El triángulo del proyecto

“Puede tenerlo bueno, rápido o barato. Elija dos.” 

Los ingenieros han estado diciendo esto a administradores de proyectos durante décadas.

En términos algo diferentes, todos los proyectos equilibran un “triángulo” de tiempo, dinero y ámbito — no puede cambiar uno de ellos sin que se vea afectado al menos uno de los otros. El trabajo del administrador del proyecto es hacer que no se derrumbe todo el triángulo.

¿Cómo? En primer lugar, cuando surja un problema, localícelo en el triángulo del proyecto — ¿se trata de tiempo (programación), dinero (presupuesto) o ámbito? En segundo lugar, descubra qué lados del triángulo puede cambiar y cuáles “se corrigen” en el lugar. En tercer lugar, ajuste lo que pueda para corregir el problema y optimice el proyecto. En cuarto lugar, finalice el proyecto y celébrelo.

En este artículo


Hora + dinero + ámbito = calidad

Al triángulo de proyecto también se le conoce como el “triángulo de hierro” y, de manera menos poética, las “restricciones triples”. Sea cual sea la manera de llamarlo, equivale a lo mismo: no puede cambiar el ámbito, la programación o el presupuesto de un proyecto sin que al menos uno de las otras dos partes se vea afectada.

El triángulo del proyecto

Estos son algunos ejemplos de su funcionamiento:

Calidad es la cuarta parte del triángulo de proyecto. Se encuentra en el centro, donde cualquier cambio en cualquier lado le afecta.

Triángulo del proyecto con calidad

Por ejemplo, si va por delante de lo programado, podría ser capaz de reemplazar características de recorte o de permitir más tiempo para tareas existentes. Con este tiempo y ámbito adicionales, el resultado final podría ser un producto mejor.

Un punto clave: no hay ningún estándar universal para la calidad. Para cualquier proyecto determinado, la calidad se define dentro del propio proyecto. Para algunas compañías, mantener un proyecto en el presupuesto es la medida de calidad más importante. Para otros, llevarlo al mercado a tiempo resulta más importante. Un administrador de proyectos tiene que saber cómo se define la calidad para la organización y el proyecto específico.

En el ejemplo anterior, podría simplemente terminar el producto pronto con menos características, llevándolo al mercado por delante de sus competidores. Esa podría ser la definición de calidad para ese proyecto en su compañía.

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Saber qué es lo que no puede cambiar

En la mayoría de los proyectos, al menos un lado del triángulo está fijo en la posición. No puede cambiarlo.

Puede que el presupuesto no sea negociable. (¿Le suena?) O puede que el producto definitivamente tenga que salir a la venta antes de una fecha determinada. O bien, puede que ambas opciones sean verdaderas.

A menudo, los elementos fijos de un proyecto se dictan desde por encima del administrador de proyectos pero no siempre. A veces, recae sobre usted la responsabilidad de decidir qué elemento es más importante para el éxito del proyecto. Y realmente tiene que ser claro sobre esto para cuando aparecen los problemas (y siempre aparecen).

Cuando el problema se produce en un lado fijo, el curso de la acción es a menudo claro. Por ejemplo, si descubre que una característica de software llevará más tiempo de lo pronosticado y ha firmado un contrato diciendo que entregará dicha característica (ámbito), tendrá que mudar la fecha de finalización o agregar recursos para terminarlo a tiempo.

Si el lado fijo y el lado del problema son diferentes, no se rinda. Esa es la belleza del triángulo del proyecto; siempre hay espacio para realizar cambios. Por ejemplo, si su proyecto tiene que terminar a tiempo y ha crecido en el ámbito, todavía podrá ajustar el coste agregando recursos.

Si los tres lados del triángulo están pegados, no se asuste. El proyecto puede tener problemas pero al menos usted sabe que los tiene y cuenta con un buen punto de partida para volver a pensar en los objetivos del proyecto o los estándares de calidad.

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Optimizar la programación

Más tarde o más temprano, se enfrentará a un proyecto que está establecido para sobrepasar un plazo inflexible.

Una manera segura de reducir la programación es acortar la ruta crítica (ruta crítica: serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea crítica.), una serie de tareas cuya última tarea finaliza en la fecha final del proyecto. El cambio de otras tareas podría no acortar la programación pero el cambio de las tareas críticas sí lo haría. Para reducir la ruta crítica puede hacer lo siguiente:

Por supuesto, fijar la programación de esta manera puede tener efectos drásticos en el presupuesto, ámbito y calidad del proyecto.

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Optimizar el presupuesto

En la mayoría de los proyectos, el fragmento mayor del presupuesto consta de costes de recursos: los costes fijos (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.) y los basados en tarifas de personas, equipo y materiales. Permanecer dentro del presupuesto puede requerir opciones muy difíciles:

  • Recortar el ámbito del proyecto de manera que haya menos tareas, más breves, que necesiten recursos.
  • Quitar recursos.
  • Asegurarse de que las tarifas, tasas y tiempo extra son correctos.
  • Comprobar que los recursos son los adecuados para el trabajo.
  • Reemplazar un recurso caro por otro de menor precio.

Mantener los costes bajo control puede forzar el plazo o requerir recortes en el ámbito del proyecto. Por ejemplo, si no permite el tiempo extra en las tareas, puede descubrir que la fecha de finalización es un mes más tarde. O bien, si reduce el ámbito, la fecha de finalización podría moverse realmente.

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Optimizar el ámbito

¿Pensaría en ahorrar dinero construyendo un puente que sea unos metros más bajo que el río que cruza? Por supuesto que no. A veces el ámbito del proyecto no se puede cambiar por lo que tiene que llevar a cabo otras acciones:

  • Agregar recursos para asegurarse de que todas las tareas están completadas (coste).
  • Recortar tareas que no se encuentran en la ruta crítica, si hay algunas (coste).
  • Agregar tareas o agregar duración a tareas (coste).
  • Ampliar el plazo para permitir tiempo para todas las tareas con el nivel actual de recursos (hora).

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Corresponde a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010