Descripción general: usar un buzón de sitio para colaborar con un grupo

Un buzón de sitio es una cuenta central de uso compartido de documentos y correo electrónico a la que se accede desde un sitio de SharePoint. Los integrantes del grupo pueden usar un buzón de sitio para recopilar conversaciones de correo electrónico relevantes del nivel del grupo o para colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante. También les puede resultar útil para compartir documentos importantes de forma segura.

Una vez configurado un buzón de sitio para el sitio, se crea una cuenta de correo electrónico nueva que usa el nombre del sitio. Por ejemplo, en el caso de que un sitio de grupo use la dirección URL http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite, la dirección de correo electrónico del buzón de sitio sería HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com.

Mosaico de elemento web

Recopilar conversaciones de correo electrónico del nivel del grupo

Con bastante frecuencia, muchos grupos tienen conversaciones por correo electrónico. Algunas de estas conversaciones contienen información que podría resultar útil como referencia en algún otro momento. En lugar de perder esta información en su propio buzón, puede reenviar los mensajes más importantes de la conversación a su buzón de sitio. Todo aquel que tenga permisos de colaboración en el sitio podrá abrir el buzón de sitio y ver el mensaje. De este modo, dentro de unos meses, cuando otro integrante del grupo intente recordar qué decisión se tomó respecto de un tema determinado, simplemente tendrá que abrir el buzón de sitio, buscar el mensaje de correo que se capturó en esa cuenta y ver el historial del asunto en cuestión.

Otra idea excelente para recopilar estas conversaciones de correo electrónico del nivel del grupo consiste en copiar la dirección de correo electrónico del buzón de sitio al enviar un mensaje a los integrantes del grupo. Incluso puede incluir la dirección en un grupo de contactos o una lista de distribución, de modo que se incluya automáticamente al enviar un mensaje a los integrantes del grupo.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

¿Desea obtener más información?   Consulte Usar un buzón de sitio para coordinar el correo electrónico de grupo (o bien, si usa Office 365 para profesionales y pequeñas empresas , consulte Usar un buzón de sitio para coordinar el correo electrónico de grupo).

Compartir documentos con otros usuarios

Todos los grupos tienen documentos de cierto tipo que necesitan almacenar en algún lugar y, por lo general, compartir con otros usuarios. Si almacena los documentos del grupo en su sitio de SharePoint, puede sacar provecho de la aplicación de buzón de sitio para compartirlos con aquellos usuarios que tienen acceso al sitio.

 Importante    Cuando los usuarios abran un buzón de sitio en Outlook, verán una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones de sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, por lo que es posible que algunos vean documentos a los que no tienen acceso.

Si usa Exchange, los documentos también aparecerán en una carpeta de Outlook, lo que facilitará aún más la tarea de reenviar documentos.

Reenviar un documento desde el buzón de sitio

¿Desea obtener más información?   Consulte Usar un buzón de sitio para colaborar en documentos (o bien, si usa Office 365 Pequeña Empresa, consulte Usar un buzón de sitio para colaborar en documentos). También le resultará útil leer Prepararse para usar buzones de sitio en Office 365.

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