Insertar una vista de datos como formulario

Los formularios son un componente vital de cualquier aplicación Web de Microsoft SharePoint en la que desee recopilar datos de los usuarios. La vistas de datos se basan en la tecnología de formularios de ASP.NET de modo que puede insertarlas como vistas de sólo lectura o como formularios en los que los usuarios pueden proporcionar información al origen de datos mediante el explorador. Con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 puede insertar rápidamente una vista de datos como formulario para que los usuarios puedan hacer cambios en estos tipos de orígenes de datos: listas y bibliotecas, conexiones de base de datos y archivos XML locales. Tenga en cuenta que una vista de datos insertada como un formulario sólo se puede utilizar con estos tipos de orígenes de datos.

En este artículo se demuestra cómo insertar una vista de datos como formulario. Además, se muestra cómo crear un archivo XML de ejemplo para usarlo como origen de datos y que pueda seguir el ejemplo.

 Importante   En este artículo se explica cómo crear una vista de datos en un sitio de SharePoint que se encuentre en un servidor que ejecute Windows SharePoint Services 3.0. Esta funcionalidad no está disponible si el sitio no está en un servidor con Windows SharePoint Services 3.0.

En este artículo


Antes de empezar

Office SharePoint Designer 2007 tiene dos características independientes que permiten a los usuarios modificar los datos en una vista de datos a través del explorador:

  • Insertar una vista de datos como formulario     Cuando crea una vista de datos, puede elegir insertarla como formulario de un solo elemento o de varios elementos. El formulario siempre está en modo de edición y muestra uno o varios registros. Los usuarios pueden modificar los datos e insertar registros nuevos a través del explorador, pero no pueden eliminar registros. Puede que desee usar un formulario de varios elementos cuando los usuarios tengan que modificar rápidamente los datos en muchos registros a la vez.
  • Agregar vínculos a una vista de datos existente     Puede agregar vínculos a una vista de datos existente para que los usuarios puedan modificar, eliminar o insertar registros en el origen de datos. Los usuarios hacen clic en el vínculo de edición de un registro para poner ese elemento en modo de edición. Si agrega vínculos a una vista de datos que se insertó como formulario, los vínculos reemplazan a los botones del formulario. Además, la vista de datos ya no mostrará los campos del formulario de forma predeterminada, sólo mostrará los datos en una vista. Para obtener más información, vea el artículo Modificar, eliminar o insertar registros en una vista de datos.

Después de insertar una vista de datos como formulario, puede filtrar, ordenar y agrupar los datos, aplicar formato condicional o crear columnas de fórmulas. Cuando los usuarios hacen cambios en los datos y después los guardan, cualquier filtro, criterio de ordenación, formato condicional o columna de fórmula que aplican refleja automáticamente los datos actualizados. También puede agregar acciones de formulario integradas a los botones Guardar o Cancelar que aparecen en el formulario de forma predeterminada. Encontrará un vínculo a información adicional sobre acciones de formulario integradas en la sección Vea también.

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¿Por qué insertar una vista de datos como formulario?

Una vista de datos es una vista personalizable de un origen de datos. Puede insertar una vista de datos en una página ASPX como una vista o como un formulario. Una vista de datos insertada como vista permite dar formato a la presentación de los datos, pero no modificar los propios datos.

Sin embargo, si inserta la misma vista de datos como formulario, puede modificar los datos a través del explorador y los cambios se devuelven al origen de datos original y se almacenan allí. Con Office SharePoint Designer 2007 puede crear rápidamente tres tipos de formularios a partir de un origen de datos existente:

  • Un formulario con un solo elemento muestra un único registro como formulario, con cada campo en su propia fila y con el nombre del campo como título de esa fila, para poder modificar los datos de un registro cada vez. El formulario proporciona vínculos de exploración en los que se puede hacer clic para ver el registro siguiente o el anterior.

Vista de datos insertada como formulario de un solo registro

  • Un formulario de varios elementos muestra varios registros como formulario, con cada campo en su propia columna y con el nombre del campo como título de esa columna, para poder modificar rápidamente los datos de varios registros y, después, guardar los cambios al mismo tiempo.

Vista de datos insertada como formulario de varios registros

  • Un formulario de nuevo elemento muestra campos en blanco para un único registro con cada campo en su propia fila y con el nombre del campo como título de esa fila, para poder agregar datos a un origen de datos registro a registro. Tal vez desee incluir todos los campos pertinentes del registro para que se puedan guardar todos los datos al mismo tiempo.

Formulario de nuevo elemento para una vista de datos insertada como un formulario

Las vistas de datos insertadas como formularios se pueden crear para las listas y bibliotecas de SharePoint, las conexiones de bases de datos y los documentos XML locales. Cuando inserta una vista de datos, Office SharePoint Designer 2007 recupera los datos de un origen de datos en el formato del Lenguaje de marcado extensible (XML, Extensible Markup Language) y muestra esos datos mediante el Lenguaje de transformación basado en hojas de estilo (XSLT, Extensible Stylesheet Language Transformations). Puede modificar un formulario con Office SharePoint Designer 2007, igual que cualquier vista de datos.

Después de insertar una vista de datos en una página, también puede utilizar las herramientas WYSIWYG en Office SharePoint Designer 2007 para agregar o quitar columnas, cambiar el formato de fuente o aplicar colores. Al dar formato a una vista de datos mediante las herramientas WYSIWYG disponibles en Office SharePoint Designer 2007, el Lenguaje de hojas de estilo extensible (XSL) se inserta directamente en el HTML. Aunque es posible editar el XSL directamente en la vista de código, puede utilizar las herramientas de formato de Office SharePoint Designer 2007 para aplicar XSL de manera rápida y fácil, y sin saber nada de XSL.

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Crear un archivo .xml como un origen de datos de ejemplo

Neptuno, una empresa de distribución de alimentos para gourmets, hace el seguimiento de su inventario en un archivo XML. Cuando el inventario indica que hay pocas existencias de un artículo, un miembro del equipo llama al proveedor de ese producto y realiza un pedido. Sugiere que inserten una vista de datos para que el miembro del equipo que realice el pedido pueda actualizar inmediatamente las unidades del artículo. De ese modo, Neptuno siempre tendrá la información más actualizada en su inventario actual.

Los procedimientos siguientes requieren el uso de un archivo .xml como origen de datos. Si no dispone de un archivo .xml en su sitio de SharePoint, primero debe crear la lista de productos de Neptuno. Después de crear la lista, puede insertar una vista de datos como formulario para actualizar los datos contenidos en la lista.

Crear Products.xml

  1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir sitio.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir sitio, busque y seleccione su sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en Abrir.
  3. Si se le solicita, en el cuadro de diálogo Conectar a, escriba su nombre de usuario y contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
  5. En el cuadro de diálogo Nuevo, en la ficha Página, haga clic en General en el panel izquierdo y haga doble clic en Archivo de texto en el siguiente panel a la derecha.

Se abre un nuevo archivo de texto en su sitio Web.

  1. Copie las siguientes líneas de código seleccionándolas y presionando CTRL+C.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<ProductsRoot>
    <Products>
        <ProductID>1</ProductID>
        <ProductName>Chai</ProductName>
        <SupplierID>1</SupplierID>
        <CategoryID>1</CategoryID>
        <QuantityPerUnit>10 boxes x 20 bags</QuantityPerUnit>
        <UnitPrice>18</UnitPrice>
        <UnitsInStock>39</UnitsInStock>
        <UnitsOnOrder>0</UnitsOnOrder>
        <ReorderLevel>10</ReorderLevel>
        <Discontinued>0</Discontinued>
    </Products>
    <Products>
        <ProductID>2</ProductID>
        <ProductName>Chang</ProductName>
        <SupplierID>1</SupplierID>
        <CategoryID>1</CategoryID>
        <QuantityPerUnit>24 - 12 oz bottles</QuantityPerUnit>
        <UnitPrice>19</UnitPrice>
        <UnitsInStock>17</UnitsInStock>
        <UnitsOnOrder>40</UnitsOnOrder>
        <ReorderLevel>25</ReorderLevel>
        <Discontinued>0</Discontinued>
    </Products>
    <Products>
        <ProductID>3</ProductID>
        <ProductName>Aniseed Syrup</ProductName>
        <SupplierID>1</SupplierID>
        <CategoryID>2</CategoryID>
        <QuantityPerUnit>12 - 550 ml bottles</QuantityPerUnit>
        <UnitPrice>10</UnitPrice>
        <UnitsInStock>13</UnitsInStock>
        <UnitsOnOrder>70</UnitsOnOrder>
        <ReorderLevel>25</ReorderLevel>
        <Discontinued>0</Discontinued>
    </Products>
    <Products>
        <ProductID>4</ProductID>
        <ProductName>Chef Anton's Cajun Seasoning</ProductName>
        <SupplierID>2</SupplierID>
        <CategoryID>2</CategoryID>
        <QuantityPerUnit>48 - 6 oz jars</QuantityPerUnit>
        <UnitPrice>22</UnitPrice>
        <UnitsInStock>53</UnitsInStock>
        <UnitsOnOrder>0</UnitsOnOrder>
        <ReorderLevel>0</ReorderLevel>
        <Discontinued>0</Discontinued>
    </Products>
    <Products>
        <ProductID>5</ProductID>
        <ProductName>Chef Anton's Gumbo Mix</ProductName>
        <SupplierID>2</SupplierID>
        <CategoryID>2</CategoryID>
        <QuantityPerUnit>36 boxes</QuantityPerUnit>
        <UnitPrice>21.35</UnitPrice>
        <UnitsInStock>0</UnitsInStock>
        <UnitsOnOrder>0</UnitsOnOrder>
        <ReorderLevel>0</ReorderLevel>
        <Discontinued>1</Discontinued>
    </Products>
 </ProductsRoot>
  1. En Office SharePoint Designer 2007, coloque el cursor en la parte superior de la página y, a continuación, presione CTRL+V para pegar el código que ha copiado en la página.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba products.xml.
  4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en XML y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Insertar una vista de datos como formulario

Cuando inserte una vista de datos como formulario utilizando el panel de tareas Detalles del origen de datos, inserte primero una vista de datos en la página. A continuación, seleccione un origen de datos en la Biblioteca de orígenes de datos, un panel de tareas que administra orígenes de datos disponibles para un sitio de SharePoint. Tras seleccionar su origen de datos, se abre el panel de tareas Detalles del origen de datos. En el panel de tareas Detalles del origen de datos, elija los campos que desea mostrar y, a continuación, insértelos en la vista de datos.

Los formularios de datos se basan en la tecnología de ASP.NET 2.0. Para crear una vista de datos, debe comenzar con una página ASP.NET (archivo .aspx). En este ejemplo, creará una página ASP.NET nueva y, a continuación, insertará una vista de datos como formulario mediante el panel de tareas Detalles del origen de datos.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
  2. En el cuadro de diálogo Nuevo, en la ficha Página, haga clic en General y, a continuación, haga doble clic en ASPX.

Se abre una página nueva con una etiqueta FORM.

Una etiqueta de formulario ASP.NET aparece en la página.

  1. En el menú Vista de datos, haga clic en Insertar vista de datos.

En la página aparece ahora una vista de datos vacía y se abre el panel de tareas Biblioteca de orígenes de datos.

Elemento Web de vista de datos vacía

Ahora que ha insertado la vista de datos, ya puede agregar datos.

  1. En el panel de tareas Biblioteca de orígenes de datos, busque su origen de datos, haga clic en él y, a continuación, en Mostrar datos.

En el ejemplo, en Archivos XML, haga clic en products.xml y, a continuación, en Mostrar datos. Si el encabezado de Archivos XML está contraído, haga clic en el signo más (+) para expandirlo.

  1. En el panel de tareas Detalles del origen de datos, haga clic en los campos que desea insertar en la vista de datos.

 Sugerencia   Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en ellos.

En el ejemplo, en la carpeta ProductsRoot, en Products, haga clic en ProductName. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en UnitsInStock, en UnitsOnOrder y en ReorderLevel.

Campos seleccionados en el panel de tareas Detalles del origen de datos

  1. Haga clic en Insertar campos seleccionados como y, a continuación, en Formulario de varios elementos para insertar los datos seleccionados en la vista de datos como un formulario.

 Nota   Formulario con un solo elemento muestra un registro cada vez como un formulario. Formulario de varios elementos muestra varios elementos, con cada campo en su propia columna y el nombre del campo como título de esa columna.

Los campos que seleccionó en el panel de tareas Detalles del origen de datos ahora aparecen en un formulario.

 Nota   Puesto que este ejemplo usa un archivo .xml, cada campo de la vista de datos es modificable. Sin embargo, según el tipo del origen de datos, es posible que algunos campos puedan no ser modificables. Por ejemplo, si el origen de datos es una lista de SharePoint y elige incluir en el formulario campos del sistema como Creado por o Modificado por, esos campos no son modificables.

Los datos seleccionados se muestran como un formulario de datos

Después de insertar una vista de datos como formulario, puede utilizar herramientas WYSIWIG tal como la barra de herramientas Formato para modificar fuentes, alinear texto o aplicar colores. Al aplicar un nuevo formato a un dato en la vista de datos, Office SharePoint Designer 2007 aplica el formato a todos los datos en el mismo nivel en el XML modificando la hoja de estilos XLST adjunta a la página. Por ejemplo, en la ilustración anterior, si selecciona Chai y, a continuación, hace clic en Negrita en la barra de herramientas Formato, Office SharePoint Designer 2007 aplica el mismo formato a todo el contenido que aparece en el campo ProductName.

El mismo formato aplicado a todos los datos en el mismo nivel

  1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo escriba un nombre para el archivo y después haga clic en Guardar.

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Modificar los datos con el explorador

Después de guardar la página que contiene el formulario, puede obtener una vista previa del mismo en el explorador y modificar los datos del formulario.

Tipos de campo y entradas de datos

En este ejemplo se usa un archivo XML como origen de datos. Puesto que un archivo XML es un archivo de texto sin formato, no es posible especificar los tipos de valores que los campos individuales deben contener. Por ejemplo, no hay nada que le impida escribir y guardar texto en un campo que deba contener números, como UnitsOnOrder.

Sin embargo, si el origen de datos es un origen de datos SQL como una base de datos SQL o una lista o biblioteca de SharePoint, los tipos de campos se pueden especificar en el propio origen de datos. En ese caso, si usa el formulario para especificar texto en un campo que requiere números y después hace clic en Guardar, aparece un mensaje de error en el explorador que explica que el control del origen de datos no pudo ejecutar el comando de actualización. Esto significa que está escribiendo valores en el formulario que el campo del origen de datos no puede aceptar. Si recibe este mensaje de error, haga clic en Atrás en el explorador y, después, haga clic en Cancelar en el formulario para descartar los cambios o escriba valores en los campos de formulario que el origen de datos pueda aceptar.

Por este motivo, cuando diseñe el formulario en Office SharePoint Designer 2007, puede que desee incluir texto en los encabezados de columna cuando un campo requiera una entrada de un tipo específico.

Usar el formulario en el explorador

  1. En Office SharePoint Designer 2007, en el menú Archivo, haga clic en Vista previa en el explorador y haga clic en el tipo de explorador y el tamaño que desee usar.

Método abreviado de teclado  Haga clic en la página de la que desee obtener una vista previa en la lista de carpetas y presione F12.

La página con el formulario aparece en el explorador.

El formulario de varios registros tal como aparece en el explorador

  1. Ahora puede modificar la información que aparece en un campo de formulario en la vista de datos. También puede cambiar la información de varios campos en varios registros al mismo tiempo. Cuando termine de modificar los datos en el formulario, haga clic en Guardar para validar los cambios con el origen de datos o en Cancelar para descartar los cambios.

Para seguir el ejemplo, en la columna ProductName, en el campo que contiene la palabra Chai, coloque el cursor al final de la palabra Chai, presione la BARRA ESPACIADORA una vez y escriba Tea concentrate. En la columna UnitsOnOrder, en el registro Chai, escriba 40. En la columna UnitsOnOrder, en el registro Chef Anton’s Cajun Seasoning, escriba 35 y haga clic en Guardar. El formulario con los registros actualizados aparece en el explorador.

Aparece el formulario de datos con los registros actualizados

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Siguientes pasos sugeridos

Las vistas de datos son vistas activas eficaces y totalmente personalizables de los datos. Ahora que ha aprendido a insertar una vista de datos como formulario, es posible que desee saber cómo:

  • Filtrar datos en una vista de datos    Puede filtrar fácilmente los datos en una vista de datos para que los que se muestren sean exactamente los que se desea ver. Para obtener más información, vea Filtrar datos en una vista de datos.
  • Ordenar y agrupar datos en una vista de datos    Puede ordenar o agrupar rápidamente los datos en una vista de datos. Por ejemplo, puede ordenar fácilmente la lista en orden alfabético. Para obtener más información, vea Ordenar y agrupar datos en una vista de datos.
  • Aplicar formato condicional a una vista de datos    Puede aplicar un formato específico a una vista de datos cuando los datos de la vista cumplen determinadas condiciones. Para obtener más información, vea Aplicar formato condicional a una vista de datos.
  • Crear una columna de fórmula en una vista de datos    Puede crear una columna calculada que muestra el resultado de un cálculo de otros datos en una vista de datos. Por ejemplo, puede multiplicar el precio unitario por el número de unidades en existencias y mostrar el valor total de los elementos en una columna independiente. Para obtener más información, vea Crear una columna de fórmula en una hoja de datos.
  • Modificar columnas en una base de datos    Puede, de forma sencilla y rápida, agregar, quitar u organizar columnas en una vista de datos. Para obtener más información, vea Modificar columnas en una vista de datos.
  • Mostrar datos de ejemplo en una vista de datos    Puede mostrar fácilmente datos de ejemplo en una vista de datos. Para obtener más información, vea Mostrar datos de ejemplo en una vista de datos.

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Corresponde a:
SharePoint Designer 2007