Compartir hojas de cálculo y KPI de Excel 2007 mediante paneles

Puede utilizar una página de panel para mostrar una instantánea de los datos de la hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007 siempre que muestre la hoja de cálculo en un elemento Web de Microsoft Office Excel Web Access de un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007. El panel también puede presentar indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el progreso que está realizando la organización en pos de sus objetivos. El Centro de informes le proporciona las herramientas que pueden ayudarle a crear, almacenar y administrar los informes y las páginas de panel.

¿Qué desea hacer?


Obtener información acerca de los paneles y el Centro de informes

Los paneles se utilizan para comunicar el estado y para realizar acciones. Un panel de Office SharePoint Server 2007 es una plantilla de página Web que permite recopilar y mostrar información de orígenes distintos, como informes, gráficos y KPI.

Puede crear su propia página de panel con diversos elementos Web. Sin embargo, la forma más rápida de crear un panel es mediante la plantilla de página de panel que se encuentra en el Centro de informes. A continuación, una vez creada la página, puede agregar o eliminar elementos y cambiar la apariencia de la misma.

Aunque las páginas de panel se pueden crear en cualquier sitio, el sitio del Centro de informes está optimizado para administrar y mostrar informes y KPI. Puede servir como ubicación central de un equipo, departamento u organización para almacenar, recuperar y modificar sus informes.

Con el permiso adecuado, cualquiera puede configurar un sitio del Centro de informes desde un sitio de nivel superior de una organización. Además, si cuenta con permiso para agregar una biblioteca a un sitio, puede crear una biblioteca de informes en la que crear, almacenar y compartir informes y paneles con facilidad. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de informes desde un sitio de grupo.

De forma predeterminada, la página principal del Centro de informes tiene vínculos a una página de panel de ejemplo, datos de ejemplo y KPI de ejemplo. Puede revisar esta información antes de crear un panel propio. El Centro de informes está preconfigurado con las siguientes características:

  • Se realiza un seguimiento de las versiones primarias y secundarias para que pueda ver los cambios o volver a las versiones anteriores de los informes y las páginas.
  • Se activa la seguridad de los elementos de borrador para que únicamente aquellos usuarios con permiso para modificar informes puedan ver las versiones secundarias.
  • Se realiza una configuración básica de KPI. Eso simplifica la visualización de los KPI en una página de panel al crear automáticamente la lista KPI, vincular esa lista a la página de panel y agregar el elemento Web KPI a la página.

Para obtener acceso al Centro de informes, haga clic en la ficha Informes en el sitio de nivel superior. Para ver todos los paneles del Centro de informes, haga clic en Paneles en el menú de inicio rápido. A continuación, en el menú Ver, seleccione Paneles.

Comando Paneles del menú Ver

Cualquier usuario con permiso para ver una página de panel puede verla o vincularla desde otro sitio.

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Prepararse para agregar elementos a un panel

Para usar Office Excel Web Access, debe disponer de la versión de Excel 2007 incluida en Microsoft Office Professional Plus 2007 o Microsoft Office Enterprise 2007. Además, el servidor que ejecuta Office SharePoint Server 2007 debe tener Servicios de Excel habilitado.

Para mostrar un libro de Office Excel 2007 en un panel, el libro debe estar guardado en una biblioteca de documentos de un sitio de SharePoint; además, la biblioteca que contiene el libro debe definirse como ubicación de confianza para Servicios de Excel. Para guardar un libro en una biblioteca de documentos, necesita permiso para contribuir con el sitio en el que se encuentra la biblioteca.

También puede mostrar un libro que usted mismo u otro usuario ya haya guardado en una biblioteca. Para ello, necesita permiso para ver el libro.

Para incluir un KPI en el panel, debe contar con permiso para crear una nueva lista KPI o para obtener acceso a una existente. De forma predeterminada, los integrantes del grupo Integrantes del sitio de SharePoint pueden modificar páginas, pero no crear listas KPI. Para crear una lista KPI, debe contar con el permiso Administrar listas. De forma predeterminada, los integrantes del grupo Propietarios de sitios cuentan con este permiso.

El administrador del sitio suele establecer los permisos y las ubicaciones de confianza.

Al crear un panel, se elige cuántos informes y KPI habrá en el panel y en qué lugar de la página aparecerán. Una vez creada la página, puede personalizarla si agrega o quita elementos Web, cambia el diseño y conecta y filtra elementos Web.

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Crear una nueva página de panel

Es posible crear una página de panel desde cualquier ubicación de un sitio de SharePoint mediante una combinación de elementos Web. La plantilla de página de panel del Centro de informes ayuda a crear una página al agregar los elementos Web adecuados y vincular las listas KPI. Aunque es posible crear páginas de panel en sitios distintos al Centro de informes, en el siguiente procedimiento se explica cómo crear una página desde éste.

  1. En el Centro de informes, en el menú de inicio rápido, haga clic en Paneles.
  2. En el menú Nuevo, haga clic en Página de panel.

Comando Página de panel

  1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para el panel. Ese nombre de archivo se convierte en parte de la dirección URL de la página y aparece en los encabezados y los vínculos del sitio.
  2. En el cuadro Título de la página, escriba el nombre de la página. El título aparece en los encabezados y los vínculos de exploración del sitio.
  3. En el cuadro Descripción, tiene la opción de escribir una descripción de la página. Dicha descripción aparece en una columna de la lista de bibliotecas.
  4. En el cuadro Biblioteca de documentos, seleccione la biblioteca en la que desea almacenar la página.
  5. En el cuadro Carpeta, seleccione la carpeta de la biblioteca en la que desea almacenar la página.
  6. En la sección ¿Desea agregar un vínculo a la barra de exploración actual?, realice una de las acciones siguientes:
    • Si no desea que el vínculo de la página aparezca en el menú de inicio rápido, seleccione No. Podrá obtener acceso a la página si va a la biblioteca de documentos en la que está almacenada o mediante su dirección URL.
    • Para agregar un vínculo al menú de inicio rápido, seleccione y, a continuación, seleccione una opción de la lista. El vínculo aparecerá en esa sección en el menú de inicio rápido.
  7. En el cuadro Diseño, seleccione una opción para determinar el número de elementos Web e indicadores clave de rendimiento de Office Excel Web Access que desea así como su distribución en la página.
  8. En la sección Indicadores clave de rendimiento, seleccione una de las siguientes opciones.
Opción Descripción
Crearme una lista KPI automáticamente Crea una lista KPI y la vincula al elemento Web KPI. Se trata de la mejor opción si aún no se ha creado una lista KPI.
Permitirme seleccionar una lista KPI existente más tarde Agrega el elemento Web KPI a la página, pero no asocia una lista KPI a dicho elemento Web. Use esta opción cuando ya tenga una lista KPI para usarla en el elemento Web.
No agregar una lista KPI a este panel Crea el panel sin elemento Web lista KPI. Seleccione esta opción si sabe que no desea mostrar un KPI. Si cambia de opinión, podrá agregar uno posteriormente al modificar la página y agregar un elemento Web KPI.

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Compartir una hoja de cálculo de Office Excel 2007 en una página de panel

Para compartir una hoja de cálculo de Office Excel 2007 en una página de panel, primero debe guardar el libro en una biblioteca de SharePoint y, a continuación, agregarlo al elemento Web de Office Excel Web Access.

 Nota   Para usar Office Excel Web Access, debe disponer de la versión de Excel 2007 incluida en Microsoft Office Professional Plus 2007 u Office Enterprise 2007. Además, el servidor que ejecuta Office SharePoint Server 2007 debe tener Servicios de Excel habilitado.

Guardar un libro en un sitio de SharePoint

Si el libro que desea utilizar aún no se encuentra en una biblioteca de SharePoint, tendrá que publicarlo mediante Excel Services. La publicación del libro mediante Excel Services es una opción preferible a cargarlo mediante el menú Cargar del sitio de SharePoint. Si utiliza Excel Services para publicar el libro, podrá definir las partes del mismo (por ejemplo, hojas de cálculo, rangos con nombre o gráficos) que desea que Excel Services muestre en Office Excel Web Access. Si muestra únicamente partes concretas del libro y utiliza los permisos de Office SharePoint Server 2007 para ayudar a proteger el libro frente a accesos no autorizados, podrá mantener la confidencialidad de sus datos y al mismo tiempo permitir a los usuarios autorizados actualizar y volver a calcular los datos visibles, así como interactuar con ellos.

También puede definir parámetros. Un parámetro es una única celda a la que se asigna nombre antes de publicar la hoja de cálculo. La celda se puede exponer mediante el elemento Web de Office Excel Web Access. A continuación, los usuarios pueden especificar valores en dicha celda y volver a calcular el libro a fin de analizar los datos.

 Nota   Excel Services no es compatible con todas las características de Microsoft Office Excel. Para obtener información acerca de las características no compatibles, vea los vínculos de la sección Vea también.

En el ejemplo empleado en el siguiente procedimiento se publica un libro en la biblioteca Informes del sitio del Centro de informes. No obstante, si cuenta con el nivel de permisos Contribuir, podrá publicar en cualquier sitio de SharePoint.

  1. Abra el libro que desea publicar mediante Excel Services. Si piensa definir parámetros, asígnele un nombre a cada celda que desee que los usuarios empleen para la entrada de datos.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, seleccione Publicar y, a continuación, haga clic en Excel Services en Distribuir el documento a otras personas.
  3. En el cuadro Nombre de archivo, especifique la ruta de acceso al servidor y el nombre de archivo. Por ejemplo, para guardar el archivo Test.xlsx en la Biblioteca de informes del sitio del Centro de informes, en el sitio de nivel superior de Contoso, escriba: http://Contoso/Informes/Biblioteca de informes/Test.xlsx.

 Importante   Si copia y pega la dirección URL de la biblioteca de SharePoint de destino directamente desde el explorador en el cuadro Nombre de archivo, tendrá que quitar los caracteres extra que evitan que copie un archivo en la biblioteca de destino. En este ejemplo, los caracteres extra de la dirección URL son Forms/current.aspx.

  1. Haga clic en el botón Opciones de Excel Services y, a continuación, seleccione las opciones que desee utilizar para mostrar el libro, o una parte del mismo, en Excel Services.
  2. Para comprobar que las áreas visibles del libro aparecen correctamente en el explorador, active la casilla de verificación Abrir libro en Excel Services.
  3. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar.
  4. En el cuadro de diálogo Elegir tipo de documento, en la lista Tipo de documento, seleccione Informe.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Actualice el sitio de SharePoint para ver el documento recién cargado.

Mostrar la hoja de cálculo en el panel

  1. En la página de panel en la que desea agregar la hoja de cálculo, haga clic en Acciones del sitioMenú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Editar página.
  2. En el elemento Web de Office Excel Web Access en el que desea agregar la hoja de cálculo, haga clic en el menú de edición del elemento Web Menú de edición del elemento Web y seleccione Modificar elementos Web compartidos.
  3. En el panel de herramientas de Office Excel Web Access, en Libro, haga clic en Seleccionar un vínculoImagen del botón y, a continuación, utilice el cuadro de diálogo Seleccionar un vínculo para buscar el libro.
  4. Para mostrar sólo parte de una hoja de cálculo, realice una de las siguientes acciones:
Opción Descripción
Elemento con nombre Haga clic en Imagen del botón y, en el cuadro Entrada de texto, escriba el nombre de un rango de celdas que haya definido en la hoja de cálculo. El elemento Web muestra únicamente este rango.
Filas Escriba el número de filas de la hoja de cálculo o el rango con nombre que desea mostrar. Por ejemplo, si escribe 5, aparecerán las primeras cinco filas de la hoja de cálculo o el rango con nombre.
Columnas Escriba el número de columnas de la hoja de cálculo o el rango con nombre que desea mostrar. Por ejemplo, si escribe 5, aparecerán las primeras cinco columnas de la hoja de cálculo o el rango con nombre.

La sección Vea también incluye vínculos a más información acerca del uso de los elementos Web de Office Excel Web Access.

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Agregar un KPI a una página de panel

Un KPI es una guía visual que comunica el progreso realizado en pos de un objetivo.

La forma de agregar un KPI a una página de panel dependerá de si desea que la plantilla de panel cree automáticamente la lista KPI o si desea seleccionar una lista KPI existente.

Elija uno de los dos procedimientos en función de la opción que haya seleccionado en la plantilla de panel.

Agregar un nuevo KPI mediante una lista KPI creada automáticamente

Si selecciona la opción de crear una lista KPI automáticamente en la plantilla de panel, se ahorrará varios pasos que hubiera tenido que realizar si hubiera preferido agregar el elemento Web KPI a una página de elemento Web en blanco. Con la plantilla de panel, la lista KPI se crea de forma automática y se asocia a la página. Además, el elemento Web se agrega a la página sin su intervención.

El siguiente paso es seleccionar el tipo de KPI que desea y agregarlo a la lista KPI. Esto se hace desde el elemento Web KPI de la página de panel.

  1. En la barra de herramientas del elemento Web KPI, haga clic en la flecha situada junto a Nuevo.
  2. Seleccione uno de los siguientes tipos de KPI, en función de la ubicación de los datos del KPI.
Seleccione esta opción Si el origen de los datos es
Indicador que utiliza datos de lista de SharePoint Una lista de SharePoint que contiene elementos a partir de los que se desea crear un valor agregado, como una suma, un mínimo o un máximo. Antes de configurar el KPI, asegúrese de que la lista de SharePoint está en la vista que desea emplear. En primer lugar, para que el KPI funcione, debe mostrar las columnas adecuadas en orden.
Indicador que utiliza datos de libro de Excel Un libro de Excel en el que se calcula el KPI.
Indicador que utiliza datos de SQL Server 2005 Analysis Services Un cubo de SQL Server 2005 Analysis Services.
Indicador que utiliza información especificada manualmente Información que no se encuentra en un sistema y que por tanto se especifica de forma manual.
  1. En la página Nuevo indicador, realice una de las siguientes acciones en función del tipo de KPI que haya seleccionado en el paso 2.
Para este KPI Siga este procedimiento
Indicador que utiliza datos de lista de SharePoint
  1. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  2. En el cuadro Comentarios, escriba texto que ayude a los usuarios que están viendo el KPI a comprender lo que representa.
  3. En Lista de SharePoint y vista, en el cuadro Dirección URL de lista, escriba la dirección URL de la lista o la biblioteca.

 Notas 

  1. En Vista, seleccione la vista que contenga el elemento que desee utilizar en el KPI.
  2. En Cálculo de valor, seleccione una de las siguientes formas de calcular el objetivo del KPI:
    • Número de elementos de lista     Recuento del número total de elementos de la lista.
    • Porcentaje de elementos de lista de la vista donde     Cálculo que compara el valor de un tipo de contenido de una columna o hasta cinco columnas de la lista.
    • Cálculo utilizando todos los elementos de lista de la vista     Cálculo del valor Total, Media, Máximo o Mínimo de una columna numérica de la lista.

 Nota   La opción Cálculo utilizando todos los elementos de lista de la vista sólo está disponible si la lista incluye un campo numérico.

Indicador que utiliza datos de libro de Excel
  1. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  2. En el cuadro Comentarios, escriba texto que ayude a los usuarios que están viendo el KPI a comprender lo que representa.
  3. En el cuadro Dirección URL del libro, escriba la ubicación del libro.

 Notas 

  • Si no conoce la dirección URL del libro, haga clic en ExaminarImagen del botón para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar un vínculo y, a continuación, vaya al archivo.
  • La dirección URL debe ser relativa al sitio actual.
  1. En Dirección de celda para valor de indicador, escriba el número del libro seguido de un signo de exclamación y la dirección de celda de la ubicación en la hoja de cálculo del KPI. Por ejemplo, si el indicador se encuentra en la celda D15 de la hoja de cálculo 1, escriba Hoja1!D15. De lo contrario, utilice un rango con nombre.
Indicador que utiliza datos de SQL Server 2005 Analysis Services
  1. En el cuadro Conexión de datos, especifique la dirección URL en la que se encuentra el archivo .odc.

 Nota   Si no conoce la dirección URL del archivo .odc, haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar un vínculo y, a continuación, vaya al archivo .odc.

  1. En el cuadro Sólo mostrar KPI de la carpeta de presentación, seleccione la carpeta de presentación de la base de datos de Analysis Services que contiene el KPI.
  2. En el cuadro Lista KPI, seleccione el KPI que desee, como Ingresos totales o Margen de beneficio medio.
  3. Active la casilla de verificación Incluir indicadores secundarios para mostrar todos los indicadores secundarios del KPI seleccionado.
  4. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  5. En el cuadro Comentarios, escriba texto que ayude a los usuarios que están viendo el KPI a comprender lo que representa.
Indicador que utiliza información especificada manualmente
  1. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  2. En el cuadro Comentarios, escriba texto que ayude a los usuarios que están viendo el KPI a comprender lo que representa.
  3. Escriba el valor numérico del progreso hasta el momento.
  1. En la sección Reglas de iconos de estado, en la lista Son mejores los valores, seleccione mayores o menores para indicar el rango de números que estará en verde.
  2. Escriba los valores de los indicadores de estado en los cuadros. Por ejemplo, para realizar un seguimiento del porcentaje mínimo de finalización de un conjunto de tareas, puede establecer el indicador verde en el valor objetivo y el valor de advertencia en uno menos que el valor objetivo. En este caso, si desea ver en qué momento el porcentaje mínimo de finalización se sitúa por debajo del 25 por ciento, establezca el indicador verde en 25 y el amarillo en 24.

 Nota   Las Reglas de iconos de estado de un KPI Indicador que utiliza datos de Analysis Services son establecidas previamente por el analista de la base de datos.

Agregar un KPI existente a la página de panel

Al crear un panel mediante la plantilla, puede seleccionar un KPI existente más tarde. Esta opción sitúa el elemento Web KPI en la página de panel y permite usar el panel de herramientas del elemento Web para seleccionar la lista KPI que se desea mostrar. Para poder usar la lista KPI en el elemento Web, debe contar con permiso para obtener acceso a dicha lista.

  1. Para agregar la lista KPI al elemento Web, haga clic en Abra el panel de herramientas en el elemento Web.
  2. En el cuadro Lista de indicadores, haga clic en ExaminarImagen del botón para buscar la lista KPI que desea mostrar.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar un vínculo, haga doble clic en el título de la lista KPI que desee utilizar.
  4. Haga clic en Aceptar para cerrar el panel de herramientas.

La sección Vea también incluye vínculos a más información acerca del trabajo con KPI.

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Publicar la página de panel

Al igual que la mayoría de páginas Web de Office SharePoint Server 2007, las páginas de panel utilizan el sistema de protección y desprotección para garantizar que sólo una persona modifica la página a la vez, además de una característica de versiones que ayuda a realizar un seguimiento de los cambios efectuados en la página. Para que un panel sea visible para otros usuarios, debe publicarlo. En algunos casos, la página tiene que ser aprobada por otra persona de la organización antes de poder publicarse.

En el siguiente procedimiento se asume que cuenta con permiso para publicar la página de panel y que ésta no necesita ser aprobada por revisores. La sección Vea también incluye vínculos a más información acerca de la publicación de páginas.

Siga uno de estos procedimientos:

Para Siga este procedimiento
Guardar la página pero no permitir que otros la modifiquen. Eso permite volver y modificarla posteriormente sin compartir el borrador con otros usuarios. En la barra de herramientas de edición de página, haga clic en Página y seleccione Guardar y detener edición.
Guardar la página y permitir que otros la modifiquen. Esta opción resulta útil cuando hay otros integrantes del grupo con los que se colabora y se desea que ellos vean o modifiquen un borrador de la página. En la barra de herramientas de edición de página, haga clic en Proteger para compartir borrador.
Publicar la página a fin de permitir que cualquiera con permisos la vea. En la barra de herramientas de edición de página, haga clic en Publicar.

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Corresponde a:
SharePoint Server 2007