Información general: Áreas de trabajo de SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 le permite crear tres tipos de áreas de trabajo:

  • Áreas de trabajo de SharePoint
  • Áreas de trabajo de Groove
  • Carpetas compartidas

En este artículo

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Áreas de trabajo de SharePoint

Con este tipo de área de trabajo, puede crear una copia de un sitio de SharePoint en el equipo local que se sincroniza automáticamente con el servidor.

Un área de trabajo de SharePoint es su copia personal del sitio de SharePoint o las listas y bibliotecas que selecciona para usar sin conexión y sincronizar desde ese sitio. En el área de trabajo solo usted está incluido como miembro. Puede compartir las actualizaciones de contenido con otros usuarios de SharePoint al sincronizar el área de trabajo con el sitio de SharePoint. De forma similar, recibirá actualizaciones de contenido que los usuarios de SharePoint han realizado en el sitio de SharePoint mediante la sincronización del área de trabajo.

Dicho en otras palabras, un área de trabajo de SharePoint le proporciona acceso al contenido del sitio de SharePoint en cualquier momento, esté conectado a la red o no.

Por qué crear áreas de trabajo de SharePoint

La razón más obvia para crear un área de trabajo de SharePoint es obtener acceso a los datos del sitio de SharePoint cuando no puede tener acceso a la red o cuando trabaja sin conexión.

Además, muchos usuarios prefieren las características y el entorno de trabajo que se encuentran en las áreas de trabajo de SharePoint en comparación con los que se encuentran al trabajar directamente en los sitios de SharePoint en un explorador web. Por ejemplo, las áreas de trabajo de SharePoint permiten la navegación rápida y sencilla en las listas y bibliotecas. Para cambiar entre estas listas y bibliotecas, haga clic con el mouse y, de este modo, evitará cargar páginas web. Si trabaja con contenido de varios sitios de SharePoint, puede descargar este contenido en varias áreas de trabajo de SharePoint y organizarlo en la barra de inicio de SharePoint Workspace para tener rápido acceso.

Por último, muchos usuarios podrán disfrutar de las características mejoradas de la aplicación que se encuentran en áreas de trabajo de SharePoint y aprovechar la simplicidad de realizar muchas actividades estándar, tales como agregar o modificar elementos nuevos o archivos a las listas y bibliotecas.

Formas de crear un área de trabajo de SharePoint

Para crear un área de trabajo de SharePoint directamente desde un sitio de SharePoint, basta con hacer clic en el menú Acciones del sitio y, a continuación, en Sincronizar con SharePoint Workspace. Probablemente ésta es la forma más fácil y más segura de crear el área de trabajo teniendo en cuenta que el punto de partida es el sitio de SharePoint que desea copiar al equipo.

También puede crear un área de trabajo de SharePoint desde la barra de inicio de SharePoint Workspace o desde la vista Backstage. En este caso, deberá conocer la dirección web del sitio de SharePoint que desee y es posible que deba proporcionar las credenciales del sitio de SharePoint.

Opciones de descarga en las áreas de trabajo de SharePoint

Al crear un área de trabajo de SharePoint por primera vez, la configuración de descarga inicial se establece para descargar todos los elementos de las listas y bibliotecas compatibles del sitio de SharePoint seleccionado. En el caso de bibliotecas de documentos, se descarga el contenido del elemento en el área de trabajo de SharePoint, ya sea al abrir documentos o al usar la opción Descargar contenidos en la ficha Sincronizar.

Puede configurar opcionalmente la descarga para que recupere elementos únicamente desde las listas y bibliotecas seleccionadas. Realizar una descarga selectiva le permite simplemente posponer la descarga de elementos de otras listas y bibliotecas hasta que los necesite. Las listas y bibliotecas seguirán apareciendo en el área de trabajo de SharePoint, pero en lugar de una lista de elementos verá opciones para descargar los elementos ahora, o para ir a la lista o biblioteca en el sitio de SharePoint.

Acerca del uso de listas externas en SharePoint Workspace

Algunas listas de SharePoint se crean a través de las aplicaciones de Servicios de conectividad empresarial (BCS) de Microsoft. Cuando crea un área de trabajo de SharePoint, estas listas aparecen en el panel de contenido bajo "Listas externas" cuando se ordenan por Tipo.

Información sobre tipos de contenido no admitidos

SharePoint Workspace no admite la descarga de contenido de todos los tipos de listas y bibliotecas de SharePoint a un área de trabajo de SharePoint. Por ejemplo, no se puede descargar contenido de una encuesta o Wiki. Cuando crea un área de trabajo de SharePoint, estos tipos de contenido aparecen en el panel Contenido de área de trabajo bajo el encabezado Disponible en el servidor. El área de trabajo de SharePoint proporciona la opción Abrir la lista en un explorador.

Información sobre cómo sincronizar contenido entre un área de trabajo de SharePoint y su sitio de SharePoint correspondiente

Un área de trabajo de SharePoint es esencialmente una copia dinámica del contenido almacenado en el sitio de SharePoint en el servidor. Por ello, las actualizaciones realizadas al contenido en el área de trabajo de SharePoint se reflejarán en la versión del servidor siempre que el área de trabajo y el servidor estén sincronizados. Por ejemplo, si elimina o cambia el nombre de algunos elementos en el área de trabajo de SharePoint, estos elementos se eliminarán o cambiarán de nombre en el servidor. De forma similar, si elimina o cambia el nombre de los elementos en el servidor, estos elementos se eliminan o cambian de nombre en el área de trabajo de SharePoint.

Información sobre cómo eliminar áreas de trabajo de SharePoint

Al eliminar un área de trabajo de SharePoint de la barra de inicio, simplemente se quitar esta copia local del sitio de SharePoint; no se modifica de ningún modo el contenido almacenado en el sitio de SharePoint en el servidor. En otras palabras, al eliminar un área de trabajo de SharePoint, NO se eliminará además el contenido que se ha descargado en el área de trabajo desde el servidor. Después de eliminar un área de trabajo de SharePoint, puede, si lo desea, crear una nueva área de trabajo de SharePoint que haga referencia al mismo sitio de SharePoint.

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Áreas de trabajo de Groove

Éste es el tipo de área de trabajo original desarrollado para Microsoft Office Groove antes de que el nombre del producto fuera SharePoint Workspace.

Con este tipo de área de trabajo, los grupos u organizaciones con objetivos y metas afines pueden compartir ideas y trabajar en conjunto. El área de trabajo de Groove suele contener dos o más "miembros", es decir, personas que se unen al área de trabajo mediante una invitación. El contenido del área de trabajo es muy dinámico. Todos los miembros que están en línea pueden ver instantáneamente las actualizaciones realizadas por ellos mismos o por otros miembros. Todos los miembros pueden enviar y recibir actualizaciones cada vez que se conecten.

Las áreas de trabajo de Groove permiten que los miembros trabajen con varias herramientas de aplicaciones especializadas. Por ejemplo, suponga que debe realizar una reunión semanal para analizar diferentes materiales de marketing. Entre las distintas actividades se incluyen determinar fechas límite, asignar tareas y revisar el trabajo finalizado. Para simplificar esta reunión, los miembros del área de trabajo pueden publicar archivos en una herramienta Documentos, debatir los problemas en una herramienta Discusión y colaborar con las agendas de las reuniones usando la herramienta Calendario. Todos los miembros que se encuentren en línea al mismo momento en el área de trabajo pueden interactuar usando el chat en tiempo real, o pueden conversar entre sí usando el chat de audio (si los equipos cuentan con los componentes de audio necesarios).

La herramienta Listas se usa junto con Microsoft Office InfoPath para crear herramientas personalizadas para un área de trabajo. La complejidad y características de la herramienta personalizada pueden variar significativamente, según los conocimientos y la visión del diseñador de la herramienta de InfoPath. Los diseñadores deben estar capacitados para diseñar una herramienta sencilla que conste de varios campos de entrada y entrada de datos dispuestos en un formulario.

Limitaciones del área de trabajo de Groove

Aunque no hay ninguna restricción de tamaño específica para las áreas de trabajo, para obtener un rendimiento óptimo se recomienda limitar el tamaño de cualquier área de trabajo a 2 GB o menos. Consulte las propiedades del área de trabajo para ver el tamaño del área de trabajo actual.

 Nota    SharePoint Workspace no puede enviar a los nuevos invitados un área de trabajo de Groove que supere los 2 GB. Volver al principio Volver al principio

Carpetas compartidas

Como alternativa a un área de trabajo de Groove, también puede crear una carpeta compartida en el sistema de archivos. Este tipo de área de trabajo le permite compartir el contenido de una carpeta en su sistema de archivos de Windows entre todos los equipos en los que tenga una cuenta y con otros usuarios de SharePoint Workspace mediante una invitación.

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