Imprimir diferentes etiquetas, etiquetas de nombres o tarjetas de presentación en la misma hoja

Cuando desee imprimir etiquetas, etiquetas de nombres o tarjetas de presentación, suele ser más eficaz imprimir una serie completa en una única hoja. Puede hacerlo en Microsoft Office Publisher 2007 en la opción Varias páginas en cada hoja del cuadro de diálogo Imprimir. Esta opción sólo está disponible cuando el tamaño de página de la publicación es menor que la hoja en la que la publicación está configurada para imprimir.

 Nota   En Office Publisher 2007, el tamaño de página hace referencia al área de publicación. El papel, o la hoja, el tamaño es el tamaño del papel que utiliza para la impresión.

Puede crear una publicación de varias páginas de cualquiera de las dos maneras siguientes: de forma manual, insertando páginas, o automáticamente, mediante combinación de correspondencia.

En este artículo


Elegir el mejor método para la tarea

Tal vez desee etiquetar su colección CD-ROM sólo una vez. O tal vez necesita imprimir símbolos para sus ventas de otoño.

Imprimir varias páginas en una sola hoja

Tal vez desea también actualizar e imprimir un índice de sus CD. O quizás desea etiquetar las carpetas que concede a cada asistente en la conferencia de primavera de la asociación profesional. Y también desee imprimir etiquetas de nombres para todos los asistentes, así como tarjetas de presentación individualizadas para los asientos de los asistentes.

Para determinar si desea utilizar el método manual o el método automático, tenga en cuenta lo siguiente:

  • El número de formas y veces que va a utilizar la misma información
  • El número de páginas diferentes que va a producir

El método manual

Cuando desea imprimir varias páginas en la misma hoja y necesita crear sólo unas cuantas etiquetas, etiquetas de nombre, prospectos, tarjetas de presentación u otras publicaciones pequeñas, el método manual funciona mejor. Este método también es útil si piensa usar el único texto que se agrega a cada publicación sólo una vez.

El método automatizado

Cuando desee imprimir varias páginas en la misma hoja y posea una larga lista de nombres, direcciones u otros datos que necesitará en el futuro, utilice la combinación de correspondencia para combinar y almacenar los datos en la lista. Los proyectos que utilicen los mismos datos de texto e imágenes serán sencillos de hacer más tarde.

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Utilizar el método manual

Cuando se utiliza este método, se agregan páginas a una publicación (la publicación principal) de manera que se puede pegar una página de cada una de las diferentes publicaciones en cada página adicional.

El método manual incluye tres grandes pasos.

  1. Agregar páginas a la publicación principal .
  2. Copiar las páginas de las otras publicaciones .
  3. Imprimir la publicación .

 Notas 

  • Si trabaja con archivos que difieren en el tipo de publicación, diseño o combinación de colores, tamaño de página u orientación, el contenido de las otras publicaciones que haya pegado en la publicación principal cambiará para que coincida con las opciones que se utilizan en la publicación principal. Es posible que tenga que ajustar el diseño para que quepa todo el contenido en la página.
  • Puede utilizar conjuntos de datos empresariales diferentes en cada una de las diferentes publicaciones que vaya a pegar en la publicación principal.

Agregar páginas a la publicación principal

  1. Abra la publicación que desee utilizar como la publicación principal y en la que copiar sus otras publicaciones.

Por ejemplo, si va a imprimir etiquetas de nombres, abra una de sus publicaciones de etiquetas de nombres.

  1. En el menú Insertar, haga clic en Página.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar página, escriba el número de páginas que desea agregar.

Por ejemplo, para imprimir ocho etiquetas de nombre diferentes en la misma hoja de papel, inserte siete páginas.

  1. Haga clic en Antes de la página actual o en Después de la página actual y, a continuación, asegúrese de que está seleccionada la opción Insertar páginas en blanco.
  2. Haga clic en Aceptar.

Copiar las páginas de las otras publicaciones

  1. Abra la publicación o publicaciones que desee copiar en la publicación principal.
  2. En la publicación que desea copiar, haga clic en Seleccionar todos en el menú Edición.
  3. En el menú Edición, haga clic en Copiar, o presione la tecla CTRL+C.
  4. En la publicación principal, haga clic en una de las páginas en blanco que ha insertado.
  5. En el menú Edición,haga clic en Pegar, o presione CTRL+V.
  6. Repita los pasos 1-5 para cada publicación diferente que desee imprimir en la misma página.

Imprimir la publicación

  1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en la ficha Configuración de publicación y papel.
  2. En Opciones, haga clic en Varias páginas en cada hoja.

 Nota   Esta opción sólo está disponible cuando el tamaño de página de la publicación es menor que la hoja en la que la publicación está configurada para imprimir.

  1. Haga clic en Imprimir.

Cuadro de diálogo Imprimir con varias páginas por opción de hoja

 Sugerencia   Imprima una hoja de prueba en una hoja de papel normal para comprobar que la publicación imprime como se espera antes de imprimir en un producto del fabricante o en papel más caro.

 Notas 

  • Si la publicación principal utiliza una página principal, deberá pasar por alto esa página principal en las páginas con las publicaciones copiadas. En la publicación principal, vaya a la página cuyos objetos de página principal desea ocultar, y, a continuación, en el menú Ver, haga clic en Omitir página principal.
  • Si desea imprimir la publicación en una ubicación específica en la hoja, cambie la posición de la publicación en la hoja ajustando las opciones de fila y de columna, y los valores de hueco horizontal y vertical en Más opciones de impresión. Para obtener más información, vea Imprimir etiquetas, postales, etiquetas de nombres o tarjetas de presentación a una posición específica de una hoja.
  • Para facilitar alinear una publicación para un producto de un fabricante específico o imprimir varias páginas de una publicación en una sola hoja, active las marcas de recorte y, a continuación, imprima una hoja de prueba en una hoja de papel normal. Superponga el producto del fabricante en la prueba de impresión, colóquelos a la luz para ver si se alinean correctamente, realice los ajustes necesarios en la configuración en Más opciones de impresión y, a continuación, realice de nuevo una prueba de impresión para comprobar que la alineación es correcta. Puede desactivar las marcas de recorte después de alinear la publicación en la hoja de papel. Para obtener más información acerca de cómo imprimir marcas de recorte para ayudar a alinear las publicaciones, vea Marcas de recorte de impresión.

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Utilizar el método automatizado

Si almacena los nombres y afiliaciones de cada asistente a la conferencia de primavera de la asociación profesional en una lista de correo que es un origen de datos o archivo de datos independiente, puede utilizar esa información para una variedad de propósitos. Por ejemplo, puede utilizar el mismo origen de datos para generar:

  • Un conjunto de etiquetas de nombres y tarjetas de sitio con nombres y afiliaciones en ellos.
  • Tarjetas empresariales para los miembros de la asociación.
  • Etiquetas de dirección para un envío de correo especial.

Puede utilizar el mismo origen de datos para otros proyectos, tales como una lista de suscripciones anuales o un boletín mensual personalizado con el nombre y la dirección de correo de cada miembro de la asociación

 Importante    Si el origen de datos incluye números, como fechas, horas, precios o porcentajes, guarde el origen de datos como un archivo de texto (.txt), o aplique formato a las columnas de números como texto para que los números aparezcan correctamente cuando los combine en sus etiquetas.

Este método implica seis grandes pasos.

  1. Configurar un origen de datos
  2. Abrir una publicación de etiquetas .
  3. Conectar con el origen de datos .
  4. Agregar y dar formato a un marcador de posición .
  5. Obtener una vista previa de la publicación .
  6. Imprimir la publicación combinada

Configurar un origen de datos

Puede configurar un origen de datos mediante Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook o Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager. Aquí hay un ejemplo de un origen de datos creado en Office Publisher 2007 para los miembros de una asociación profesional.


Archivo de datos de ejemplo

Llamada 1 Cada columna representa una categoría de información. Los encabezados de columna corresponden a los marcadores de posición (también denominados campos de datos) que se agregan a la publicación de etiqueta genérica.
Llamada 2 La información de cada fila muestra un conjunto completo de información para cada registro y corresponde a la información que se va a mostrar en una etiqueta en la hoja de etiquetas.

Después de configurar el origen de datos, está listo para crear una hoja de etiquetas únicas de etiqueta de nombres combinando información proveniente del origen de datos de las etiquetas. Para obtener más información acerca de la configuración de orígenes de datos, vea Crear un origen de datos para una combinación de correspondencia.

Abrir una publicación de etiquetas

  1. Inicie Publisher.
  2. En la lista Tipos de publicación, haga clic en Tamaños de página en blanco y, a continuación, haga clic en el tipo de publicación que desee. Por ejemplo, haga clic en Etiquetas postales, Etiquetas de nombre o Tarjetas de presentación.

En Personalizar, se puede especificar el conjunto de información de la empresa y los esquemas de color y fuente establecidos que se van a aplicar al diseño.

  1. Realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en el tamaño de página con el que desee comenzar.
    • Si se va a utilizar una hoja fabricada de etiquetas de nombre, etiquetas o tarjetas de presentación, busque el nombre del fabricante de su producto, expanda la lista y a continuación, haga clic en el número de producto o el tamaño que coincida con el producto

.

  1. Haga clic en Crear.

MostrarNo puedo encontrar mi producto en la lista

Si no encuentra un número de publicación que coincida exactamente con el indicado en su paquete, examine el paquete y la información incluida con el producto. Pueden aparecer otros números de producto que son equivalentes en tamaño y diseño en el paquete que compró, y esos números de producto pueden estar disponibles en Publisher. Por ejemplo, para imprimir en Avery 8163, puede seleccionar Avery 8463, 8663, 15163 o 18163 en Publisher.

Si no encuentra un producto de la lista que coincida con las dimensiones y el diseño del producto que compró, puede personalizar una publicación.

  1. Haga clic en la publicación que se incluye en una hoja con el mismo número de columnas y filas que las hojas que ha comprado y haga clic en Crear
  2. En el panel de tareas Formato de publicación en Opciones de publicación, haga clic en Cambiar tamaño de página.
  3. En el cuadro de diálogo Configurar página, en Guías de márgenes, haga clic en Avanzadas.
  4. En el cuadro de diálogo Tamaño de página personalizada, escriba un nombre para la etiqueta (por ejemplo, Etiquetas del proveedor X direcciones). Mediante las directrices de la vista previa de la parte derecha, cambie los tamaños de los márgenes y espacios para que coincidan con los tamaños de sus hojas de producto. Asegúrese de que está seleccionada la opción Varias páginas por hoja en Tipo de diseño.
  5. Haga clic en Aceptar.

Conectar con el origen de datos

Con la publicación abierta, está listo para conectarlo al archivo que contiene los nombres, direcciones u otros datos que desee imprimir. Después de establecer la conexión, puede combinar información de cada fila en el origen de datos en una página en la Hoja de productos. Aquí se describe cómo establecer la conexión.

  1. En el menú Herramientas, elija Correspondencia y catálogos y haga clic en Combinar correspondencia.
  2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, en Crear lista de destinatarios, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el origen de datos que contiene la lista de asistentes.

De forma predeterminada, Publisher almacenará los orígenes de datos en la carpeta Mis orígenes de datos. Deberá desplazarse por las carpetas para localizar el origen de datos.

  1. Haga clic en Abrir.

Dependiendo del tipo del origen de datos que seleccione, pueden aparecer otros cuadros de diálogo, solicitando información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel que contiene información de varias hojas de cálculo, tiene que seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

  1. El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia permite acotar u ordenar las entradas del origen de datos. Por ejemplo, probablemente no todos los miembros de la asociación profesional vayan a asistir, por lo que no es necesario imprimir etiquetas de nombre para aquellos que no van a estar allí.

Para acotar u ordenar la información, siga alguna de las acciones siguientes:

  • Si no desea que la información de una fila determinada aparezca en una etiqueta de nombre, desactive la casilla de verificación al principio de la fila que se va a quitar de la combinación.
  • Para ordenar las filas con un orden ascendente o descendente de la información contenida en una columna concreta, haga clic en el título de la columna.
  • Si desea acotar la lista de filas en función de criterios específicos, haga clic en la flecha que aparece junto al título de alguna columna.
  1. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinar correspondencia.

Agregar y dar formato a un marcador de posición

Los marcadores de posición, también denominados campos de datos, corresponden a los encabezados de columna del origen de datos. Al colocar los campos de datos de nombre y organización en una publicación de etiquetas, se indica el lugar donde desea que aparezca la información de las columnas para el nombre y la organización, para que aparezca en las copias impresas. Puede dar formato a los campos de manera que la información de las publicaciones impresas tenga el aspecto que desea.

  1. Haga clic en la esquina superior izquierda de la etiqueta. Escriba cualquier información que desee que aparezca en todas las publicaciones que vaya a imprimir, como el nombre de la asociación profesional. También puede insertar una imagen, como un logotipo.
  2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, en Preparar la publicación, haga clic en uno de los campos que corresponde a la información que desea en la publicación. Por ejemplo, para una etiqueta de nombre, haga clic en el campo del nombre, presione la BARRA ESPACIADORA para insertar un espacio y, a continuación, haga clic en el campo del apellido. O bien, si el origen de datos almacena los nombres y apellidos en el mismo campo, haga clic en ese campo.
  3. Presione ENTRAR o haga clic en el cuadro de texto donde desea insertar información adicional, como el nombre de la organización, y a continuación, haga clic en el nombre del campo de datos que corresponde a la información que se va a insertar.
  4. Seleccione los campos, incluyendo las comillas angulares (« ») que rodean a los nombres de campo del marcador de posición, a los que desea dar formato.
  5. En el menú Formato, haga clic en Fuente.
  6. En el cuadro de diálogo Fuente, cambie la fuente, tamaño, color y cualquier otra opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

A continuación se indica cómo una etiqueta de nombre para la reunión trimestral de su organización puede ocuparse de que indique el contenido y agregue marcadores de posición.


Publicación de etiqueta de nombre de etiqueta con campos

Llamada 1 El logotipo y el nombre de la asociación profesional, que escribió e insertó en la publicación de etiqueta. Esta información aparecerá en cada etiqueta que imprima.
Llamada 2 Marcadores de posición para los nombres y apellidos de los asistentes, separados por un espacio. Los nombres largos pueden ocupar dos o incluso tres líneas.
Llamada 3 Marcador de posición para la empresa o filial de los asistentes.

Observe que los campos de marcador de posición siempre están rodeados por comillas angulares (« »).

Obtener una vista previa de la publicación

Antes de completar la combinación e impresión, obtenga una vista previa de los resultados de combinación para asegurarse de que las publicaciones tienen el aspecto que desea. Cuando obtenga una vista previa de las publicaciones, puede identificar los problemas que deben solucionarse antes de imprimirlas. Puede obtener una vista previa de la combinación de dos maneras.

  • Mientras se define el diseño puede obtener una vista previa del diseño de las publicaciones individuales.
  • Cuando esté listo para imprimir, puede obtener una vista previa de la disposición de las publicaciones de la hoja.

Obtener una vista previa del diseño

La información a partir del primer registro del origen de datos rellena los campos de datos. Puede utilizar los botones de exploración para obtener una vista previa de la información de los restantes registros del origen de datos.

  1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en los botones de exploración  Imagen del botón  Imagen del botón para ver cómo aparecerá cada entrada en las publicaciones combinadas.

No se pueden editar las entradas de origen de datos aquí, pero puede dar formato, mover o eliminar datos si aplica formato a los campos de datos, los mueve o los elimina.

A continuación se muestra cómo puede aparecer una publicación combinada.

Etiqueta de nombre para un asistente a la reunión

  1. Si observa problemas, ahora es el momento de corregirlos. Por ejemplo, puede que desee cambiar la fuente o tamaño de fuente y el color para los nombres de los asistentes. Seleccione los campos de nombre, incluyendo las comillas angulares. En el menú Formato, haga clic en Fuente para abrir el cuadro de diálogo Fuente y, a continuación, realice los cambios que desee.
  2. Si está satisfecho con las vistas previas, en la parte inferior del panel de tareas, haga clic en Siguiente: crear publicaciones combinadas.

Obtener una vista previa de la disposición de las publicaciones de la hoja

Puede hacer una comprobación final de la publicación de combinación si obtiene una vista previa de la combinación antes de imprimir.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar impresión.
  2. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, haga clic en Varias páginas por hoja y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Esta opción sólo está disponible cuando el tamaño de página de la publicación es menor que la hoja en la que la publicación está configurada para su impresión.

  1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, en Crear publicaciones combinadas, haga clic en Vista preliminar para asegurarse que la información se alinea correctamente en la hoja de etiquetas de nombre o etiquetas.
  2. Haga clic en Cerrar para cerrar la ventana de vista previa.

Imprimir y guardar la publicación combinada

Tras imprimir la publicación, puede guardarla para que pueda crear rápidamente otras publicaciones basadas en ella cuando surja la necesidad. Lo que se está guardando no es el conjunto de etiquetas de nombre que se imprimen. En su lugar, se está guardando la publicación con su conexión al origen de datos y sus campos de marcador de posición. La publicación mantiene el vínculo para el origen de datos al que se conectó, de manera que pueda avanzar al paso de obtención de vista previa.

  1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, en Crear publicaciones combinadas, haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en la ficha Configuración de publicación y papel.
  2. En el cuadro de diálogo Imprimir, en Opciones de impresión, haga clic en Varias páginas por hoja, realice cualquier cambio en otras configuraciones y, a continuación, haga clic en Imprimir.
  3. En el menú Archivo, haga clic en Guardar para guardar la publicación.

 Nota   Para facilitar la tarea de alinear una publicación a un producto de un fabricante específico o imprimir varias páginas de una publicación en una única hoja, active las marcas de recorte y, a continuación, imprima una hoja de prueba en una hoja de papel normal. Superponga el producto del fabricante en la impresión de prueba y sosténgalas orientadas hacia la la luz para ver si se alinean correctamente. Puede desactivar las marcas de recorte después de alinear la publicación en la hoja de papel. Para obtener más información acerca de cómo imprimir las marcas de recorte para ayudar a alinear las publicaciones, vea Imprimir marcas de recorte.

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Publisher 2007