Objetivo: iniciar un proyecto

Se aplica a
Microsoft Office Project 2003
Microsoft Office Project Server 2003
Microsoft Project 2000 y 2002

La fase de planificación de un proyecto puede ocupar un periodo de tiempo significativo e involucrar a muchas personas, por lo que resulta muy importante definir los objetivos (objetivo: criterios cuantificables que deben cumplirse para que el proyecto se considere satisfactorio. Los objetivos deben incluir al menos las medidas de costo, de programación y de calidad. Los objetivos no cuantificables aumentan el riesgo de que el proyecto no los cumpla.), suposiciones (suposiciones del proyecto: factores que, por motivos de planeación, se consideran verdaderos, reales o certeros. Por lo general, las suposiciones conllevan un grado de riesgo.)y limitaciones del proyecto. La fase de planificación es también el momento para preparar un plan de administración del ámbito a fin de supervisar los cambios en los objetivos del proyecto.

En el caso de proyectos pequeños, puede no ser necesario escribir documentos completos para que los revisen otras personas. No obstante, las directrices de este artículo le resultarán útiles cuando escriba notas sobre el proyecto para sus propios registros.

 Sugerencia   Este documento forma parte de una serie de artículos que describen una amplia variedad de actividades de administración de proyectos. Denominamos a estas actividades "objetivos" porque se organizan en torno al ciclo de administración del proyecto: creación de un plan, supervisión y administración del proyecto, y cierre del proyecto. El ciclo de administración del proyecto se esboza en el mapa del proyecto, en el que podrá encontrar un vínculo a un artículo sobre cada objetivo de administración de proyectos. La mayoría de los artículos incluyen vínculos a información de referencia o procedimientos que se realizan en Project o Project Server. Estos artículos sobre "objetivos" se han diseñado para ayudarle no sólo a usar Project sino también a entender mejor la administración de los proyectos.

Objetivo siguiente

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Integrantes del grupo realizan la planificación de un proyecto Número 1  Definir los objetivos del proyecto    Tener unos objetivos claros resulta crucial, ya que el éxito de un proyecto vendrá determinado por lo cerca que se esté de su cumplimiento.

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Un objetivo de proyecto claro es tanto específico como mensurable. Evite los objetivos vagos como "Crear productos innovadores". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

Para que los objetivos sean eficaces, todos los participantes (participantes: personas y organizaciones que están involucradas de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto.) en el proyecto deben estar oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo un jefe de proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en parte permanente del proyecto. Si el documento se creó en un programa distinto de Project, puede adjuntarlo al archivo del proyecto para que resulte de fácil acceso.

Si utiliza Microsoft Office Project Web Access 2003 (Project Web Access: interfaz de usuario basada en Web para tener acceso a la información que hay en Project Server.), puede cargar fácilmente los documentos complementarios al inicio de un proyecto. Esto resulta útil si el grupo no tiene una carpeta o sitio Web compartido que contenga la información relevante para los proyecto u otros empeños corporativos.

 Nota   Asimismo, se puede ubicar información del proyecto en el cuadro Comentarios del cuadro de diálogo Propiedades de un proyecto. Esto ayuda a localizar documentos y proyectos una vez que el proyecto ha comenzado.

Número 2  Identificar las suposiciones del proyecto    Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente tendrá muchas preguntas importantes sin respuesta. Por ejemplo, ¿cuándo estarán los recursos principales disponibles para empezar a trabajar? y ¿cuánto tiempo se tardará en realizar un nuevo proceso?

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Para comenzar a planificar, se hacen conjeturas con cierta base y, a continuación, se usan esas estimaciones para crear la planificación.

Resulta importante realizar un seguimiento de las suposiciones que haga de modo que:

  • Los participantes en el proyecto puedan criticar las suposiciones y, en consecuencia, aceptar un conjunto de conjeturas del proyecto.
  • Se pueda actualizar el programa cuando se tenga más información sobre estos factores.

Tenga en cuenta estas áreas del proyecto cuando identifique las suposiciones subyacentes:

Estos son sólo algunos aspectos a tener en cuenta antes de comenzar cualquier proyecto complejo. El éxito final de un proyecto depende tanto de la identificación de las suposiciones y de la realización de planes de respaldo como de realizar lo que se ha planeado.

Número 3  Identificar las limitaciones del proyecto    Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarán las opciones de un jefe de proyecto.

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Normalmente, las tres limitaciones principales son:

Un cambio en una de estas limitaciones normalmente afecta a las otras dos y puede influir en la calidad global. Por ejemplo, reducir la duración del proyecto (programa) puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos) y reducir el número de funciones que se pueden incluir en el producto (ámbito). El jefe de proyecto debe determinar si este equilibrio es aceptable. Este concepto se denomina "las triples limitaciones de la administración de proyectos" o "el triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, haga una lista de las limitaciones del proyecto para garantizar que todos los participantes (participantes: personas y organizaciones que están involucradas de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto.) son conscientes de ellas y tienen la oportunidad de comentar la lista.

Asimismo, vale la pena que los participantes se pongan de acuerdo en cómo responderán si se presentan limitaciones inesperadas durante la ejecución del proyecto. Por ejemplo, si los costos de mano de obra resultan superiores a los previstos, los participantes pueden estar dispuestos a reducir el ámbito del proyecto de modos específicos y predefinidos.

 Nota   En Project, la palabra "limitación" significa una restricción que se establece en una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.). Por ejemplo, se puede especificar que una tarea se debe iniciar en una fecha determinada o finalizar no más tarde de una fecha en particular.

Número 4  Preparar un plan de administración del ámbito    Una vez identificados los objetivos, las suposiciones y las limitaciones de un proyecto, estará listo para crear un borrador del plan de administración del ámbito.

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El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto y del trabajo necesario para llevarlos a cabo.

El plan de administración del ámbito es un documento que describe cómo se administrará el ámbito del proyecto y cómo se integrarán los cambios de ámbito en el proyecto.

Un plan de administración del ámbito puede incluir:

  • Una evaluación de las probabilidades que existen de que el ámbito cambie, con qué frecuencia y cuánto.
  • Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios de ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, se puede decidir que el capataz pueda aprobar el trabajo si el cliente solicita un cambio de diseño que costará menos de 1000 euros, pero si el cambio supera este costo, el jefe del proyecto y el cliente deberán volver a evaluar el ámbito del proyecto en lo que a costos, recursos y otros factores se refiere.
  • Un plan que describa qué hacer cuando se identifique un cambio de ámbito (por ejemplo, notificar al patrocinador y emitir un pedido de cambio de contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir como base para elaborar el plan de emergencia (plan de emergencia: plan que identifica las medidas correctivas que se deben tomar si se produce un evento de riesgo.)del proyecto.