Introducción a Microsoft Office SharePoint Server 2007

En este artículo se presenta al usuario Microsoft Office SharePoint Server 2007 y se describe su uso para controlarlo mejor y conocer más a fondo su contenido, perfeccionar los procesos empresariales y compartir la información con otros usuarios de la organización.

 Nota   En este artículo no se describen las características de Office SharePoint Server 2007 creadas para los profesionales de IT o los programadores. Puede encontrar vínculos a información detallada sobre cómo administrar Office SharePoint Server 2007 o ampliar su funcionalidad en la sección Vea también.



Descripción general de Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 es una nueva aplicación de servidor que forma parte de 2007 Microsoft Office System. La organización puede utilizarla para facilitar la colaboración, proporcionar características de administración del contenido, implementar procesos empresariales y dar acceso a la información imprescindible para los objetivos y procesos de la organización.

Mediante el uso de las plantillas del sitio y de otras características de Office SharePoint Server 2007, puede crear, fácil y eficazmente, sitios que admitan la publicación de contenido específico, administración del contenido, administración de registros o satisfacer las necesidades de la inteligencia empresarial que pueda tener la organización. Por ejemplo, se pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organización, sitios en Internet o sitios especializados, como repositorios de contenido o áreas de reuniones. Estos sitios le permiten colaborar y compartir información con otros usuarios que estén tanto dentro como fuera de la organización. Además, puede usar Office SharePoint Server 2007 para dirigir búsquedas eficaces de personas, documentos y datos, diseñar y participar en procesos basados en formularios, así como para tener acceso y analizar grandes cantidades de datos empresariales.

Entre otras cosas, puede usar Office SharePoint Server 2007 para:

  • Colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organización. Por ejemplo, puede usar los calendarios para ver el momento en el que tienen lugar los eventos del equipo, usar las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del departamento o de la organización. También puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y conservar la información de Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el usuario.
  • Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir información con el resto de los usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar todos los documentos, las tareas, los vínculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook 2007, los compañeros y el resto de la información personal desde una ubicación central.
  • Buscar personas, conocimientos y datos en las aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si busca en Mis sitio de la intranet, puede encontrar a alguien con una habilidad o interés específicos, aunque no sepa su nombre. Quizá también pueda buscar datos en una base de datos corporativa o en una aplicación empresarial, como una aplicación de administración de relaciones con los clientes (CRM, Customer Relationship Management).
  • Administrar documentos, registros y contenido Web. Por ejemplo, la organización puede desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya transcurrido un período de tiempo determinado.
  • Hospedar formularios empresariales basados en XML que se integren con bases de datos y otras aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si trabaja para una autoridad gubernamental, puede diseñar formularios de aplicaciones de permisos en Microsoft Office InfoPath 2007 e incluirlas en Office SharePoint Server 2007 para que los usuarios puedan rellenarlos directamente en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de datos de la red gubernamental.
  • Publicar fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators) vinculándolos a aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server 2005.

Funcionamiento de Office SharePoint Server 2007 con los programas de Microsoft Office system

Office SharePoint Server 2007 está diseñado para trabajar eficazmente con otros programas y servidores de 2007 Microsoft Office System. En la siguiente lista se incluyen ejemplos de lo que se puede hacer.

  • Si usa Microsoft Office PowerPoint 2007, puede crear una biblioteca de diapositivas de PowerPoint que se puede compartir con otros usuarios en un sitio de Office SharePoint Server 2007.
  • Si utiliza Microsoft Office Access 2007, puede llevarse una lista de SharePoint sin conexión y usar las características de creación de informes de Office Access 2007 para ver los datos y crear informes. Si está de viaje, por ejemplo, puede mantener una copia local de una lista de SharePoint en el equipo portátil, en el que puede editar y ejecutar una consulta como si fuera cualquier otra tabla de Office Access 2007. Los formularios y los informes que utilizan la lista de SharePoint son totalmente interactivos. Office Access 2007 puede sincronizar la lista local posteriormente con la lista en línea cuando vuelva a conectar el equipo portátil. 
  • Si usa Office Outlook 2007, puede llevarse bibliotecas de documentos sin conexión. Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook.
  • Si usa Office InfoPath 2007, puede diseñar plantillas de formularios compatibles con el explorador, publicarlas en un sitio de Office SharePoint Server 2007 y habilitarlas para su uso en un explorador Web.
  • Si usa Microsoft Office Excel 2007, puede guardar hojas de cálculo en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan tener acceso a ellas mediante un explorador. Puede usar estas hojas de cálculo para mantener y compartir eficazmente una versión actualizada central, a la vez que ayuda a proteger cualquier tipo de información de carácter propietario, como los modelos financieros que están incrustados en la hoja de cálculo.
  • Si usa Microsoft Office SharePoint Designer 2007, puede personalizar los sitios y los flujos de trabajo de Office SharePoint Server 2007 en un entorno intuitivo, del tipo Lo que se ve es lo que se obtiene (en sus siglas inglesas, WYSIWYG). Puede adaptar sitos de SharePoint para que se ajusten a sus necesidades y establecer requisitos de marca mediante la tecnología punta de ASP.NET, estándares Web establecidos como el código del lenguaje de marcado de hipertexto extensible (XHTML, Extensible Hypertext Markup Language) y hojas de estilo en cascada (CSS, Cascading Style Sheets). Por ejemplo, si es analista financiero, puede que se le pida que cree y personalice un nuevo sitio de Office SharePoint Server 2007 que se usará para colaborar en la elaboración de estudios de clientes grabados con cámaras de vídeo. En este escenario, puede usar Office SharePoint Designer 2007 para crear un sitio nuevo de Office SharePoint Server 2007 en el que los escritores, los especialistas en grabaciones de vídeo y los miembros del quipo de marketing puedan colaborar en el desarrollo de los estudios mencionados anteriormente.
  • En muchos programas de la Versión de Office 2007, puede actualizar las propiedades de un documento del servidor en un panel de información del documento, que aparece como conjunto de campos que se pueden editar, situado en la parte superior del documento. Por ejemplo, en un documento de Word, puede que se le pida que edite las propiedades de nombre del autor, fecha de creación y tipo de documento. En última instancia, se facilita la búsqueda en el servidor. Por ejemplo, puede buscar rápidamente todos los comunicados de prensa en los que la propiedad del cliente coincida con el nombre de un cliente en particular.
  • En muchos programas de la Versión de Office 2007, puede iniciar o participar en flujos de trabajo (movimiento automatizado de los documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial). Los flujos de trabajo se pueden usar para administrar coherentemente procesos empresariales comunes, como la aprobación o revisión de los documentos.

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Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services

Quizá se pregunte cuál es la diferencia entre Office SharePoint Server 2007 y Microsoft Windows SharePoint Services y su relación.

Office SharePoint Server 2007 es un producto que usa la tecnología de Windows SharePoint Services. Cualquier característica disponible en Windows SharePoint Services también lo está en Office SharePoint Server 2007, incluida la funcionalidad de crear listas y bibliotecas centralizadas, blogs, Wikis y áreas de trabajo de equipos, como las áreas de reuniones.

Office SharePoint Server 2007 se basa en Windows SharePoint Services con el fin de proporcionar un marco coherente y familiar para las listas y las bibliotecas de documentos, la administración y personalización de sitios. Sin embargo, Office SharePoint Server 2007 incluye características mejoradas o adicionales que no están disponibles en un sitio de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, Office SharePoint Server 2007 usa la misma tecnología de búsqueda que Windows SharePoint Services pero incluye características adicionales que son especialmente útiles para los empleados de organizaciones grandes, como la posibilidad de buscar datos empresariales en SAP, Siebel y otras aplicaciones financieras.

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Colaboración

Mediante el uso de las siguientes características de Office SharePoint Server 2007, puede trabajar más eficientemente con otras personas de la organización.

Usar plantillas de sitio para colaborar o celebrar reuniones    Al crear un nuevo sitio de Office SharePoint Server 2007, puede empezar seleccionando uno de los distintos tipos de plantillas de sitio para colaborar con otras personas y celebrar reuniones. Por ejemplo, las plantillas del sitio del grupo Colaboración están diseñadas para ayudar a los equipos de una organización a trabajar en los proyectos y colaborar en los documentos. Por ejemplo, mediante el uso de la plantilla del sitio Área de documentos, puede trabajar con otros usuarios en un documento o en un conjunto de documentos. Las plantillas del sitio del grupo Reuniones están diseñadas para ayudar a los grupos de una organización a administrar diversos tipos de reuniones. Las plantillas de este grupo admiten desde reuniones básicas hasta reuniones centradas en la toma de decisiones o incluso eventos sociales.

Compartir documentos, contactos, tareas y calendarios    Puede sincronizar su calendario de Office SharePoint Server 2007 con Outlook. Puede especificar eventos de todo el día, así como más tipos de eventos repetitivos o periódicos. Puede realizar el seguimiento de los proyectos del equipo más eficazmente, con las vistas de día y mes.

Intercambiar ideas fácilmente con sitios Wiki    Un sitio Wiki le permite intercambiar ideas, colaborar en un diseño de equipo, crear una enciclopedia de conocimientos o, sencillamente, recopilar información rutinaria en un formato fácil de crear y modificar. Los miembros del equipo pueden contribuir en los Wikis desde sus exploradores; no necesitan ningún procesador de textos ni tener conocimientos técnicos especiales.

Compartir ideas en blogs     Un blog, a veces denominado weblog, está formado por entradas cortas y frecuentes. Las entradas de blog se muestran en orden, empezando por la más reciente. En Office SharePoint Server 2007, con unos cuantos clics el usuario puede crear y publicar en un blog, suscribirse a las actualizaciones de un blog y se personalizarlo. Puede habilitar un blog para que acepte comentarios o puede desactivarlos. Entre los posibles usos, cabe incluir el diario de un ejecutivo para compartir ideas y puntos de vista, una comunidad para establecer relaciones con los clientes o un sitio informal en el que los equipos puedan compartir noticias y sugerencias.

Recibir actualizaciones en listas y bibliotecas con RSS    Las listas y las bibliotecas aprovechan la tecnología RSS (Really Simple Syndication); por tanto, los miembros de su equipo de trabajo pueden recibir actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite recibir y ver actualizaciones o fuentes de noticias, blogs, así como otros elementos de interés en una ubicación consolidada.

Administrar proyectos    Puede crear una lista Tareas del proyecto, que incluya un diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un tipo de información general visual de las tareas del proyecto que puede usar para supervisar las fechas y el progreso de las tareas del equipo.

Obtener acceso desde un dispositivo móvil al contenido    Puede ver portales, sitios de equipos y listas en un dispositivo móvil, que le ayuda a estar al día por lo que respecta a los proyectos y las tareas del equipo cuando se ausente. Por ejemplo, las listas aparecen en teléfonos (o en otros dispositivos de telecomunicaciones compatibles con los estándares internacionales) en un formato de texto simplificado, con un vínculo para desplazarse por el contenido de cada página. También puede recibir alertas a medida que se actualicen las listas.

Enviar un mensaje de correo electrónico a Office SharePoint Server 2007    Puede usar el correo electrónico para participar en los debates, las reuniones y los documentos de un sitio de Office SharePoint Server 2007. A la vez que envíe un mensaje de correo electrónico a su equipo para tratar las tareas y los proyectos, puede enviar un mensaje de correo electrónico a un sitio de Office SharePoint Server 2007 o a una lista o biblioteca específicas. Asimismo, puede archivar los correos electrónicos enviados a un sitio o a una lista para que los miembros del equipo puedan seguir el debate de un sitio fácilmente, en vez de tener que buscar los mensajes en sus bandejas de entrada llenas.

Administrar documentos y algunos tipos de listas sin conexión    Puede llevarse el trabajo importante vaya donde vaya. Con algunos programas de correo electrónico que son compatibles con Office SharePoint Server 2007, como Microsoft Office Outlook 2007, puede trabajar sin conexión en los archivos de una biblioteca y en los elementos de los siguientes tipos de listas: calendarios, contactos, tareas y discusiones. Cuando vuelva a conectarse, puede actualizar los archivos del servidor. Los elementos de lista se actualizan automáticamente.

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Personas y personalización

Mediante el uso de las siguientes características de Office SharePoint Server 2007, puede ponerse en contacto con las personas de la organización que tienen las habilidades, los conocimiento y la experiencia en los proyectos adecuados.

Mi sitio    Mi sitio es un sitio personal que le proporciona una ubicación centralizada para almacenar contenido, vínculos y contactos. También sirve como punto de contacto para que otros usuarios busquen información sobre usted y para que los proveedores de contenido se lo proporcionen. Mi sitios constituyen un sitio dedicado para todos los usuarios, que puede personalizar el usuario y está dedicado a él. Todos los sitios se pueden usar para almacenar, mostrar, ver y administrar contenido, información y aplicaciones de forma controlada. Además, los sitios se puede utilizar para mostrar información sobre el usuario, por ejemplo, sus habilidades y función, los compañeros, los grupos y las listas de distribución a los que pertenece, así como los documentos en los que está trabajando. Cada sitio contiene un control de privacidad y medidas de seguridad muy estrictos. De esta forma, los usuarios pueden elegir la parte de la información que se va a mostrar y a quién. Un sitio Mi sitio independiente está disponible para todos los usuarios de Office SharePoint Server 2007. A continuación se muestra una lista de las ventajas de usar Mi sitio.

  • Proporciona una ubicación centralizada para ver y administrar todos los documentos, tareas, vínculos, el calendario de Microsoft Office Outlook, los compañeros y otro tipo de información personal.
  • Otros usuarios de SharePoint pueden saber cómo ponerse en contacto con usted, los campos en los que es experto, sus proyectos actuales y las personas que conoce viendo su página pública.
  • Los proveedores de contenido puede usar su perfil, como su cargo, departamento o intereses para incluir información útil para usted y su sito.
  • Permite a los administradores proporcionarle sitios y elementos Web personalizados.

Características sociales de red    De la misma manera que comparte información con otras personas de la organización a través de la página principal pública, también puede buscar y ponerse en contacto con otras personas mediante las páginas principales públicas de Mi sitio. Cuando aparece un nombre en el sitio del portal, puede hacer clic para ver el sitio Mi sitio de la otra persona. puede ver el sitio y la pertenencia a la lista de distribución, las listas, los vínculos a los sitios, las personas y los documentos que pueden ayudarle a finalizar su trabajo. Asimismo, puede ver información sobre lo que tienen en común.

Controles de privacidad    Mediante la configuración de la privacidad del contenido de Mi sitio, permite que Office SharePoint Server 2007 muestre información sólo a las categorías específicas de personas que visitan su sitio. Si usa grupos de privacidad, puede especificar que sólo algunas personas puedan ver parte de la información personal que proporciona en su página principal de Mi sitio. Esto puede ser útil cuando desee compartir información personal como el número de su teléfono móvil sólo con su grupo o con su administrador. Existen cinco categorías de personas a las que puede permitir que vean el contenido: Todos, Mis compañeros, Mi grupo de trabajo, Mi administrador y Sólo yo.

Audiencias de destino    Mediante el uso de audiencias de destino, puede mostrar contenido como los elementos de una lista o una biblioteca, vínculos de exploración y elementos Web completos a grupos específicos de personas. Esto es útil cuando desee mostrar información importante sólo a un grupo de personas en particular. Por ejemplo, puede agregar un elemento Web al portal del departamento legal que contiene una lista de contratos que únicamente ven ellos. Cualquier elemento de una lista o biblioteca de SharePoint puede tener como destino audiencias específicas, lo que se consigue si usa el elemento Web Consulta de contenido. Cualquier otro tipo de elemento Web, y su contenido, también pueden estar destinados a audiencias. Además, puede tener vínculos de exploración del sitio a disposición de las audiencias. De esta forma, se simplifica la experiencia del usuario, ya que sólo verá los vínculos de exploración que son importantes para él.

Presencia y disponibilidad    El icono de la etiqueta inteligente de presencia en tiempo real, que se muestra virtualmente en cualquier parte en la que aparezca el nombre de una persona en Office SharePoint Server 2007, indica si una persona está conectada y disponible para participar en una llamada de conferencia o en una audioconferencia, mensajería instantánea o videoconferencia.

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Buscar

La finalidad de la búsqueda es encontrar la información adecuada o la persona correcta. En esta sección se describen las características relacionadas con las búsquedas de Office SharePoint Server 2007,como la posibilidad de encontrar a la persona que tiene la experiencia que necesita para terminar su trabajo.

Centro de búsqueda    El centro de búsqueda es un sitio que proporciona una ubicación central para iniciar las consultas y explorar los resultados. Si agrega información personal en la página Mi sitio, otras personas de la organización utilizan el centro de búsqueda para encontrarlo, buscar información sobre sus proyectos y saber a quién conoce. Office SharePoint Server 2007 incluye las siguientes plantillas de sitio para crear un centro de búsqueda:

  • Centro de búsqueda    Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio para proporcionar un sistema de búsqueda. La página de bienvenida principal contiene un sencillo cuadro de búsqueda en el centro de la página. El sitio incluye páginas para los resultados de la búsqueda y búsqueda avanzada.
  • Centro de búsqueda con fichas    Seleccione esta plantilla cuando desee crear un sitio para proporcionar un sistema de búsqueda. La página de bienvenida principal contiene un sencillo cuadro de búsqueda en el centro de la página. El sitio incluye dos fichas: una para búsquedas generales y otra para búsquedas de información sobre personas. Puede agregar y personalizar fichas para adaptarlas a otros tipos de búsquedas o resultados.

Buscar documentos en la intranet    Puede buscar documentos que contengan una frase o palabra específicas, que estén escritas de forma especial, que se crearan en una aplicación específica o que tengan propiedades específicas. Office SharePoint Server 2007 también incluye características muy útiles para delimitar la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar sólo en documentos que contengan la frase exacta "sociedad internacional" y que estén escritos en español o japonés.

Buscar personas en la intranet    Buscar a la persona adecuada puede ser crítico para que las tareas se realicen rápidamente. Puede buscar a una persona por el nombre o usar otros detalles del perfil, como habilidades, proyectos actuales o título. Además, puede buscar a personas en las aplicaciones empresariales de la organización, como SAP, Siebel y bases de datos personalizadas.

Buscar datos empresariales en SAP, Siebel y en otras aplicaciones empresariales    Las características de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 pueden ayudarle a buscar información en las aplicaciones empresariales de la organización. Estas aplicaciones son programas financieros para tareas como contabilidad, seguimiento de inventario y administración de cadenas de distribución. Las aplicaciones incluyen SAP, Siebel y bases de datos personalizadas creadas para la organización.

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Administración del contenido

Las características de administración del contenido de Office SharePoint Server 2007 pertenecen a tres categorías:

  • Administración de documentos
  • Administración de registros
  • Administración de contenido Web

Windows SharePoint Services 3.0 proporciona la base de las tareas de administración de documentos, que incluyen las características de control de versiones, las características de metadatos descriptivos, las características de flujo de trabajo, tipos de contenido, auditoría y control de acceso basado en la función en los niveles de biblioteca de documentos, carpeta y documento individual.

Office SharePoint Server 2007 amplía estas funcionalidades a la creación mejorada, el proceso de documentos financieros, la administración y publicación de contenido Web, la administración de registros, la administración de directivas y la compatibilidad con publicaciones multilingües.

Administración de documentos

La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización: su creación, revisión, publicación y acceso. No importa el lugar en el que trabaje, sin duda se habrá enfrentado al reto de la administración de documentos. Piense en el ciclo de vida del documento medio. Primero se crea, se guarda, quizá se comparte con otros usuarios, puede que otros usuarios lo modifiquen. A medida que se elaboran nuevas versiones, se debe realizar su seguimiento y organización. Con Office SharePoint Server 2007, su organización puede habilitar las políticas adecuadas para cada paso del ciclo de vida de los documentos, usar repositorios centralizados para almacenar, administrar y tener acceso a los documentos, así como utilizar etiquetas y códigos de barras para realizar el seguimiento de los documentos con eficacia. 

Office SharePoint Server 2007 proporciona las siguientes características compatibles con la administración de documentos.

Plantilla del sitio del centro de documentos    Esta plantilla permite a las organizaciones crear sitios de administración de documentos a gran escala compatibles con escenarios de administración de documentos muy estructurados. La configuración predeterminada de la plantilla del sitio del centro de documentos admite un control del contenido muy estricto: se necesita desprotección antes de la edición, están habilitadas versiones principales y secundarias, está habilitada la compatibilidad con tipos multicontenido, así como la auditoría para realizar el seguimiento de los cambios de contenido con el paso del tiempo.

Biblioteca de administración de traducciones    La biblioteca de administración de traducciones ayuda a las organizaciones a crear, almacenar y administrar los documentos traducidos proporcionando tanto vistas como características que facilitan el proceso manual de traducción de documentos. Esta biblioteca admite la personalización de una vista personalizada que agrupa las traducciones en grupos por documento de origen, así como un flujo de trabajo de administración de la traducción que se puede usar para administrar el proceso de traducción manual.

Marco de trabajo de conversión del documento    Office SharePoint Server 2007 proporciona compatibilidad con la conversión de documentos del servidor de un formato de archivo a otro.

Integración del programa cliente de 2007 Microsoft Office System    Muchas de las características de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007 se integran a la perfección con los programas cliente de la Versión de Office 2007. Desde los programas cliente de Office 2007, los usuarios pueden:

  • Iniciar y terminar las tareas del flujo de trabajo
  • Actualizar las propiedades de los documentos del servidor mediante el panel de información del documento
  • Ver las declaraciones de las directivas de administración de la información de los documentos del servidor en la barra de mensajes
  • Comparar las versiones de los documentos del servidor en Microsoft Office Word
  • Insertar códigos de barras o etiquetas en los documentos del servidor

Administración de registros

La administración de registros es el proceso de recopilar, administrar y disponer de registros corporativos (información que se considera importante para la historia, los conocimientos o la defensa legal de una empresa) de forma coherente y equilibrada basada en las directivas de la compañía. Estas directivas toman forma de acuerdo con el tipo de trabajo de la organización, los tipos de riesgos legales a los que se enfrenta, así como las leyes y regulaciones que las rigen. Office SharePoint Server 2007 presenta un nuevo conjunto de características para la creación y compatibilidad de las funcionalidades de administración de registros oficiales de la organización.

Directivas de administración de información    Las organizaciones pueden definir y usar directivas de administración de información en los sitios de Office SharePoint Server 2007 para exigir el cumplimiento de los procesos empresariales o legales, o las regulaciones gubernamentales por lo que respecta a la administración de la información. Estas directivas permiten que los administradores del sitio o de listas controlen la administración del contenido. Office SharePoint Server 2007 incluye diversas directivas predefinidas que pueden usar las organizaciones individualmente o en combinación con el fin de definir las directivas de administración de información de sus sitios. Estas directivas, que se pueden definir para una colección completa de sitios, o una lista, biblioteca o tipo de contenido específicos, incluyen las características: Auditoría, Código de barras, Etiquetas, Conversión de formularios para archivado y Caducidad. Además, las organizaciones puede elaborar directivas de administración de información personalizadas.

Information Rights Management (IRM)    En Office SharePoint Server 2007, las organizaciones pueden usar IRM para limitar las acciones que pueden emprender los usuarios en los archivos que se han descargado de las listas o bibliotecas de SharePoint. IRM cifra los archivos descargados y limita el conjunto de usuarios y programas con permiso para descifrar estos archivos. Asimismo, puede limitar los derechos de los usuarios que tienen permiso para leer los archivos con la finalidad de que no puedan emprender acciones como la impresión de copias o el copiado de texto de los archivos.

Plantilla del sitio del centro de registros    Esta plantilla de Office SharePoint Server 2007 está diseñada para ayudar a las organizaciones a implementar la administración de sus registros y programas de suspensión. Esta plantilla de sitio amplía las características de Office SharePoint Server 2007 estándar con funciones de administración de registros adicionales para proporcionar las siguientes funcionalidades:

  • Funcionalidad de cámara acorazada    La plantilla del sitio del centro de registros tiene varias características que garantizan la integridad de los registros que se almacenan en ella. El sistema nunca modifica automáticamente los registros; es decir, los registros que se suben al sitio y se descargan posteriormente siempre serán idénticos. La configuración predeterminada del sitio del centro de registros también evita las modificaciones directas de los registros mediante el control de versiones de cualquier cambio efectuado en el contenido del documento y audita tipos de cambios específicos. Los administradores de registros agregan y mantienen los metadatos de los elementos por separado a partir de los metadatos del registro. También se efectúa un control de versiones de los cambios en los metadatos.
  • Distribución de registros    Las organizaciones pueden definir una lista de distribución de registros con el fin de distribuir automáticamente los registros que se envían al centro de registros a la biblioteca adecuada.
  • Cumplimiento de la directiva de administración de información    Las características de directiva Auditoría, Caducidad y Código de barras incluidas en Office SharePoint Server 2007 son útiles para la administración de registros.
  • Suspensión     Office SharePoint Server 2007 proporciona compatibilidad para administrar los procesos legales de detección permitiendo que las organizaciones suspendan registros. Los registros sujetos a litigación o investigaciones se pueden agregar a una lista Suspensión y, de este modo, están suspendidos de las directivas de administración de registros y caducidad. Los elementos pueden estar suspendidos varias veces al mismo tiempo.
  • Interfaz de recopilación de registros     Las personas y los sistemas automatizados pueden enviar fácilmente contenido al sitio del centro de registros sin que deban tener acceso o permiso al contenido del sitio. El contenido se puede enviar a través de un servicio Web mediante el protocolo SOAP o de un mensaje de correo electrónico mediante el protocolo SMTP.

Integración con Microsoft Exchange Server 2007    Office SharePoint Server 2007 está totalmente integrado con Exchange 2007. Esta integración permite que las organizaciones creen carpetas de correo electrónico administradas en Exchange y que se exponen a los usuarios de Office Outlook 2007. Las organizaciones pueden definir las directivas de administración de información para estas carpetas que especifican el período o la cuota de retención, por ejemplo. Los usuarios también puede usar estas carpetas para enviar mensajes de correo electrónico a un sitio del centro de registro que se haya implementado en Office SharePoint Server 2007. Los usuarios pueden arrastrar y colocar registros de correo electrónico desde su bandeja de entrada hasta la carpeta de mensajes de correo electrónico administrada.

Administración de contenido Web

Office SharePoint Server 2007 incluye muchas características útiles para diseñar, distribuir y administrar portales de la intranet de la compañía, sitios Web de presencia en Internet corporativos y sitios de portales departamentales. Estas características le permiten crear y publicar contenido Web de forma puntual y pueden reducir, en última instancia, el costo y los gastos indirectos resultantes de administrar varios sitios.

Páginas Web basadas en plantillas    Mediante el uso de las características de administración de contenido de Office SharePoint Server 2007, puede crear, editar y administrar páginas Web basadas en plantillas. Para ello, puede crear diseños de página y, de esta forma, crear y administrar las “plantillas” de las páginas Web, tanto para los creadores y su forma de crear contenido como para los lectores y su forma de ver el contenido.

Publicar plantillas de sitio    Al crear un nuevo sitio de Office SharePoint Server 2007, puede empezar por seleccionar uno de los diversos tipos de plantillas de sitio, incluidas las plantillas que satisfacen las necesidades de publicación de contenido específico que pueda tener la organización. Las plantillas del sitio del grupo Publicación permiten que las organizaciones diseñen, distribuyan y administren los portales de la intranet de la organización, los sitios Web de presencia en Internet corporativos y los sitios de portales departamentales. Las plantillas de sitio del grupo Publicación disponen de características de publicación, incluida una barra de herramientas de modificación de páginas, un editor de contenido y funciones de desprotección.

  • Sitio de noticias    Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio para difundir noticias y proporcionar vínculos a noticias rápida y fácilmente. Incluye diseños de página de noticias de ejemplo y un archivo para almacenar los artículos antiguos. Contiene también un diseño sencillo para los lectores y proveedores de noticias. Esta plantilla de sitio incluye, además, dos elementos Web que permiten la distribución eficaz de las noticias: Visor de RSS y Esta semana en imágenes.
  • Sitio de publicación con flujo de trabajo    Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio para publicar páginas Web de forma programada mediante flujos de trabajo de aprobación. Incluye bibliotecas de documentos e imágenes para almacenar recursos de publicación Web. Por ejemplo, puede crear un sitio para mostrar artículos técnicos que deben revisar expertos en la materia antes de que se puedan publicar.
  • Portal de colaboración    Seleccione este sitio si desea crear una jerarquía de sitios básica para un portal de intranet departamental. Incluye una página principal, un sitio de noticias, un directorio de sitios y un centro de búsqueda con fichas. Normalmente, este sitio tendrá el mismo número de lectores que de colaboradores y se utilizará para hospedar sitios de grupos. Este tipo de plantilla puede ayudarle a crear un portal departamental en el que los empleados puedan colaborar y publicar documentos y páginas Web. Esta plantilla de sitio sólo está disponible si crea una colección de sitios dentro de Administración Central.
  • Portal de publicación    Seleccione esta plantilla si desea crear una jerarquía de sitios básica para un sitio orientado a Internet o un portal de intranet de gran tamaño. Este sitio se puede personalizar fácilmente con información de marca corporativa. Incluye una página principal, un subsitio de comunicados de prensa de ejemplo, un centro de búsqueda y una página de inicio de sesión. Normalmente, este sitio dispone del mismo número de lectores que de colaboradores y se utiliza para publicar páginas Web con flujos de trabajo de aprobación. De forma predeterminada, sólo se pueden crear subsitios de publicación con flujo de trabajo en sitios creados mediante esta plantilla, que sólo está disponible si crea una colección de sitios dentro de Administración Central.

Integración con Office SharePoint Designer 2007     Office SharePoint Designer 2007 es un nuevo producto para la creación y personalización de sitios Web de Office SharePoint Server 2007, así como para la creación de aplicaciones habilitadas para flujos de trabajo basadas en las tecnologías de SharePoint. Puede usar Office SharePoint Designer 2007 para personalizar un sitio de Office SharePoint Server 2007. De esta forma, puede diseñar y ampliar sitios o páginas de portales con más flexibilidad y eficacia que nunca. Por ejemplo, puede usar herramientas de edición de última generación para editar archivos CSS de sitios de SharePoint.

Creación de páginas Web contextuales    Puede crear páginas Web mediante el uso del editor de texto enriquecido incluido en Office SharePoint Server 2007. En el modo de edición de texto, puede escribir y editar el contenido de la página en ésta mediante el uso de un explorador. En el modo de edición de código fuente HTML, puede escribir y editar el contenido de la página mediante el uso de HTML estándar. Otras características incluyen:

  • Una característica que le permite crear, organizar y aplicar formato a vínculos rápidamente.
  • Un elemento Web que le permite resumir el contenido del sitio.
  • La funcionalidad de pasar el corrector ortográfico al contenido del que es autor.
  • La funcionalidad de administrar y editar contenido de texto repetitivo, como las declaraciones de derechos de autor, en una sola ubicación.

Creación de cliente    Office SharePoint Server 2007 también le permite crear páginas Web mediante la conversión de los documentos que ha creado con otros programas. Este hecho tiene muchas ventajas, en función del programa que use para crear el documento original. Por ejemplo, puede usar los documentos de Office Word 2007 para crear páginas Web para su colección de sitios. Entre las ventajas de este enfoque cabe destacar las siguientes:

  • Creación más rápida     Puede convertir documentos importantes de Office Word 2007 (por ejemplo, documentos técnicos o informes de estado) directamente en páginas Web, en vez de volver a crear esos documentos para su uso en Internet.
  • Trabajo sin conexión     Mediante el uso de Office Word 2007 para crear una página Web, es libre de trabajar en el contenido con o sin conexión a Internet.
  • Conjunto de características de creación más eficaces     Office Word 2007 proporciona más características de procesamiento de texto que las que incluye Office SharePoint Server 2007 solo.
  • Flexibilidad del documento     Asimismo puede usar documentos de Office Word 2007 con otras finalidades. Por ejemplo, puede crear el anuncio de un nuevo producto con Word y, a continuación, distribuirlo en un mensaje de correo electrónico y en Internet.

Variaciones de sitio    Las audiencias de los sitios Web pueden variar de muchas formas, que incluyen el idioma, la región geográfica, el dispositivo de exploración o la afiliación de la compañía. El trabajo de producir y mantener variaciones de un sitio pueden representar una dificultad y durar demasiado tiempo. En Office SharePoint Server 2007, la característica de variaciones permite a los administradores de los sitios simplificar el proceso de administrar las variaciones mediante el mantenimiento de copias personalizables del contenido desde un sitio de origen de cada sitio de destino. Esta función es particularmente útil para la publicación de sitios multilingües. Por ejemplo, puede identificar un origen (por ejemplo, comunicados de prensa en inglés) y varios sitios de destino (por ejemplo, comunicados de prensa en francés y japonés) y Office SharePoint Server 2007 mantendrá los sitios de destino sincronizados con el sitio de origen.

Exploración del sitio    Office SharePoint Server 2007 incluye características que facilitan la creación y administración de la estructura de exploración del sitio.

Página de contenido y estructura del sitio    Utilice esta página para administrar tanto el contenido como la estructura de la colección de sitios de SharePoint. En Office SharePoint Server 2007, la exploración se genera dinámicamente desde la jerarquía de la colección de sitios. Es decir, cuando cambia la estructura del sitio (por ejemplo, si mueve un subsitio), ese cambio se refleja en la exploración del sitio. Donde aparece el elemento ahora en la exploración del sitio refleja la nueva ubicación del subsitio subyacente. Las acciones que puede emprender en esta página son más complejas que cambiar la estructura del sitio. Puede administrar contenido mediante la ejecución de otras acciones en las listas y en sus elementos. Por ejemplo, el usuario desprotege o protege, publica y copia elementos.

Para asegurarse de que la interfaz de la página de contenido y la estructura del sitio le resulten familiares, se diseñó para que fuese parecida al Explorador de Windows. Puede ver la jerarquía de la colección de sitios en el panel de exploración como vista de árbol a la izquierda de la página de contenido y estructura del sitio. A la derecha, se muestran los elementos del panel Lista.

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Procesos y formularios empresariales

Los procesos empresariales son el núcleo de cualquier organización y los formularios suelen estar en el centro de cualquier proceso empresarial, como el proceso de aprobación de los informes de gastos. Mediante el uso de la tecnología de InfoPath Forms Services en Office SharePoint Server 2007, puede diseñar plantillas de formulario compatibles con el explorador en InfoPath y habilitarlas para su uso en sitios de Office SharePoint Server 2007. Para rellenar un formulario, los usuarios no tienen que tener instalado InfoPath en el equipo y tampoco necesitan descargar nada de Internet. Todo lo que necesitan es un explorador, como Microsoft Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services    Cuando diseña plantillas de formulario con Office InfoPath 2007 y las distribuye en un sitio de Office SharePoint Server 2007, puede habilitar una configuración que permita a los usuarios rellenar los formularios con un explorador Web. La razón es que Office SharePoint Server 2007 contiene la tecnología de InfoPath Forms Services, que (además de habilitar la distribución de los formularios basados en explorador) proporciona una ubicación central para almacenar y administrar las plantillas de formularios de la organización. Los formularios que se incluyen en el servidor se denominan formularios habilitados para explorador.  

Al publicar una plantilla de formulario en un sitio de Office SharePoint Server 2007, puede distribuirlo no sólo en la intranet corporativa, sino también en sitios Web externos, como extranets o sitios Web corporativos. De esta forma, puede recopilar datos de los clientes, socios, proveedores y otras personas que son vitales para el éxito del negocio u organización. Por ejemplo, una gran empresa de seguros puede usar una plantilla de formulario habilitada para explorador con el fin de recopilar y procesar las reclamaciones de seguros y, a continuación, distribuir esta plantilla de formulario en Internet y en los sitios de la intranet. Si un cliente visita el sitio Web de la compañía de seguros, pueden rellenar el formulario de reclamación en su explorador. O bien, si el cliente llama a la compañía de seguros para dar parte de la reclamación, un agente de seguros puede rellenar el formulario de reclamación en InfoPath, obteniendo acceso a él en un sitio interno destinado a reclamaciones. Asimismo, una autoridad gubernamental puede recopilar datos de los ciudadanos publicando plantillas de formularios habilitadas para explorador en su sitio Web.

Flujos de trabajo    Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y administrar las tareas del proyecto mediante la implementación de procesos empresariales específicos en documento y elementos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a adherirse a procesos empresariales coherentes y, además, mejoran la eficacia y la productividad de la organización mediante el control de las tareas y pasos implicados en procesos empresariales específicos. Office SharePoint Server 2007 incluye varios flujos de trabajo predefinidos diseñados para dirigirse a escenarios empresariales habituales:

  • Aprobación    Este flujo de trabajo distribuye un documento o elemento a un grupo de personas para su aprobación.
  • Recopilación de comentarios    Este flujo de trabajo distribuye un documento o elemento a un grupo de personas para recopilar sus comentarios.
  • Recopilación de firmas    Este flujo de trabajo distribuye un documento de Microsoft Office a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales.
  • Aprobación de disposición    Este flujo de trabajo, que admite procesos de administración de registros, administra la caducidad del documento y la suspensión permitiendo a los participantes que decidan si se conservan o se eliminan documentos caducados
  • Tres estados    Este flujo de trabajo se puede usar para administrar procesos empresariales que requieran que las organizaciones realicen el seguimiento de grandes volúmenes de problemas o elementos, como problemas técnicos de un cliente, responsables de ventas o tareas de proyectos.
  • Grupo de eApproval    Este flujo de trabajo proporciona un organigrama jerárquico desde el que se seleccionan los aprobadores y se les permite usar un control de sello en vez de una firma. Esta solución se diseñó específicamente para los mercados del este asiático.
  • Administración multilingüe    Este flujo de trabajo administra el proceso manual de traducción de documentos mediante la creación de copias del documento que se va a traducir y asignando las tareas de traducción a los traductores. Este flujo de trabajo sólo está disponible para las bibliotecas de administración de traducciones.

Inicio de sesión único (Single Sign-On)    La característica de inicio de sesión único permite que una persona especifique un nombre y una contraseña con el fin de usar varias aplicaciones de servidor. Se usa para la integración de sistemas de servidor y aplicaciones empresariales que requieren una base de datos de credenciales distintas. Los servicios de inicio de sesión único de Office SharePoint Server 2007 son compatibles con el uso de proveedores de credenciales personalizadas que se pueden conectar y que son de terceros.

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Inteligencia empresarial

Tradicionalmente, las herramientas para tener acceso a grandes cantidades de datos sin estructurar con la finalidad de analizar estaban disponibles sólo para personas con años de experiencia en almacenamiento de datos o minería de datos. La publicación en Web mediante el uso de datos de varios orígenes es algo históricamente restringido a los programadores y los consultores. Mediante el uso de las nuevas características disponibles en Office SharePoint Server 2007, los trabajadores de la información pueden recopilar datos de varios orígenes y publicarlos en Web.

Office SharePoint Server 2007 puede vincular dos aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server 2005, permitiendo que el usuario publique fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento.

Al publicar informes a partir de los datos de uno de estos sistemas, proporciona datos estratégicos u operativos a las personas que toman decisiones. Entre los ejemplos de los informes se incluyen los libros de Microsoft Office Excel, un informe de SQL Server Reporting Services o un informe de Microsoft Office Access. Los ejecutivos y los administradores de líneas confían en disponer de los informes a tiempo y de su precisión para tomar decisiones razonadas.

Centro de informes    El centro de las nuevas características de inteligencia empresarial de Office SharePoint Server 2007 se encuentra el centro de informes. Este centro es un sitio que proporciona una ubicación central para almacenar los informes comunes a un grupo, ya sea tan pequeño como un equipo o tan grande como una organización entera. El sitio del centro de informes contiene bibliotecas de documentos especiales para almacenar informes, listas y conexiones a orígenes de datos externos. Además, proporciona acceso a plantillas de página y elementos Web para ayudarle a crear páginas y listas que contengan información empresarial. En el centro de informes, los usuarios pueden buscar elementos por categorías, ver un calendario de los informes que van a llegar y suscribirse a los informes importantes.

Excel Services    Excel Services le permite almacenar un libro de Excel en un servidor y, a continuación, publicar cualquier parte de ese libro en una página Web. Los usuarios sólo necesitan un explorador para ver e interactuar con los datos reales. El libro se publica en la página Web mediante el uso del elemento Web Excel Web Access (EWA, Excel Web Access).

Una de las ventajas de publicar libros en un elemento Web es que todos los cálculos se realizan en el servidor. Como resultado, nunca se expone la lógica empresarial del libro. Otra ventaja es que sólo existe una copia del libro y se almacena en un lugar seguro y central. Desde la página Web, puede conceder a los usuarios permisos de "vista sólo" para limitar el acceso al libro. Por ejemplo, puede evitar que los usuarios abran un libro con Excel o controlar lo que pueden ver.

Servicios de Excel es una tecnología de servidor que facilita el uso, el uso compartido, la seguridad y la administración de los libros de Microsoft Office Excel 2007 como informes interactivos de forma coherente en toda la organización. Existen tres componentes básicos de Excel Services que interactúan entre sí y juntos forma el diseño de la estructural global de Excel Services.

  • Excel Calculation Services (ECS) es el "motor" de Excel Services que carga el libro, calcula con toda confiabilidad con Microsoft Office Excel 2007, actualiza los datos externos y mantiene sesiones.
  • Excel Web Access (EWA) es un elemento Web que muestra y permite la interacción con el libro de Microsoft Office Excel en un explorador utilizando DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) y JavaScript sin tener que descargar controles ActiveX en el equipo cliente y se puede conectar a otros elementos Web en escritorios digitales y otras páginas de elementos Web.
  • Excel Web Services (EWS) es un servicio Web incluido en Microsoft Office SharePoint Services que proporciona varios métodos que puede usar un programador como interfaz de programación de aplicaciones (API, Application Programming Interface) para crear aplicaciones personalizadas basadas en el libro de Excel.

Primero debe crear un libro de Excel mediante el uso de Office Excel 2007 y, a continuación, guardarlo en Excel Services. Básicamente, Office Excel 2007 es la herramienta de creación y Excel Services es la de creación de informes.

El autor de un libro, que suele ser un analista financiero, utiliza Office Excel 2007 para crear el libro de Excel y, opcionalmente, especifica elementos con nombre para ver y definir parámetros. A continuación, el autor guarda el libro en una biblioteca de documentos (o en una red o carpeta Web) en Excel Services, donde un administrador de SharePoint lo administra y se ocupa de su seguridad. El autor del libro y el resto de los usuarios pueden crear informes, páginas de elementos Web y escritorios digitales de inteligencia empresarial que usan el libro. Muchos usuarios de empresas pueden tener acceso al libro viéndolo en un explorador e incluso actualizar los datos si el libro está conectado a un origen de datos externo. Con el permiso adecuado, los usuarios de la empresa también pueden copiar el estado actual del libro y cualquier interacción que tenga lugar durante la sesión actual, como ordenar y filtrar, en un equipo cliente para efectuar un análisis en profundidad bien como libro de Excel o como instantánea del libro.

Conexiones a orígenes de datos externos    Además de usar los orígenes de datos externos en los libros de Excel, puede usar los datos de otras aplicaciones empresariales, como SAP y Siebel, en listas de SharePoint, páginas y elementos Web.

Los administradores suelen crear las conexiones del sistema y pueden almacenarlas en una biblioteca de conexiones de datos del centro de informes. De esta forma, se facilita el acceso al grupo central de conexiones y cualquier usuario con los permisos adecuado puede volver a usarlo. Sin embargo, puede crear y almacenar conexiones de datos en cualquier parte de Office SharePoint Server 2007 system.

Mediante el uso de las conexiones con orígenes de datos externos, puede crear páginas Web y listas de SharePoint que permitan a los usuarios interactuar con los datos en el origen externo sin salir de la página de SharePoint para nada.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)    Un indicador clave de rendimiento es una indicación visual que comunica el incremento del progreso realizado hacia el objetivo. Los KPI son valiosos para los equipos, administradores y negocios con el fin de calcular rápidamente el progreso efectuado en los objetivos que se puedan medir. Si usa los KPI de SharePoint, puede ver rápidamente las respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Voy adelantado o retrasado en qué?
  • ¿Qué adelanto o retraso tengo?
  • ¿Cuál es el mínimo que he terminado?

Cada área de un negocio puede elegir realizar el seguimiento de distintos tipos de KPI, en función de los objetivos del negocio que tratan de lograr. Por ejemplo, para incrementar la satisfacción del cliente, un centro de llamadas puede establecer el objetivo de responder a un número específico de llamadas durante un período de tiempo más corto. O bien, el departamento de ventas puede usar los KPI para establecer los objetivos de rendimiento, como el número de nuevas llamadas de ventas efectuadas al mes.

Los KPI se crean mediante el uso de las listas de KPI y, a continuación, se muestran usando elementos Web de KPI especiales. Puede almacenar las listas de KPI en el centro de informes o en cualquier otro sitio de Office SharePoint Server 2007, en el que las puedan volver a usar los usuarios con permisos de acceso a ellas.

Escritorios electrónicos    Un escritorio electrónico es una página flexible que muestra los datos de los KPI y los libros de Excel. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos puede diseñar un escritorio digital que usen los empleados para ver información personalizada, como su salario o el historial de beneficios sociales.

Datos empresariales en listas    Puede integrar e incorporar fácilmente información de aplicaciones empresariales como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server en un entorno de colaboración de Office SharePoint Server 2007 agregando el tipo de columna de datos empresariales a una lista de Office SharePoint Server 2007. De esta forma, dispone de una lista de elementos que usa una combinación de columnas de Office SharePoint Server 2007 y de aplicaciones empresariales externas. Por ejemplo, si trabaja para una asesoría que utiliza un sistema CRM, podría almacenar documentos, como propuestas, contactos y presentaciones, en las listas de SharePoint y asociar esos documentos con el cliente adecuado de la base de datos CRM. De este modo, se conserva toda la documentación del cliente en una ubicación y los visores de páginas pueden desplazarse fácilmente al registro del cliente de la aplicación empresarial.

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