado una biblioteca, haga clic en Biblioteca en Herramientas de bibliotecas.

Ficha Biblioteca en Herramientas de bibliotecas

  1. En la cinta de opciones de SharePoint, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Sincronizar con SharePoint Workspace.
  2. Haga clic en Aceptar.
    Se abrirá un cuadro de diálogo de progreso de la sincronización para mantenerle informado del progreso de la descarga del sitio de SharePoint al área de trabajo de SharePoint.
  3. Cuando se complete la descarga, haga clic en Abrir área de trabajo o en Cerrar.

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Sincronizar contenido de un área de trabajo de SharePoint con el servidor de SharePoint

Un área de trabajo de SharePoint se sincroniza automáticamente con el sitio de SharePoint de la siguiente manera:

  • Todas las actualizaciones realizadas en un área de trabajo de SharePoint se envían inmediatamente al sitio de SharePoint al guardarlas.
  • Todo el contenido del área de trabajo de SharePoint y del sitio de SharePoint se sincroniza automáticamente cada 10 minutos, independientemente de si se han producido actualizaciones.

No es necesario hacer nada para mantener el contenido sincronizado. Sin embargo, dado que existe un período de 10 minutos para las actualizaciones que tienen lugar en el sitio de SharePoint, es posible que en ocasiones desee iniciar una sincronización manual, para asegurarse de que dispone del contenido más reciente.

Puede sincronizar una lista o biblioteca individual, o todas las listas y bibliotecas del área de trabajo de SharePoint a la vez.

Sincronizar una biblioteca o lista individual

  1. Haga clic en la lista o biblioteca que desee sincronizar en el panel de contenido.
  2. En la ficha Sincronizar, haga clic en Sincronizar y, a continuación, en Sincronizar herramienta.

El comando Sincronizar herramienta

La barra de estado informa del progreso de la sincronización.

Sincronizar todas las listas y bibliotecas del área de trabajo de SharePoint

  • En la ficha Sincronizar, haga clic en Sincronizar y, a continuación, en Sincronizar área de trabajo.

La barra de estado informa del progreso de la sincronización.

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Navegar a un área de trabajo de SharePoint

Navegar a un área de trabajo de SharePoint en la barra de inicio

Puede ir a cualquier área de trabajo de SharePoint que haya creado abriéndola en la barra de inicio.

  1. Inicie SharePoint Workspace.
  2. En la barra de inicio, haga clic en la pestaña Inicio.
  3. Haga doble clic en el nombre del área de trabajo de SharePoint para abrir el área de trabajo.

Área de trabajo de SharePoint en la barra de inicio

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Navegar a un área de trabajo de SharePoint en el sistema de archivos

Puede navegar a las áreas de trabajo de SharePoint directamente en el sistema de archivos.

Si ejecuta Windows Vista o una versión posterior, las áreas de trabajo se almacenan en la carpeta Áreas de trabajo de la carpeta del perfil de usuario.

Si ejecuta Windows XP, las áreas de trabajo se almacenan en la carpeta Áreas de trabajo en la carpeta Mis documentos.

Cuando se abre la carpeta Áreas de trabajo se inicia automáticamente SharePoint Workspace, si aún no se está ejecutando. Las áreas de trabajo aparecen con los mismos iconos que tienen en la barra de inicio.

Las áreas de trabajo de SharePoint Workspace 2010 aparecen en esta carpeta del sistema de archivos

 Nota   Sólo aparecen en la lista las áreas de trabajo de SharePoint 2010 o Groove. Además, las áreas de trabajo de SharePoint sólo se muestran si contienen al menos una biblioteca de documentos, y las áreas de trabajo de Groove sólo se muestran si contienen al menos una herramienta de documentos.

Abra cualquier "carpeta" de área de trabajo para ver una lista de todas las herramientas de documentos de esa área de trabajo.

Áreas de trabajo de SharePoint Workspace 2010

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Crear un área de trabajo de Groove

Puede crear una nueva área de trabajo de Groove en la barra de inicio.

  1. En la pestaña Inicio, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Área de trabajo de Groove.
  2. Escriba un nombre para el área de trabajo.
  3. Haga clic en Crear.

SharePoint Workspace crea el área de trabajo de Groove y le muestra como miembro inicial con el rol de Administrador. Ahora puede agregar o actualizar herramientas de área de trabajo e invitar a usuarios a que se unan como miembros.

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Invitar a usuarios a un área de trabajo de Groove

Para invitar a algún usuario al área de trabajo de Groove, siga el método siguiente:

  1. Abra el área de trabajo.
  2. En el panel Miembros, escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro Invitar al área de trabajo y, a continuación, haga clic en Ir.

Invitar a un área de trabajo por correo electrónico

 Nota   Si la persona que desea invitar ya es miembro de otras áreas de trabajo de Groove o está en la lista de contactos, puede encontrarla rápidamente escribiendo las primeras letras de su nombre de pantalla en el cuadro.

  1. En el cuadro Enviar invitación, haga clic en Invitar.

Cuadro de diálogo Enviar invitación

Al enviar la invitación, el destinatario debe abrirla y aceptarla. A continuación, aparecerá el mensaje "Confirmar aceptación".

Una vez confirmada la aceptación, el área de trabajo se envía al equipo del nuevo miembro. El nuevo miembro se agrega a la lista de miembros del área de trabajo.

Para obtener información detallada acerca de cómo enviar invitaciones, vea el tema sobre cómo invitar a alguien a un área de trabajo de Groove.

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