Cuadro de resultados: Imprimir el resultado de una combinación de correspondencia

Cuadro de resultados

Por Connie Miller

Todo iba de perlas cuando utilizó la combinación de correspondencia para agregar direcciones a un conjunto de postales o etiquetas. Después intentó imprimirlas. Averigüe lo que ocasionó el problema y vea la manera de solucionarlo.

Se aplica a
Microsoft Office Publisher 2003

Preguntas de sus comentarios

  • ¿Cómo se imprimen las postales combinadas por una cara y se vuelve a colocar el papel para imprimir después por la otra cara?
  • ¿Por qué aparece un mensaje de error que indica que tengo que tener un número de páginas determinado para poder imprimir?
  • Deseo saber cómo se imprime una hoja completa de la misma entrada de datos.
  • ¿Cómo se puede imprimir sólo una de las etiquetas combinadas en vez de una página entera por cada elemento combinado?
  • Deseo imprimir sólo una etiqueta y no una hoja completa de la misma etiqueta.

Consejos del Cuadro de resultados

No hay una situación de apuro que sea más frustrante que realizar todos los pasos para obtener una combinación de correspondencia y que al final no se puedan imprimir las etiquetas, las tarjetas, las etiquetas de nombre u otras publicaciones combinadas recién creadas. Y está claro por sus comentarios que está sufriendo una situación exactamente igual.

En esta columna intentaremos resolver esos problemas tan frustrantes uno a uno.

 Nota   Si tiene un problema del que no se hable aquí, haga clic en No, en la parte inferior de la columna para informarme de si la columna le ha resultado útil. Después, haga clic en Se necesita más información. Describa el problema que está teniendo tan detalladamente como sea posible. Lo investigaremos y actualizaremos esta columna con la solución al mismo.

A continuación encontrará una lista de los problemas que trataremos:

Se imprime una hoja completa de la misma publicación en vez de muchas publicaciones diferentes por hoja

Si combina publicaciones como etiquetas, postales y etiquetas de nombre, lo normal es que las imprima en hojas de Avery o de otro proveedor. Por lo general, estas hojas están configuradas para imprimir más de una publicación por hoja. Por ejemplo, puede imprimir 30 etiquetas o etiquetas de nombre o 4 postales en una hoja de tamaño carta. Lo ideal es que cada etiqueta, etiqueta de nombre o postal contengan un nombre y una dirección únicos.

Hay un par de situaciones en las que Publisher imprime el mismo nombre y dirección en cada etiqueta, etiqueta de nombre o postal en una hoja. Si este no es el resultado que desea, puede aprender a evitar estas situaciones.

Cuando haya terminado la combinación de correspondencia y haya llegado al paso Complete la combinación del panel de tareas Combinar correspondencia, verá que aparecen tres vínculos en dicho panel:

  • Crear nueva publicación    
  • Agregar a una publicación existente    
  • Imprimir    

No haga clic en Crear nueva publicación ni en Agregar a una publicación e imprima la publicación resultante. Si lo hace, obtendrá una página completa de cada etiqueta combinada, postal u otra publicación.

Vaya directamente a la opción Imprimir para abrir el cuadro de diálogo Imprimir combinación. Si desea imprimir en el anverso y en el reverso de la misma hoja de papel o plantillas de Avery, haga clic en Propiedades. En la ficha Diseño, haga clic en Orientación vertical o en Orientación horizontal. La opción Orientación vertical funciona mejor con las postales. Especialmente si está utilizando plantillas de Avery, es recomendable hacer primero una prueba de impresión en papel normal antes de efectuar la impresión del conjunto de publicaciones.

Nota    Si hace clic en Vista preliminar en el menú Archivo, verá toda una página con la misma etiqueta, etiqueta de nombre o tarjeta en la ventana de vista preliminar. Tenga confianza. Es sólo una peculiaridad de la ventana de vista preliminar. Siempre y cuando no haya hecho clic en Crear nueva publicación ni en Agregar a una publicación existente, en cada publicación combinada aparecerá información distinta cuando realmente imprima.

Desea imprimir una hoja entera de la misma publicación (por ejemplo, una tarjeta de presentación)

Las pequeñas publicaciones prediseñadas de Publisher, como las etiquetas, tarjetas de presentación o postales, están configuradas para que se imprima una hoja entera de publicaciones idénticas. Eso significa que, si abre una publicación de etiquetas, de tarjetas de presentación o de postales prediseñadas y escribe el contenido de una sola publicación, cuando la imprima, lo que haya escrito aparece en cada publicación de la hoja. Es decir, si imprime etiquetas, obtendrá una hoja entera de la misma etiqueta.

Y esto es maravilloso si eso es lo que desea. Por ejemplo, si está imprimiendo tarjetas de presentación personales, todo el proceso funcionará justo del modo que lo necesita. Sólo tiene que abrir una publicación de tarjetas de presentación prediseñadas, escribir sus datos e imprimir.

Desea imprimir sólo una etiqueta, tarjeta u otra publicación

Las pequeñas publicaciones prediseñadas de Publisher, como las etiquetas, tarjetas de presentación o postales, están configuradas para que se imprima una hoja entera de publicaciones idénticas. Eso significa que, si abre una publicación de etiquetas o de postales prediseñadas y escribe el contenido de una sola etiqueta o postal, cuando imprima obtendrá una hoja entera de la misma etiqueta o postal. No hay manera de indicarle a Publisher que imprima sólo una.

Imprimir una hoja entera de la misma etiqueta o postal cuando sólo se necesita una para enviarla a un destino es un despilfarro.

Cuando desee escribir sólo una o muy pocas etiquetas, postales u otras publicaciones pequeñas, considere la posibilidad de utilizar Microsoft Office Word 2003 en vez de Publisher. Pruebe una de estas opciones:

  • Descargue una de las plantilla de etiquetas de Word desde el sitio Web Plantillas de Microsoft Office Online . Estas plantillas le proporcionan la flexibilidad de escribir tantas etiquetas como desee y elegir el lugar de la página donde colocarlas. Incluso puede buscar en el sitio Plantillas por el número de producto Avery.
  • Inicie Word y siga los pasos para escribir unas cuantas etiquetas distintas en una hoja de etiquetas e imprímalas como se explica hacia el principio de la columna Cuadro de resultados: Imprimir etiquetas postales en Word.

Desea imprimir postales, etiquetas de nombre y otras publicaciones en el anverso y en el reverso de la misma hoja (por las dos caras)

Para imprimir una publicación en ambas caras de una hoja (impresión a doble cara), es necesario que realice unos pasos previos:

  • Tiene que asegurarse de que la impresora que está utilizando admite la impresión a doble cara. No todas las impresoras lo admiten, especialmente las de escritorio. Consulte la documentación que incluía la impresora para informarse sobre el modo de configurarla para poder imprimir en las dos caras de una hoja.
  • Este es el modo de configurar una publicación para que se imprima a doble cara:
    1. Abra la publicación combinada que desea imprimir. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
    2. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la ficha Impresora y papel.
    3. En Impresora, elija la impresora que desea utilizar.
    4. Haga clic en Propiedades. En la ficha Diseño, en Imprimir por ambas caras, haga clic en Orientación horizontal o en Orientación vertical.

 Nota   La opción Orientación vertical funciona mejor con las postales que se configuran para imprimirlas por las dos caras en una página con orientación vertical, es decir, más ancha que larga.

  1. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar de nuevo.

Asegúrese de hacer primero una prueba de impresión de una única hoja antes de llevar a cabo todo el proceso de impresión.

Aparece un mensaje de error que dice "Publisher no puede combinar con este número de páginas".

Se trata de un error de Publisher que no permite imprimir postales que se han configurado correctamente para una plantilla de Avery, como Avery 3263. Nos han asegurado que el error se corregirá en la próxima versión. Eso, sin embargo, no le sirve de ayuda a usted en este momento. Afortunadamente, hay un par de soluciones que aunque implican una serie de procesos manuales por los que no tendría que pasar, al menos le permitirán imprimir las postales en la plantilla Avery que haya adquirido.

Antes de meternos de lleno en las mencionadas soluciones, me gustaría revisar los pasos que se pueden realizar para configurar una publicación de tarjetas postales para una plantilla de Avery, como Avery 3263. Después de abrir una publicación de tarjetas postales prediseñada o crear una desde el principio:

  1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
  2. En Tipo de publicación, haga clic en Etiqueta.
  3. En Tamaño de página, elija la plantilla de Avery (3262 o 8387) que coincida con la plantilla que adquirió en la tienda de suministros de oficina.
  4. Haga clic en Aceptar.

Como hemos explicado anteriormente, si sigue este procedimiento, obtendrá un mensaje de error al intentar imprimir las etiquetas. No obstante, no se olvide de él porque resultará útil a la hora de aplicar la solución.

La solución implica seleccionar otro Tipo de publicación en el cuadro de diálogo Configurar página:

  1. Siga los pasos del 1 al 3 del procedimiento descrito anteriormente para configurar una publicación de tarjetas postales.
  2. Haga clic en Ajustar impresión de etiqueta.
  3. En el cuadro de diálogo Opciones de impresión de etiquetas, registre toda la información sobre tamaños de márgenes y separaciones, así como sobre el tamaño de la página y del papel.
  4. Haga clic en Cancelar.
  5. En Tipo de publicación, haga clic en Postal.
  6. Haga clic en Cambiar copias por página.
  7. En el cuadro de diálogo Opciones para imprimir publicaciones pequeñas, haga clic en Imprimir varias páginas en cada hoja.
  8. Asegúrese de que las dimensiones de márgenes y separaciones, y el tamaño de la página y del papel coinciden con los indicados en la plantilla de Avery.
  9. Haga clic en Aceptar y, después, de nuevo en Aceptar.

La publicación de tarjetas postales deberá estar ahora bien configurada y se imprimirá correctamente en la plantilla de Avery. Además, ya no aparecerá el mensaje de error al intentar imprimir.

Le deseo una feliz combinación,

Connie, monitora del Cuadro de resultados de Publisher

Acerca de la autora

Connie Miller, redactora del equipo de asistencia al usuario de Microsoft Office, recopila y responde a las preguntas y sugerencias recibidas en el Cuadro de resultados de Publisher. Para enviarnos sus propias preguntas detalladas que podamos contestar, haga clic en Comentarios.

 
 
Corresponde a:
Publisher 2003