Modificar, eliminar o insertar registros en una vista de datos

Después de crear una vista de datos que tenga como origen de datos una lista o biblioteca de SharePoint, una base de datos SQL o un archivo XML, puede agregar fácilmente vínculos para modificar, eliminar o insertar registros del origen de datos con el explorador.

Por ejemplo, Neptuno, una empresa de distribución de alimentos para gourmets, hace el seguimiento de su inventario en un archivo XML. Cuando el inventario indica que hay pocas existencias de un artículo, un miembro del equipo llama al proveedor de ese producto y realiza un pedido. Sugiere agregar vínculos para modificar la vista de datos, de modo que el miembro del equipo que realice el pedido pueda actualizar inmediatamente el registro del artículo. También puede agregar, insertar y eliminar vínculos en la vista de datos para que los miembros del equipo pueden agregar o quitar productos, de ese modo, Neptuno siempre tendrá la información más actualizada en su inventario actual.

En este artículo se muestra cómo agregar, modificar, eliminar e insertar vínculos a una vista de datos existente. Para crear los datos de ejemplo y la vista de datos que se utiliza en el ejemplo o para obtener más información acerca de las vistas de datos, vea el artículo Crear una vista de datos.

En este artículo


Antes de empezar

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 tiene dos características independientes que permiten a los usuarios modificar los datos en una vista de datos a través del explorador:

  • Agregar vínculos a una vista de datos existente     Puede agregar vínculos a una vista de datos existente para que los usuarios puedan modificar, eliminar o insertar registros en el origen de datos. Los usuarios hacen clic en el vínculo Editar de un registro para poner ese elemento en modo de edición. Si agrega vínculos a una vista de datos que se insertó como formulario, los vínculos reemplazan a los botones del formulario. Además, si agrega vínculos a una vista de datos que se insertó como formulario, la vista de datos ya no mostrará los campos del formulario de forma predeterminada, sólo mostrará los datos en una vista.
  • Insertar una vista de datos como formulario     Cuando crea una vista de datos, puede elegir insertarla como formulario de un solo elemento o de varios elementos. El formulario siempre está en modo de edición y muestra un registro o varios. Los usuarios pueden modificar los registros existentes a través del explorador, pero no pueden insertar ni eliminar registros. Puede ser conveniente que elija un formulario de varios elementos si es probable que los usuarios deseen modificar rápidamente los datos de muchos registros al mismo tiempo. Para obtener más información, vea el artículo Insertar una vista de datos como formulario.

Formatos de datos

En este ejemplo se usa un archivo XML como origen de datos. Puesto que un archivo XML es un archivo de texto sin formato, no es posible especificar los tipos de valores que los campos individuales deben contener. Por ejemplo, no hay nada que le impida escribir y guardar texto en un campo que deba contener números, como UnitsOnOrder.

Sin embargo, si el origen de datos es una base de datos o una biblioteca de SharePoint, cuando cree la base de datos, la lista o la biblioteca, es posible especificar los tipos de valores que los campos individuales pueden contener. En ese caso, si usa el formulario para especificar texto en un campo que requiere números y después hace clic en Guardar, recibe un mensaje de error que indica que el control del origen de datos no pudo ejecutar el comando de actualización. Esto sucede porque está especificando un valor que el campo del origen de datos no puede aceptar. Si recibe dicho mensaje de error, haga clic en el botón Atrás del explorador. Después, haga clic en Cancelar en el formulario para descartar los cambios o especifique un valor que el origen de datos pueda aceptar.

Cuando diseñe el formulario, puede que desee incluir una nota en el encabezado de cada columna para indicar qué formato de datos requiere ese campo.

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Agregar vínculos para modificar, eliminar o insertar registros en una vista de datos

Estos vínculos se pueden agregar a cualquier vista de datos, independientemente de si se insertó como vista o como formulario. Si agrega estos vínculos a una vista de datos que se insertara como formulario, los vínculos insertados reemplazan a los botones del formulario. Además, si agrega vínculos a una vista de datos que se insertó como formulario, la vista de datos ya no mostrará los campos del formulario de forma predeterminada, sólo mostrará los datos en una vista. No puede tener una vista de datos que proporcione tanto los botones como los vínculos con estas características.

  1. Abra la página que contiene la vista de datos a la que desea agregar los vínculos.

Para seguir este ejemplo, use la vista de datos que creó en Crear una vista de datos.

Products.xml tal como aparece en una vista de datos

  1. Haga clic en la vista de datos, en la flecha Imagen del botón de la esquina superior derecha para ver la lista Tareas de vista de datos comunes y luego haga clic en Propiedades de vista de datos. Haga clic de nuevo en la flecha para ocultar la lista.

 Sugerencia   O bien, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la vista de datos y, a continuación, hacer clic en Mostrar tareas de control comunes en el menú contextual.

  1. En el cuadro de diálogo Propiedades de la vista de datos, haga clic en la ficha Edición.
  2. En la ficha Edición, en Opciones de vínculo, siga uno o varios de estos procedimientos:
    • Para agregar un vínculo y modificar un registro, active la casilla de verificación Mostrar vínculos de edición de elementos.
    • Para agregar un vínculo y eliminar un registro, active la casilla de verificación Mostrar vínculos de supresión de elementos.
    • Para agregar un vínculo e insertar un registro, active la casilla de verificación Mostrar vínculos de inserción de elementos.

En este ejemplo, active las casillas de verificación Mostrar vínculos de edición de elementos, Mostrar vínculos de supresión de elementos y Mostrar vínculos de inserción de elementos.

Ficha Edición del cuadro de diálogo Propiedades de la vista de datos

 Nota   El ejemplo anterior es específico de los archivos XML. Cuando trabaja con bases de datos SQL, la ficha Edición del cuadro de diálogo Propiedades de la vista de datos también proporciona una opción para Sincronizar automáticamente opciones de comando. Cuando esta opción se selecciona, los comandos de actualización, eliminación e inserción del origen de datos SQL se sincronizan con los controles de modificación, eliminación e inserción de la vista de datos.

  1. Haga clic en Aceptar.

Cada registro de la vista de datos está precedido ahora de un vínculo Editar y de un vínculo Eliminar. En la esquina inferior izquierda de la vista de datos hay un vínculo Insertar.

Vista de datos de varios elementos con vínculos de inserción, modificación y eliminación

  1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo escriba un nombre para el archivo y después haga clic en Guardar.

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Modificar, eliminar o insertar un registro a través del explorador

Después de guardar la página que contiene el formulario, puede obtener una vista previa del mismo en el explorador y modificar los datos del formulario.

Obtener una vista previa de la vista de datos en el explorador

  • En Office SharePoint Designer 2007, en el menú Archivo, haga clic en Vista previa en el explorador y haga clic en el tipo de explorador y el tamaño que desee usar.

Método abreviado de teclado  Haga clic en la página de la que desee obtener una vista previa en la lista de carpetas y presione F12.

La vista de datos que contiene los vínculos aparece en el explorador.

Vista de datos con vínculos tal como aparecen en el explorador

Modificar un registro

  1. Haga clic en el vínculo Editar del registro que desee modificar.

Para seguir el ejemplo, haga clic en el vínculo Editar de Chai. Aparece una vista de datos que incluye un formulario de datos para el registro Chai.

Registro en una vista de datos en modo de edición

 Notas 

  • Cuando trabaja con listas y bibliotecas de SharePoint, los controles de edición no son cuadros de texto sino controles de campos de formulario de SharePoint.
  • Cuando trabaja con campos de sólo lectura, como un identificador de una lista de SharePoint o una base de datos SQL, el campo se muestra sólo como texto y no como campo modificable.

Ahora puede modificar cualquier información que aparezca en el registro de Chai.

  1. Modifique los datos de ese registro y haga clic en Guardar para guardar los cambios o haga clic en Cancelar para deshacer los cambios y volver a la vista de datos.

Para seguir el ejemplo, en el cuadro de la columna UnitsOnOrder, escriba 40 y haga clic en Guardar a la izquierda del registro de Chai.

Aparece la vista de datos con el registro actualizado.

Registro con el valor de UnitsOnOrder

Eliminar un registro

  • Haga clic en el vínculo Eliminar a la izquierda del registro que desea eliminar.

 Importante   Cuando elimina un registro con el explorador, no se muestra ningún mensaje para preguntar si está seguro de que desea realizar esa acción, y no hay forma de deshacer la eliminación del registro.

Para seguir el ejemplo, haga clic en el vínculo Eliminar a la izquierda de Chang en la lista ProductName. Aparece una vista de datos que sólo contiene cuatro registros.

Sólo aparecen cuatro registros en la vista de datos

Insertar un registro

  1. Haga clic en el vínculo Insertar en la esquina inferior izquierda de la vista de datos.

Aparece un registro con campos de formulario vacío.

Registro con campos de formulario vacíos que aparece al hacer clic en el vínculo de inserción

Ahora puede insertar un registro nuevo.

  1. Escriba los datos de ese registro y haga clic en Guardar para guardar los cambios o haga clic en Cancelar para deshacer los cambios y volver a la vista de datos.

Para seguir el ejemplo, en el cuadro de la columna ProductName, escriba Grandma's Boysenberry Spread. En el cuadro de la columna UnitsInStock, escriba 120. En el cuadro de la columna UnitsOnOrder, escriba 0. En el cuadro de la columna ReorderLevel, escriba 25. Haga clic en Guardar. Aparece la vista de datos con el registro nuevo.

El registro nuevo que insertó aparece en la vista de datos

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Personalizar las plantillas de edición o inserción

El uso de una vista de datos para insertar o modificar registros es diferente de, por ejemplo, el uso de los formularios de lista como NewForm.aspx o EditForm.aspx para agregar o eliminar artículos en una lista de SharePoint. Una lista o biblioteca muestran una página diferente a los usuarios cuando agregan o modifican artículos, pero una vista de datos se muestra de otro modo. Sin embargo, cada modo tiene una plantilla, que puede personalizar completamente. Por ejemplo, si personaliza la plantilla de edición, los usuarios sólo verán esas personalizaciones cuando hagan clic en el vínculo de edición para poner la vista de datos en modo de edición.

Puede ser aconsejable personalizar la plantilla de cada modo, por ejemplo, cuando desee proporcionar a los usuarios instrucciones específicas cuando inserten o modifiquen registros. Puede insertar con facilidad una fila nueva debajo de los encabezados de columna y, después, usar dicha fila para escribir texto que especifique qué tipo de datos se debe escribir en cada columna y qué formato deben tener los datos (texto, números, etc.).

  1. Haga clic en la vista de datos y, a continuación, en la flecha Imagen del botón de la esquina superior derecha para ver la lista Tareas de vista de datos comunes.

 Sugerencia   O bien, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la vista de datos y, a continuación, hacer clic en Mostrar tareas de control comunes en el menú contextual.

  1. En la lista Vista previa de vista de datos, haga clic en Plantilla de edición o en Plantilla de inserción.

Aparece la plantilla de ese modo en la vista de datos. Puede personalizar el aspecto de la plantilla cambiando la fuente, el formato o el diseño del formulario.

  1. Para guardar los cambios, en el menú Archivo, haga clic en Guardar.
  2. Para obtener una vista previa de la plantilla en el explorador, en el menú Archivo, haga clic en Vista previa en el exploradory luego en el tipo y tamaño del explorador que desee utilizar.

Método abreviado de teclado  Haga clic en la página de la que desee obtener una vista previa en la lista de carpetas y presione F12.

Cuando abre la vista de datos en el explorador y después hace clic en Editar o en Insertar, aparece la plantilla personalizada que creó.

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Corresponde a:
SharePoint Designer 2007