Tareas básicas en SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas

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Aquí se muestran algunas tareas básicas e información para aprender a usar SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas.

• Introducción a SharePoint Online
• Partes de un sitio
• Detalles del sitio que afectan a su experiencia
• Permisos y acceso
• Introducción al diseño del sitio web
• Agregar contenido a un sitio
• Administrar y trabajar con el contenido del sitio

Introducción a SharePoint Online

SharePoint Online proporciona una única ubicación integrada en la que los empleados pueden colaborar de manera eficiente con miembros del grupo, compartir conocimientos, así como buscar información y recursos de la organización.

Al comenzar, el sitio de SharePoint Online consta de dos sitios: el sitio de grupo y el sitio web. Es muy importante comprender la diferencia entre estos dos sitios.

Sitio de grupo    El sitio de grupo es un sitio interno donde los equipos o grupos dentro de la organización pueden conectarse entre sí y colaborar en documentos y otros archivos. Junto con sus compañeros de trabajo puede usar el sitio de grupo para almacenar documentos y compartirlos con otros usuarios, publicar anuncios internos, programar reuniones, realizar seguimientos de problemas y tareas, almacenar información en listas, etc. También puede crear diferentes subsitios a partir de las plantillas de sitio disponibles en el sitio de grupo. Por ejemplo, puede crear un blog del grupo para que los empleados compartan información o un área de reuniones sociales para organizar los eventos del grupo, reuniones de la empresa, etc.

Sitio web    El sitio web es donde se diseña la presencia pública en Internet. Es el sitio donde los clientes van en busca de información acerca de la organización. El sitio web tiene todo lo que necesita para comenzar a diseñar el sitio: bibliotecas para almacenar contenido, como logotipos, gráficos o documentos que se mostrarán en las páginas del sitio y, lo más importante, el Diseñador de sitios que permite diseñar un sitio fácilmente. En la siguiente sección, Introducción al diseño del sitio web, encontrará más información acerca del sitio web y la herramienta de diseño.

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Partes de un sitio

Un sitio es un grupo de páginas web relacionadas donde el grupo puede trabajar en proyectos, almacenar datos y documentos, y compartir información. Por ejemplo, el grupo puede tener su propio sitio donde almacena programaciones, archivos e información de procedimientos. Todos los sitios tienen elementos comunes que debe conocer antes de empezar: listas, bibliotecas, elementos web y vistas.

Listas    Una lista es un componente del sitio donde la organización puede almacenar, compartir y administrar información. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo o realizar un seguimiento de eventos del equipo en un calendario. También puede realizar una encuesta o moderar discusiones en un panel de discusión.

 Nota    Aunque puede crear listas en el sitio web público para uso interno, no puede compartir información de las listas en el sitio web público.

Bibliotecas    Una biblioteca es un tipo de lista especial que almacena archivos, así como información acerca de los archivos. Puede controlar la visualización, el seguimiento, la administración y la creación de los documentos en bibliotecas.

Vistas    Puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que sean más importantes o que mejor se ajusten a un propósito. Por ejemplo, puede crear una vista de todos los elementos de una lista que se aplican a un departamento específico o para resaltar determinados documentos en una biblioteca. Puede crear varias vistas de una lista o biblioteca entre las que pueden seleccionar los usuarios. También puede usar un elemento web para mostrar una vista de una lista o biblioteca en una página independiente de su sitio.

Elementos web    Un elemento web es una unidad modular de contenido que forma un bloque de creación básico de la mayoría de las páginas de un sitio. Si tiene permiso para editar las páginas del sitio, puede usar elementos web para personalizar el sitio para mostrar imágenes y gráficos, partes de otras páginas web, listas de documentos, vistas personalizadas de datos profesionales, etc.

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Detalles del sitio que afectan a su experiencia

Los detalles de la instalación y configuración de SharePoint afectan a lo que se ve y a qué opciones están disponibles en el sitio.

Permisos    Si se le asigna el nivel de permisos Control total, tiene toda la variedad de opciones para administrar el sitio. Si se le asigna el nivel de permisos Colaborar o Lectura, las opciones y el acceso al contenido del sitio son más limitados. Muchas de las opciones analizadas en este artículo no están disponibles para los usuarios con nivel de permisos Lectura, que permite a los usuarios leer contenido pero no realizar cambios. Dado que los permisos están diseñados para ser flexibles y personalizables, su organización puede tener su propia configuración exclusiva.

Personalización    Es posible que su organización haya personalizado los permisos y la personalización de marca del sitio, o incluso que haya personalizado la navegación del sitio y movido controles tales como el menú Acciones del sitio a una ubicación diferente en la página.

Versión de SharePoint    En este artículo se analiza cómo comenzar con SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas. Si la organización se ha suscrito a un plan de Office 365 distinto o si usa una versión anterior de SharePoint, vea la Ayuda de ese plan o versión.

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Permisos y acceso

Para tener acceso al sitio de grupo o al sitio web público, debe tener los permisos adecuados. De forma predeterminada, la mayoría de los usuarios del sitio tienen permiso para colaborar en el sitio de grupo. Es probable que algunas personas tengan permiso para diseñar el sitio web público. Los administradores de la colección de sitios pueden administrar permisos para los usuarios de todos los sitios. Los propietarios del sitio pueden administrar permisos únicamente para los usuarios de los sitios de su propiedad. Como administrador de la colección de sitios o propietario del sitio, puede agregar o quitar usuarios rápidamente de los sitios de los que administra permisos a través del vínculo Compartir este sitio en el menú Acciones del sitio.

• Para obtener más información acerca de cómo agregar o quitar usuarios en el sitio de grupo, vea el tema sobre cómo administrar usuarios en el sitio de grupo.

• Para obtener más información acerca de cómo agregar o quitar usuarios en el sitio web, vea el tema sobre cómo administrar usuarios en el sitio web.

 Nota    Un administrador de la colección de sitios puede agregar usuarios como Diseñadores en el sitio web.

Los niveles de permisos básicos de SharePoint son Control total, Diseño, Colaborar y Leer. Los niveles de permisos son combinaciones de permisos que por lo general se agrupan en función de la naturaleza del trabajo. Por ejemplo, puede asignar el nivel de permisos Colaborar a un usuario que agregará contenido al sitio de grupo o el nivel de permisos Diseño a un usuario que va a diseñar el sitio web público. Para obtener más información acerca de los roles y niveles de permisos, vea el tema sobre los roles predeterminados en un sitio de SharePoint Online. Además, consulte la siguiente tabla como referencia rápida para determinar el nivel de acceso al sitio de grupo y al sitio web en función de los niveles de permisos predeterminados.

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Introducción al diseño del sitio web

SharePoint Online cuenta con características que le permiten diseñar su propio sitio web público para crear una presencia en línea de su grupo o empresa. En esta sección se explica cómo usar estas características eficazmente para diseñar un sitio web profesional para su empresa.

Si usó las herramientas de diseño de sitios disponibles en Microsoft Office Live Small Business o si no tiene experiencia previa, primero explore los siguientes recursos para informarse mejor sobre aspectos específicos de la experiencia de diseño de sitios web.

Sitio web

El sitio web tiene todos los componentes que necesita para familiarizarse con el diseño del sitio público. El sitio web contiene las bibliotecas esenciales para almacenar contenido, como imágenes, plantillas, documentos y páginas web relacionados con el sitio web. La cinta de opciones del sitio web tiene opciones para administrar archivos e iniciar el Diseñador de sitios para ayudarle a crear el sitio público.

Existen dos formas de alcanzar el sitio web:

1. En Office 365 para pequeñas empresas, haga clic en SharePoint Online en la navegación superior.

-O BIEN-

1. Abra el sitio web en el explorador, haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal y, en el cuadro de diálogo de credenciales, escriba su Windows Live ID y contraseña.

 Nota    Si no conoce el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web, póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios.

2. En la barra de vínculos superior del sitio de SharePoint, haga clic en Sitio web.

El sitio web tiene tres componentes que componen la experiencia de diseño del sitio: la cinta de opciones, las bibliotecas y el Diseñador de sitios.

Cinta de opciones del sitio web

La cinta de opciones del sitio web le permite realizar tareas básicas como crear, eliminar y editar páginas, ver propiedades de páginas, ver una página en el explorador, cargar documentos y agregar usuarios como diseñadores al sitio web.

 Nota    La mayoría de las opciones de la cinta también están disponibles dentro del Diseñador de sitios. Por ejemplo, también puede agregar, editar o eliminar páginas, obtener una vista previa de una página o ver las propiedades de una página en el Diseñador de sitios.

Las opciones de la cinta de opciones pueden estar atenuadas por alguno de los siguientes motivos:

• La acción depende de alguna otra acción. Por ejemplo, cuando está en la lista Páginas web, algunas opciones de la cinta, como Editar, Eliminar o Propiedades, no estarán disponibles hasta que seleccione un elemento de la lista.
• Es posible que la opción no se aplique al contexto de la lista o biblioteca en la que está. Por ejemplo, la opción Cargar archivo solo está disponible dentro de la biblioteca Documentos, mientras que Eliminar y Propiedades son las únicas opciones disponibles en la biblioteca Plantillas.

 Nota    La cinta de opciones no aparece cuando está dentro de la biblioteca Imágenes.

Bibliotecas

El sitio web incluye un conjunto de páginas web y bibliotecas predeterminadas para permitirle almacenar el contenido relevante a su sitio web, como imágenes, plantillas o documentos. Para tener acceso a estas bibliotecas, haga clic en el vínculo relevante en Inicio rápido, que es el área de navegación izquierda del sitio web. Para obtener información acerca de cómo agregar archivos a estas bibliotecas, vea Agregar un archivo a una biblioteca más adelante en este artículo.

 Notas 

• Las listas y bibliotecas del sitio web no están visibles para los usuarios externos que visiten el sitio web ni desde el Diseñador de sitios. Para ver las listas y bibliotecas en el sitio web, haga clic en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar y publicar o en Cerrar la página web.
• Al abrir documentos de Microsoft Office desde una biblioteca, es posible que aparezca un cuadro de diálogo pidiéndole que escriba sus credenciales. En este caso, cierre o cancele el cuadro de diálogo. El documento debería abrirse normalmente.

Vea la tabla siguiente para obtener más detalles:

Diseñador de sitios

El Diseñador de sitios simplifica el proceso de diseño de sitios web públicos. Con tan solo unos clics, puede realizar tareas de diseño o edición como:

• Seleccionar un tema y estilo para todo el sitio web para darle una apariencia uniforme.
• Diseñar la navegación del sitio para que los visitantes del sitio puedan obtener fácilmente la información que necesitan del sitio web.
• Diseñar páginas de sitios usando las combinaciones de colores y las fuentes disponibles.
• Agregar texto de encabezado y pie de página a las páginas.
• Agregar y aplicar formato a texto en páginas web, como viñetas y listas, fuentes, alineación, etc.
• Agregar elementos de página como imágenes, tablas e hipervínculos.
• Agregar gadgets, que son unidades modulares de información que muestran contenido desde una amplia variedad de orígenes.

Cinta de opciones del Diseñador de sitios

El Diseñador de sitios tiene una cinta de opciones con tres fichas básicas, Inicio, Insertar y Diseño, y una ficha contextual Herramientas de imagen con opciones relevantes a un conjunto de tareas.

 La ficha Inicio tiene opciones para realizar tareas básicas y frecuentes como crear nuevas páginas, aplicar formato a texto y alineación, etc.

 La ficha Insertar contiene opciones que permiten insertar elementos de página como imágenes, hipervínculos, tablas, líneas y gadgets.

 La ficha Diseño tiene opciones que permiten trabajar con elementos para cambiar la apariencia de todo el sitio web.

 La ficha Herramientas de imagen contiene opciones que le permiten trabajar con imágenes. A diferencia de las otras tres fichas, la ficha Herramientas de imagen es contextual, lo que significa que la ficha aparece en la cinta de opciones solo cuando se selecciona una imagen en una página en el Diseñador de sitios.

Barra de herramientas de acceso rápido

La Barra de herramientas de acceso rápido aparece encima de la cinta de opciones en el Diseñador de sitios. Use la Barra de herramientas de acceso rápido para realizar las tareas más básicas en el Diseñador de sitios, como guardar y publicar la página actual en la herramienta y ver el sitio web en el explorador.

Apariencia de una página en el Diseñador de sitios

Cuando se abre una página en el Diseñador de sitios, el cuerpo de la página web tiene varias zonas diferentes, con marcadores de posición en su interior. El contenido dentro de las zonas se puede editar, por lo que basta con hacer clic dentro de la zona, eliminar el contenido del marcador de posición y escribir su propio texto. Puede agregar texto, imágenes, hipervínculos, tablas o gadgets dentro de una zona. En el Diseñador de sitios, una página web muestra varias zonas según el diseño de la página.

Cada zona tiene dos controladores de tamaño ubicados en la parte superior, que le permiten controlar el ancho de la zona y la colocación en la página.

Puede agregar o quitar zonas, según el diseño de la página. Para cambiar el diseño de una página, haga clic en la pestaña Diseño en el Diseñador de sitios y, en el grupo Zona, haga clic en Diseño. A continuación, seleccione el estilo de diseño que desee usar. Según el estilo de diseño que elija, las zonas se agregan o quitan automáticamente de la página.

Tareas básicas en el sitio web

Esta sección abarca todas las tareas básicas que puede realizar en el sitio web, como abrir el Diseñador de sitios y agregar o editar una página.

Abrir el Diseñador de sitios

Puede abrir el Diseñador de sitios en la lista de páginas web en el sitio web.

1. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.
2. Haga clic en la pestaña Páginas de la cinta.
3. En la cinta de opciones, en la categoría Sitio, haga clic en Diseño.

Agregar una página al sitio web

Puede agregar páginas a su sitio web desde diferentes plantillas disponibles, o bien usar plantillas personalizadas, en el caso de que las hubiera. De forma predeterminada, el sitio web incluye un conjunto de páginas, como Inicio, Acerca de nosotros, Póngase en contacto con nosotros y Mapa del sitio.

Puede agregar una nueva página desde la cinta de opciones o a través del Diseñador de sitios. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo agregar o eliminar una página.

Editar una página web

Puede editar una página web mediante la opción Editar de la cinta de opciones o desde el Diseñador de sitios.

1. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.
2. Haga clic en la pestaña Páginas de la cinta.
3. Active la casilla de verificación situada junto a una página web de la lista y, a continuación, haga clic en Editar en la cinta de opciones.

—O BIEN—

Haga clic en Diseño en la cinta de opciones y, desde el Diseñador de sitios, haga clic en los vínculos de página como Inicioo Acerca de nosotros.

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Agregar contenido a un sitio

Ya sea en el sitio de grupo o en el sitio web, puede agregar elementos a listas y archivos a bibliotecas mediante un explorador web. Los botones que se usan para realizar las acciones más comunes se encuentran en la cinta de opciones, que está cerca de la parte superior de la página en la mayoría de las páginas de un sitio.

Los botones de la cinta de opciones pueden estar atenuados por alguno de los siguientes motivos:

• La acción no es aplicable o depende de alguna otra acción. Por ejemplo, debe activar la casilla de verificación de un documento antes de poder desprotegerlo.
• No tiene permiso para completar la tarea.
• La característica no está habilitada para el sitio. Por ejemplo, es posible que los flujos de trabajo no estén habilitados en el sitio.

También puede guardar archivos en una biblioteca desde algunos programas cliente compatibles con SharePoint Online. Por ejemplo, puede guardar un documento de Microsoft Word en una biblioteca en un sitio de SharePoint mientras trabaja en Word.

Para agregar un elemento a una lista o un archivo a una biblioteca, debe tener permiso para contribuir a la lista o biblioteca. Para obtener más información acerca de cómo su organización utiliza permisos y niveles de permisos, comuníquese con el propietario o administrador del sitio.

Cuando agrega el elemento o archivo, otras personas que tienen permiso para leer la lista pueden ver el elemento o archivo, a menos que requiera aprobación. Si el elemento o archivo requiere aprobación, se almacena en un estado pendiente en la lista o biblioteca hasta que alguien con los permisos adecuados lo apruebe. Si ya está viendo la lista o biblioteca cuando se agrega un elemento o archivo, deberá actualizar el explorador para ver el nuevo elemento o archivo.

Además de agregar contenido a las listas y bibliotecas existentes, es posible que tenga permiso para crear listas y bibliotecas nuevas. Las plantillas de lista y de biblioteca le ofrecen una ventaja. Dependiendo del nivel de permisos, también puede crear y personalizar nuevas páginas y sitios.

Listas (incluso contactos y calendarios)

Aunque existen distintos tipos de listas, incluso listas de contactos y calendarios, el procedimiento para agregar elementos a ellas es similar, por lo que no es necesario aprender varias técnicas nuevas para trabajar con distintos tipos de listas. Un elemento de lista contiene texto en una serie de columnas, pero algunas listas pueden permitir que se agreguen datos adjuntos al elemento.

Agregar un elemento a una lista

1. En la lista donde quiera agregar el elemento, haga clic en la pestaña Elementos de la cinta de opciones. (Para un calendario, es la pestaña Eventos).
2. Haga clic en Nuevo elemento (Nuevo evento para un calendario).

    Sugerencia    Otra forma rápida de agregar un evento a un calendario consiste en seleccionar la fecha en el calendario y, a continuación, hacer clic en Agregar.

3. Complete los campos obligatorios y cualquier otro que desee completar.
4. Haga clic en Guardar.

Editar o eliminar un elemento de una lista

1. Seleccione un elemento y, a continuación, active la casilla de verificación que aparece junto al elemento.

    Sugerencia    Puede realizar acciones en varios elementos si activa varias casillas de verificación.

2. En la ficha Elementos de la cinta de opciones, haga clic en Editar elemento o en Eliminar elemento, según corresponda.

En muchos tipos de sitios, algunas listas se crean automáticamente. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión hasta una lista de calendario. Si tiene permiso, también puede crear listas a partir de varios tipos de plantillas de lista, que ofrecen ventajas ya que proporcionan la estructura y la configuración.

Crear una lista

1. Para crear una lista, haga clic en el menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Más opciones de creación.

    Nota    Si no ve el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una lista.

2. En la página Crear, haga clic en el tipo de lista que desea crear. Por ejemplo, Vínculos.
3. Escriba un Nombre para la lista, complete cualquier otro campo que desee y, a continuación, haga clic en Crear.

Bibliotecas

Una biblioteca es una ubicación en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del grupo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para que las personas que usen los archivos colaboren.

Puede agregar un archivo a una biblioteca cargándolo desde el explorador web. Después de agregar el archivo a la biblioteca, otras personas con los permisos adecuados pueden ver el archivo. Si ya está viendo la biblioteca cuando se agrega un archivo, deberá actualizar el explorador para ver el nuevo archivo.

Si usa un programa compatible con SharePoint Online, puede crear un archivo nuevo basado en una plantilla mientras trabaja en la biblioteca. También puede guardar un archivo en la biblioteca desde otro programa, como SharePoint Workspace o Microsoft Word.

Agregar un archivo a una biblioteca

1. En la biblioteca donde desea agregar el archivo, haga clic en la pestaña Documentos de la cinta de opciones.
2. Haga clic en Cargar documento.
3. Busque el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia    Si usa un programa compatible con SharePoint Online, como Microsoft Word 2010, puede arrastrar documentos desde el Explorador de Windows y colocarlos en el cuadro de diálogo Cargar documento.

Editar o eliminar un archivo en una biblioteca

1. Seleccione un archivo y, a continuación, active la casilla de verificación que aparece junto al archivo.
2. En la ficha Documentos de la cinta de opciones, haga clic en Editar documento o en Eliminar documento, según corresponda.

Cuando se crean muchos tipos de sitios, se crea automáticamente una biblioteca predeterminada denominada Documentos compartidos. Documentos compartidos es una biblioteca de documentos que se puede usar para almacenar varios tipos de archivos. Si tiene permiso para administrar listas, puede crear más bibliotecas, como una biblioteca de fotografías para almacenar imágenes.

Crear una biblioteca de documentos

1. Para crear una biblioteca de documentos, haga clic en el menú Acciones del sitio y, a continuación, en Nueva biblioteca de documentos.

    Nota    Si no ve el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una biblioteca.

2. Escriba un Nombre para la biblioteca, complete cualquier otro campo que desee y, a continuación, haga clic en Crear.

 Nota    Para ver los otros tipos de bibliotecas que puede crear, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, en Más opciones de creación. Seleccione una opción de biblioteca para ver una descripción de ella.

Sitios y páginas

Un sitio puede servir para un propósito general, como almacenar programaciones, instrucciones, archivos y otra información que el equipo consulta con frecuencia. O bien, un sitio puede servir para un propósito más específico, como realizar el seguimiento de una reunión u hospedar un blog, donde un miembro de la organización publica con frecuencia noticias e ideas.

La organización puede dividir el contenido del sitio en sitios distintos que se puedan administrar por separado. Por ejemplo, cada departamento en la organización puede tener su propio sitio de grupo.

Puede agregar contenido a los sitios agregando listas y bibliotecas. Si tiene permiso, también puede agregar páginas al sitio. Puede considerar la posibilidad de agregar páginas de elementos web (página de elementos Web: tipo especial de página Web que contiene uno o varios elementos Web. Las páginas de elementos Web consolidan datos, como listas y gráficos, y contenido Web, como texto e imágenes, en un portal de información dinámico creado en torno a una tarea común.), que le permitirán usar elementos web para agregar contenido dinámico rápidamente.

Si necesita crear nuevos sitios, puede elegir entre varios tipos de plantillas de sitio para facilitar la creación de un nuevo sitio. La posibilidad de crear sitios y subsitios depende de cómo su organización ha configurado los sitios y sus permisos para crearlos.

Crear un sitio

1. Para crear un sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Nuevo sitio.

    Nota    Si no ve el menú Acciones del sitio o si la opción para crear no aparece, probablemente no tenga permiso para crear un sitio.

2. Seleccione una plantilla de sitio de Elementos destacados o al hacer clic en Examinar todos para ver todas las opciones.
3. Escriba un Título y un Nombre de dirección URL para el sitio.
4. Si selecciona una plantilla de la galería Examinar todos, elija otras opciones que desee y, a continuación, haga clic en Crear.

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Administrar y trabajar con el contenido del sitio

Hay varias formas de administrar y ampliar el contenido de listas, bibliotecas y sitios para ayudar al equipo a que sea más productivo. Algunas características ayudan al equipo a buscar y a trabajar con información más eficientemente. Otras características ayudan a administrar el acceso a la información.

Navegar al contenido

Los elementos de navegación ayudan a las personas a examinar el contenido que necesitan. Dos elementos de navegación que se pueden personalizar son la barra de vínculos superior e Inicio rápido.

Con las páginas de configuración de cada lista o biblioteca, puede elegir qué listas y bibliotecas aparecen en Inicio rápido. También puede cambiar el orden de los vínculos, agregar o eliminar vínculos y agregar o eliminar las secciones en las que están organizados los vínculos. Por ejemplo, si tiene demasiadas listas en la sección Lista, puede agregar una sección nueva para Listas de tareas donde puede incluir vínculos a las listas de tareas. Puede realizar todos estos cambios a Inicio rápido desde un explorador web. Incluso puede agregar vínculos a páginas externas al sitio.

La barra de vínculos superior ofrece una manera para que los usuarios de su sitio lleguen a otros sitios de la colección mostrando una fila de fichas en la parte superior de cada página del sitio. Al crear un sitio nuevo, puede elegir si desea incluir el sitio en la barra de vínculos superior del sitio primario y si desea usar la barra de vínculos superior del sitio primario.

Si el sitio usa una barra de vínculos superior única, puede personalizar los vínculos que aparecen en ella para el sitio. Los sitios que se crean dentro del sitio primario también se pueden mostrar en la barra de vínculos superior, siempre que estén configurados para heredar la barra de vínculos superior del sitio primario. Igualmente, puede incluir vínculos a otros sitios de fuera de la colección de sitios.

Administrar el acceso al contenido

El propietario o administrador de un sitio puede conceder niveles de permisos a los usuarios y grupos de SharePoint, que contienen usuarios. Los permisos se pueden aplicar a un sitio, las listas y bibliotecas de un sitio y los elementos de las listas y bibliotecas.

Puede asignar diferentes niveles de permisos para distintos objetos, como un sitio, lista, biblioteca, carpeta dentro de una lista o biblioteca, elemento de lista o documento específicos.

Organizar listas y bibliotecas

La manera de organizar las listas y bibliotecas depende de las necesidades del grupo y de cómo prefiere almacenar y buscar la información. La planeación puede ayudarle a configurar la estructura más adecuada para su organización.

La información de las listas y bibliotecas se almacena en columnas, como Título, Apellidos o Compañía. Puede usar columnas para ordenar y filtrar elementos como lo haría en una hoja de cálculo haciendo clic en los encabezados de columna de una lista o biblioteca. También puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que considera más importantes.

Cambiar la vista de una lista o biblioteca

1. En la lista o biblioteca donde desee cambiar la vista, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca de la cinta de opciones.
2. En el grupo Administrar vistas, en Vista actual, haga clic en la flecha junto a la lista de vistas y, a continuación, seleccione una.

Si necesita almacenar información adicional sobre los archivos o elementos de la lista en una biblioteca, puede agregar columnas como ayuda para ordenar, agrupar y crear diversas vistas de su lista. Por ejemplo, puede ordenar una lista por fecha de vencimiento o agrupar los elementos por nombre de departamento.

Existen varias opciones para el tipo de columna que va a crear, entre las que se incluyen una sola línea de texto, una lista desplegable de opciones, un número calculado a partir de otras columnas, o incluso un nombre y una imagen de una persona de su sitio.

Crear una columna

1. En la lista o biblioteca en la que desee crear la columna, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca de la cinta.
2. Haga clic en Crear columna.
3. Escriba un nombre para la columna y seleccione un tipo de columna.
4. Seleccione las opciones de configuración adicionales que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

También puede usar las columnas de una lista o biblioteca para crear vistas que ayuden a departamentos específicos a encontrar información de su interés, como tareas con la prioridad más alta o todos los elementos asignados a cada persona. Para obtener información sobre la creación y modificación de vistas, vea el tema sobre cómo crear, modificar o eliminar una vista.

Algunas características de las listas pueden ayudar a su equipo a crear y administrar elementos con eficiencia a través de diversas listas y bibliotecas. Por ejemplo, puede crear una columna que proporcione información acerca de los elementos de lista y, a continuación, compartirla en otras listas. O, si desea hacer que un archivo esté disponible en varias bibliotecas, puede copiarlo fácilmente en otras bibliotecas del sitio. Es posible que se le soliciten actualizaciones si el archivo ha cambiado.

Para obtener información sobre cómo administrar bibliotecas y listas grandes, vea el tema sobre cómo administrar listas y bibliotecas con muchos elementos.

Usar características de accesibilidad

Los sitios están diseñados para que se pueda tener total acceso a listas, bibliotecas y otras características con solo presionar unas teclas. Un modo de accesibilidad permite a los usuarios de tecnologías accesibles interactuar más fácilmente con los menús y diversos controles. Los vínculos Saltar al contenido principal permiten a los usuarios del teclado saltar los vínculos de navegación repetitivos hasta el contenido más significativo de una página.

El marcado de encabezados está diseñado para definir mejor la estructura y mejorar la navegación para las personas que usan lectores de pantalla. Las imágenes que se cargan en el sitio permiten que se defina texto alternativo personalizado. Por ejemplo, puede asignar texto alternativo personalizado a la imagen que aparece en la página principal en el elemento web Imagen del sitio o a una imagen que agregue a una biblioteca de imágenes. Para ver sitios, las opciones de contraste alto de Windows funcionan bien para los usuarios con discapacidades visuales.

Para obtener más información sobre la navegación de sitios y el uso del modo de accesibilidad, vea el tema sobre las características de accesibilidad.

Realizar el seguimiento de versiones

La lista o biblioteca puede configurarse para realizar un seguimiento de las versiones con el fin de restaurar una versión anterior si comete un error y ver un historial de versiones de los cambios. Cuando se realiza un seguimiento de versiones, se guardan las revisiones a los elementos o archivos y sus propiedades. Esto permite administrar mejor el contenido a medida que se revisa e incluso restaurar una versión anterior si comete un error en la versión actual. El control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

 La versión principal publicada actual está resaltada y el número de versión es un número entero.

 Cuando cambian las propiedades o los metadatos, se crea una versión.

 La primera versión de un archivo es siempre un número de versión secundaria 0.1.

El control de versiones está disponible para los elementos de lista en todos los tipos de lista predeterminados, incluso calendarios, listas de seguimiento de asuntos y listas personalizadas, y para todos los tipos de archivo que pueden almacenarse en las bibliotecas, incluso páginas de elementos web.

Co-autoría de documentos

Dos o más usuarios pueden editar un documento de Word o una presentación de PowerPoint al mismo tiempo. Esta nueva característica permite leer y escribir partes de un archivo almacenado en SharePoint. Por ejemplo, puede trabajar en un párrafo de un documento de Word mientras un compañero trabaja en otro párrafo del mismo documento al mismo tiempo.

Mantenerse actualizado con los cambios

RSS proporciona una forma cómoda de distribuir y recibir información con un formato estándar, incluso actualizaciones de listas y bibliotecas. Un formato de archivo XML estándar permite que la información se pueda ver en muchos programas diferentes. También puede suscribirse a listas y bibliotecas configurando alertas para saber cuándo ha cambiado el contenido.

Un grupo puede usar sus fuentes como una forma de personalizar el contenido para los miembros del grupo que se suscriban a dichas fuentes y ofrecer vínculos a sus sitios. Las fuentes RSS son una manera fácil de realizar un seguimiento del progreso del grupo y las actualizaciones del proyecto. En lugar de examinar varios sitios de grupo, recibirá las últimas noticias o actualizaciones de dichos sitios automáticamente.

Administrar el flujo de trabajo

Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y a administrar las tareas del proyecto implementando procesos empresariales específicos en documentos y elementos de un sitio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a ajustarse a procesos empresariales coherentes. Además, pueden mejorar la eficiencia y la productividad organizativas administrando las tareas y los pasos necesarios para los procesos empresariales específicos. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se concentren en la realización del trabajo en lugar de administrar el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el costo y el tiempo necesarios para coordinar los procesos de negocio comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, una organización puede crear e implementar un flujo de trabajo personalizado básico para administrar el proceso de aprobación de borradores de documentos en una biblioteca de documentos.

Trabajar con tipos de contenido

La lista o biblioteca puede admitir varios tipos de contenido. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar, administrar y controlar grandes cantidades de contenido de forma más eficaz. Si la lista o biblioteca está configurada para permitir varios tipos de contenido, puede agregar tipos de contenido de una lista de opciones disponibles que su organización use frecuentemente, como Presentaciones de marketing o Contratos.

Después de agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca, se permite que esa lista o biblioteca contenga elementos de ese tipo. A continuación, los usuarios pueden usar el botón Nuevo elemento en esa lista o biblioteca para crear nuevos elementos de este tipo.

Una de las principales ventajas de los tipos de contenido para las listas y bibliotecas es que permiten que una única lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o de documentos, cada uno con sus propios metadatos o comportamientos. Para obtener más información para trabajar con tipos de contenido, vea el tema sobre cómo usar tipos de contenido para administrar el contenido de un sitio de SharePoint.

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