Crear PDF accesibles

Crear PDF accesibles

Los archivos PDF etiquetados facilitan a los lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia la determinación de un orden lógico de lectura y navegación por el archivo, además de permitir el reflujo del contenido cuando se utilizan pantallas con tipografía grande, PDA y teléfonos móviles. Estas etiquetas se pueden realizar automáticamente cuando se guarda un archivo en formato PDF en las versiones de Excel, PowerPoint, Publisher, Visio o Word a partir de Microsoft Office 2007.

¿Cómo funcionan las etiquetas de PDF?

Las etiquetas agregan una capa de información denominada "semántica" a un documento PDF. Esta capa indica qué tipos de objetos se han incluido en un archivo, por ejemplo: encabezados, párrafos, imágenes y tablas. Cuando se guarda un archivo como PDF, la aplicación de Office identifica y etiqueta la semántica y la agrega al archivo. Las tecnologías de asistencia, como los lectores de pantalla y las lupas, pueden de este modo obtener acceso a las etiquetas y usarlas para presentar la información a los usuarios discapacitados. Si no se etiqueta el archivo, las tecnologías de asistencia podrían no comprender en qué contexto se encuentran algunas partes del texto y presentar al usuario una interpretación confusa del archivo. Incluso puede haber casos en los que el archivo sencillamente no se presente.

Puede preparar el archivo de origen para crear un archivo PDF accesible ejecutando el Comprobador de accesibilidad (a partir de las versiones 2010 de Excel, PowerPoint o Word) o ciñéndose a las directrices ofrecidas en los artículos siguientes:

Si está usando las versiones 2007 o posterior de Publisher o Visio, puede aplicar los principios indicados en los artículos anteriores a los archivos, como, por ejemplo, incluir texto alternativo para tablas e imágenes o usar estilos de encabezados y párrafos para bloques de texto antes de guardar el archivo en PDF.

 Importante    Incluir etiquetas en un archivo PDF aumentará el tamaño del archivo.

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Guardar un libro de Excel como PDF etiquetado

Después de haber creado un libro de Excel, puede guardar el archivo como PDF etiquetado siguiendo estos pasos:

MostrarExcel 2013

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  2. En Elegir una ubicación, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.
  3. En Elegir una carpeta, seleccione una carpeta que ya haya utilizado previamente o haga clic en Buscar carpetas adicionales para elegir una diferente.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  5. Haga clic en Opciones.
  6. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Guardar.

MostrarExcel 2010

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones.
  4. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

MostrarExcel 2007

  1. Haga clic en el botón de OfficeImagen del botón y, a continuación, en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones .
  4. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

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Guardar una presentación de PowerPoint como PDF etiquetado

Después de haber creado una presentación de PowerPoint, puede guardar el archivo como PDF etiquetado siguiendo estos pasos:

MostrarPowerPoint 2013

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  2. En Elegir una ubicación, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.
  3. En Elegir una carpeta, seleccione una carpeta que ya haya utilizado previamente o haga clic en Buscar carpetas adicionales para elegir una diferente.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y en PDF.
  5. Haga clic en Opciones.
  6. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Guardar.

MostrarPowerPoint 2010

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones.
  4. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

MostrarPowerPoint 2007

  1. Haga clic en el botón de Office Imagen del botón y, a continuación, en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones .
  4. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

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Guardar una publicación de Publisher como PDF etiquetado

Después de haber creado una publicación de Publisher, puede guardar el archivo como PDF etiquetado siguiendo estos pasos:

MostrarPublisher 2013

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  2. En Elegir una ubicación, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.
  3. En Elegir una carpeta, seleccione una carpeta que ya haya utilizado previamente o haga clic en Buscar carpetas adicionales para elegir una diferente.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y en PDF.
  5. Haga clic en Opciones.
  6. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Guardar.

MostrarPublisher 2010

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones.
  4. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

MostrarPublisher 2007

  1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como o haga clic en Publicar como PDF o XPS.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Cambiar y, a continuación, haga clic en Opciones avanzadas.
  4. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar o Publicar.

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Guardar un dibujo de Visio como PDF etiquetado

Después de haber creado un dibujo de Visio, puede guardar el archivo como PDF etiquetado siguiendo estos pasos:

MostrarVisio 2013

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.
  2. En Elegir una ubicación, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.
  3. En Elegir una carpeta, seleccione una carpeta que ya haya utilizado previamente o haga clic en Buscar carpetas adicionales para elegir una diferente.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  5. Haga clic en Opciones.
  6. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Guardar.

MostrarVisio 2010

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones.
  4. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

MostrarVisio 2007

  1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones.
  4. Compruebe que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

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Guardar un documento de Word como PDF etiquetado

Después de haber creado un documento de Word, puede guardar el archivo como PDF etiquetado siguiendo estos pasos:

MostrarWord 2013

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.
  2. En Elegir una ubicación, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.
  3. En Elegir una carpeta, seleccione una carpeta que ya haya utilizado previamente o haga clic en Buscar carpetas adicionales para elegir una diferente.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  5. Haga clic en Opciones .
  6. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Guardar.

MostrarWord 2010

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones .
  4. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

MostrarWord 2007

  1. Haga clic en el botón de OfficeImagen del botón y, a continuación, en Guardar como.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.
  3. Haga clic en Opciones .
  4. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.
  5. Haga clic en Guardar.

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