Cómo programar trabajos en Project

Microsoft Office Project utiliza un eficaz motor de programación para ayudar a alinear los proyectos y tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) de su organización con los recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) disponibles. Comprender cómo funcionan las programaciones de proyectos es un factor clave en la toma de decisiones de planeamiento inteligentes.

En este artículo


El gran concepto: ¿cómo se programa un proyecto?

Project programa un proyecto a partir de la información que se le indica sobre lo siguiente:

  • El proyecto global.
  • Los elementos de trabajo individuales (denominados tareas) necesarios para completar el proyecto.
  • Si es necesario, los recursos necesarios para llevar a cabo esas tareas.

Si algún aspecto del proyecto cambiara después de haber creado la programación, se podrían actualizar las tareas o los recursos y Project ajustaría la programación.

Para cada tarea, debe indicar uno o todos de los siguientes aspectos:

Con esta información, Project calcula la fecha de inicio (fecha de comienzo: fecha en la que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las restricciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios calendarios y restricciones.) y la fecha de finalización (fecha de finalización: fecha en la que está programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las restricciones de la tarea.) para cada tarea.

Puede incluir recursos en el proyecto y asignarlos a las tareas para indicar qué recurso es responsable de completar cada asignación (asignación: recurso específico asignado a una tarea concreta.). Esto no sólo ayuda a planear el personal del proyecto, sino que también puede ayudarle a calcular el número de equipos necesarios o la cantidad de material que se va a utilizar. Si incluye recursos, las programaciones de tareas son más precisas según la siguiente información sobre recursos:

Otros elementos, como el tiempo de adelanto (tiempo de adelanto: superposición entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar, puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto del 50 por ciento para la tarea sucesora [con un valor de posposición negativo].) y el tiempo de posposición (tiempo de retardo: retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si necesita un retraso de dos días entre la finalización de una tarea y el comienzo de otra, puede establecer una dependencia de finalización a comienzo y especificar dos días de retardo [con un valor positivo].), tipos de tarea (tipo de tarea: caracterización de una tarea basándose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: unidades fijas, trabajo fijo y duración fija. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.), disponibilidad (disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) de recursos y el recurso de conducción (recurso esencial: recurso cuya asignación a una tarea determina la fecha de finalización de ésta.), pueden afectar a la programación, por lo que comprender los efectos de estos elementos puede ayudarle a mantener y ajustar la programación según sea necesario.

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¿Cómo afecta la fecha de inicio del proyecto a la programación?

Si escribe una fecha de inicio para el proyecto, de forma predeterminada, Project programa las tareas para empezar en la fecha de inicio del proyecto y calcula la fecha de finalización (fecha de finalización: fecha en la que está programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las restricciones de la tarea.) del proyecto basándose en la última tarea para finalizar. A medida que se introducen más datos acerca de las tareas, como las dependencias entre tareas, las duraciones y las delimitaciones, Project ajusta la programación para reflejar fechas más precisas para las tareas.

Antes y después de crear la dependencia de tareas

Llamada 1 Al crear un nuevo proyecto, primero hay que indicar la fecha de inicio del mismo. Al programar un proyecto a partir de la fecha de inicio, todas las tareas comienzan en la fecha de inicio del proyecto a menos que se especifique lo contrario.

Llamada 2 Sin dependencias entre tareas ni delimitaciones aplicadas, la duración del proyecto es igual que la duración de la tarea más larga. En otras palabras, la fecha de fin del proyecto es igual que la fecha de finalización de la tarea más larga.

Llamada 3 Las dependencias entre tareas, como la dependencia de finalización a comienzo entre la primera y la segunda tareas (como se muestra aquí), puede cambiar la fecha de finalización del proyecto.

Casi todos los proyectos se deben programar a partir de una fecha de inicio conocida. Incluso si conoce la fecha en que debe realizarse un proyecto, la programación de una fecha de inicio proporciona la máxima flexibilidad.

Sin embargo, quizás desee programar desde una fecha de finalización cuando:

  • Necesite determinar cuándo debe comenzar un proyecto de modo que finalice en una fecha concreta necesaria.
  • No esté seguro de cuándo comenzará el proyecto (por ejemplo, si recibe el trabajo desde otro origen que podría retrasarse).
  • Su metodología de administración de proyectos requiera una programación desde una fecha de finalización

Mientras trabaja con el proyecto que está programado a partir de una fecha de finalización, tenga en cuenta las diferencias en el modo en que Project trata algunas acciones:

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¿Cuál es la configuración predeterminada para calcular la programación?

Project calcula la duración de las tareas según las definiciones de las unidades de duración que aparecen en la ficha Calendario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Al igual que un calendario mensual normal, el año comienza en enero y cada semana empieza en domingo o en lunes. De forma predeterminada, cuando Project calcula las unidades de duración, un día es igual a 8 horas, una semana es igual a 40 horas, y un mes es igual a 20 días laborables. Si indica las fechas de inicio y finalización para las tareas y no indica las horas de inicio y fin, Project utilizará las 8: 00 A.M. como la hora de inicio predeterminada y las 5: 00 P.M. como la hora de finalización predeterminada.

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¿Cómo afectan las delimitaciones a la programación?

Cuando necesite controlar la fecha de inicio o finalización de una tarea, puede cambiar su delimitación. Las delimitaciones flexibles (restricción flexible: restricción que es flexible y que no asocia una tarea a una única fecha. Las restricciones flexibles incluyen: Lo antes posible, Lo más tarde posible, No finalizar antes del, No finalizar después del, No comenzar antes del y No comenzar después del.) trabajan con dependencias de tareas para hacer que una tarea se produzca tan pronto o tan tarde como sea posible según lo permita la dependencia de la tarea. Por ejemplo, una tarea con una delimitación del tipo Lo antes posible y una dependencia de fin a comienzo se programará tan pronto como termine la tarea predecesora. De manera predeterminada, todas las tareas de un proyecto que está programado desde la fecha de inicio tiene la delimitación Lo antes posible (LAP) aplicada. En caso contrario, de manera predeterminada todas las tareas de un proyecto programado a partir de la fecha de finalización tienen una delimitación Lo mas tarde posible aplicada.

Las delimitaciones con flexibilidad de programación moderada restringirán una tarea desde su comienzo o finalización antes o después de una fecha que elija. Por ejemplo, una tarea con una delimitación No comenzar después del (NCDD) para el 15 de junio y una dependencia de fin a inicio a otra tarea puede empezar el 15 de junio si su predecesora ha terminado para esa fecha (o más tarde si su predecesora termina después del 15 de junio) pero no se puede programar antes del 15 de junio.

Antes y después de aplicar una delimitación

Llamada 1 Con la relación de tareas predeterminada de fin a inicio y una delimitación LAP aplicada a estas tareas, la tarea sucesora (la segunda) estará programada para comenzar tan pronto como la tarea predecesora (la primera) esté programada para finalizar.

Llamada 2 Con una delimitación NCAD aplicada, la tarea sucesora no puede empezar antes de la fecha de delimitación, incluso si (como se muestra aquí) la tarea predecesora finaliza antes de la fecha de delimitación.

Las delimitaciones no flexibles (restricción inflexible: restricción que se considera inflexible porque asocia una tarea a una fecha. Las restricciones inflexibles son Debe finalizar el y Debe comenzar el.) anulan las dependencias de manera predeterminada y restringen una tarea a la fecha que elija. Por ejemplo, una tarea con una delimitación Debe comenzar el (DCE) para el 30 de septiembre y una dependencia de fin a inicio a otra tarea, siempre se programará para el 30 de septiembre, con independencia de que su predecesora termine antes o después.

Si una tarea con una delimitación de fecha tiene una predecesora que finaliza demasiado tarde para que la sucesora comience en la fecha especificada en la delimitación, se producirá una demora (margen de demora: período de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas o a la fecha de finalización del proyecto. La demora permisible es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso para otra tarea. El margen de demora total es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de finalización del proyecto.) negativa.

Para revisar o cambiar la delimitación en una tarea, seleccione la tarea, haga clic en Información de la tarea Imagen del botón y a continuación, haga clic en la ficha Avanzada. La información de delimitación está en los cuadros Tipo de delimitación y Fecha de delimitación.

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¿Cómo afectan las fechas límite a la programación?

Las fechas límite (fecha límite: fecha objetivo que indica cuándo se desea completar una tarea. Project muestra un indicador si se supera la fecha límite y la tarea no se ha completado.) normalmente no afectan a la programación de tareas. Las fechas límites se utilizan para indicar una fecha clave que no desea olvidar, sin tener que establecer una delimitación de tareas que pudiera afectar a la programación si las tareas predecesoras (predecesora: tarea que debe comenzar o finalizar antes de que otra tarea comience o finalice.) cambian. Una tarea con una fecha límite se programa simplemente como otra tarea, pero cuando finaliza una tarea después de la fecha límite, Microsoft Project muestra un indicador (indicadores: pequeños iconos que representan información de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo Indicadores está situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) de tareas en el que se le notifica que la tarea no ha cumplido la fecha límite.

Las fechas límite pueden afectar al margen de demora total de las tareas. Si introduce una fecha límite antes del final del margen de demora total de la tarea, se volverá a calcular dicho margen utilizando la fecha límite en vez de la última fecha de fin de la tarea. La tarea se convertirá en crítica si el margen de demora total de la tarea alcanza cero.

Puede establecer fechas límite para las tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.) además de las tareas individuales. Si la fecha límite de la tarea de resumen es incompatible con cualquiera de las subtareas (subtarea: tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de la subtarea está consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la función de esquema de Project para designar subtareas.), el indicador de fechas límite muestra una fecha límite no cumplida entre las subtareas.

Sin embargo, las fechas límites pueden afectar al modo de programación de las tareas, si establece una fecha límite en una tarea con una delimitación del tipo Lo más tarde posible. La tarea se programa para que finalice en la fecha límite, aunque podría finalizar más tarde de lo que indique su fecha límite si las predecesoras se demoran.

Para revisar o cambiar una fecha límite de tareas, seleccione la tarea, haga clic en Información de la tareaImagen del botón y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzada. Use el cuadro Fecha límite.

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¿Cómo afectan los calendarios a la programación?

Los calendarios determinan los períodos laborables (período laborable: horas designadas en un calendario de recursos o de proyecto durante las que se puede realizar trabajo.) y no laborables (período no laborable: horas o días designados en un calendario de recursos o de proyecto en los que Project no debería programar tareas porque no se realiza trabajo alguno. El período no laborable puede incluir horas de comida, fines de semana y días festivos, por ejemplo.) estándar, como fines de semana y vacaciones, del proyecto. Los calendarios sirven para determinar la disponibilidad de recursos, cómo se programan los recursos asignados a tareas y cómo se programan las propias tareas. Para programar tareas se utilizan calendarios de proyecto y tareas y, si hay recursos asignados a tareas, también se usan calendarios de recursos.

Los calendarios a los que se hace referencia en Project son:

  • Calendarios base    Son la base para los otros tipos de calendarios. También se puede utilizar un calendario base como calendario del proyecto o aplicar un calendario base a tareas como calendario de tareas o como el horario predeterminado para un calendario de recursos. Project proporciona tres calendarios base: el estándar, el de 24 horas y el de turno de noche. Puede personalizar su propio calendario base utilizando cualquiera de los calendarios base disponibles.
  • Calendarios de proyecto    En ellos se definen las horas laborables y no laborables estándar para el proyecto en su conjunto. Si no se utilizan calendarios de recursos o de tareas, las tareas se programan durante las horas laborables del calendario del proyecto, de forma predeterminada.
  • Calendarios de recursos    Se basan en el calendario estándar, de forma predeterminada. Se pueden cambiar las horas laborables y no laborables para recursos específicos o para un conjunto de recursos, a fin de asegurarse de que los recursos sólo se programarán cuando estén disponibles para trabajar. Si ha cambiado horas laborables o no laborables en un calendario de recursos y el recurso está asignado a una tarea, la tarea se programará durante las horas laborables del calendario de recursos.
  • Calendarios de tareas    Se pueden utilizar para definir horas laborables para tareas fuera del horario laboral del calendario del proyecto. Si se asigna un calendario de tareas a una tarea y el recurso asignado a la tarea tiene horas laborables diferentes en el calendario de recursos, la tarea se programa para el período laborable superpuesto de los dos calendarios. Pero, puede definir una opción de tarea para omitir los calendarios de recursos y programar la tarea a lo largo de las horas no laborables del recurso.

Para trabajar con calendarios, en el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

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¿Cómo dirigen las asignaciones de recursos la programación?

Si no asigna recursos a las tareas del proyecto, Project calcula la programación con la información sobre la duración de tareas, la dependencia entre las mismas, la delimitación y el calendario del proyecto y de tareas. Si asigna recursos, las tareas también se programarán de acuerdo con los calendarios de recursos y las unidades de asignación (unidades de asignación: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.), proporcionando una programación más precisa.

Una asignación es la asociación de una tarea específica a un recurso específico encargado de realizar la tarea. Se puede asignar más de un recurso a una tarea. Los recursos de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.), recursos materiales (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) y recursos de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión o el alojamiento.) se pueden asignar a las tareas. A diferencia de los recursos de trabajo, la asignación de los recursos materiales o los recursos de costo a una tarea no afectan a la programación de las tareas.

Por ejemplo, en el proyecto tiene una tarea denominada Desarrollar especificaciones.También tiene un recurso de ingeniería, Juan. Si se asigna a Juan a la tarea Desarrollar especificaciones, la programación de esta tarea depende del calendario de recursos y las unidades de asignación de Juan, además de la información de tareas como duración, dependencias entre tareas, delimitaciones y calendarios.

Además de programar de acuerdo con la información de tareas, después de asignar recursos a las tareas en el proyecto, Project dispone de información de recursos y de asignaciones que utiliza para calcular la información de la programación, que incluye:

Para asignar recursos a las tareas, haga clic en Asignar recursos Imagen del botón .

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¿Qué información puede ayudarme a analizar el progreso de mi proyecto?

Cinco elementos de la información de tareas ayudarán a analizar el progreso a medida que realiza un seguimiento de las tareas de su proyecto: duración, trabajo, fecha de inicio, fecha de finalización y costo.

Las variaciones de cada uno de estos tipos de campos le ayudarán a comparar y evaluar su progreso: planeado (plan: programación de las fechas de comienzo y finalización de tareas y datos de costos y recursos. Un plan de línea base es el plan original que se guarda y se utiliza para controlar el progreso. Un plan provisional es un conjunto de fechas que se guardan durante el proyecto para compararlas con otros planes provisionales.), programado (previsión: información más reciente acerca de un proyecto, incluyendo fechas, duraciones y costos reales y restantes de las tareas que han comenzado y las últimas proyecciones de fechas, duraciones y costos de las tareas que aún no han comenzado.), real (real: información que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el día en que ha comenzado la tarea realmente.) y restante (trabajo restante: cantidad de trabajo, en términos de unidad de tiempo como horas o días, que queda por completar en una tarea. Se calcula de la siguiente manera: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.).

Por ejemplo, para una tarea, puede haber campos de información que contienen trabajo planeado, trabajo programado, trabajo real y trabajo restante. El contenido de estos campos podría coincidir entre sí, o bien podrían todos ser diferentes. Las variaciones (variación: diferencia entre la información de línea base de la tarea o el recurso y la programada. Suelen tener lugar cuando se establece un plan de línea base y comienza a especificarse la información real en la programación. Las variaciones pueden producirse en trabajo, costos y programación.) entre determinados campos también se pueden examinar para obtener información útil de seguimiento. Por este motivo, estos campos se conocen como campos de seguimiento.

Tipo de campo Descripción
Información planificada o de línea de base

La información planificada se conoce también como información de línea de base (plan de línea base: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.). Algunos ejemplos de campos que contienen información de línea de base son Trabajo de línea de base, Comienzo de línea de base, Costo de línea de base, etc.

Cuando crea y define el proyecto hasta el punto donde está seguro de que puede iniciar el proyecto, cuenta con un buen punto de comienzo o línea de base. Si guarda información de tareas de línea de base en ese momento, en posteriores puntos a lo largo del proyecto podrá comparar el progreso actual frente a su plan inicial. Guardar la línea de base es esencial para el seguimiento y el análisis significativo de proyectos.

Para guardar la información de línea de base, haga clic en Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Guardar línea de base. Cuando se guarda una línea de base, las cinco piezas clave de información (trabajo, costo, duración, fecha de comienzo y fecha de finalización) se guardan para cada tarea del proyecto. Más adelante, cuando esté realizando el seguimiento de una tarea determinada, podrá ver rápidamente si está empleando más o menos trabajo o costo del que tenía originalmente planeado, o si la tarea está comenzando o finalizando antes o después de lo planeado.

La información de línea de base se utiliza para calcular las variaciones con la información programada. También se utiliza en muchos cálculos de valor acumulado. Puede guardar hasta 11 líneas de base diferentes. También puede guardar 11 planes provisionales, lo que le permite guardar 11 fechas de inicio y fin para las tareas.

Información programada

La información programada es la información de tareas más actualizada. Los campos que contienen información programada son Duración, Trabajo, Inicio, Fin y Costo. Los campos programados Duración, Trabajo y Costo representan la cantidad total para esa tarea.

Cuando comienza el proyecto por primera vez, la información programada es similar, si no idéntica, a la información de línea de base planeada. Sin embargo, a medida que se completan las tareas, se van realizando ajustes e indicando información real. Verá que una tarea necesita tres días más de lo inicialmente esperado. Otra tarea pudo empezar un día antes. Otra tarea supone un costo inesperado. Se da cuenta de que necesita cambiar una delimitación en una tarea y agregar una dependencia entre tareas en otra. Con estos ajustes, la información programada se vuelve a calcular para proporcionarle la imagen más actualizada del proyecto.

Cuando comienza a especificar información real en las tareas en curso, la información programada lo tiene en cuenta y vuelve a calcular en consecuencia. Por ejemplo, el trabajo programado se calcula como Trabajo real + Trabajo restante. Para las tareas completadas, la información programada es lo mismo que información real.

Información real

La información real refleja cómo se realizó finalmente la tarea. Comenzó con la proyección planificada de duración, trabajo, costo y fechas de inicio y fin. Siguió indicando la información de progreso, o datos reales, para las tareas y finalizó con la imagen real de la finalización de la tarea. Los datos reales indican cuánto cuesta realmente la tarea, cuántos días de trabajo se llevan realmente, la duración real y las fechas reales de inicio y finalización.

La información real se indica en campos como Trabajo real, Duración real, Inicio real, Finalización real y Costo real. Si escribe información real en uno o dos campos, el resto de la información real se puede calcular también. Por ejemplo, si escribe la Fecha de finalización real, la Duración real, el Inicio real y otros campos se pueden calcular. Lo mismo sucede si escribe otra información de seguimiento, como el porcentaje completado.

Información restante

Para las tareas aún no iniciadas o las tareas en curso, existe trabajo restante, costo restante y duración restante. Estos campos calculan la cantidad de tiempo y costo que faltan antes de completar la tarea. Los campos restantes son una proyección del futuro.

Para las tareas aún no iniciadas, el contenido del campo Trabajo restante es igual al del campo Trabajo programado. Para las tareas en curso, el Trabajo restante se calcula como Trabajo programado - Trabajo real. Lo mismo sucede para los campos Costo restante y Duración restante. Sin embargo, se puede modificar el campo Trabajo restante, al igual que los campos Trabajo real y Trabajo programado.

Información de variación

Si ha guardado una línea de base, puede aprovechar los cálculos realizados en los campos Variación. Algunos ejemplos son Variación de trabajo, Variación de costo, Variación de duración, Variación de comienzo y Variación de fin.

La información programada actual se compara con la información original planificada. El campo Variación muestra la diferencia calculada entre la información planificada y la programada. Por ejemplo, el campo Variación de trabajo muestra la diferencia entre los campos Trabajo de línea de base y Trabajo programado.

Revisar los campos de seguimiento

Puede agregar cualquier campo a cualquier vista de hoja. Por ejemplo, puede insertar la columna Duración de línea de base junto al campo Duración programada en el Gráfico de Gantt. En el menú Insertar, haga clic en Columna y, a continuación, elija el campo que desee mostrar en la vista.

También puede aplicar una tabla que ya está diseñada con varios campos de seguimiento. Algunos ejemplos son las tablas de Seguimiento, Trabajo, Costo y Variación. Del mismo modo puede crear su propia tabla que contenga los campos de seguimiento que necesite.

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Corresponde a:
Project 2007