Crear un flujo de trabajo

Con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 puede diseñar flujos de trabajo que agreguen lógica de aplicación a un sitio o aplicación sin tener que escribir código personalizado. Mediante el diseñador de flujos de trabajo puede crear reglas que asocien condiciones y acciones a elementos de listas y bibliotecas de Microsoft SharePoint de modo que los cambios en elementos de listas o bibliotecas desencadenen acciones en el flujo de trabajo.

por ejemplo, puede designar flujos de trabajo para automatizar procesos en la empresa, como la revisión, aprobación y archivo de documentos, entre otros. También puede crear flujos de trabajo rápidamente sólo para ocuparse de procesos habituales del sitio de su equipo, por ejemplo, enviar notificaciones o crear tareas.

Este artículo le ayuda a empezar ya que explica algunas consideraciones de diseño claves y proporciona un procedimiento básico. En la última sección puede encontrar vínculos a ejemplos de flujos de trabajo completos.

Para obtener más información sobre flujos de trabajo, vea Introducción a los flujos de trabajo.

 Importante   Para crear un flujo de trabajo, el sitio debe encontrarse en un servidor en el que se ejecute Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

En este artículo


¿Cómo evalúa un flujo de trabajo los pasos?

Un paso de un flujo de trabajo se puede considerar como una página del Diseñador de flujo de trabajo que agrupa un conjunto de condiciones y acciones relacionadas. Todas las condiciones y acciones de la página se evalúan y procesan de una vez. Así pues, un flujo de trabajo se inicia (manual o automáticamente) y para cada paso evalúa las condiciones que se hayan creado y luego realiza las acciones que se hayan elegido en el Diseñador de flujo de trabajo. Un paso de un flujo de trabajo puede ejecutar cualquier cantidad de acciones, desde enviar un mensaje por correo electrónico hasta crear, copiar, mover o eliminar un elemento de lista.

Cuando crea un flujo de trabajo con muchos pasos, una consideración importante es cómo agrupa las acciones y condiciones de cada paso del flujo de trabajo. Las reglas de un paso se procesan hasta el final antes de continuar con el siguiente paso, por lo que conviene agrupar en el mismo paso todas las reglas necesarias que afecten a la acción o las acciones específicas que se desee.

Además, debe diseñar el flujo de trabajo para que cada paso siga lógicamente al anterior. Por ejemplo, si el flujo de trabajo depende de una respuesta de un participante del mismo, debe tener las condiciones y acciones necesarias para satisfacer todas las respuestas posibles.

Al diseñar un flujo de trabajo, es importante entender cómo evalúa éste cada paso. Las siguientes afirmaciones son todas ciertas:

  • Si un paso solo contiene acciones pero no condiciones, el flujo de trabajo siempre ejecuta esas acciones.
  • Si un paso tiene ramas condicionales y cada rama tiene una condición, el flujo de trabajo ejecuta una acción únicamente cuando se cumple la condición de una de las ramas. Si no se cumple ninguna de las condiciones de las ramas, de manera predeterminada, el flujo de trabajo avanza al siguiente paso.
  • Si un paso tiene ramas condicionales y cada rama, excepto la última, tiene una condición, el flujo de trabajo ejecuta una acción solamente cuando se cumple la condición de una de las ramas. Si no se cumple ninguna condición, el flujo de trabajo ejecuta la acción de la última rama, la que no tiene ninguna condición.

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Antes de empezar

Antes de diseñar el flujo de trabajo, hay que realizar todos los cambios o personalizaciones necesarios en el sitio, la lista, o la biblioteca (por ejemplo):

  • Un flujo de trabajo siempre está asociado exactamente a una lista o biblioteca de SharePoint. El sitio debe tener al menos una lista o una biblioteca para poder crear un flujo de trabajo. Si el sitio no contiene ninguna lista, se le pedirá que cree una cuando vaya a crear un flujo de trabajo.
  • Si desea que su flujo de trabajo use columnas u opciones de configuración personalizadas, debe hacer los cambios antes de crear el flujo de trabajo para que las columnas y las opciones de configuración estén disponibles en el Diseñador de flujo de trabajo.
  • Si desea que el flujo de trabajo use funciones de lista o de biblioteca que no estén habilitadas de manera predeterminada, como Aprobación de contenido, debe habilitar estas funciones antes de diseñar el flujo de trabajo.

 Nota   La función de flujo de trabajo está integrada en Microsoft Windows Workflow Foundation, un componente de Microsoft Windows. La misma versión de Workflow Foundation debe estar instalada tanto en su equipo como en el servidor. La primera vez que cree un flujo de trabajo, es posible que se le pida que instale Workflow Foundation.

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Diseñar el flujo de trabajo

Los pasos básicos para crear un flujo de trabajo siempre son los mismos: primero se define el flujo de trabajo y luego se crean las reglas eligiendo condiciones y acciones.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir sitio.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir sitio, busque y seleccione el sitio de SharePoint en donde desee crear el flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Abrir.
  3. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Flujo de trabajo.

Se abrirá el Diseñador de flujo de trabajo.

Primera página del diseñador de flujo de trabajo

  1. En el cuadro Asigne un nombre a este flujo de trabajo, escriba un nombre para el flujo de trabajo.

Los visitantes del sitio verán este nombre cuando visiten las páginas Estado del flujo de trabajo y Flujos de trabajo en el explorador. De manera predeterminada, a los flujos de trabajo nuevos se les da automáticamente el nombre Flujo de trabajo 1, Flujo de trabajo 2, etc.

  1. Haga clic en una opción en la lista ¿A qué lista de SharePoint debe asociarse este flujo de trabajo?.

Diseñador de flujo de trabajo que muestra las listas disponibles a las que puede estar asociado

Debe asociar el flujo de trabajo a una biblioteca de documentos o una lista de SharePoint. La lista que elija para asociar el flujo de trabajo determinará dónde iniciarán dicho flujo de trabajo los participantes. Por ejemplo, si desea que un flujo de trabajo empiece cuando se cree un elemento o cuando se modifique en Documentos compartidos, elija esa biblioteca. La lista asociada es donde se consulta el estado y el historial del flujo de trabajo, o donde se inicia manualmente un flujo de trabajo.

 Nota   Los flujos de trabajo que se inician automáticamente al crear o modificar un elemento pueden ejecutarse en bucles infinitos, lo que conviene evitar. Por ejemplo, un flujo de trabajo que se inicia cuando se modifica un elemento nunca debería modificar un elemento de la lista a la que está asociado. Un flujo de trabajo que se inicia cuando se crea un elemento nunca debería crear un elemento en la lista a la que está asociado. Este asunto también debe tenerse en cuenta con los flujos de trabajo múltiples. Por ejemplo, el flujo de trabajo A está asociado a la lista A y el flujo de trabajo B está asociado a la lista B. Ambos flujos de trabajo se inician automáticamente al crear un nuevo elemento. El flujo de trabajo A crea un elemento en la lista B y el flujo de trabajo B crea un elemento en la lista A. Un caso así genera un bucle infinito. Una práctica recomendada es saber qué flujos están ya en ejecución en listas o bibliotecas donde el flujo de trabajo cree o cambie elementos.

  1. En Seleccione las opciones de inicio del flujo de trabajo para los elementos de esta lista, siga alguno de estos procedimientos:
    • Active la casilla de verificación Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente desde un elemento.

Esta opción agrega un comando Flujos de trabajo a un elemento de lista, de modo que los usuarios pueden hacer clic en el comando para iniciar el flujo de trabajo para ese elemento.

  • Active la casilla de verificación Iniciar automáticamente este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento.
  • Active la casilla de verificación Iniciar automáticamente este flujo de trabajo siempre que se cambie un elemento.

 Nota   Puede seleccionar dos o tres opciones, pero debe seleccionar al menos una si desea ejecutar el flujo de trabajo. Si no selecciona ninguna opción, puede diseñar el flujo de trabajo y luego hacer clic en Finalizar, pero el flujo de trabajo no se podrá iniciar. Posteriormente, podrá abrir el flujo de trabajo (menú Archivo, comando Abrir flujo de trabajo), seleccionar una opción de inicio y luego hacer clic en Finalizar. Esto es útil para guardar un flujo de trabajo mientras se está diseñando.

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En el cuadro Nombre del paso, escriba un nombre para el primer paso del flujo de trabajo.

Segunda página del Diseñador de flujo de trabajo

Ahora puede crear las reglas para el flujo de trabajo seleccionando las acciones que desee que se ejecuten y las condiciones que se deberán cumplir para que se realicen dichas acciones.

 Nota   No todos los pasos deben contener una condición; por ejemplo, puede haber pasos que sean simplemente una lista de acciones a realizar. Sin embargo, cada paso puede tener como máximo una rama condicional que contenga una acción sin una condición asociada. Esto se debe a que una rama condicional que no tenga una condición actúa como la rama "Else" en una rama condicional "Else If". Si la condición A es verdadera, se realizará la acción B; de lo contrario (else), se realizará la acción C. Así pues, no tendría sentido tener más de una rama "Else" porque nunca se llegaría a la última rama.

  1. Para cada condición que desee especificar, haga clic en Condiciones y luego haga clic en esa condición en la lista. Repita hasta que haya especificado todas las condiciones que desee incluir.

 Nota   Puede seleccionar más de una condición. Si lo hace, las condiciones se unirán mediante el operador and, que significa que todas ellas deberán cumplirse para que el flujo de trabajo pueda ejecutar las acciones asociadas. Las condiciones múltiples crean un filtro progresivo en el que el orden es importante porque la primera condición se evalúa primero. Para adelantar o atrasar una condición en una lista, haga clic en la condición, luego en la flecha hacia abajo que aparece y, por último, en Subir condición o Bajar condición en la lista.

Office SharePoint Designer 2007 proporciona un conjunto de condiciones predefinidas. Además, puede crear condiciones avanzadas y personalizadas. Con las condiciones personalizadas, puede comparar un campo de la lista activa con un valor. Con las condiciones avanzadas, puede comparar un valor con otro. De este modo, puede crear una comparación entre un campo de una lista y un valor de muy diversas fuentes.

Lista de condiciones

  1. Después de insertar una condición, haga clic en cada hipervínculo y luego elija un valor para los parámetros requeridos.

Por ejemplo, una condición puede incluir vínculos para seleccionar un campo de la lista, una comparación y un valor.

Paso 1 del Diseñador de flujo de trabajo que muestra una condición personalizada

  1. Para cada acción que desee incluir, haga clic en Acciones y luego haga clic en esa acción en la lista. Repita hasta que haya especificado todas las condiciones que desee incluir.

Si la acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones, haga clic en la acción que desee y, por último, en Agregar.

Lista de acciones

 Nota    Puede crear más de una acción para una condición. Si lo hace, las acciones se pueden ejecutar, bien una después de otra (unidas mediante "then"), o bien al mismo tiempo (unidas mediante "and"). Para cambiar entre la ejecución en secuencia y la ejecución en paralelo, haga clic en la flecha en la esquina superior derecha de la regla y luego haga clic en Ejecutar todas las acciones por orden o en Ejecutar todas las acciones en paralelo.

  1. Después de insertar una acción, haga clic en cada hipervínculo y luego elija un valor para los parámetros requeridos.

Por ejemplo, una acción puede incluir un vínculo para crear un mensaje de correo electrónico.

Paso 1 del Diseñador de flujo de trabajo que muestra la condición y la acción

  1. Si desea agregar una rama condicional, haga clic en Agregar rama condicional 'Else If' y repita los pasos 9 a 12 para crear otra regla.

Una regla es un conjunto de condiciones y acciones relacionadas, como se muestra en la ilustración anterior. Cuando la condición es verdadera, el flujo de trabajo realiza las acciones asociadas. Pero, ¿y si la condición no es verdadera? Agregando ramas condicionales, se pueden especificar otras condiciones. Por ejemplo, puede crear tres condiciones diferentes para cuando se cambia el estado de un documento a Aprobado, Rechazado o Pendiente. También puede crear una condición Else para que el flujo de trabajo ejecute la acción solamente cuando no se haya cumplido ninguna de las condiciones anteriores. Para crear una condición Else, la última regla del paso debe ser una acción sin condiciones. El flujo de trabajo evalúa todas las condiciones; si no se cumple ninguna de ellas, el flujo de trabajo ejecuta las acciones de la última rama, que no tiene condiciones.

  1. Cuando este paso del flujo de trabajo se complete, haga clic en Siguiente.
  2. Para cada paso del flujo de trabajo, repita los pasos 8 a 14 para crear conjuntos adicionales de condiciones y acciones.

A medida que agrega pasos, tenga en cuenta que cada uno puede contener sólo un conjunto de ramas condicionales 'Else If', de modo que las acciones de cada rama se realicen sólo cuando se cumpla la condición asociada. En este caso, debe agregar pasos adicionales cuando:

  • Es necesario evaluar varios conjuntos de ramas condicionales 'Else If'.
  • Es necesario separar una instrucción con ramas de una instrucción sin ramas.
  1. Para comprobar si hay errores en el flujo de trabajo antes de salir del Diseñador de flujo de trabajo, haga clic en Comprobar flujo de trabajo.

Si hay algún error en el flujo de trabajo, el hipervínculo cambia de color y aparecen asteriscos delante y detrás del parámetro no válido. Además, en Pasos de flujo de trabajo, aparece un símbolo de error junto a cada paso que contiene un error. Para cada error, compruebe si los parámetros especificados son válidos.

  1. Haga clic en Finalizar. El flujo de trabajo se guarda y se asocia a la lista que se haya especificado.

 Nota   Una vez guardado el flujo de trabajo, no se puede cambiar la lista a la que se ha asociado. En lugar de ello, se debe crear un flujo de trabajo nuevo y asociarlo a la lista que se desee.

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Siguientes pasos sugeridos

Ahora que conoce los conceptos clave y las consideraciones de diseño, puede diseñar un flujo de trabajo que tenga una aplicación específica. Encontrará vínculos a artículos que contienen ejemplos de flujos de trabajo completos en la sección Vea también.

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Corresponde a:
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