Información general: hacer un seguimiento del progreso de la tarea y el tiempo

Project Web App permite hacer de forma sencilla un seguimiento del tiempo empleado en las tareas de un proyecto y del progreso de dichas tareas hasta su finalización. También puede especificar el tiempo invertido en tareas administrativas, como vacaciones, viajes, cursos y bajas por enfermedad. Según la configuración de la organización Project Web App, puede especificar el progreso de las tareas y el tiempo invertido con la misma vista o con vistas diferentes.

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre el tiempo frente al progreso de tarea

Primero, debemos asegurarnos de entender las diferencias entre el tiempo y el progreso de la tarea. El tiempo es la cantidad real de horas que pasa trabajando en una tarea específica. Esto es lo que debe completar en el parte de horas para capturar la cantidad de horas destinada a diferentes actividades durante la semana laboral. El progreso de tarea es un término global para proyectos como, por ejemplo, porcentaje completo y trabajo restante. Enviar el progreso de tarea es una manera de capturar una descripción más amplia de lo que ha hecho actualmente en una tarea específica y lo que considera que falta hacer para finalizar la tarea.

Veamos un ejemplo para entender las diferencias entre estos dos métodos de actualización de tareas. Le asignan una tarea que dura 5 días (o 40 horas). El lunes dedica 8 horas a la tarea, 4 horas el martes y 8 horas el miércoles, un total de 20 horas. Esta es la información que especificaría en un parte de horas. Pero cuando observa el trabajo hecho desde un punto de vista de progreso de tarea, a pesar de que se dedicaron 20 de las 40 horas para la tarea, podría sentir que no completó el 50 %. Puede considerar que está más adelantado, supongamos un 60 %, o más atrasado, tal vez un 35 %. Cuando comunica el porcentaje completado y calculado, ese es el progreso de tarea. Comunicar la cantidad estimada de horas que restan para la tarea también se considera progreso de la tarea.

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Obtener información sobre las ventajas de usar el modo de entrada única

Los administradores de sitios pueden configurar Project Web App para que los miembros del equipo puedan especificar y enviar el tiempo y progreso de tarea con dos vistas independientes, o con el modo de entrada única, donde el trabajo real se captura en una vista, y se envía al plan de proyecto de tarea (como progreso de tarea) y el parte de horas.

El modo de entrada único elimina el doble esfuerzo que implica enviar el tiempo y progreso de tarea de forma separada. Al usar vistas separadas para registrar el tiempo y el progreso de tarea, debe hacer uno de los procedimientos siguientes:

  • Especificar las horas dedicadas a una tarea en la vista Parte de horas y en la vista Tareas.
  • Importar las horas dedicadas a una tarea desde la vista Parte de horas a la vista Tareas.
  • Importar las horas dedicadas a una tarea desde la vista Tareas a la vista Parte de horas.

A pesar de que algunas organizaciones pueden necesitar esta separación, el método más sencillo para especificar las horas es con el modo de entrada única. Con el modo de entrada única activado, solo debe indicar el trabajo real en una vista, donde se envía al plan del proyecto de tarea y también al parte de horas.

 Nota    Al usar el modo de entrada única, el progreso de tarea se introduce como trabajo real, no como un porcentaje completado. Si prefiere especificar el progreso de tarea como un porcentaje completado, consulte al administrador de sitio sobre la opción de no usar el modo de entrada única.

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Configurar informes de tareas y de tiempo

Existen varios aspectos que el administrador de sitio debe configurar en Project Web App antes de que los miembros del equipo puedan empezar a informar del progreso de las tareas y el tiempo.

Tarea Descripción
Configurar períodos de informes de tiempo Los períodos de informes de tiempo se usan en las páginas Tareas y Parte de horas, y se deben configurar antes de poder usar cualquiera de las páginas.
Configurar clasificación de línea Las clasificaciones de línea de parte de horas se usan para ofrecer detalles sobre las tareas del proyecto. Por ejemplo, puede tener clasificaciones de horas extra que incluyan Tiempo de vacaciones, Tiempo doble, etc.
Configurar valores y valores predeterminados del parte de horas Los partes de horas se pueden configurar de diferentes formas correspondientes a las normas empresariales sobre la forma en que los usuarios tienen permitido hacer un seguimiento de tiempo. Aquí puede activar el modo de entrada única, que es nuevo en esta versión de Project Web App.
Configurar categorías de tiempo administrativo De forma predeterminada, Project Web App ofrece tres categorías de tiempo administrativo: Enfermedad, Vacaciones y Administrativo. La organización puede tener categorías específicas que satisfagan sus necesidades.
Configurar tareas y su presentación Las actualizaciones del progreso de las tareas se pueden configurar de varias formas para satisfacer las necesidades de la organización.

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Especificar y enviar el progreso de las tareas y el tiempo

A medida que los miembros del equipo trabajan en las tareas, pueden especificar el tiempo que dedicaron en esas tareas con un parte de horas, y especificar el progreso con respecto a la finalización ya sea en la misma vista que el parte de horas (denominado modo de entrada única) o en una vista separada, según cómo el administrador del sitio configuró Project Web App.

Tarea Descripción
Informar sobre un trabajo en el parte de horas Para empezar a introducir el tiempo empleado en hacer tareas, cree su parte de horas.
Informar del estado de las tareas Puede informar del progreso de sus tareas en la misma vista que el parte de horas o en una vista diferente.
Agregar o quitar una tarea del parte de horas (línea) Si en el parte de horas no aparece una tarea en la que ha estado trabajando durante un período de tiempo, puede agregarla como otra línea.
Agregar una tarea al estado de las tareas Si una tarea en la que ha estado trabajando durante un período de tiempo no aparece para informar del estado de la tarea, puede agregar dicha tarea a su estado.

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Aprobar o rechazar el progreso de las tareas o el tiempo

Una vez que un miembro del equipo envía un parte de horas o el progreso de las tareas, el paso siguiente es que los aprobadores revisen lo que se ha enviado y lo aprueben o lo rechacen.

Tarea Descripción
Aprobar o rechazar partes de horas completos Si un aprobador tiene muchos partes de horas pendientes de aprobación, puede resultarle útil aprobar o rechazar los partes de horas completos, en lugar de tener que revisarlos línea por línea.
Aprobar líneas de partes de horas o tareas Los aprobadores pueden aprobar o rechazar actualizaciones del progreso de tareas individuales o líneas del parte de horas.

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Corresponde a:
Project Web App para Project Online, Project Web App para Project Server 2013