Crear una combinación de catálogos

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Publisher incluye plantillas que se pueden usar para crear un catálogo corto. Tan sólo elija una plantilla de catálogo y, a continuación, reemplace las imágenes del marcador de posición por sus propias imágenes y escriba el texto que desee.

Si desea crear un catálogo más largo, puede usar la combinación de catálogos. También puede utilizar la combinación de catálogos para crear directorios, álbumes de fotos o cualquier otro tipo de publicación que muestre uno o varios elementos en cada página. El panel de tareas Combinación de catálogos de Microsoft Office lo guiará, paso a paso, en el proceso de combinación de catálogos.

En este artículo


Funcionamiento de la combinación de catálogos

La combinación de catálogos es similar a la combinación de correspondencia. Al utilizar una combinación de catálogos, se crea una plantilla de combinación de catálogos y, a continuación, se combina la plantilla con la información de un origen de datos para generar páginas combinadas.


Origen de datos combinado con una plantilla de combinación para generar páginas para una publicación

Llamada 1 Origen de datos con información de registro, como por ejemplo nombres de artículos y descripciones.
Llamada 2 Plantilla de combinación de catálogos con área de combinación de catálogos y campos de combinación que son marcadores de posición para la información de registro.
Llamada 3 Páginas combinadas resultantes que muestran varios registros por página.

Puede guardar la combinación de catálogos como una nueva publicación o puede agregarla al final de una publicación existente. También puede guardar la plantilla de combinación de catálogos y utilizarla de nuevo, siempre que actualice la información en el origen de datos, para crear conjuntos adicionales de páginas combinadas.

Antes de empezar

Las siguientes sugerencias lo ayudarán a crear una combinación de catálogos correcta:

  • Inicie la combinación de catálogos en una nueva publicación.
  • Limite la longitud de la plantilla de combinación de catálogos a una página.
  • Configure la plantilla de combinación de catálogos con las dimensiones de página que desee para las páginas combinadas finales.
  • Si planea agregar las páginas combinadas que crea al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:
    • Tamaño de página (alto y ancho)
    • Vista de página (una o dos páginas)
    • Tipo de publicación (Web o impresa)
    • Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

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Planear el catálogo

Antes de comenzar la combinación de catálogos, piense en el tipo de información que desea incluir en las páginas combinadas finales.

  • ¿Desea enumerar los nombres de artículos y precios?
  • ¿Desea incluir una descripción de cada artículo?
  • ¿Desea incluir una imagen de cada artículo?

Planear el origen de datos

Después de decidir el tipo de información que desea incluir en el catálogo, puede crear el origen de datos que usará para la combinación de catálogos. Si ya tiene un origen de datos, compruebe que contenga toda la información que desea incluir en la combinación.

El panel de tareas Combinación de catálogos puede usar diversos formatos de origen de datos. Si aún no tiene un origen de datos para la combinación, puede generar uno en Publisher. También puede crear un origen de datos en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o en una tabla de Microsoft Office Word.

Los campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) que incluye en el origen de datos corresponden a los campos de combinación (campo de combinación: marcador de posición para texto o imágenes que se inserta en la publicación. La información del origen de datos (como nombre, dirección o imagen) se inserta en cada campo de combinación. Se puede dar formato, copiar, mover o eliminar un campo de combinación.) que inserta en la plantilla de combinación de catálogos.

Al configurar el origen de datos, cree una columna para cada tipo de información, como el nombre del artículo, el número y el precio. Cada fila, o registro, corresponde a la información de un artículo.

 Importante   Asegúrese de que el origen de datos incluya un campo de datos, o una columna, para cada tipo de información que combinará. En función del tipo de origen de datos, es posible que pueda realizar algunos cambios en los datos después de conectarse en Publisher, pero es mejor finalizar la información antes de empezar.

Si tiene previsto combinar fotografías en las páginas del catálogo, deberá incluir una columna para la ruta de acceso (ruta de acceso: ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo, por ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.)de cada archivo de imagen que planea utilizar. No incluya las imágenes reales en el origen de datos.

Si planea crear el origen de datos en Publisher, puede hacerlo después de crear la plantilla.

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Crear una plantilla

Ahora puede crear su plantilla de combinación de catálogos, en la que puede realizar el diseño de las páginas combinadas finales. Cuando complete la combinación, use la plantilla de combinación de catálogos para generar páginas combinadas, que puede guardar como una publicación nueva o agregar al final de una publicación existente.

La plantilla de combinación de catálogos debe tener el mismo diseño (tamaño de página y orientación) que desea para las páginas combinadas finales. Asimismo, debe contener el texto o los gráficos que desea que aparezcan en todas las páginas de la publicación final, por ejemplo, una imagen de fondo o el nombre de su compañía.

Si planea agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)
  • Vista de página (una o dos páginas)
  • Tipo de publicación (Web o impresa)
  • Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Crear la plantilla de combinación de catálogos

  1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
  2. En el panel de tareas Nueva publicación, haga clic en Tamaños de página en blanco y, a continuación, elija el tamaño que desee.

 Nota   Si planea publicar un catálogo en un sitio web, haga clic en Sitios web en Tamaños de página en blanco y, a continuación, haga clic en el tamaño que coincide con la resolución de pantalla de destino.

  1. Haga clic en Crear.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
  3. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga los cambios que desee en los márgenes y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y haga clic en Combinación de catálogos.

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Conectar con el origen de datos

Después de dar formato a la página de plantilla de combinación de catálogos, use el panel de tareas Combinación de catálogos para crear o buscar un origen de datos y conectarse a él. La opción que elija a continuación dependerá de si ya tiene un origen de datos o si desea crear una nueva lista en Publisher.

  1. En el panel de tareas Combinación de catálogos, en Seleccionar lista de productos, realice una de las siguientes acciones:
  2. Haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de productos.

Usar una lista existente

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, busque el origen de datos que desee y haga clic en él.

De forma predeterminada, Publisher guarda los orígenes de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es posible que deba buscar la carpeta Mis archivos de origen de datos para localizar el origen de datos.

  1. Haga clic en Abrir.

En función del tipo de origen de datos que elija, pueden aparecer otros cuadros de diálogo que solicitan información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel que contiene información sobre varias fichas, debe seleccionar la ficha que contenga la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

Seleccionar de los contactos de Outlook

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desea utilizar.
    • En el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione el perfil adecuado para los contactos que desea utilizar.
  2. Haga clic en Aceptar.

Escribir una nueva lista

  1. En el cuadro de diálogo Nueva lista de productos, escriba la información para el primer artículo o registro que desea incluir en el catálogo.

Si desea agregar o quitar columnas (por ejemplo, si no incluye imágenes), haga clic en Personalizar columnas y, a continuación, realice los cambios que desee.

  1. Después de escribir toda la información para el primer registro, haga clic en Nueva entrada y, a continuación, escriba la información para el siguiente registro. Continúe hasta que haya escrito la información de todos los registros que desee incluir.
  2. Cuando la nueva lista esté completa, haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la nueva lista y, a continuación, haga clic en Guardar.

Agregar más listas

Si desea utilizar más de una lista en la combinación de catálogos, puede agregar listas.

  1. En Lista de productos de combinación de catálogos, en Agregar a la lista de productos, haga clic en Seleccionar una lista existente o Seleccionar de los contactos de Outlook, según la publicación que vaya a realizar.

Agregar más artículos

Si sólo desea agregar unos pocos artículos, puede crear una lista de los artículos nuevos y combinarla con la lista que ya se ha seleccionado.

  1. En Lista de productos de combinación de catálogos, en Agregar a la lista de productos, haga clic en Escribir una lista nueva.
  2. En el cuadro de diálogo Nueva lista de productos, escriba la información para el primer artículo que desea incluir en el catálogo.

Si desea agregar o quitar columnas para que coincidan con la otra lista que está utilizando, haga clic en Personalizar columnas y, a continuación, haga los cambios pertinentes.

  1. Después de escribir toda la información para el primer registro, haga clic en Nueva entrada y, a continuación, escriba la información para el siguiente registro. Continúe hasta que haya escrito la información de todos los registros que desee incluir.
  2. Cuando la nueva lista esté completa, haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la nueva lista y, a continuación, haga clic en Guardar.
  4. La nueva lista aparece automáticamente bajo Orígenes de datos en el cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos.

Seleccionar los registros que desea incluir

  1. En el cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos, siga uno de los siguientes procedimientos:
    • Seleccione las casillas situadas junto a los registros que desea incluir y desactive las casillas junto a los registros que desea excluir.

 Sugerencia   Si desea incluir sólo unos pocos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

  • Para filtrar la lista de acuerdo con un criterio específico, haga clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna del elemento por el que desea filtrar y, a continuación, haga clic en el valor que desea usar como filtro.
    • (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.
    • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.

 Nota   Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una lista de propiedades para la venta y hay varios registros de propiedad que enumeran Buffalo como la ciudad o ubicación, puede filtrar por Buffalo.

En el cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos sólo aparecerán los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (Todos).

  • Ordene los elementos de la lista al hacer clic en el encabezado del elemento por el que desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por ciudad o localidad, haga clic en el encabezado de columna Ciudad o localidad.
  1. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinación de catálogos. Publisher utilizará los registros que haya designado para la combinación.
  2. Haga clic en Siguiente: preparar su publicación.

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Insertar campos de combinación

Ha llegado el momento de organizar la información que desea mostrar en la publicación. Para diseñar la página, agregue los campos de combinación al área de combinación de catálogos. Cada campo de combinación representa una columna del origen de datos y el área de combinación de catálogos muestra cómo se mostrará la información en un registro.

Organice el área de combinación de catálogos de la forma que desee y, a continuación, especifique cuántas veces se repite el área de combinación en cada página. Por ejemplo, puede mostrar cuatro elementos en cada página. Se mostrará cada elemento de la misma manera, según la forma en la que los ordenó en el área de combinación de catálogos. Puede ajustar el tamaño de cada elemento y cambiar el tamaño del área de combinación de catálogos.

 Importante    Si inserta campos de combinación fuera del área de combinación de catálogos, los campos no se repetirán una vez finalizada la combinación.

Insertar campos de combinación en el área de combinación de catálogos

  • En el panel de tareas Combinación de catálogos, en Preparar su publicación, haga clic en el primer campo de combinación que desea insertar.
  • En el área de combinación de catálogos, seleccione el campo de combinación y, a continuación, mueva el campo de combinación y cambie su tamaño, de la siguiente manera:
  • Haga clic fuera del campo de combinación para que no quede seleccionado.
  • Repita los pasos del 1 al 3 hasta haber insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

Si se selecciona un campo de combinación previamente insertado al insertar un nuevo campo de combinación, Publisher insertará el nuevo campo de combinación junto con el campo de combinación insertado anteriormente.

Dar formato a los campos de combinación

Puede dar formato a los datos de catálogos combinados al aplicar formato a los campos de combinación en la plantilla de combinación de catálogos.

  1. En la plantilla de combinación de catálogos, seleccione el campo que contiene la información a la que desea dar formato, incluidos los caracteres delimitadores del campo de combinación (« « » »).
  2. En el menú Formato, haga clic en Fuente y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

Mover el área de combinación de catálogos o cambiar su tamaño

Si los campos de combinación con formato ya no caben en el área de combinación de catálogos, puede cambiar el tamaño.

 Nota   Si aumenta el tamaño, deberá colocar menos elementos, o registros, en cada página.

  1. Haga clic en Área de combinación de catálogos para seleccionarla.
  2. Coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores (controlador: una de las distintas formas pequeñas que aparecen alrededor de un objeto cuando se selecciona. Para mover o cambiar la forma de un objeto, haga clic en un controlador y arrástrelo.)en el Área de combinación de catálogos y, a continuación, arrastre el mouse.
  3. Especifique cuántos elementos deben aparecer en cada página. Para ello, escriba la cantidad de elementos que desea que aparezcan en la página en la barra de herramientas Diseño de combinación de catálogos.

Finalizar y obtener una vista previa de la plantilla

  1. Escriba cualquier texto o información recurrente que desea que aparezca junto a la información del origen de datos. Por ejemplo, agregue un símbolo de moneda junto al campo de combinación de un precio.
  2. En Vista previa de página, haga clic en las flechas para ver todas las páginas de datos combinados.

Si decide no incluir un elemento, haga clic en el área de combinación de catálogos de dicho elemento y, a continuación, haga clic en Excluir este elemento en el panel de tareas Combinación de catálogos.

  1. Cuando esté preparado para continuar, haga clic en Siguiente: crear publicaciones combinadas.

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Completar, imprimir y guardar la publicación de catálogo

Para completar la combinación, tiene tres opciones:

  • Puede imprimir la publicación combinada directamente.
  • Puede crear e imprimir una nueva publicación que contenga el contenido combinado. Puede realizar cambios en el contenido de esta publicación tal como cambiaría cualquier otra publicación en Publisher.
  • Puede agregar el contenido combinado a una publicación existente.

Si desea agregar una portada y una contraportada a su publicación, o si desea agregar alguna otra página, deberá crear una nueva publicación o agregar el contenido a una publicación existente.

Imprimir la publicación combinada

  • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Imprimir.

Publisher imprime las páginas combinadas.

Combinar en una nueva publicación

Si desea editar las páginas combinadas, guardarlas para usarlas más adelante o imprimirlas posteriormente, puede recopilar y guardar todas las páginas combinadas como una única publicación nueva combinada que contenga los datos reales (por ejemplo, precios y nombres de productos) en lugar de campos de combinación.

  • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Combinar en una nueva publicación.

Publisher crea una nueva publicación que se puede guardar y editar. Incluso puede agregar portadas y contraportadas.

 Nota   Si piensa imprimir el catálogo como un folleto, asegúrese de que el número total de páginas sea múltiplo de cuatro.

  • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Guardar esta publicación.
  • En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva publicación y, a continuación, haga clic en Guardar.
  • Si es necesario, guarde los cambios realizados en la plantilla de combinación de catálogos. Puede usar esta plantilla nuevamente para crear páginas combinadas adicionales siempre que actualice la información en el origen de datos.

Agregar a una publicación existente

Si ya tiene las portadas configuradas en una publicación independiente o si desea colocar el catálogo al final de una publicación más larga, puede agregar el contenido combinado directamente.

Antes de agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)
  • Vista de página (una o dos páginas)
  • Tipo de publicación (Web o impresa)
  • Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

 Nota   Publisher no puede agregar páginas combinadas a una publicación abierta. Si está trabajando en la publicación en la que desea realizar la combinación, guárdela y ciérrela antes de completar la combinación.

  1. En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Agregar a una publicación existente. En el cuadro de diálogo Abrir publicación, busque y seleccione la publicación a la que desea agregarle las páginas combinadas y, a continuación, haga clic en Abrir.

Publisher agrega las páginas combinadas al final de la publicación existente.

 Sugerencia   Para reorganizar las páginas en la publicación actualizada, haga clic en cualquier página que desea mover en el clasificador de páginas y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee.

  1. En la publicación existente, haga clic en Guardar en el menú Archivo para guardar las actualizaciones.
  2. Si es necesario, guarde los cambios realizados en la plantilla de combinación de catálogos. Puede usar esta plantilla nuevamente para crear páginas combinadas adicionales siempre que actualice la información en el origen de datos.

Imprimir y guardar la publicación de catálogo

Si creó una nueva publicación combinada o si agregó su combinación de catálogos a una publicación existente, puede imprimir la publicación al hacer clic en Imprimir en el menú Archivo.

Imprimir la publicación de catálogo como un folleto

  1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
  2. En Guías de márgenes, haga clic en Avanzadas.
  3. En Tipo de diseño, haga clic en Folleto.
  4. En Página, ajuste la configuración de Ancho y Alto de modo que coincidan con las dimensiones originales de la publicación.

 Importante   Si no ajusta el ancho y el alto de la página, Publisher colocará dos páginas de folletos en el tamaño de página original y su catálogo no cabrá.

Guardar la plantilla para usarla de nuevo

Es una buena idea guardar la plantilla de combinación de catálogos. Puede usarla de nuevo para crear conjuntos adicionales de páginas combinadas al actualizar la información en el origen de datos. Para guardar la publicación de combinación de catálogos, haga lo siguiente:

  1. Asegúrese de que está en la publicación de combinación de catálogos.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
  3. Asigne un nombre a la publicación de combinación de catálogos y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Corresponde a:
Publisher 2007