Mapa del proyecto: la guía básica para la administración de proyectos

Se aplica a
Microsoft Office Project 2003
Microsoft Office Project Server 2003
Microsoft Project 2000 y 2002

En Microsoft Office Project 2003, el Mapa del proyecto puede servirle de ayuda para alcanzar los objetivos de su proyecto si cumple las prácticas y los estándares aceptados de la metodología de gestión de proyectos.

El Mapa del proyecto recoge las tres fases del ciclo de vida de un proyecto: la elaboración de un plan, el seguimiento y la administración del proyecto, y el cierre del proyecto. Conozca bien esta guía básica para la administración de proyectos examinando los objetivos correspondientes a cada una de estas fases.

 Sugerencia    Haga clic en los vínculos que figuran a continuación para ver las actividades que componen la administración de proyectos y, a continuación, haga clic en los objetivos si desea obtener instrucciones detalladas para alcanzar cada uno de los objetivos en Project.

Integrantes de un equipo planean un proyecto

Elaborar un plan

MostrarDefinir un proyecto

Antes de elaborar un proyecto, debe decidir en qué va a consistir exactamente, cuál será su alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) y qué espera alcanzar con el proyecto.

¿Qué desea explorar?

Objetivo Descripción
Comenzar un proyecto Durante la fase de planeación de los proyectos que se prolongan en el tiempo o implican a un gran número de personas, es importante definir los objetivos, los supuestos y las delimitaciones del proyecto.
Comenzar a elaborar el plan de un proyecto Tras la fase inicial de planeación, puede crear un archivo de proyecto, especificar los datos preliminares del proyecto y adjuntar los documentos del plan al archivo.
Definir los resultados del proyecto Una vez determinados los objetivos del proyecto, defina el producto o servicio que cumpla esos objetivos.

MostrarPlanear las actividades del proyecto

Cuando haya definido en qué consiste el proyecto y, para asegurarse de que el proyecto tendrá resultados satisfactorios, deberá analizar las principales actividades implicadas. Muchos proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera a tiempo el alcance del trabajo que implica la creación de un proyecto.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Definir fases y tareas Una vez que haya determinado el trabajo que implica el proyecto, puede organizarlo en hitos, fases y tareas, e integrarlos en un plan de proyecto.
Mostrar la organización del proyecto Después de perfilar las tareas, puede mostrar asimismo la estructura del proyecto mediante códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) integrados o personalizados, o mediante códigos de esquema.
Duración estimada de las tareas Project podrá crear una programación realista, a menudo basándose únicamente en las duraciones de tareas y dependencias de tareas especificadas.
Programar tareas de proyectos Tras especificar las duraciones de las tareas, llega el momento de indicar cómo se relacionan entre sí y cómo se vinculan con fechas determinadas.
Crear interrelaciones entre proyectos Mediante la creación de dependencias entre tareas de diferentes proyectos, puede evaluar los efectos que ciertos cambios o actividades producirán en otros proyectos.

MostrarPlanear y adquirir recursos

En este punto del proceso de planeamiento del proyecto, ya ha identificado el alcance del proyecto, creado la lista de tareas y estimado la duración de las mismas.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Estimar las necesidades de los recursos Ya ha identificado el alcance del proyecto, determinado la lista de tareas y estimado las duraciones de las mismas. Puede usar esta información para realizar estimaciones preliminares, identificar los requisitos e iniciar los procesos de asignación de personal y de adquisición para obtener los recursos necesarios.
Crear el equipo del proyecto Ya ha identificado, aprobado y adquirido todos los recursos del proyecto. Llega el momento de crear el equipo integrando la información sobre los recursos en el plan del proyecto.
Compartir los recursos con otros proyectos Project facilita el uso compartido de los recursos en varios proyectos donde se van a utilizar los mismos materiales, personas y equipos.
Asignar los recursos a las tareas Una vez integrada la información sobre los recursos en el proyecto, podrá asignar los recursos a las tareas específicas que ha definido para el proyecto.

MostrarPlanear los costos del proyecto

Sin una clara comprensión de dónde se generan los costos de un proyecto, éste podría venirse abajo rápidamente y volverse económicamente inviable. Los costos se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Estimar los costos La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y/o tareas necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.
Definir y compartir la información de costos Tras especificar los costos, podrá guardarlos como presupuesto antes de comenzar a realizar el seguimiento y administrar el plan. Quizás desee adjuntar asimismo importantes notas sobre las decisiones presupuestarias, compartir la información presupuestaria con otros usuarios o transferir la información a otros formatos de archivo.
Preparar la administración de costos Tras determinar los costos, podrá llevar a cabo los preparativos necesarios para realizar su seguimiento y administración con el fin de asegurar que el proyecto no sobrepase el presupuesto. Puede especificar una fecha de inicio del año fiscal, controlar las opciones de cálculo y determinar la fecha en que los costos deben ser pagaderos.

MostrarPlanear la calidad y los riesgos

La calidad es un aspecto básico que afecta directamente a los clientes o usuarios. Sin un plan de administración de riesgos, el proyecto puede sufrir problemas inesperados.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo Descripción
Planear la calidad Antes de comenzar un proyecto, debe identificar los estándares de calidad necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.
Identificar y planear los riesgos Planear, identificar y reducir los riesgos varias veces a lo largo de un proyecto puede ayudar a respetar la programación y el presupuesto.

MostrarPlanear la comunicación y la seguridad

La comunicación y la seguridad son aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta a la hora de crear un grupo que colabore adecuadamente.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Definir métodos para comunicar la información del proyecto Defina un método para comunicarse con el grupo del proyecto y mantener el proyecto actualizado.
Proteger la información del proyecto Project y Project Server cuentan con funciones de seguridad básicas para ayudar a impedir el acceso no autorizado a la información del proyecto.

MostrarOptimizar un plan de proyecto

Cuando el proyecto haya comenzado, puede que sea necesario revisar el desarrollo del mismo y ajustar las tareas, los recursos o los costos.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Optimizar el plan del proyecto para cumplir con la fecha de finalización Una vez elaborado el plan del proyecto, puede revisarlo y ajustarlo para asegurarse de que se cumplirá con la fecha de finalización programada.
Optimizar el plan del proyecto para los recursos Una vez elaborado el plan del proyecto, revise la asignación de los recursos para optimizar sus cargas de trabajo.
Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto Revise los costos planeados en el plan de proyecto elaborado para garantizar que se ajusten al presupuesto.

MostrarDistribuir un plan de proyecto

Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionándoles acceso a las vistas y los informes impresos o en pantalla.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso Cuando haya programado el proyecto, quizás desee distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.
Distribuir información sobre el proyecto en línea También puede distribuir en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.

Controlar y administrar un proyecto

MostrarRealizar un seguimiento del progreso

Seleccione los elementos de los que desee realizar un seguimiento, elija el método de seguimiento y, a continuación, comience a supervisar el progreso del proyecto.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Configurar un proyecto para su seguimiento Aunque el seguimiento con Project es sencillo de realizar, hay varios pasos que debe seguir antes de comenzar a supervisar el progreso del proyecto.
Registrar el progreso y responder a las actualizaciones Una vez seleccionados los elementos y el método de seguimiento, puede comenzar a supervisar dichos elementos.

MostrarAdministrar una programación

Para administrar un proyecto, identifique los problemas, ajuste la programación e informe del progreso a los participantes e integrantes del grupo.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Identificar los problemas de programación A medida que controla el progreso de las tareas, puede revisar la programación para identificar problemas o posibles problemas en la programación de las tareas.
Volver a poner las tareas, las fases o el proyecto en las fechas previstas Si identifica problemas en la programación, puede utilizar diversas estrategias para administrar la programación del proyecto.
Distribuir la información del proyecto en formato impreso Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.
Distribuir la información del proyecto en línea Si ha cambiado tareas, recursos, asignaciones, también puede distribuir versiones en línea de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.

MostrarAdministrar los recursos

Administre los recursos controlando su progreso, identifique y resuelva los problemas de asignación, administre los recursos compartidos e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Realizar un seguimiento del progreso de los recursos La forma más efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos en un proyecto consiste en equilibrar la carga de trabajo de éstos y controlar el progreso de las tareas.
Identificar los problemas de asignación de los recursos Al revisar la información sobre los recursos como las asignaciones, sobreasignaciones o infraasignaciones, los costos y las varianzas entre el trabajo planeado y el trabajo real, se puede comprobar si los recursos están asignados de forma óptima a las tareas para obtener los resultados deseados.
Resolver los problemas de asignación de los recursos Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, deberá administrar su carga de trabajo con el fin de resolver las sobreasignaciones e infraasignaciones de los mismos.
Administrar los recursos compartidos Después de definir el uso compartido de los recursos entre los proyectos mediante un fondo de recursos, actualice y revise la información sobre los recursos compartidos.
Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso A medida que los recursos finalicen tareas del proyecto, podrá distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.
Distribuir la información sobre el proyecto en línea A medida que progresa el trabajo de los recursos, también puede distribuir a los participantes e integrantes del grupo versiones en línea de la información mas actualizada sobre el proyecto.

MostrarAdministrar los costos

La administración de costos consiste en mantener éstos dentro del presupuesto. Se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Identificar los problemas de costos Identifique los problemas de costos revisando los costos totales y las varianzas que se producen a lo largo del proyecto. De este modo, podrá realizar ajustes si son necesarios.
Mantener los costos de acuerdo al presupuesto Para mantener los costos dentro del presupuesto, deberá revisar las varianzas de costos que se producen a lo largo del proyecto. De este modo, podrá realizar los ajustes necesarios.

MostrarAdministrar el alcance

El alcance de un proyecto consiste en los productos o servicios que se deben proporcionar y el trabajo requerido. A medida que avanza el proyecto, es posible que algunos componentes del producto o servicio necesiten ajustes o deban ser eliminados.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Responder a los cambios en el alcance Una vez comenzado el proyecto, es posible que sea necesario incrementar o recortar el alcance para ajustarse al presupuesto o a la programación.
Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso Si cambia el alcance del proyecto y ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, quizá desee distribuir copias impresas de la información de proyecto más actualizada.
Distribuir la información sobre el proyecto en línea También puede distribuir versiones en línea de la información más actualizada del proyecto.

MostrarAdministrar los riesgos

Identifique los posibles puntos conflictivos anticipando los riesgos y respondiendo a los eventos de riesgo, e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Identificar los nuevos riesgos Una vez comenzado el proyecto, es posible que eventos difíciles de anticipar creen nuevos riesgos que deberán administrarse.
Responder a los eventos de riesgo Si identifica nuevos riesgos durante el proyecto, tendrá que responder a ellos.
Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizás desee distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.
Distribuir la información sobre el proyecto en línea En lugar de distribuir copias impresas, puede facilitar en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del proyecto.

MostrarInformar del estado del proyecto

Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionándoles acceso a vistas e informes impresos o en línea.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Informar del estado del proyecto en formato impreso Puede distribuir a los participantes o integrantes del grupo copias impresas de la información acerca del estado del proyecto.
Informar en línea del estado del proyecto También puede facilitar esta información en línea a los participantes e integrantes del grupo, ya sea de forma periódica o según sea necesario.

Cerrar un proyecto

MostrarRevisar la información final del proyecto

Cuando el proyecto finaliza, es un buen momento para celebrar una reunión con los participantes e integrantes del equipo, analizar lo que ha ido bien y lo que no, y elaborar informes y vistas finales, ya sea impresos o en línea.

¿Qué desea analizar?

Objetivo Descripción
Revisar la información final del proyecto El final de un proyecto es una oportunidad para recabar y registrar la información del proyecto y compartirla con los participantes e integrantes del grupo.
Distribuir la información sobre el proyecto en línea Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizás desee distribuir en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.
Distribuir la información sobre el proyecto en formato impreso En lugar de distribuir los datos del proyecto en línea, quizá desee distribuir copias impresas de la información de proyecto más actualizada a los participantes e integrantes del grupo.