Introducción a la información de costo del proyecto

Con Microsoft Office Project, puede calcular y controlar información básica de los costos (costo: costo total programado de una tarea, un recurso o una asignación o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina "costo actual". En Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto".) del proyecto. Puede utilizar varios tipos de costos: Project los calculará automáticamente conforme avanza el proyecto.

En este artículo


¿Qué tipos de costos están disponibles en Project?

Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de costos. En Project, puede especificar y controlar los siguientes tipos de costos:

 Notas 

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¿Cómo se crean presupuestos y se comparan con los costos?

Los presupuestos se pueden crear y supervisar desde dos direcciones: mediante un método de estimación ascendente (estimación de abajo a arriba: método de estimación en el que los costos base de cada elemento o recurso de trabajo se calculan en totales de costos de tareas, recursos y proyectos.) o descendente (estimación de arriba a abajo: método de estimación que utiliza los costos reales de un proyecto similar anterior como base para estimar los costos totales de un proyecto actual. Este método se utiliza a menudo cuando existe información limitada sobre el proyecto.). Microsoft Office Project permite el uso de ambos métodos.

Crear un presupuesto mediante el método ascendente

En el método ascendente, se calculan las tasas base o los costos por uso de recursos, y los costos fijos o recursos de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión o el alojamiento.) de tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) individuales. Microsoft Office Project calcula el total de costos de los recursos, las tareas y la totalidad del proyecto. Este método (denominado también estimación ascendente (estimación de abajo a arriba: método de estimación en el que los costos base de cada elemento o recurso de trabajo se calculan en totales de costos de tareas, recursos y proyectos.)) permite obtener resultados confiables y exactos.

Cuando se crea un presupuesto ascendente en Microsoft Office Project:

  • En primer lugar, se especifican las tasas de pago, los costos por uso, los costos fijos y los recursos de costo.
  • A continuación, se especifica el trabajo o la duración prevista para cada tarea.
  • Por último, se asignan recursos a las tareas.

 Nota   Los recursos de presupuesto son más adecuados para los planes descendentes. Sólo se pueden aplicar en el nivel de proyecto mediante la asignación de un recurso de presupuesto (recurso de presupuesto: un recurso de presupuesto ayuda a capturar el dinero, trabajo o material que financia a un proyecto. Los presupuestos sólo pueden aplicarse al nivel de proyecto mediante la asignación de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.) a la tarea de resumen del proyecto (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.).

Microsoft Office Project calcula a continuación el total de costos previstos de realización de todas las tareas del proyecto. Si este total no concuerda con las cifras presupuestadas, puede ajustar las tasas de pago, las asignaciones de recursos, etc.

Después de ajustar los costos previstos, puede guardar un plan previsto (plan de línea base: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.), con lo que se define un presupuesto para el proyecto.

Cuando disponga de un presupuesto, podrá comparar los gastos reales con los previstos y realizar los ajustes necesarios para ceñirse al presupuesto. En la mayoría de los casos, sólo tendrá que especificar los costos reales para cada tarea. Microsoft Office Project calculará el costo de la tarea teniendo en cuenta la marcha del proyecto. Puede indicar también costos específicos, si es necesario.

 Nota   Puede ver el total de costos para realizar un seguimiento de los mismos en tres lugares distintos: en el cuadro de diálogo Información del proyecto, en las vistas de Project (en concreto, en las vistas Uso de tareas y Uso de recursos) o en un informe. Si utiliza Visual Reports, podrá exportar además esta información de costos a otros programas, como Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office Visio 2007.

Crear un presupuesto mediante el método descendente

En el método descendente de estimación de presupuestos, se calcula el total de los costos generales de recursos, tareas y proyectos en función de una experiencia anterior con proyectos similares. Si dispone de una cantidad máxima fija de dinero que puede gastar en un proyecto, el método de creación de presupuestos descendente es preferible al método ascendente.

Cuando se crea un presupuesto descendente para el proyecto:

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¿Qué son los costos basados en tasas y cómo se calculan?

Los costos de recursos basados en tasas son costos de recursos de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.), como personas o equipos de alquiler, a los que se asignan tasas estándar y, si procede,tasas de horas extra (horas extra: cantidad de trabajo en una asignación programada fuera de las horas laborables normales del recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. El trabajo de horas extra indica la cantidad de trabajo de la asignación que se ha especificado como trabajo de horas extra.), que se calculan normalmente por horas. Cuando asigne un recurso a una tarea, Microsoft Office Project calculará el costo total de recurso mediante las tasas de recurso horarias especificadas y el tiempo (o la duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.)) empleado en realizar la tarea.

 Nota   De forma predeterminada, Microsoft Office Project utiliza tasas de recurso estándar para calcular los costos de la cantidad completa de trabajo empleado en realizar una tarea. Microsoft Office Project no calcula automáticamente las horas adicionales como horas extra, a menos que estas horas se definan específicamente como horas extra.

Como el trabajo representa siempre la cantidad total de trabajo realizado, la cantidad de trabajo de horas extra se incluye, pero no se suma, en la cantidad total de trabajo. Por ejemplo, si una persona tiene previsto trabajar 40 horas durante 4 días, de las que 8 son horas de trabajo normal y 2 son horas extra trabajadas cada día, debe asignar 10 horas de trabajo al día y, después, designar 2 de esas 10 horas como horas extra. Microsoft Office Project calcula el costo de las horas especificadas como horas extra utilizando la tasa de horas extra especificada. Las horas restantes se calculan con la tasa estándar.

Los costos de material basados en tasas son los costes de recursos de material consumible, como materiales de construcción o suministros, a los que se asignan tasas estándar, que no suelen calcularse por hora. Para asignar costos de recursos de material, se define la tasa por unidad de material, como tasa por metro o por tonelada. Cuando asigne un recurso de material a una tarea, Microsoft Office Project calculará el total de costos de material multiplicando la tasa de recurso de material especificada por el número de unidades de material utilizadas para realizar la tarea.

Los recursos de trabajo tienen a veces aplicada una tabla de tasas de costo (tabla de tasa de costo: recopilación de información sobre las tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas para cada recurso.) cuando se calculan los costos. Una tabla de tasas de costo es un conjunto de tasas o costos por uso para recursos de material o de trabajo. Microsoft Office Project proporciona cinco tablas de tasas de costo, con nombres que van desde la A hasta la E (y que no se pueden cambiar), de forma que si un recurso tiene tasas diferentes para tipos de trabajo distintos, puede asignar cinco conjuntos de tasas distintos a ese recurso. Por ejemplo, si un carpintero tiene una tarifa para los retoques finales y otra para el encofrado, puede aplicar una tabla de tasas de costo a la asignación de retoques finales y otra a la asignación de encofrado.

En cada tabla de tasas de costo, hay hasta 25 filas que puede utilizar para especificar cambios futuros en las tasas (como un incremento de la tasa de pago o un cambio en los costos de material). Para cada cambio de tasa deberá especificar la fecha en que surte efecto el cambio. Por ejemplo, si sabe que el pago de un recurso aumentará dentro de seis meses, puede configurar Microsoft Office Project para que comience a utilizar esa nueva tasa en esa fecha.

 Nota   Si utiliza Microsoft Office Project Professional 2003 y trabaja con recursos de empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organización. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.), su organización puede decidir que se asignen restricciones a las tablas de tasas. Por ejemplo, la organización puede designar la tabla de tasas A para las tasas de facturación y la tabla de tasas B para tasas no facturables. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project Professional y Project Server.).

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¿Qué son los costos por uso y cómo se calculan?

Los costos por uso son cuotas únicas para el uso de un recurso, como un equipo. Los costos por uso no dependen nunca de la cantidad de trabajo realizado, sino que se contraen cada vez que se utiliza el recurso. Mientras que un costo por uso de un recurso de trabajo depende del número de unidades de asignación (unidades de asignación: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.) utilizadas, un costo por uso de un recurso de material sólo se aplica una vez. Por ejemplo, si un albañil tiene un costo por uso de 100 euros (en lugar de una tasa por horas) y para realizar una tarea se necesitan tres albañiles, el costo es de 300 euros. Pero un costo de entrega por uso de 100 euros de un recurso de material como el cemento se aplica una sola vez por entrega, independientemente de si se entregan 10 o 100 toneladas de cemento.

 Nota   Los costos por uso se definen en la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del recurso.

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¿Qué son los costos fijos y cómo se calculan?

Los costos fijos son costos de una tarea que permanecen constantes independientemente de la duración, la cantidad de trabajo realizado por el recurso y el número de unidades de asignación.

 Nota   Un costo de recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea requiere más tiempo del previsto, pero no ocurre lo mismo con los costos fijos. Por ejemplo, si un carpintero es un recurso basado en tasas (es decir, se le paga por horas) y se prevé que realice una tarea en cinco días, pero en realidad tarda siete días en realizarla, se le pagará más de lo presupuestado. Sin embargo, si al carpintero se le paga un costo fijo por el trabajo, el costo sigue siendo el mismo con independencia del tiempo que tarde en realizar la tarea.

Puede asignar costos fijos a una tarea que tenga asignada también costos de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si un recurso basado en tasas asignado a una tarea contrae también gastos de viaje, puede agregar los costos de viaje a la misma tarea como importe fijo. Los costos fijos se incluyen en el total de costos tanto de las fases del proyecto (en tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.)) como de todo el proyecto.

 Nota   Los costos fijos se definen en una vista de tareas (como un diagrama de Gantt) aplicando la tabla de tasas de costo correspondiente y definiendo el importe de costo en el campo Costo fijo.

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¿Qué son los recursos de costo y cómo se calculan?

A diferencia de los costos fijos y los costos por uso, los recursos de costo (como el alojamiento y el billete de avión) se crean como un tipo de recurso y después se asignan a una tarea. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costo no pueden tener un calendario aplicado; por tanto, no afectan a la programación de la tarea. La cantidad de recursos de costo no depende de la cantidad de trabajo realizado en una tarea.

Los recursos de costo se utilizan cuando se desea aplicar a una misma tarea varios costos distintos de diverso tipo que no cambian a raíz de la cantidad de trabajo realizado en la tarea. Por ejemplo, un ejecutivo que trabaja en una nueva propuesta de proyecto podría tener tres recursos de costo aplicados: uno para los billetes de avión, otro para las dietas de comida y otro para los gastos de alojamiento en un hotel. Por tanto, varios costos "fijos" se pueden aplicar a una sola tarea. A diferencia de los recursos de trabajo y de los recursos de material, las tasas de costo no se pueden aplicar a los recursos de costo.

 Nota   Los recursos de costo se crean en la hoja de recursos. (En la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso, haga clic en Costo en la lista Tipo). Después de crear el recurso de costo, puede asignarlo a las tareas según sea necesario. Una vez asignado a una tarea, puede definir el importe del costo en el cuadro de diálogo Información de la tarea de la tarea, en el cuadro de diálogo Información de la asignación de dicha tarea o en la vista Uso de tareas que tiene aplicada la tabla de costos.

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¿Cómo se regula el flujo de caja?

Al asignar costos a tareas y recursos, puede especificar cuándo se devengan (método de valores devengados: determina cuándo se ha incurrido en el costo de un recurso y cuándo se han cargado los costos reales a un proyecto. Se puede incurrir en costos al principio [Comienzo] o al final [Fin] de una tarea, o bien prorratearlos [Prorrateo] durante la tarea.) los costos. Si el flujo de caja es un factor crítico para su proyecto, tal vez desee cambiar el modo en que se devengan los costos para las distintas tareas, con el fin de asegurarse de que sólo se devengan cuando dispone de fondos suficientes para pagarlos.

Con la salvedad de los costos por uso, que se devengan siempre al inicio de una tarea, Microsoft Office Project prorratea los costos de manera predeterminada y calcula el devengo de costos en función del porcentaje de la tarea finalizado, distribuyéndolo en el tiempo total que dura la tarea. Sin embargo, puede hacer también que los costos se devenguen al inicio de la tarea (si tiene un importe global a pagar al comienzo de la tarea) o al final de la tarea (si reserva el pago hasta que termine el trabajo).

 Nota   El método de devengo se puede definir de varias formas, en función del tipo de costo. Para la mayoría de los tipos de recursos (incluidos los recursos de trabajo, material y costo, y los costos por uso), el método de devengo se define en la ficha Costo del cuadro de diálogo Información del recurso. Para los costos fijos, se define en el campo Acumulación de costos fijos.

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Corresponde a:
Project 2007