Ordenar datos en Excel Services

Ordenar los datos es una parte fundamental del análisis de datos. Puede que desee organizar una lista de nombres por orden alfabético o compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor. La ordenación de los datos ayuda a comprenderlos mejor, a organizar y buscar los que se desean y, por último, a tomar decisiones más acertadas.

 Nota   Para buscar los valores superiores o inferiores de una columna, como las 10 mejores notas o los cinco importes de venta más bajos, utilice un filtro. Para obtener más información, vea Filtrar datos en Excel Services.

¿Qué desea hacer?


Ordenar texto

 Nota   Para ordenar datos, el autor de un libro debe guardar primero el libro de Microsoft Office Excel con los datos ordenados y un filtro aplicado. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

  1. Busque una columna de datos alfanuméricos.
  2. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro en el encabezado de columna.
  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para ordenar por orden alfanumérico ascendente, haga clic en Orden ascendente.
    • Para ordenar por orden alfanumérico descendente, haga clic en Orden descendente.

 Nota   En la ordenación no se distingue entre mayúsculas y minúsculas. No se puede ordenar por distinción entre mayúsculas y minúsculas.

MostrarProblema: Los datos no se ordenan como se esperaba

Puede ser debido a distintos motivos:

  • Si la columna que va a ordenar contiene números almacenados como número y números almacenados como texto, los almacenados como número se ordenan antes de los almacenados como texto. En este caso, el autor del libro debe dar formato de texto a todos los valores antes de guardar el libro.
  • En algunos casos, es posible que los datos importados desde otra aplicación tengan espacios iniciales antes de los datos. El autor del libro debe eliminar dichos espacios antes de guardar el libro.

Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

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Ordenar números

 Nota   Para ordenar datos, el autor de un libro debe guardar primero el libro de Excel con los datos ordenados y un Autofiltro aplicado. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

  1. Busque una columna de datos numéricos.
  2. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro en el encabezado de columna.
  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para ordenar números de menor a mayor, haga clic en Orden ascendente.
    • Para ordenar números de mayor a menor, haga clic en Ordenar descendente.

MostrarProblema: Los datos no se ordenan como se esperaba

Puede que la columna contenga números almacenados como texto en lugar de como números. Por ejemplo, los números negativos importados desde algunos sistemas de contabilidad o los números escritos con un ' (apóstrofo) inicial se almacenan como texto. El autor de un libro debe asegurarse de que cualquier número almacenado como texto se convierta en número. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

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Ordenar fechas u horas

 Nota   Para ordenar datos, el autor de un libro debe guardar primero el libro de Excel con los datos ordenados y un Autofiltro aplicado. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

  1. Busque una columna de fechas u horas.
  2. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro en el encabezado de columna.
  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para ordenar las fecha o las horas de la más antigua a la más reciente, haga clic en Orden ascendente.
    • Para ordenar las fechas o las horas de la más antigua a la más reciente, haga clic en Orden descendente.

MostrarProblema: Los datos no se ordenan como se esperaba

Puede ser que la columna contenga fechas u horas almacenadas como texto en lugar de como fechas y horas. Para que Servicios de Excel ordene las fechas y horas correctamente, todas las fechas y horas de una columna deben almacenarse como números de serie de fecha u hora, en lugar de como texto. El autor de un libro debe asegurarse de que las fechas y horas almacenadas como texto se conviertan en formato de fecha y hora antes de guardar el libro. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

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Obtener información sobre criterios de ordenación predeterminados

En un orden ascendente, Servicios de Excel utiliza el criterio siguiente. En orden descendente se invierte el criterio de ordenación.

Valor Comentario
Números     Los números se ordenan del número negativo menor al número positivo mayor.
Fechas     Las fechas se ordenan de la más temprana a la más tardía.
Texto    

El texto alfanumérico se ordena de izquierda a derecha, carácter a carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Servicios de Excel coloca la celda después de una celda que contenga la entrada "A1" y antes de una celda que contenga la entrada "A11".

El texto y el texto que incluye números almacenados como texto se ordena del siguiente modo:

  • 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W X Y Z
  • Los apóstrofos (') y guiones (-) se pasan por alto, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales excepto por un guión, el texto con guión se ordena después.

 Nota   Si ha cambiado el criterio de ordenación predeterminado para que distinga mayúsculas de minúsculas a través del cuadro de diálogo Opciones de ordenación en Microsoft Office Excel 2007, entonces el orden de los caracteres alfabéticos es el siguiente: a A b B c C d D e E f F g G h H i I j J k K l L m M n N ñ Ñ o O p P q Q r R s S t T u U v V w W x X y Y z Z

Lógico     En valores lógicos, FALSO se coloca delante de VERDADERO.
Error     Todos los valores de error, por ejemplo, #¡NUM! y #¡REF!, son iguales.
Celdas en blanco    

Tanto en orden ascendente como en orden descendente, las celdas en blanco siempre se colocan al final.

 Nota   Una celda en blanco es una celda vacía y es diferente de una celda con uno o más caracteres de espacio.

 Nota   Los criterios de ordenación varían según la configuración regional. Excel Services ordena según la configuración regional del servidor, que puede ser distinta de la configuración regional del equipo. Para obtener más información, consulte al administrador o vea la Ayuda de la Administración central de Microsoft Office SharePoint Server.

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