Organizar tareas en subtareas y tareas de resumen

Para desglosar la lista de tareas con objeto de que aparezca más organizada y legible, sólo debe aplicar sangría (aplicar sangría: mover una tarea a un nivel inferior del esquema [hacia la derecha] en el campo Nombre de tarea. Al aplicar sangría, la tarea se convierte en una subtarea de la tarea predecesora más cercana de un nivel de esquema superior.) y anular sangría (anular sangría: mover una tarea a un nivel del esquema más alto [hacia la izquierda] en el campo Nombre de tarea.) en las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) del proyecto para crear un esquema (esquema: estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas tareas se ajustan en agrupaciones más amplias. En Project, las subtareas se sitúan con una sangría en tareas de resumen.) de las tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.) y subtareas (subtarea: tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de la subtarea está consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la función de esquema de Project para designar subtareas.).

 Nota   También puede crear una estructura detallada del trabajo (EDT: [Estructura detallada del trabajo] Estructura jerárquica que se utiliza para organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos. Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo mediante la utilización de identificadores de tareas o mediante la asignación de códigos EDT personalizados a cada tarea.) (EDT) para ayudarle a crear una lista de tareas tomando una descripción de alto nivel del trabajo y fragmentándola en componentes mediante identificadores de tareas o códigos alfanuméricos.

Elegir un método para organizar las tareas

Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto.

Existen dos métodos de organización de la lista de tareas:

  • Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.

 Nota   Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase.

  • Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases.

Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project.

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Organizar las tareas

Para crear un resumen de las tareas, aplíqueles o anule la sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas.

 Nota   Puede insertar otros proyectos en el proyecto para crear un proyecto maestro (proyecto principal: proyecto que contiene otros proyectos [conocidos como proyectos insertados o subproyectos]. También se denomina proyecto consolidado.) y subproyectos (subproyecto: proyecto que se ha insertado en otro proyecto. Utilice los subproyectos para dividir proyectos complejos en partes más manejables. También se conoce como "proyecto insertado".). Los subproyectos aparecen como tareas de resumen dentro del proyecto maestro. Microsoft Office Project Professional 2007 y Microsoft Office Project Server 2007 incluyen características de análisis y de creación de informes que pueden proporcionarle información que anteriormente sólo estaba disponible para un proyecto maestro.

Mostrar¿Cómo se calculan los valores de las tareas de resumen?

No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de las subtareas. Aunque algunos valores de las tareas de resumen (como costo (costo: costo total programado de una tarea, un recurso o una asignación o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina "costo actual". En Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto".) y trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.)) representan los valores totales de las subtareas, no es el caso de otros valores (como duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) y línea de base (plan de línea base: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.)). Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen como el tiempo de trabajo total entre la fecha de comienzo más reciente y la fecha de fin más alejada de sus subtareas.

Tarea de resumen

Llamada 1 Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de comienzo más próxima y la fecha de fin más reciente de todas las subtareas incluidas. No muestra la suma de todas las duraciones (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de las subtareas.

Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden modificar. Si tiene que cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración, actualice las subtareas individuales. Los valores de la tarea de resumen se recalculan.

  1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
  2. Haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como subtarea o anular la sangría como tarea de resumen.
  3. Haga clic en Aplicar sangríaImagen del botón para aplicar la sangría a una tarea, convirtiéndola en una subtarea.

Haga clic en Anular sangríaImagen del botón para anular la sangría de la tarea, convirtiéndola en una tarea de resumen.

 Sugerencia   Con el mouse (ratón) puede aplicar o anular la sangría a una tarea rápidamente. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrástrelo con el botón secundario para aplicar la sangría a la tarea o arrástrelo hacia la izquierda para anular la sangría de la tarea.

MostrarLa tarea que he seleccionado no se mueve cuando hago clic con uno de los botones de esquema. ¿Qué está sucediendo?

Si no puede aplicar o anular la sangría a sus tareas:

  • Puede estar intentando aplicar la sangría a una tarea de primer nivel    No se puede aplicar la sangría a las tareas de primer nivel. Por el contrario, aplique la sangría a aquellas tareas que desea incluir como subtareas de la tarea de primer nivel.
  • Puede estar intentando desplazar una tarea dentro de un proyecto consolidado    Cuando se trabaja con proyectos consolidados, no puede anular la sangría a una tarea más allá del nivel de la subtarea de una tarea de resumen.
  • Puede estar intentando aplicar o anular la sangría a asignaciones, no a tareas    Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran las asignaciones de recursos y tareas con sangrías similares a las de las subtareas. Aunque las asignaciones se puedan mostrar y ocultar junto con las subtareas, no se les puede aplicar ni anular la sangría.
  • Puede estar trabajando en una vista que no use los botones de esquema    Los botones de esquema (como Anular sangríaImagen del botón o Aplicar sangríaImagen del botón ) sólo funcionan cuando la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas es la vista activa. Si está usando una de estas vistas y no funcionan los botones de esquema, asegúrese de que se muestran las tareas de resumen.

Para mostrarlas, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones, en la ficha Vista y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar tareas de resumen.

  • Puede haber ordenado sus tareas sin conservar su estructura de esquema    Si sus tareas están actualmente ordenadas sin su estructura de esquema, no están disponibles los botones de esquema.

Para mantener la estructura de esquema cuando ordena las tareas, elija la opción Ordenar del menú Proyecto, haga clic en Ordenar por y, a continuación, active la casilla de verificación Conservar la estructura del esquema.

  • Puede haber agrupado las tareas    Si ha seleccionado un criterio en el cuadro Agrupar porCuadro Agrupar por, las tareas están agrupadas y no está disponible el esquema. Los botones Mostrar subtareasImagen del botón y Ocultar subtareasImagen del botón contraen y expanden las tareas agrupadas, en lugar de la estructura de esquema de las tareas de resumen y subtareas.

Para quitar la agrupación, haga clic en Sin agrupar en el cuadro Agrupar por.

 Notas 

  • Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.
  • Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema. Cuando desplace o elimine una tarea de resumen, desplaza o elimina automáticamente todas las subtareas asociadas.
  • Si elimina una tarea de resumen, Project eliminará automáticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangría de las subtareas hasta que tengan el mismo nivel que la tarea de resumen.
  • Cuando reorganiza una lista de tareas, cambiarán los números del esquema de los elementos listados. Los números de esquema se actualizan automáticamente cuando mueve, agrega o elimina tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado que especifica manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Necesita ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación de la tarea si la desplaza.
  • La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas. Después de organizar las tareas vinculadas en su programación de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.

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Corresponde a:
Project 2007