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Utilice combinación de correo electrónico cuando desee crear muchos documentos que son casi idénticos pero incluyen información única. Por ejemplo, puede utilizar una combinación de correo electrónico para crear publicaciones con notas personalizadas individualmente. También puede usar una combinación de correo electrónico para crear un anuncio de producto que vaya a enviar a sus 100 clientes principales. El texto de la publicación siempre es el mismo, pero el nombre y la dirección son diferentes para cada cliente.

Utilice el panel de tareas Combinar correspondencia, que le guía por el proceso de creación de una combinación de correo electrónico. Para abrir el panel de tareas Combinar correspondencia en una publicación nueva o existente, haga clic en el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correo electrónico.

• Crear la lista de destinatarios o conectarse a la misma

• Preparar la publicación

• Crear la publicación combinada

• Cancelar una combinación

Crear la lista de destinatarios o conectarse a la misma

Para realizar una combinación de correo electrónico, debe abrir una publicación nueva o existente y, a continuación, conectarse a un origen de datos, que es un archivo que contiene la información exclusiva que desea incluir. Un archivo de datos puede contener una lista de nombres y direcciones, datos de productos o imágenes. El archivo de datos puede tener diversos formatos que incluyen:

• Lista de contactos de Microsoft Office Outlook
• Hojas de cálculo de Microsoft Office Excel
• Tablas de Microsoft Office Word
• Tablas de base de datos de Microsoft Office Access
• Archivos de texto en los que tabulaciones o comas separan las columnas y los retornos de párrafo separan las filas

Puede conectarse a un origen de datos o lista existente o crear una nueva lista de destinatarios. Si desea utilizar sólo algunas entradas de la lista, puede filtrarla por un criterio específico. Asimismo puede ordenar los elementos en orden alfabético.

 Nota   Para combinar imágenes en las páginas de la publicación, el origen de datos debe incluir los nombres de los archivos o las rutas de acceso (ruta de acceso: ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo, por ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.) de los archivos de imágenes que desee combinar. No incluya las imágenes directamente en el origen de datos.

Utilizar una lista existente

1. En Crear una lista de destinatarios, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.

   De forma predeterminada, Microsoft Publisher almacena los archivos de origen de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Quizá necesite buscar los archivos de origen de datos.

2. En el cuadro de diálogo Seleccione un origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee.
3. Haga clic en Abrir.

   En función del tipo de datos seleccionado, aparecerán los correspondientes cuadros de diálogo en los que se solicita información específica.

   Por ejemplo, si el origen de datos está en un libro de Microsoft Excel que contiene información en varias hojas de cálculo, debe seleccionar la hoja que contenga la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

Seleccionar de los contactos de Outlook

1. En Crear una lista de destinatarios, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.
2. Si se le pide que elija un perfil de correo, haga clic en el perfil que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   Todos los contactos que contenga la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, donde puede filtrar y ordenar la lista de los destinatarios que incluirá en la combinación.

Escribir una lista nueva

Si no dispone de una lista existente a la que conectarse, puede crear una nueva.

1. En Crear una lista de destinatarios, haga clic en Escribir una lista nueva y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.
2. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información de la primera entrada en los campos correspondientes. No es necesario que rellene todos los campos.
3. Cuando termine de escribir la información de la primera entrada, haga clic en Nueva entrada.
4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de agregar todas las entradas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo y seleccione una carpeta en la que desee guardar la lista.

   De forma predeterminada, Microsoft Publisher guarda las listas de direcciones en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones aquí, ya que también es la carpeta predeterminada en la que Publisher busca los archivos de origen de datos.

   Todos los contactos de la nueva lista aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia donde puede filtrar y ordenar la lista de los destinatarios que incluirá en la combinación.

Seleccionar los destinatarios

En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, puede seleccionar los destinatarios que desee incluir en la combinación. Active las casillas de verificación situadas junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las de los destinatarios que desee excluir.

Si desea utilizar sólo algunas entradas de la lista, puede filtrarla por un campo o criterio específico. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir registros.

Filtrar los elementos de la lista

Si lo desea, puede ordenar los elementos de la lista para verlos en orden alfabético.

Ordenar los elementos de la lista

Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinar correspondencia.

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Preparar la publicación

Una combinación de correo electrónico combina un documento que contiene la información que es igual en todas las copias y algunos marcadores de posición para la información que es única en cada copia. Una vez creada la publicación, inserte cualquier texto adicional que desee que aparezca en todas las versiones de la publicación de combinación de correo electrónico, como el saludo, y los marcadores de posición para la información exclusiva, por ejemplo, las direcciones.

Si aún no ha insertado ningún cuadro de texto, insértelo y escriba el texto que desee que aparezca en cada versión de la publicación de combinación de correo electrónico y, a continuación, agregue los marcadores de posición de la información exclusiva.

Insertar un cuadro de texto

1. En la barra de herramientas Objetos, haga clic en Cuadro de texto .
2. En la publicación, elija el lugar donde desee que aparezca una de las esquinas del cuadro de texto y, a continuación, arrastre en diagonal hasta que el cuadro de texto tenga el tamaño deseado.

Insertar el texto que desee en cada versión

• Haga clic dentro del cuadro de texto y, a continuación, escriba el texto que desee que aparezca en cada versión de la publicación de combinación de correo electrónico.

Insertar los campos de datos en la publicación

1. En la publicación de combinación de correo electrónico, haga clic dentro del cuadro de texto donde desee insertar el campo de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.).
2. Inserte uno de los siguientes:

   Bloque de direcciones con nombre, dirección u otra información

   1. En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 2: preparar su publicación), en Más elementos, haga clic en Bloque de direcciones.
   2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en los elementos de dirección que desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota   Si los nombres de los campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) del origen de datos no coinciden con los de los campos utilizados en Publisher para el bloque de dirección, quizá deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a los campos de Publisher.

   Línea de saludo

   1. En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 2: preparar su publicación) en Más elementos, haga clic en Línea de saludo.
   2. En el cuadro de diálogo Línea de saludo, seleccione el formato de la línea de saludo, que incluye el saludo, el formato del nombre y la puntuación.
   3. Seleccione el texto que desee mostrar en los casos en que Publisher no pueda interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene nombre ni apellido, sino sólo un nombre de compañía.
   4. Haga clic en Aceptar.

    Nota   Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los de los campos de la línea de saludo de Publisher, puede que deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Línea de saludo. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a los de Publisher.

   Campos de dirección

   1. En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 2: preparar su publicación), en Más elementos, haga clic en Campos de dirección.
   2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de dirección, haga clic en cada elemento de dirección que desee incluir.

    Nota   Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los de los campos de Publisher para los campos de dirección, quizá deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Insertar campo de dirección. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a los de Publisher.

   Otros campos de información

   En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 2: preparar su publicación), en el cuadro de lista situado bajo Preparar su publicación, arrastre el campo que desee incluir al cuadro de texto que ha creado para él.

Dar formato a los campos de datos

Si lo desea, puede aplicar formato a los campos de datos y a cualquier otro texto que haya agregado (por ejemplo, un saludo como Hola o Estimado...) con el fin de cambiar la apariencia de los datos combinados. Para dar formato a estos datos, debe dar formato a los campos de datos en la publicación de combinación de correo electrónico.

1. En la publicación de combinación de correo electrónico, seleccione el campo que contiene la información a la que desee dar formato.
2. En el menú Formato, haga clic en Fuente y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

Vista previa de datos del destinatario en los campos de datos de la publicación

A continuación, puede revisar el aspecto que tendrá la publicación con los datos reales en los campos combinados.

1. Para obtener una vista previa de la publicación, siga uno de estos procedimientos:
   • Para obtener una vista previa de las entradas ordenadas, haga clic en los botones de exploración y para ver el aspecto de cada entrada en la publicación combinada.

   Los campos de combinación se rellenan con la información que contenga el primer registro del origen de datos. Las entradas del origen de datos no se pueden modificar en las páginas de la publicación, pero se puede dar formato a los campos de datos, moverlos o eliminarlos.

   • Para buscar y obtener una vista previa de una entrada específica del origen de datos, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.
2. Si es necesario, modifique la lista de destinatarios. Para ello, siga uno de estos procedimientos:
   • Para excluir un destinatario de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario.
   • Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios necesarios en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.
3. Una vez que haya finalizado la publicación de combinación de correo electrónico e insertado todos los campos de combinación, haga clic en la opción Guardar como del menú Archivo. Escriba un nombre para la publicación en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
4. Haga clic en Siguiente: crear publicaciones combinadas.

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Crear la publicación combinada

En el panel de tareas Combinar correspondencia, en Crear publicaciones combinadas, puede:

• Imprimir la publicación combinada; por ejemplo, para envío de correo.
• Obtener una vista previa de la publicación combinada; para ver el aspecto que tendrá antes de imprimir todas las versiones y resolver los problemas posibles.
• Guardar la publicación combinada para su uso posterior.
• Agregar las páginas combinadas a otra publicación.

Imprimir la publicación combinada

1. Haga clic en Imprimir.
2. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Obtener una vista previa de la publicación combinada

• Haga clic en Vista preliminar.

Guardar la publicación combinada para su uso posterior

Si desea modificar las páginas combinadas o guardarlas para su uso o impresión posteriores, puede agrupar y guardar todas las páginas combinadas como una sola publicación combinada nueva.

1. Haga clic en Combinar en una nueva publicación.

   Publisher creará una nueva publicación con las páginas combinadas.

2. En la nueva publicación, haga clic en Guardar esta publicación en el panel de tareas Combinar correspondencia. Escriba un nombre para la nueva publicación en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Agregar las páginas combinadas a una publicación existente

Si tiene pensado agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la publicación de combinación de correo electrónico coincide con la publicación existente en los siguientes aspectos:

• Tamaño de página (alto y ancho)
• Vista de página (una o dos páginas)
• Tipo de publicación (Web o impresa)
• Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Publisher agrega páginas combinadas a una publicación nueva o existente, pero no puede agregarlas a una publicación abierta. Si una publicación que desea combinar está abierta, asegúrese de guardar y cerrar la publicación para poder finalizar la combinación.

1. Haga clic en Agregar a una publicación existente.
2. En el cuadro de diálogo Abrir publicación, busque la publicación a la que desee agregar las páginas combinadas y, a continuación, haga clic en Abrir.

   Publisher agrega las páginas combinadas a la publicación existente.

3. En la publicación existente, haga clic en Guardar esta publicación en el panel de tareas Combinar correspondencia para guardar las actualizaciones.

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Cancelar una combinación

Puede cancelar una combinación para desconectar una publicación de combinación de correo electrónico o una plantilla de combinación de catálogos de su origen de datos (origen de datos: archivo que contiene información que puede combinarse en una publicación. Por ejemplo, una lista de nombres y direcciones o rutas a imágenes que desea utilizar en una combinación de catálogos o correspondencia. Debe conectar al origen de datos para realizar una combinación.).

1. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Cancelar la combinación.
2. Cuando se le pregunte si desea cancelar la combinación, haga clic en Sí.

La publicación se desconecta de su origen de datos.

 Nota   Si cancela una combinación de correo electrónico, los campos que no sean Campos de dirección, Líneas de saludo ni Bloques de direcciones se convierten a texto normal.

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