Introducción: Jefes de cartera de proyectos

En Project Web App, los jefes de cartera de proyectos son las personas que guían las propuestas de proyectos a través del proceso de comparación de las propuestas con las necesidades empresariales, las restricciones financieras y otros factores decisivos.

¿Es usted jefe de cartera de proyectos? En ese caso, bienvenido a Project Web App. Podrá usar esta herramienta para configurar plantillas de propuestas de proyectos, establecer las fases y etapas del flujo de trabajo, y configurar y ejecutar el análisis de carteras mediante el uso de impulsores de negocio, restricciones de costos y restricciones de recursos.

En este artículo


¿Qué es Project Web App?

Project Web App es una parte de una solución de administración de proyectos de principio a fin. Esta solución incluye un programa cliente, Project Professional y un servidor, Project Server. Project Web App es parte de Project Server. Es una aplicación web eficaz que se usa para realizar todo tipo de tareas, desde analizar carteras y administrar propuestas, hasta especificar la hora en un parte de horas y actualizar el estado de las tareas.

Orientación

La interfaz de Project Web App está compuesta por tres áreas principales: el Inicio rápido, la cinta de opciones y el área de presentación de contenido.

El Inicio rápido enumera las vistas y páginas principales a las cuales se puede obtener acceso. Puede hacer clic en estos vínculos para navegar a las diferentes áreas del programa. Algunas páginas en Project Web App no incluyen el Inicio rápido. Por ejemplo, al rellenar un formulario, se debe completar y guardar el formulario (o cancelarlo) para ver el Inicio rápido.

La cinta es la barra de herramientas que se usa para ejecutar acciones sobre el contenido actual del área de presentación de contenido. Puede haber varias fichas en la cinta de opciones para cambiar entre diferentes conjuntos de acciones. Cada ficha contiene grupos de botones relacionados que se pueden usar para interactuar con el contenido de la página.

El área de presentación contiene información acerca de las carteras, los proyectos y las tareas. Ésta es la parte principal de cada página y es el lugar donde se insertan y revisan los datos.

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¿Por dónde comenzar?

El punto de partida para los jefes de cartera de proyectos depende realmente de cuántas opciones ya estén configuradas en la implementación de Project Web App de su organización.

Paso 1: Trabajar con el administrador del sitio

Si en su organización se acaba de instalar Project Web App y la herramienta aún está en proceso de configuración, su rol como jefe de cartera de proyectos es trabajar con el administrador del sitio para configurar el flujo de trabajo del ciclo de vida de un proyecto y el diseño de las páginas usadas para recopilar información acerca de las propuestas de proyecto.

  • Ciclo de vida de un proyecto    El ciclo de vida de un proyecto se representa en Project Web App por medio de un flujo de trabajo configurado por el administrador del sitio de su organización. Este flujo de trabajo indica quién debe aprobar qué en determinados momentos durante el ciclo de vida. Los flujos de trabajo se construyen con fases y etapas.

Por ejemplo, el ciclo de vida de su proyecto puede incluir las fases Crear, Seleccionar, Planear y Administrar. Dentro de la fase Crear, puede encontrar etapas para Conseguir detalles de la propuesta, Revisión de propuesta y Rechazo de propuesta. Una propuesta comienza en la etapa Conseguir detalles de la propuesta. Cuando la persona que realiza la propuesta de proyecto envía los detalles, la propuesta pasa a la etapa Revisión de propuesta. Durante esta etapa, si las partes interesadas revisan la propuesta y determinan que merece la pena analizarla con más detenimiento, la propuesta pasa a la fase Seleccionar. Si las partes interesadas deciden rechazar la propuesta, ésta pasa a la etapaRechazo de propuesta durante la cual se comunica el motivo del rechazo a la persona que propuso el proyecto.

Si su organización se encuentra en las etapas iniciales de configuración de Project Web App, definir la lógica del ciclo de vida de un proyecto es un excelente punto de partida. Deberá estudiar detenidamente cuáles son las fases y etapas del ciclo de vida de un proyecto para su organización y comunicárselas al administrador del sitio.

  • Páginas de detalles de un proyecto    Si bien es el administrador del sitio quien se encarga de configurar las páginas que se usan para conseguir los detalles acerca de las propuestas de proyecto, el jefe de cartera de proyectos es el responsable de determinar qué información se debe conseguir durante cada fase y etapa del ciclo de vida del proyecto. Debe considerar qué información es fundamental para tomar decisiones relacionadas con las fases y etapas en el ciclo de vida y luego comunicar esa información al administrador del sitio de su organización.

Una vez que el administrador del sitio haya configurado Project Web App para reflejar esta información, podrá pasar a la siguiente sección, en la cual, como jefe de cartera de proyectos, podrá configurar y establecer la prioridad de los impulsores de negocio de la organización.

Paso 2: Configurar y establecer la prioridad de los impulsores de negocio

Las inversiones en proyectos se deben realizar en función de cuánto contribuyan a alcanzar los objetivos empresariales de una organización. Los jefes de cartera de proyectos son responsables de captar estos impulsores de negocio en Project Web App y, posteriormente, guiarlos a través de un proceso de asignación de prioridades con las partes interesadas correspondientes.

Para especificar los impulsores de negocio de su organización en Project Web App, en Inicio rápido, en Estrategia de cartera, haga clic en Biblioteca de impulsores de negocio. Para crear nuevos impulsores de negocio, puede usar las herramientas en la ficha Impulsores de la cinta de opciones.

Una vez especificados todos los impulsores de negocio de su organización en la Biblioteca de impulsores de negocio, el paso siguiente es asignar la prioridad de esos impulsores. Al establecer prioridades para los impulsores, se ofrece una representación más realista de los objetivos estratégicos de su organización que, a la larga, producirá valoraciones de las propuestas de proyecto más exactas durante el análisis de cartera. Para establecer las prioridades de los impulsores de negocio, en Inicio rápido, en Estrategia de cartera, haga clic en Priorizaciones de los controladores.

Paso 3: Analizar las propuestas de proyecto

A medida que las personas comienzan a proponer proyectos, su rol como jefe de cartera de proyectos es analizar cada propuesta para incluirla en la cartera de proyectos de la organización. El resultado de este análisis determinará si se aprueba la propuesta para que se convierta en proyecto o si se rechaza.

Para analizar las propuestas enviadas actualmente en Project Web App, en Inicio rápido, en Estrategia de cartera, haga clic en Análisis de cartera. Use las herramientas de la ficha Análisis de la cinta para crear un nuevo análisis.

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Cómo obtener ayuda

Microsoft ofrece varios recursos excelentes en vídeo para explorar esta nueva funcionalidad:

Si tiene problemas al usar Project Web App, use el siguiente flujo de trabajo para intentar encontrar una solución.

  1. Recursos web    Intente encontrar una respuesta a su pregunta en Office.com. Si allí no encuentra lo que necesita, también puede intentarlo en el Centro de soluciones de Project Server 2010.
  2. Administrador del sitio    Si no puede encontrar una solución, póngase en contacto con el administrador del sitio de Project Server de su organización para obtener ayuda.

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