Use la combinación de correspondencia o de correo electrónico cuando desee crear muchos documentos que son casi idénticos, pero incluyen cierta información única. Por ejemplo, puede usar una combinación de correspondencia para crear publicaciones con notas personalizadas individualmente. También puede usar una combinación de correspondencia para crear un anuncio de producto para enviar a sus 100 clientes principales. El texto de la publicación siempre es el mismo, pero el nombre y la dirección son diferentes para cada cliente.
En este artículo
Elegir combinación de correspondencia o combinación de correo electrónico
Lo primero que hay que hacer es elegir si se va a crear una combinación de correspondencia para imprimir o una combinación de correo electrónico para distribuir por correo electrónico.
- Seleccione la pestaña Correspondencia.
- Haga clic en Combinación de correspondencia o Combinación de correo electrónico para comenzar el proceso de combinación.
Crear una lista de destinatarios o conectar a ella
Para realizar una combinación de correspondencia, debe abrir una publicación nueva o existente y, a continuación, conectarse a un origen de datos, que es un archivo que contiene la información exclusiva que desea incluir. Un archivo de datos puede contener una lista de nombres y direcciones, datos de productos o imágenes. El archivo de datos puede tener diversos formatos que incluyen:
- Lista de contactos de Microsoft Office Outlook
- Hojas de cálculo de Microsoft Office Excel
- Tablas de Microsoft Office Word
- Tablas de base de datos de Microsoft Office Access
- Archivos de texto en los que tabulaciones o comas separan las columnas y los retornos de párrafo separan las filas
Puede conectarse a un origen de datos o una lista existente o crear una nueva lista de destinatarios. Si desea usar solo algunas entradas de la lista, puede filtrarla por un criterio específico. Asimismo puede ordenar los elementos en orden alfabético.
Nota Para combinar imágenes en las páginas de la publicación, el origen de datos debe incluir los nombres de los archivos o las rutas de acceso (ruta de acceso: ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo, por ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.) de los archivos de imágenes que desea combinar. No incluya las imágenes directamente en el origen de datos.
Usar una lista existente
- En la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.
De forma predeterminada, Microsoft Publisher almacena los archivos de origen de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es posible que deba buscar los archivos de origen de datos.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el origen de datos que desea.
- Haga clic en Abrir.
En función del tipo de origen de datos seleccionado, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo en los que se solicita información específica.
Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel que contiene información de varias hojas de cálculo, tiene que seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información que desea y, a continuación, hacer clic en Aceptar.
Seleccionar de los contactos de Outlook
- En la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, en Seleccionar contactos de Outlook.
- Si se le pide que elija un perfil de correo, haga clic en el perfil que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Todos los contactos que contenga la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, donde puede filtrar y ordenar la lista de los destinatarios que incluirá en la combinación.
Escribir una lista nueva
Si no dispone de una lista existente a la que conectarse, puede crear una nueva.
- En la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Escribir una lista nueva.
- En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información de la primera entrada en los campos correspondientes. No es necesario que rellene todos los campos.
Nota Para cambiar las columnas predeterminadas, haga clic en el botón Personalizar columnas. A continuación, podrá agregar, eliminar, cambiar el nombre y modificar el orden de las columnas en la lista.
- Cuando termine de escribir la información de la primera entrada, haga clic en Nueva entrada.
- Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de agregar todas las entradas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo y seleccione una carpeta en la que desee guardar la lista.
De forma predeterminada, Microsoft Publisher guarda las listas de direcciones en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones aquí, ya que también es la carpeta predeterminada en la que Publisher busca los archivos de origen de datos.
Todos los contactos de la nueva lista aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, donde puede filtrar y ordenar la lista de los destinatarios que va a incluir en la combinación.
Seleccionar destinatarios
En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, puede seleccionar los destinatarios que desee incluir en la combinación. Active las casillas de verificación situadas junto a los destinatarios que desea incluir y desactive las de los destinatarios que desea excluir.
Si desea usar solo algunas entradas de la lista, puede filtrarla por un campo o criterio específico. Una vez filtrada la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir y excluir registros.
Filtrar elementos de la lista
- Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna correspondiente al elemento por el que desea filtrar.
- Haga clic en una de las siguientes opciones:
- (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.
- (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.
- (Avanzado) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, que puede usar para filtrar por varios criterios. También puede hacer clic en la opción Filtrar bajo Restringir lista de destinatarios en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.
- Para activar o desactivar rápidamente todos los elementos, active o desactive el encabezado de columna de la casilla de verificación.
Sugerencia Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si hay varias direcciones en las que el país o región coinciden con Australia, puede filtrar por Australia.
El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia solo muestra los registros designados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (Todos).
Si lo desea, puede ordenar los elementos de la lista para verlos en orden alfabético.
Ordenar los elementos de la lista
- En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el encabezado de columna del elemento por el que desea ordenar.
Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el encabezado de columna Apellido.
- Para ordenar mediante varios criterios, haga clic en la opción Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. En el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, seleccione los criterios por los que desea ordenar.
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Preparar la publicación
Una combinación de correspondencia combina un documento que contiene la información que es igual en todas las copias y algunos marcadores de posición para la información que es única en cada copia. Una vez creada la publicación, inserte cualquier texto adicional que desee que aparezca en todas las versiones de la publicación de combinación de correspondencia, como el saludo, y los marcadores de posición para la información exclusiva, por ejemplo, las direcciones.
Si aún no insertó ningún cuadro de texto, insértelo y escriba el texto que desee que aparezca en cada versión de la publicación de combinación de correspondencia y, a continuación, agregue los marcadores de posición de la información exclusiva.
Insertar un cuadro de texto
- En la ficha Insertar, haga clic en Dibujar cuadro de texto
.
- En la publicación, elija el lugar donde desee que aparezca una de las esquinas del cuadro de texto y, a continuación, arrastre en diagonal hasta que el cuadro de texto tenga el tamaño deseado.
Insertar el texto que desea en cada versión
- Haga clic dentro del cuadro de texto y, a continuación, escriba el texto que desea que aparezca en cada versión de la publicación de combinación de correo electrónico.
Insertar los campos de datos en la publicación
- En la publicación de combinación de correo electrónico, haga clic dentro del cuadro de texto donde desea insertar el campo de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.).
- Inserte uno de los siguientes elementos:
Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información
- En el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Bloque de direcciones.
- En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en los elementos de dirección que desea incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota Si los nombres de los campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) del origen de datos no coinciden con los de los campos usados en Publisher para el bloque de dirección, es posible que deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo Asignar campos, use las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a los de Publisher.
Línea de saludo
- En el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Línea de saludo.
- En el cuadro de diálogo Línea de saludo, seleccione el formato de la línea de saludo, que incluye el saludo, el formato del nombre y la puntuación.
- Seleccione el texto que desee mostrar en los casos en que Publisher no pueda interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene nombre ni apellido, sino solamente un nombre de compañía.
- Haga clic en Aceptar.
Nota Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los de los campos de la línea de saludo de Publisher, puede que deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Línea de saludo. En el cuadro de diálogo Asignar campos, use las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a los de Publisher.
Imagen
- En el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Imagen y, a continuación, haga clic en Insertar Campo de imagen.
- En el cuadro de diálogo Insertar Campo de imagen, seleccione el campo de imagen que desea insertar.
Nota Para combinar imágenes en las páginas de la publicación, el origen de datos debe incluir los nombres de los archivos o las rutas de acceso (ruta de acceso: ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo, por ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.) de los archivos de imágenes que desee combinar. No incluya las imágenes directamente en el origen de datos.
Campos de información individuales
- En el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Insertar campo de combinación y haga clic en los campos que desea incluir en el cuadro de texto que ha creado.
Dar formato a los campos de datos
Si lo desea, puede aplicar formato a los campos de datos y a cualquier otro texto que haya agregado (por ejemplo, un saludo como Hola o Estimado...) con el fin de cambiar la apariencia de los datos combinados. Para dar formato a estos datos, debe dar formato a los campos de datos en la publicación de combinación de correspondencia.
- En la publicación de combinación de correspondencia, seleccione el campo que contiene la información a la que desee dar formato.
- Si el campo es un Bloque de direcciones o una Línea de saludo, en el grupo Escribir e insertar campos seleccione Formato.
- Si es un campo de datos individual, en el menú Herramientas de cuadro de texto, Formato, haga clic en Fuente y, a continuación, seleccione las opciones que desea.
- Si Publisher reconoce el campo seleccionado como un número, una moneda, una fecha o una hora, puede hacer clic en el botón Formato de la cinta para cambiar el formato de la manera en que se muestran esos tipos de campos.
Vista previa de datos del destinatario en los campos de datos de la publicación
A continuación, puede revisar el aspecto que tendrá la publicación con los datos reales en los campos combinados.
- Para obtener una vista previa de la publicación, haga clic en el botón Vista previa de resultados de la cinta y siga uno de estos procedimientos:
- Para obtener una vista previa de las entradas ordenadas, haga clic en los botones de navegación
y 
para ver el aspecto de cada entrada en la publicación combinada.
Los campos de combinación se completan con la información que contenga el primer registro del origen de datos. Las entradas del origen de datos no se pueden modificar en las páginas de la publicación, pero se puede dar formato a los campos de datos, moverlos o eliminarlos.
- Para buscar y obtener una vista previa de una entrada específica del origen de datos, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.
- Si es necesario, modifique la lista de destinatarios. Para ello, siga uno de estos procedimientos:
- Para excluir un destinatario de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario.
- Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios necesarios en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.
- Una vez que haya finalizado la publicación de combinación de correo electrónico e insertado todos los campos de combinación, haga clic en la opción Guardar como del menú Archivo. Escriba un nombre para la publicación en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
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Crear la publicación combinada
Para crear la publicación combinada, haga clic en el botón Finalizar y combinar y siga estas instrucciones para:
- Imprimir la publicación combinada; por ejemplo, para envío de correo.
- Obtener una vista previa de la publicación combinada; para ver el aspecto que tendrá antes de imprimir todas las versiones y resolver los problemas posibles.
- Guardar la publicación combinada para su uso posterior
- Agregar las páginas combinadas a otra publicación.
- Combinar y enviar como mensajes de correo electrónico (solo combinación de correo electrónico)
Imprimir la publicación combinada
- Haga clic en Combinar al imprimir.
- En el área Imprimir, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Importante Para imprimir diferentes tipos de datos combinados , por ejemplo, diferentes nombres y direcciones , en cada hoja de papel, haga clic en Varias páginas por hoja en la sección Opciones de impresión. Si elige Varias copias por hoja , cada hoja de papel incluirá varias copias de los mismos datos.
Guardar la publicación combinada para su uso posterior
Si desea editar las páginas combinadas, guardarlas para usarlas en el futuro, o imprimirlas posteriormente, puede recolectar y guardar todas las páginas combinadas como una única publicación combinada que contenga los datos reales — por ejemplo, nombres y direcciones — en lugar de campos combinados.
- Haga clic en Combinar en una nueva publicación.
Publisher creará una nueva publicación con las páginas combinadas.
- En la nueva publicación, haga clic en Guardar esta publicación en el panel de tareas Combinar correspondencia. Escriba un nombre para la nueva publicación en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Agregar las páginas combinadas a una publicación existente
Si tiene pensado agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la publicación de combinación de correo electrónico coincide con la publicación existente en los siguientes aspectos:
- Tamaño de página (alto y ancho)
- Vista de página (una o dos páginas)
- Tipo de publicación (web o impresa)
- Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)
Publisher agrega páginas combinadas a una publicación nueva o existente, pero no puede agregarlas a una publicación abierta. Si una publicación que desea combinar está abierta, asegúrese de guardar y cerrar la publicación para poder finalizar la combinación.
- Haga clic en Agregar a una publicación existente.
- En el cuadro de diálogo Abrir publicación, busque la publicación a la que desee agregar las páginas combinadas y, a continuación, haga clic en Abrir.
Publisher agrega las páginas combinadas a la publicación existente.
- En la publicación existente, haga clic en Guardar esta publicación en el panel de tareas Combinar correspondencia para guardar las actualizaciones.
Enviar mensajes de correo electrónico
Si va a crear una combinación de correo electrónico, la única opción disponible en Finalizar y combinar será Enviar mensaje de correo electrónico.
- Haga clic en Enviar mensaje de correo electrónico.
- En el cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico, seleccione el campo del destinatario en la lista desplegable Para. En la mayoría de los casos, Dirección de correo electrónico es la opción más adecuada para una combinación de correo electrónico.
- En Asunto, escriba la línea de asunto. En Elementos para insertar, haga clic en cualquier campo de datos que desee insertar en la línea de asunto.
- Haga clic en Opciones para especificar las opciones que desee, como destinatarios de CC o CCO, o datos adjuntos de mensaje.
- Haga clic en Enviar.
Se abre el cuadro de diálogo Enviar mensajes de correo electrónico combinados para que pueda confirmar el correo viendo una lista de destinatarios a los que se envió o no el correo electrónico.
Guardar la publicación combinada de correo
Si también guarda la publicación que contiene los campos combinados, puede volver y editar los campos combinados, y crear una nueva publicación combinada que contenga nuevos campos combinados, o una lista actualizada de destinatarios. Para guardar la publicación combinada, haga lo siguiente:
- Asegúrese de encontrarse en la publicación combinada de correo.
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
- Asigne un nombre a la publicación combinada de correo y haga clic en Guardar.
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Cancelar una combinación
Puede cancelar una combinación para desconectar una publicación de combinación de correo electrónico o una plantilla de combinación de catálogos de su origen de datos (origen de datos: archivo que contiene información que puede combinarse en una publicación. Por ejemplo, una lista de nombres y direcciones o rutas a imágenes que desea utilizar en una combinación de catálogos o correspondencia. Debe conectar al origen de datos para realizar una combinación.).
- En la ficha Correspondencia de la cinta, elija Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Cancelar la combinación.
- Cuando se le pregunte si desea cancelar la combinación, haga clic en Sí.
La publicación se desconecta de su origen de datos.
Nota Si cancela una combinación de correspondencia, los campos que no sean Campos de dirección, Líneas de saludo ni Bloques de direcciones se convierten a texto normal.
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