Ejemplo de grupo de trabajo: crear una tarea a partir de un elemento de discusión

Su grupo utiliza la lista Discusión de grupo para debatir problemas y otros asuntos que debe afrontar el grupo. Con frecuencia, en el transcurso de una discusión, surge un problema o un elemento de trabajo del que un integrante del grupo debe realizar un seguimiento. Desea poder crear fácilmente un elemento de tarea a partir de un elemento de discusión de grupo, por lo que decide crear un flujo de trabajo para que el grupo sólo tenga que hacer clic en un botón en la lista Discusión de grupo para crear una tarea en la lista Tareas. La tarea creada contendrá automáticamente la información del elemento de discusión relacionado y se asignará automáticamente a la persona que creó el elemento de discusión original. No sólo se simplificará este proceso para el grupo, sino que además no habrá posibilidad de confusión en cuanto a quién corresponde cada tarea y con qué elemento de discusión está relacionada la tarea.

Por ejemplo, un integrante del grupo crea un elemento de discusión en la lista Discusión de grupo y escribe Creación de un plan de proyecto en el campo Asunto. En el transcurso de una larga y enmarañada discusión, usted se da cuenta de que la discusión ha revelado un elemento de acción. Hace clic en el elemento en la lista Discusión de grupo, luego en el comando Flujos de trabajo y, a continuación, decide ejecutar el flujo de trabajo haciendo clic en Inicio. El flujo de trabajo crea una tarea en la lista Tareas asignada al integrante del grupo que creó originalmente el elemento de discusión y se da a la tarea el nombre Creación de un plan de proyecto.

Aunque en este ejemplo se utiliza la lista Discusión de grupo, se puede usar el mismo procedimiento básico para crear un flujo de trabajo similar para los elementos de cualquier lista o biblioteca del sitio. Simplemente, no olvide asociar el flujo de trabajo a la lista o la biblioteca desde la que desee que se inicie el flujo de trabajo.

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, vea Introducción a los flujos de trabajo.

 Importante   Para crear un flujo de trabajo, el sitio debe encontrarse en un servidor en el que se ejecute Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

En este artículo


Antes de empezar

Antes de diseñar el flujo de trabajo, hay que realizar todos los cambios o personalizaciones necesarios en el sitio, la lista o la biblioteca; por ejemplo:

  • Un flujo de trabajo siempre está asociado a exactamente una lista o biblioteca de SharePoint. El sitio debe tener al menos una lista o biblioteca para poder crear un flujo de trabajo. Si el sitio no contiene ninguna lista, se le pedirá que cree una cuando vaya a crear un flujo de trabajo.
  • Si desea que el flujo de trabajo use columnas u opciones de configuración personalizadas, deberá realizar esos cambios antes de crear el flujo de trabajo para que esas columnas y opciones de configuración estén disponibles en el Diseñador de flujo de trabajo.
  • Si desea que el flujo de trabajo use características de lista o de biblioteca que no estén activadas de manera predeterminada, como Aprobación de contenido, deberá activarlas antes de diseñar el flujo de trabajo.

 Nota   La característica de flujo de trabajo está basada en Microsoft Windows Workflow Foundation, un componente de Microsoft Windows. La misma versión de Workflow Foundation debe estar instalada tanto en su equipo como en el servidor. La primera vez que cree un flujo de trabajo, es posible que se le pida que instale Workflow Foundation.

En este ejemplo se utiliza la lista Discusión de grupo, que está incluida de manera predeterminada en la plantilla Sitio de grupo.

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Diseñar el flujo de trabajo

Si el sitio tiene un foro de debate, como la lista Discusión de grupo de un sitio de grupo, ya puede utilizar el Diseñador de flujo de trabajo.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir sitio.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir sitio, busque y seleccione el sitio de SharePoint donde desee crear el flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Abrir.
  3. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Flujo de trabajo.

Se abrirá el Diseñador de flujo de trabajo.

  1. En el cuadro Asigne un nombre a este flujo de trabajo, escriba Crear una tarea.

Los visitantes del sitio verán este nombre cuando visiten las páginas Estado del flujo de trabajo y Flujos de trabajo en el explorador.

  1. En la lista ¿A qué lista de SharePoint debe asociarse este flujo de trabajo?, haga clic en Discusión de grupo.

Cuando los integrantes del grupo vean la biblioteca de documentos compartidos, verán una nueva columna para este flujo de trabajo, denominada Crear una tarea. Esta columna indica el estado del flujo de trabajo para cada elemento. Por ejemplo, si se ha iniciado el flujo de trabajo o si se ha completado.

  1. Bajo Seleccione las opciones de inicio del flujo de trabajo para los elementos de Documentos compartidos, siga todos estos procedimientos:
    • Active la casilla de verificación Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente desde un elemento.
    • Desactive la casilla de verificación Iniciar automáticamente este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento.
    • Desactive la casilla de verificación Iniciar automáticamente este flujo de trabajo siempre que se cambie un elemento.

Si selecciona esta opción, habrá un comando Flujos de trabajo disponible para cada elemento de la lista. Para iniciar el flujo de trabajo Crear una tarea para un elemento de discusión cualquiera, haga clic en el elemento, haga clic en Flujos de trabajo en el menú, haga doble clic en el flujo de trabajo que desee iniciar y, a continuación, haga clic en el botón Inicio.

Primera página del diseñador de flujo de trabajo

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. Haga clic en Acciones y, a continuación, haga clic en Crear elemento de lista en la lista.

Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones, haga clic en la acción que desee y, a continuación, haga clic en Agregar.

  1. En la acción Crear elemento en esta lista, haga clic en esta lista.
  2. En el cuadro de diálogo Crear nuevo elemento de lista, en el cuadro Lista, haga clic en Tareas, porque es ahí donde desea crear el nuevo elemento.

 Nota    Esta acción crea un elemento de tarea pero, a diferencia de la acción Recopilar datos de un usuario, no provoca la interrupción del flujo de trabajo hasta que finalice la tarea.

Bajo Campo y Valor, puede agregar, quitar o modificar los campos que aparecerán en el nuevo elemento de lista que cree. Desea que el título del nuevo elemento de tarea contenga información real del elemento de Discusión de grupo, por lo que ahora hace clic en ese campo y lo modifica para que busque y muestre información del elemento de discusión.

  1. Bajo Campo, haga clic en Título (*) y, a continuación, haga clic en Modificar.
  2. En el cuadro de diálogo Asignación de valores, haga clic en Muestra el enlace de datosImagen del botón.

Cuadro de diálogo Asignación de valores

  1. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, en la lista Origen, haga clic en Elemento actual. En la lista Campo, haga clic en Asunto.

Para el campo de título de la nueva tarea, el flujo de trabajo buscará y usará la información del campo Asunto del actual elemento de discusión.

Cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo

  1. Haga clic en Aceptar dos veces.

Ahora desea que el flujo de trabajo asigne automáticamente la nueva tarea a la persona que creó el elemento de discusión relacionado.

  1. En el cuadro de diálogo Crear nuevo elemento de lista, haga clic en Agregar, porque desea agregar un campo a la nueva tarea que el flujo de trabajo crea.
  2. En el cuadro de diálogo Asignación de valores, en la lista Establecer este campo, haga clic en Asignado a.

Cuadro de diálogo Asignación de valores

  1. Bajo el cuadro A este valor, haga clic en Muestra el enlace de datosImagen del botón.
  2. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, en la lista Origen, haga clic en Elemento actual. En la lista Campo, haga clic en Creado por.

Cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo

  1. Haga clic en Aceptar dos veces.

Cuadro de diálogo Crear nuevo elemento de lista

El flujo de trabajo creará una tarea cuyo título se corresponda con el asunto del elemento de discusión de grupo a partir del cual se creó la tarea y la tarea se asignará a la persona que creó originalmente esa discusión de grupo para hacer el seguimiento.

  1. En el cuadro de diálogo Crear nuevo elemento de lista, haga clic en Aceptar.

El diseñador de flujo de trabajo muestra una acción para el paso 1

Ahora tiene una regla que crea la tarea cuando alguien inicia manualmente el flujo de trabajo desde un elemento de la lista Discusión de grupo.

  1. Para comprobar si hay errores en el flujo de trabajo antes de salir del Diseñador de flujo de trabajo, haga clic en Comprobar flujo de trabajo.

Si hay algún error en el flujo de trabajo, el hipervínculo cambia de color y aparecen asteriscos delante y detrás del parámetro no válido. Además, bajo Pasos de flujo de trabajo, aparece un símbolo de error junto a cada paso que contiene un error.

  1. Haga clic en Finalizar para guardar el flujo de trabajo.

Aparecerá un botón en la página de la lista Discusión de grupo del sitio de SharePoint. Los integrantes del grupo podrán hacer clic en el botón para iniciar manualmente el flujo de trabajo.

Para comprobar el flujo de trabajo, vaya a la lista Discusión de equipo y cree un elemento nuevo (observe que, de manera predeterminada, el campo Asunto es obligatorio). Después de guardar el nuevo elemento, haga clic en el elemento de discusión en la lista y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú. En la página Flujos de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo Crear una tarea y, a continuación, haga clic en Inicio. Después, vaya a la lista Tareas. Dado que usted ha creado el elemento de discusión, deberá aparecer una tarea asignada a usted que contenga la información que haya escrito en el campo Asunto.

Si lo desea, puede agregar otro paso al flujo de trabajo, en el que se realice otra acción cuando se marque la tarea nueva como finalizada. Se recomienda empezar con un flujo de trabajo de un paso y luego agregar más pasos para que el flujo de trabajo evolucione y finalmente se asigne a un proceso empresarial complejo.

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Corresponde a:
SharePoint Designer 2007