Realizar los pedidos a tiempo

Puede configurar el sitio personal en Mi sitio para asegurarse de realizar los pedidos a tiempo.

Como jefe de compras de una compañía de construcción, tendrá que realizar los pedidos de materiales, suministros y equipos en el día correcto para que estos elementos lleguen a la obra a tiempo y así poder seguir con la programación. Puesto que los proveedores tienen distintos plazos, debe trabajar con estos plazos y la programación para que estos elementos lleguen a la obra cuando el proyecto los necesite.

Para realizar un seguimiento de la información del pedido, puede usar un libro de Excel para calcular la fecha en la que debe realizar el pedido. Cada vez que el proyecto necesita un elemento, tendrá que abrir el libro para buscar la fecha del pedido de ese elemento.

En lugar de abrir el libro de Excel al que sólo puede obtener acceso desde un equipo, puede configurar el sitio personal en Mi sitio para que muestre los elementos que deben pedirse en cualquier equipo que tenga una conexión a Internet.

Mi sitio con un elemento web Filtro de fecha y un elemento web Lista.

Sitio personal de Mi sitio con los elementos que tiene que pedir.
Llamada 1 Fecha actual
Llamada 2 Elementos que se deben pedir hoy.

La información del sitio personal se almacena en una lista que contiene descripciones de artículos, plazos, fechas de pedidos y fechas en que los artículos deben estar en la obra.

Lista de pedidos con descripciones y categorías de artículos, plazos, fechas de pedidos y fechas en que los artículos deben estar en la obra.

Lista con la información de los pedidos.

Siempre que vea su sitio personal, podrá ver qué debe pedir hoy y para cuándo necesita esos artículos. También podrá ver los pedidos que debe realizar otros días si cambia la fecha.

Para crear esta funcionalidad, tendrá que hacer lo siguiente:

  1. Crear una hoja de cálculo de Excel nueva o usar una existente : creará una hoja de cálculo en un libro de Excel que contendrá la información sobre el pedido. Si ya tiene una hoja de cálculo con la información del pedido, puede ir al siguiente paso. Si ya tiene la información del pedido en una lista en Mi sitio, puede omitir el paso siguiente e ir al tercer paso: Crear una vista. .
  2. Crear la lista : importará la información de la hoja de cálculo en una nueva lista en el sitio. Después de crear la lista nueva, puede archivar o eliminar el libro porque ya no lo necesita. Trabajará en esta lista para escribir o actualizar la información.
  3. Crear una vista : creará una vista limitada de la lista porque ésta contiene información adicional que no desea mostrar en el sitio personal.
  4. Agregar los elementos web : agregará al sitio personal de Mi sitio la lista que creó como un elemento web Lista y un elemento web Filtro de fecha.
  5. Configurar los elementos web : configurará el elemento web Lista para que use la vista limitada que creó en un paso anterior.
  6. Conectar los elementos web : conectará los elementos web conjuntamente para mostrar los elementos que pedirá en esa fecha.

Paso 1: Crear una hoja de cálculo de Excel nueva o usar una existente

La hoja de cálculo debe contener las siguientes columnas:

  • Descripción : el nombre del elemento.
  • Plazo : el número de días para que el proveedor complete el pedido.
  • Fecha límite de pedido : la fecha en que debe realizar el pedido. Puede usar una fórmula para restar el plazo de la fecha en la que necesita el artículo para calcular la fecha del pedido.
  • Fecha en que se necesita : la fecha en que el elemento tiene que llegar a la obra.

La hoja de cálculo puede ser similar a la siguiente:

Hoja de cálculo con los datos del pedido que se importarán como una lista.

La hoja de cálculo con la información del pedido. Esta hoja de cálculo tiene columnas adicionales para agregar más información. Vea cómo usar estas columnas adicionales en el artículo sobre cómo mostrar una lista por categoría.

Después de crear la hoja de cálculo, guárdela en una ubicación a la que pueda obtener acceso desde el sitio, como la unidad local.

Paso 2: Crear la lista

Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear en la página Todo el contenido del sitio.

 Sugerencia   En la mayoría de los casos, puede utilizar el menú Acciones del sitio Imagen del menú en vez de completar este paso.

  1. En Listas personalizadas, en la página Crear, haga clic en Importar hoja de cálculo.
  2. En el cuadro Nombre de la página Nuevo, escriba Lista de pedidos. El nombre aparece en la barra de título y en la dirección URL de la nueva lista.
  3. En el cuadro Descripción, escriba Contiene plazos y fechas críticas de materiales, suministros y equipos. La descripción aparece debajo del título de la nueva lista.
  4. Haga clic en Examinar. En la página de propiedades Elegir archivo, vaya a la ubicación de la hoja de cálculo, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Abrir.
  5. En la página Nuevo, haga clic en Importar.
  6. En la lista Tipo de rango de la página de propiedades Importar a la lista de Windows SharePoint Services, haga clic en Rango de celdas.Cuadro de diálogo Importar con el rango de celdas en la lista Rango de celdas.
  7. Haga clic en el cuadro Seleccionar rango y luego en Excel; a continuación, seleccione las celdas con los datos que desea importar a la lista.
  8. Haga clic en Importar.

 Nota   Una vez creada la lista con la información de la hoja de cálculo, puede archivar o eliminar el libro, ya que escribirá o actualizará la información de los pedidos directamente en esta lista. La hoja de cálculo no está conectada a la lista.

Paso 3: Crear una vista

Ésta es la vista que muestra los elementos que deben pedirse en una fecha especificada.

  1. En el menú Vista Menú Vista, haga clic en Crear vista.
  1. En Elegir un formato de vista, en la página Crear vista: Lista de pedidos, haga clic en Vista Estándar.
  2. En el cuadro Nombre de la vista, escriba Lista de pedidos diarios. Este nombre aparece como una vista en la lista Vista seleccionada en el panel de herramientas del elemento web Lista.
  3. En la sección Columnas, desactive todas las casillas.
  4. Active la casilla Mostrar para los siguientes nombres de columna y luego haga clic en el número apropiado en la lista Posición desde la izquierda.
Nombre de columna Posición desde la izquierda
Descripción (vinculado al elemento con el menú de edición) 1
Fecha límite de pedido 2
Fecha en que se necesita 3
  1. Finalmente haga clic en Aceptar.

Paso 4: Agregar los elementos web

  1. Haga clic en Mi página de inicio para ir a la página de inicio del sitio personal.
  2. En el menú Acciones del sitioImagen del menú, haga clic en Editar página.
  3. En la zona de elementos web en la que desea agregar los elementos web Filtro de fecha y Lista, haga clic en Agregar un elemento web.
  4. En la sección Listas y bibliotecas del cuadro Agregar elementos web, cuadro de diálogo de página web, active la casilla Lista de pedidos.
  5. Abra Todos los elementos web, que se encuentra después de Listas y bibliotecas, y luego active la casilla Filtro de fecha en Filtros.
  6. Haga clic en Agregar.

Paso 5: Configurar los elementos web

  1. Mueva el elemento web Filtro de fecha encima del elemento web Lista.
  2. En el elemento web Lista, haga clic en el botón EditarMenú Elemento web y, a continuación, haga clic en Modificar elemento web compartido.

Se abrirá el panel de herramientas del elemento web Lista para que pueda configurar las propiedades para mostrar la vista correcta.

Panel de herramientas de Lista de pedidos

  1. En la lista Vista seleccionada, haga clic en Lista de pedidos diarios.

Panel de herramientas del elemento web Lista de pedidos con la vista seleccionada Lista de pedidos diarios.

  1. En el cuadro de mensaje acerca de los resultados de cambiar la vista, haga clic en Aceptar.
  2. En el panel de herramientas, haga clic en Aceptar.
  3. En el elemento web Filtro de fecha, haga clic en Abra el panel de herramientas.

Se abrirá el panel de herramientas de Filtro de fecha para que pueda configurar este elemento web para que use la fecha de hoy como fecha predeterminada.

  1. En el cuadro Nombre de filtro, escriba Pedir hoy y después haga clic en Aplicar.
  2. En Valor predeterminado, haga clic en Diferencia desde hoy, escriba 0 en el cuadro de texto Días y, a continuación, haga clic en Aplicar.
  3. Haga clic en Aceptar.

Paso 6: Conectar los elementos web

  1. En el elemento web Filtro de fecha, haga clic en el botón EditarMenú Elemento web, elija Conexiones, seleccione Enviar valores de filtro a y, a continuación, haga clic en Lista de pedidos.
  2. En la lista Nombre del campo consumidor, haga clic en Fecha límite de pedido y luego en Finalizar.
  3. Haga clic en Salir del modo de edición.

Cuando visita el sitio personal en Mi sitio, esta página muestra lo que debe pedir hoy para ofrecer a los proveedores el plazo necesario para entregar estos elementos a tiempo. Para ver las fechas de pedido de otros elementos, escriba o seleccione una nueva fecha en el elemento web Filtro de fecha.

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