Introducción a los conjuntos de documentos

Puede crear y administrar productos de trabajo con varios documentos con el nuevo tipo de contenido Conjunto de documentos. Un conjunto de documentos es un grupo de documentos relacionados que se puede crear en un solo paso y luego administrar como una entidad única.

En este artículo


¿Qué es un conjunto de documentos?

Al trabajar en proyectos, las personas muy pocas veces crean documentos individuales. En muchos tipos de proyectos, puede ser más típico producir un conjunto de varios documentos relacionados. En algunos casos, este conjunto de documentos puede ser el resultado final de un proyecto o la “entrega”. Por ejemplo, una compañía de servicios profesionales puede producir un libro de propuestas en respuesta a cada propuesta recibida de un posible cliente. En otros casos, este conjunto de documentos puede representar simplemente diferentes tipos de información de apoyo de un proyecto que tienen como resultado la creación o la entrega de otro elemento. Por ejemplo, una compañía de fabricación puede producir un conjunto de documentos estándar relacionado con el diseño, las pruebas y la fabricación de cada producto.

Estos documentos pueden producirse simultáneamente o en fases por una o más personas, y pueden utilizar diferentes formatos de archivo (por ejemplo, documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, diagramas de Visio, archivos de Excel, etc.).

Las organizaciones que desean crear y administrar productos de trabajo con varios documentos de forma coherente pueden configurar un nuevo tipo de contenido Conjunto de documentos para cada producto de trabajo con varios documentos que creen normalmente. El tipo de contenido Conjunto de documentos es un tipo de contenido basado en carpetas que organiza varios documentos relacionados en una sola vista donde se puede trabajar con ellos y administrarlos como una sola entidad.

Cuando se agrega un tipo de contenido Conjunto de documentos a una biblioteca, los usuarios pueden crear nuevas copias del conjunto de documentos al hacer clic en Nuevo documento en la cinta de opciones dentro de una biblioteca.

Comando Conjunto de documentos en el menú Nuevo documento

Volver al principio Volver al principio

Capacidades del conjunto de documentos

El tipo de contenido Conjunto de documentos incluye varias capacidades que facilitan la correcta creación y administración de productos de trabajo con varios documentos. Al configurar un tipo de contenido Conjunto de documentos, puede realizar lo siguiente:

  • Especificar los tipos de contenido permitidos dentro del conjunto de documentos (por ejemplo, archivos de documentos, imágenes, audio o vídeo).
  • Especificar cualquier documento predeterminado que desee que se cree automáticamente cada vez que se cree una nueva copia del conjunto de documentos. Puede asignar los documentos predeterminados a los tipos de contenido permitidos. Por ejemplo, si la organización cuenta con plantillas estándar que usa para elementos como contratos, o si tiene plantillas de marca comercial que usa para tipos de comunicación específicos, puede cargarlas cuando configure un tipo de contenido Conjunto de documentos.
  • Especificar metadatos compartidos que desee que se sincronicen en todos los documentos de un conjunto.
  • Personalizar una página de bienvenida para un conjunto de documentos que se muestre en cada copia de un producto de trabajo creado a partir de un tipo de contenido Conjunto de documentos. Esta página de bienvenida es una página de elementos web que se puede configurar para que muestre información del proyecto o recursos para ayudar a los miembros del grupo que están trabajando en un conjunto de documentos (por ejemplo, la escala de tiempo del proyecto, vínculos a los recursos, etc.).
  • Configurar los flujos de trabajo que desee que estén disponibles para el conjunto de documentos. Puede usar los flujos de trabajo de aprobación o revisión estándar con los conjuntos de documentos. Además, la organización puede desarrollar flujos de trabajo personalizados para los conjuntos de documentos mediante las cuatro acciones de flujo de trabajo del conjunto de documentos disponibles en Microsoft SharePoint Designer 2010. Para obtener más información, vea la guía de referencia rápida sobre las acciones del flujo de trabajo en SharePoint Designer 2010.

Una vez que se ha configurado un tipo de contenido Conjunto de documentos y se ha agregado a una biblioteca, los usuarios del sitio que están creando o administrando documentos en un conjunto de documentos pueden usar características de administración de documentos familiares, así como las características especiales como la ficha Administrar de la cinta de opciones Conjunto de documentos al trabajar en documentos de un conjunto.

Los autores de conjuntos de documentos pueden realizar las siguientes tareas:

  • Crear nuevos productos de trabajo con varios documentos rápida y fácilmente mediante el comando Nuevo documento en una biblioteca de documentos.
  • Capturar una instantánea del historial de versiones de los documentos y las propiedades actuales dentro del conjunto de documentos.
  • Iniciar flujos de trabajo en todo el conjunto de documentos o en elementos individuales dentro del conjunto de documentos para administrar tareas comunes como revisión y aprobación.
  • Enviar un vínculo por correo electrónico al conjunto de documentos.
  • Usar el comando Enviar a para mover o copiar el conjunto de documentos a otra ubicación (el destino se debe configurar dentro de Administración central).
  • Administrar permisos para el conjunto de documentos.

Volver al principio Volver al principio

 
 
Corresponde a:
SharePoint Server 2010